图1：境外工程项目管理的组织层次
在境外工程项目管理工作中，业务主管部门有两个职能：一是监控职能，即代表公司对项目进行监控，同时，必须经常地、适时地向公司主管领导汇报项目的执行情况，并把公司的有关决策和要求及时传达到项目上。二是配合服务职能，即为驻外机构和项目经理部提供后勤服务和技术支持，协助办理国内的相关工作，包括项目人员的考核及选派工作，国内物资的采购、供应，以及技术支持等。在境外项目管理工作中，业务主管部门不仅仅是“上传下达”二传手，而是代表公司对项目进行监控、管理和服务，从而加大了公司层面参与项目管理的力度。
制定各项制度，加强对项目实施过程的监控。境外项目远离总部，一旦项目管理失控，将会对项目的实施造成重大影响，并将影响公司正常的生产、经营活动。因此，公司制定了一系列的项目管理制度，包括项目目标责任制、项目经理选派制度、项目报告制度、项目检查制度、项目考核制度、项目审计制度、项目解体制度、责任追究制度等。这些制度能保证公司始终对项目各个阶段的实施情况进行监控，有利于公司及时采取调整措施。
规范项目管理工作和流程。传统的项目管理模式存在很多缺陷，对于境外项目管理来说最突出的是以下两点：一是公司在选派了项目经理和项目班子成员后，项目的命运基本上就依托于项目经理与经理部成员的能力和经验，项目的成败仅仅系在项目经理班子一条线上，而境外项目天高皇帝远，如果出现问题很难得到及时纠正，这种系于一线的管理非常危险。二是项目管理人员的培养和成长基本上沿袭“师傅带徒弟”的模式，不同的师父带不同的徒弟，每个项目管理人员都有各自不同的管理方法和思路，他们在管理和沟通上不可避免地存在着差异和冲突，在境外工作中，这种差异和冲突比国内项目更加难以消除和解决，并且往往会激化甚至恶化，从而影响项目的开展。
为了弥补这些缺陷，我们推广现代项目管理理论、技术、工具和方法，编制《工程项目管理指南》，用以规范项目管理工作和流程。另外，开展全员培训计划，开展全员培训计划，制定全员、业务骨干和公司领导三个层次的培训计划，培养了一大批执有项目管理资格证书的人才。
《》将项目管理分为前期准备、项目实施、项目结束三个主要阶段，以流程的方式表示出了各个阶段需要进行哪些工作，并对每一项工作提出具体的规定和要求，目的就是采用规范性的管理流程和管理模式，用具体的规定和要求来减少人为的疏忽和大意，从而提高项目管理水平和管理效率。