要解决这些因制度过多而造成"管理体系孤岛"的管理难题,就需要我们对各类制度文件进行分析。以企业经常使用的《会议管理制度》为例,中间一般会规定这么两条制度:
1)"与会人员应按照会议要求准时到会,按指定位置就座"。
2)"凡在正式会议通知中明确应参加会议的人员,因故不能参加会议,应在会前提交请假报告,由会议主办部室汇总后,报会议主持人批准。"
就这两条规定而言,看似相同,但实际上却是两种不同形式的规定:
1)应做的事情:与会或请假–汇总–批准。称之为"程序"。
2)应遵守的要求:准时到会、指定就座。称之为"规则"。
一般在制度中,我们都会规定以下两方面内容。
?"程序":指做事的步骤、步骤顺序、步骤的相互关系及交接界面。
?"规则":指做事的前提、约束、限制、工作准则、工作要求等规定。
显然、"程序"是用来做的,"规则"是用来遵守或不违反的。无论多少制度多少规定,它们所规定的做事方式应该是统一标准的,这就是企业的流程。应遵守的要求可以有很多,但是要求之间不能相互矛盾。根据博阳咨询对大量企业的制度文件进行分析与研究来看,一个企业的制度文件中,"规则"性的条款占据了总条款数的60%左右,对制度本身的描述性条款占据了条款总数的30%,仅有10%的条款是"程序"性的条款。而恰恰是这10%的程序性条款,是教导员工如何执行工作的关键。
通过提升企业制度的执行力
如果我们能够先告诉每个人应做的所有事情(即所有相关的流程和流程步骤),然后在每个人做事情的时候清楚的告诉应遵守的要求。这样、员工就可以一次性完整的知道"什么是正确的做事方式",从而有助于提高员工执行的能力。
基于这样的想法,通过流程管理来解决制度执行力的想法就孕育而生:梳理一套标准流程,整合多套管理体系中各种制度的要求,按岗位明确参与的流程与相关的制度,并形成一套完整、全业务和组织覆盖、可持续运行的管理体系。
通过实验发现、通过流程管理可以实现以下管理目标:
?有一套正确地做事方式即流程,从而确保业务能够正常运行。
?这套流程能够长期地满足企业的各种管理要求(包括安全、质量、健康环保等)。
?这套流程能够与每个人的工作进行衔接,明确每个人的职责和权限。
?这套流程能够适应企业发展,而不断地进行调整。
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