(1)任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿,必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员,以便了解公司政策方向,根据公司各方面情况系统地进行修改,确保接口部门的相互配合。
(2)无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。
(3)任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工,认为有必要复印下发到相关员工时,须向原发放部门提出申请,由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发,避免文件使用范围失控,造成有效和无效版本的混淆。
(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的,发放人只需盖上作废章即可,不予收回,但人员必须在“作废文件”档案栏目登记注明,妥善保管,以便备查。
(5)发放文件属讨论稿的,讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。
(6)文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册,妥善保管,以便备查或回收时使用。保存期限为三年。
6、任何人未经总经理批准,不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外,对由此造成的一切后果负责。
7、本文件管理办法各条款如有违犯,对责任人每次罚款50元,由其直接领导开通用罚款单收缴。
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