针对分公司近年来的逐步发展和物价的逐渐提高，分公司行政费用也相应地增加，造成了直接和间接成本的增加，目前分公司对行政费用的监控和管理还存在一些不足之处，必须通过完善流程和优化管理模式，提高成本控制意识，做好节能减排工作，节约分公司的运作成本，提高分公司运作效率。

        现提出分公司行政管理过程中存在的主要问题和具体提升方案：

        一、车辆管理：

        1、无完整的车辆信息档案；

        2、油费、过路费、维修费等费用支出无控制程序（原来的控制办法执行不到位和不够合理），费用产生的登记不及时，难形成详细的费用和支出记录；

        3、驾驶员管理规范不够（个人形象、行车过程要求）；

        4、提前预约管理不足；

        5、无派车标准。

        针对上述问题，建议采用以下具体管理措施：

        6、对公司现有车辆信息进行详细登记归档（登记内容为：车辆购买日期、购买价格、购买厂家、购车发票复印件、购置税发票、保险单原件、行车证复印件、车辆备用钥匙壹把等车辆相关证件）

        7、根据各车辆价位，技术参数、油耗等特点综合情况分析，车辆使用频率和使用范围应适当调整：（例如：外出办事路程、事情的重要性、客户的重要性等给以考虑），分公司员工树立正确用车意识，避免发生无车不出门，无车不办事，因借调不到车辆，宁愿等一等，或是想办法借调车辆才外出办事，从而导致的工作效率降低。

        8、车辆费用的产生（油费、停车费、过路费、维修保养费由专人负责严格登记，登记方式为：当日产生费用，一个工作日内必须登记，同步要登记车辆行驶里程数），费用产生要结合出车登记记录综合分析。

        9、对公务用车按时进行日常保养，注意车辆性能维护，严格筛选保养项目，控制维修保养成本；

        10、公务用车出行严格按照车辆外出审核流程办理，用车须审核，出车须登记，登记内容为：始发地、目的地、出行人员、办事事宜、时间周期等相关内容。

        二、行政管理：

        1、新增职能部门，行政管理职责划分未明确；

        2、行政费用预算不足，各部门年度计划和目标未细化明细并未上报；

        3、无人均行政办公费用管理概念。

        具体解决建议：

        4、对以往部门成立的费用进行统计，作为基础数据，对下一步新部门成立做预算依据。

        5、行政费用的划分和监控，明确费用监控责任人，费用控制范围的确定，提高全员成本控制意识，统计往年行政费用总数，分析人均行政费用基数，为成本预算管理提供数据支持。

        6、以财务费用划分为标准，明确行政费用划分标准和具体明细，请分公司各部门根据具体情况，对部门内部行政费用作出预算，经部门经理审核，总经理审批后，分公司全员实行预算管理办法，特殊要求经总经理审批以后方可实施。

        7、预算结合新增人员费用进行分析，估算出各部门人员增减情况可能产生的人均成本（包含日常办公用品、固定资产、通讯费用、车辆使用可能产生的费用），根据各部门人员变动情况作出费用预算。

        8、每个部门申购前做好计划和预算，上报综合部统一审核批准后执行，按照部门预算费用进行管理，超出预算费用则由部门自行承担，或从下月预算中进行扣除。

        9、对通讯费用的监控（固定电话和办公宽带费用的统计汇总登记造册）；须有详细使用部门、产生费用的明细。

        三、办公用品费用控制和固定资产管理：

        1、明确日常办公用品的范围和申购流程和审批流程，制定完善的入库和领用记录，分析日常需求的常用项目和基本开支，定期进行盘点和统计；

        2、制定完善的资产管理制度，严格按照资产管理制度进行实施和管理，对分公司资产进行盘点，造册，按个人和部门进行区分和统计，并强化个人使用资产的规范化、责任感，除分公司资产管理专员以外，禁止分公司员工私自调换个人使用资产，每人拥有自己的个人资产表格，须负责个人资产的保管和使用维护；

