采购业务系统

　　一、采购基础数据

　　采购基础数据管理是采购各项业务能够顺利实施的基础，包括采购员、合同类型定义、类别定义，折扣公式设置。

　　二、采购需求管理

　　采购需求管理是采购计划管理的前期准备、数据来源，收集到的各部门的采购申请将会提供给采购计划管理中的滚动计划，经过汇总得到采购计划，作为采购计划的制定依据。

　　1.制定采购需求：输入采购需求，为采购计划做准备。提交审批后不允许做任何操作，只能查询，提交前可以进行修改、删除操作。

　　2.采购需求审批：根据选定的审批流程进行各个环节的审批，可以自定义审批流程，审核时选择同意转入下一个环节进行审批，选择不同意则返回到指定人手中进行修改，审核过程中，如果前一个人没有通过审核，则不能进行下一个人的审批。

　　3.采购需求查询：按照不同的条件组合查询需求情况。

　　三、采购计划管理

　　采购计划是根据车间的需求计划、当前原材料的库存和当前市场的价格情况而制订出来的。经过相关领导审批通过后，采购员根据采购计划进行采购。

　　1.输入采购计划：对于原燃，根据生产计划原料消耗情况，汇总原燃材料的需求情况，生成采购计划，对于备品备件，根据车间需求计划情况，汇总生成采购计划，输入采购计划过程中，可以修改采购数量。提交审批后不允许做任何操作，只能查询，提交前可以进行修改、删除操作。

　　2.采购计划审批：根据选定的审批流程进行各个环节的审批，可以自定义审批流程，审核时选择同意转入下一个环节进行审批，选择不同意则返回到指定人手中进行修改，审核过程中，如果前一个人没有通过审核，则不能进行下一个人的审批。

　　3.采购计划查询：按照不同的条件组合查询需求情况。

　　四、采购作业

　　计划员根据审核通过的计划单，将采购单分配给采购员进行采购，采购员随时可以查看到分配给自己的采购任务。

　　1.采购计划分配：将审核通过的采购计划下达给采购员进行采购，首先选取采购员，下达后采购员就会看到下达给自己的计划，对于下达给别人的计划自己是无权查询的。

　　2.采购作业查询：采购员可以查询自己的所有采购任务，上级领导可以查询所有采购员的采购任务分配情况。

　　五、采购

　　采购员或者计划员制定初步采购合同，在相关负责人审核后形成采购合同，采购过程按照合同进行。采购合同是企业与供应商签订的供货合约，对于采购过程发生问题的采购可以终止或者冻结采购合同的执行。

　　1.合同模版输入：将合同中经常用的固定的条款进行定义，在生成合同的时候可以选择具体模版，详细内容只需在模版空白处填写即可。

　　2.采购合同输入：选择相应的合同模版，输入具体条款内容，草拟合同，合同中针对不同的供应商、品种，有不同的质量要求和扣罚标准，为材料结算做依据。提交审批后不允许做任何操作，只能查询，提交前可以进行修改、删除操作。

　　3.根据选定的审批流程进行各个环节的审批，可以自定义审批流程，审核时选择同意转入下一个环节进行审批，选择不同意则返回到指定人手中进行修改，审核过程中，如果前一个人没有通过审核，则不能进行下一个人的审批。

　　4.合同冻结、作废：将采购过程中发生问题供应商的合同进行冻结或者作废，冻结针对临时性问题，作废针对永久性问题，冻结或作废后的合同不允许做任何操作，只可以查询。

　　5.采购合同解冻：对已经解决问题的采购合同进行解冻处理，解冻后的采购合同可以进行其他未完成的操作。

　　6.采购合同查询：按照不同的条件组合查询合同情况。

　　7.采购合同台帐：按照不同的条件组合查询合同的执行情况，包括合同明细，采购历史，材料进厂情况。

　　六、进厂通知单

　　1、通知单输入：供货合同签订后由采购人员录入材料进厂通知单。内容包括原料名称、供货单位名称、运输单位名称、矿点、车种、车号信息。

　　七、供应商管理

　　管理各个供应商的详细资料，维护供应商的基本资料、联系人等静态数据，方便采购员采购原材料以及对供应商的有效管理。

　　1.供应商考察：根据设定的供应商考察规则确认质量情况，由各部门人员对供应商进行评定过程。

　　2.合格供应商评定：根据化验室对供应商供应的物料的检测和采购部门的供方考察报告，生成合格供方评价表，提交各部门审定，以确定是否成为合格供应商。

　　3.供应商重新评审：对在供应过程中连续出现多次的供应商进行重新评审，由质量部门出具新的质量检验报告，车间提供的使用该供应商物料的评价，来重新评审该供应商是否合格供应商。

　　4.输入供应商档案：录入供应商的基本信息，包括档案信息，详细信息，联系人信息，银行帐号信息等。

　　5.供应商查询：查询供应商的档案信息、签订合同、材料进厂、材料结算的信息。

　　八、供应商门户管理

　　1、供求信息输入：采购员根据采购任务单编制采购询价单并提交到供应商门户，采购询价单网上公开发布，所有合格供应商都有权查询询价系统。取消供货资格的单位无法登录询价系统，暂停供货的单位在网上无法看到询价单。

　　2、供应商管理：对在门户注册的供应商进行管理。可以设置该供应商是否为合格供货单位。

　　3、供应商报价管理：经过注册后的合格供货单位可以直接在网上进行报价，不合格的供货单位可以取销供货资格或暂停报价资格，报价根据供求信息时间需求，在规定时间内，任何人员都不可查询供应商报价信息，规定时间过后，相关人员可以自由查询供应商报价信息，但对比较紧急的采购事项，有权限的人员可以提前解除报价锁定，提前查询供应商报价信息。

　　4、中标通知：根据报价单由采购人员生成采购订单，发送给中标单位，通知供货单位谈判合同等信息。

　　5、供应信息查询：供应商可以通过供应商门户查询到相关的报价、材料进厂以及结算情况，供应商只能查询到与自己有关的信息，不能查询到其他供应商的相关信息。

　　6、报价查询：各公司有权限人员可以查询所有供应商在门户的报价情况，分报价时间、供应商、品种查询报价信息，可以比较同一供应商同一品种给不同分厂的报价信息。

　　九、采购员管理

　　管理采购员档案和采购历史资料。

　　1.采购员档案输入：输入采购员的基本信息。

1.2查询、统计与分析

　　1.原料进厂日报表

　　根据不同原料、不同供应商查询每日进厂数量。

　　2.原料进厂查询

　　根据不同原料，不同供应商、不同时期查询进厂数量，汇总进厂数量。

　　3.计划采购与实际进厂比较表

　　根据每日进厂数汇总出当月采购情况，比较计划采购的数量与同期实际采购的数量的差额，便于采购员查看合同执行情况。

　　4.供应商资料查询

　　查询统计供应商的具体资料，如供应的物料，产地、供货能力、信用等级等情况。