当今的市场上，每个企业都在不断的扩张业务、跨地域发展、成立各省的分公司，充满了兼并、收购与扩张。企业很多的业务都是面向全国的，有些更是会面向全球。一个项目很少会在同一个办公室内完成，经常是要分散到各个不同办公室，不同部门的员工一起完成。较大的公司，需要分散在全国乃至全球不同办公室、不同组织及不同时区的员工同心协力一起完成。若要使分散在全球各地的团队都能实现最高的生产效率，企业则需拥有一套协同作业的环境，让重要的业务内容跨越地域的界限，以最安全最经济的方式实现妥善管理及协同办公。

回忆一下，以往我们涉及到协同办公时我们是怎么做的。把整个项目的资料共享给每个人、利用邮件等传送相关文档、拿着u盘移动硬盘等存储工具流窜于各个项目组中间。涉及外出工作时则拿着储存了自己工作记录的笔记本电脑，自己工作信息的ipad，一摞摞装满了业务资料的文件夹。大包小包一堆，风风火火的出差。

这种情况大家应该都不陌生，每个企业都会遇到。有过亲身经历的人，都知道这样出差很累，而且安全系数较低。协同办公时，涉及部门多，人员广。资料一旦发送，共享出去。无法得知有多少人看过。被多少人拷走过。无法给每个人设置相应的权限。这样容易造成企业资料外漏，外泄。一谈到企业信息安全，人们仍总会想到著名的杀毒、防黑客软件。但调查数据表明，最大的网络信息安全威胁并非来自企业外部，79%的企业信息丢失，来自企业内部。

造成这种现象的原因很多。一方面，防火墙、杀毒软件、入侵检测等安全技术经过多年发展已经相对成熟。来自外部的安全问题已经基本得到解决;另一方面，信息技术与商业行为的结合，使得很多不正当商业行为以信息技术的形式体现。最近的一份调查显示，几乎有一半的员工在离职时会带走原公司的资料。调查还发现，85%的职员可以轻松地下载这些具有竞争力的资料和信息。不仅如此，在环境的逼迫下，有的员工经不住利益的诱惑，将公司商业机密出卖给竞争对手;更有甚者，为了对企业进行打击报复，将客户信息、技术文档、设计图纸、财务报表等恶意删除破坏。不光员工如此，各大企业也使出了浑身解数来抢占市场份额，恶意挖人、商业窃密等事件时有发生。日防夜防，家贼难防。我们可以挡住外来的攻击，但是无法阻止内部的侵袭。企业家贼频繁出现，屡禁不止。

国外为了应对这些问题，早已开始研究如何安全保护企业的文档资料。例如美国Airzip公司的FileSECURE，韩国Markany公司的DocmentSAFER，。而我国开始与国际接轨后，也应运而生了许多企业文档管理软件，如名易软件公司的文件管理系统协同文档管理系统等等。

为了解文档管理软件是否确实有效。我们对正在使用名易文件管理系统协同文档管理系统的中国石化进行了解。中国石化是一家上中下游一体化、石油石化主业突出、拥有比较完备销售网络、境内外上市的股份制企业。中国石化是典型的快速增长的企业。中国石化公司的分支机构多达数万家，属于国有企业。

名易文件管理系统的投入使用，整合已有的信息化资源，将信息通过系统整合到一个协同工作平台，搭建海量文档集中存储的平台，实现统一的文档共享。有效消除信息孤岛，提高信息资源的共享度。而且采用BS架构，为企业搭建一个安全的网络环境，信息可以轻松、安全地实现内外部共享。支持局域网、互联网访问，跨时间、地域地办公。

权限管理功能在统一管理平台中，可以为不同人员设定相应的权限，如浏览、编辑、下载、拷贝、删除等等。企业领导将权限功能统一分配到各部门的负责人，由各部门负责人来根据部门人员的等级为其分配目录的相关访问权限。降低机密文件在公司内部的可视性，避免员工随意拷贝重要资料，实现企业文档的安全管理。

系统支持将公共文档和个人文档进行借阅管理，借出过程中可控制用户访问权限。被借阅用户会收到系统发送的即时消息通知。系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理。并且用户可以对目录进行订阅。当目录下文档发生变化时，系统自动发送即时消息通知订阅用户。文件管理系统系统的跨部门、地域特性实现了远程，分公司员工可以及时了解公司内部最新信息，共同作业于一个项目得以轻松实现，一个文件在系统中可以多个用户同时查看，节省了大量时间和复印成本。

文件管理系统的应用在为中国石化提高信息化管理水平的同时，对系统的整体安全性提供了一定的保障。名易文件管理系统提供了权限控制、锁定解锁、IP登陆限制等多重安全保障措施，有效降低企业运营的成本费用，提升了层的管理精度，增强企业的竞争；通过信息化的管理手段，有效固化了企业流程、制度等，帮助企业规范化管理，实现了管理效率的提升。中国石化感言。名易文档管理软件，企业文档高效管理的好管家！

由此看出。选择一个好的文档管理系统，对于企业十分重要。一个好的管理系统，不光能管理好文件、防止丢失、泄露、让员工进行有效率的信息分享与协同作业，更能让，智能化。这是一次企业管理的时代变迁，一个全新的文档管理时代开始。