        3、各部门、各项目的行政管理人员需进行培训，在申报流程严格把关，坚持节约使用、循环使用的原则，尽量精简上报审批的物品，控制在制度允许范围内，特殊需求须经总经理审批。

        4、固定资产的申购须严格按照总公司资产申购流程进行审批，审批通过后由总公司统一采购（特殊物品，须经审核通过后，由实际使用部门自行购买，明细、发票提供给行政部登记造册统计）；

        5、固定资产出现故障需要维修时，应统一上报分公司资产管理员并详细说明基本情况，由资产管理员按维修申请流程进行审批后，统一联系维修厂家进行维修；并且对资产维修的费用、项目做详细登记，结合考虑资产折旧、维修成本和购买新资产之间的权重；

        6、固定资产的报废须严格按照资产报废处理流程，进行逐级审批，方可进行资产报废；

        7、定期对分公司资产进行盘点，如发生资产转移，资产管理员须及时做出资产信息更新。大件、高价值部门共用固定资产，须指定相关责任人。

        四、档案管理：

        分公司档案管理的划分（人事档案、合同档案、红头文件档案）。

        1、细化档案管理类别，所有档案分公司都必须存原件一份，档案信息按照《档案管理制度》严格区分，查询快捷、准确。

        2、档案编号和档案目录要能反映档案基本内容，便于档案查询；

        3、分公司档案管理员要进行相应培训，如分公司档案管理人员出现变更，要及时通知总公司档案管理员，分公司的档案管理方法应和总公司的管理模式一致；

        4、分公司综合部管理人员要对分公司档案管理工作不定期（建议以月度为周期）进行抽查和指导，根据档案管理的情况，给以档案管理人员相关奖惩（可在绩效考核过程中体现）。

        5、档案的保存和销毁严格按照公司档案管理制度相关规定实施。

        五、印章和证照管理：

        1、所有分公司的证照原件由分公司档案管理员统一保管，并制作目录，对于时效性证照，必须于时效期限两个月前告之证照变更办理人员，及时办理变更；

        2、分公司其他部门如需要使用证照原件时，递交使用申请表格。经分公司总经理审核通过以后方可从分公司借出使用。

        3、分公司印章管理（包含分公司公章和负责人印鉴）统一由分公司综合部经理保管；

        4、分公司印鉴的使用须严格经过分公司的审核程序，审核通过后方可使用分公司印鉴。

        5、分公司印鉴的借出，须经过总经理审批方能借出，且保证有分公司两名以上成员在场，分公司印鉴借出不能超过半个工作日，必须当日归还，如遇特殊情况，须经总经理审批。

        六、OA系统实施：

        1、分公司OA系统的实施目的是为了实现企业的信息化管理和无纸化办公，能更好地实现绿色、经济办公，节约公司运作成本，所以在OA系统调研过程中需要各个部门积极配合，并深入思考本岗位、本部门岗位操作过程中的管理重点工作和流程，这样才能在系统中得到有效实施，提高工作效率。

        2、OA系统中需要的硬件支持须保证系统运作的稳定、安全，保证信息保存的安全性。

        3、OA系统正式实施以后，应及时（一周内）培训，使全员能够及时、熟练操作，改变以往工作方式，逐步实现信息化管理；

        4、OA系统实施以后分公司信息化管理专员须综合分析分公司基本软件的版本信息，应统一分公司内部软件使用版本，以避免因电脑配置、系统不同而出现的兼容性问题；

        5、规范分公司成员网络使用环境，避免个人电脑出现病毒攻击系统而出现影响后台运作。

        6、为维护数据安全，分公司要购买防火墙、杀毒软件、数据监控等相关安全软硬件设施。

        以上针对行政管理工作的管理方法的提升主要还是从工作流程的合理化和高效化入手，目的是有效节约公司管理成本，提高公司办事效率，从而达到节能减排、降低行政费用的效果。