早在20世纪90年代初，一位英国信息管理专家曾预言：如果我们现在不努力着手抓好电子文件的管理，将有可能在20世纪末、21世纪初形成可怕的历史空白。事实无情的印证了这一黑色预言的准确性。他并非危言耸听。

尽管全世界的专业工作者极力去适应这种变化，但因对电子文件的特性不甚了解，或疏于管理或由于技术障碍而导致事故频仍、灾难不断。一些记录重要历史事件的电子文件丢失、损毁、不可阅读或无法证实其真实性、可靠性，不仅影响到国家和各类机构现行活动的质量与效率，更是化作一段又一段无法再现的历史空白，其后果实在令人扼腕叹息。

经过众多专业人士的调查、分析、研究。对于电子文件的流程，总共存在的风险可达到8类，23种。将这些风险在进一步的进行分析，归纳。可归结为3大类，15种。三大类为机构内部风险因素、社会环境风险因素、自然环境风险因素。分别对应的15种风险因素请看下表：

分类标准

大类

小类

来源

机构内部风险因素

文件管理业务因素

信息基础设施因素

系统设计因素

文件管理制度因素

组织因素

人员因素

资金因素

社会环境风险因素

主管部门因素

规范体系因素

客户因素

同行因素

支持部门因素

宏观因素

中观因素

自然环境风险因素

保管场所因素

天灾因素

人祸因素

由于篇幅有限，我就不展开说三大类底下的各种因素了。我以发生在我们身边的实际案例，来解读这三大风险因素。并对症下药，找到如何避免风险。

首先是内部风险因素。这七项看似毫无关联，其实却是环环相扣，错综复杂，有着千丝万缕的联系。举个例子。某个单位，早已是计算机普及了。由于没有经验。没有专业的人才，所以导致了没有良好的文件管理制度。因为资金的不足，也没有配备相应的信息基础设施。所以电子文件一片散沙。管理方式，套用纸质文件的办法。殊不知在变化莫测的网络环境中，电子文件比纸质文件承担着更多的风险。例如：被破坏、损坏、无法阅读。随意存储容易造成重要文件暴露。没有管理权限设定，电子文件无法得到有效保存。

其次是社会环境因素，这就更好理解了。就是同行对手啊、行业潜规则啊等外部来的人为因素。这些因素中就比较险恶和危险。机构内部风险因素我可以自己小心避免，或者是改正。而社会环境风险因素，一旦出现问题。往往都是不可逆的。举个实际案例，上个实际八十年代。上海市政府采购了某电脑公司的软硬件作为电子文件生成环境。但是不幸的是，在八十年代末，王安电脑公司倒闭了。结果造成许多在王安计算机环境下的电子文件无法读取。在当时，造成了极大的损失。

再说自然环境风险因素。保管场所发生事故，电脑的损坏、短路、烧毁。或是意外事故。天灾就是发大水、地震之类的。在06年，我国湖南省连续遭受两次台风，又加上强降水。据不完全统计，造成当地近5000多卷档案资料被淹，8台用于储存电脑资料的电脑被水泡坏。造成巨大且无法挽回的失误。人祸因素就像是战争、恐怖袭击等。类似于：911事件、伊拉克战争等。都造成了很多企业和国家的文件缺失。

诚然，电子文件风险随着时间的推移会越来越危险。但是相应的解决办法也随之而出。为解决电子文件风险、妥善管理电子文件。国内很多软件公司研发出了新式的文件管理系统。类似于名易公司出的文件管理系统协同文档管理系统，可通过很多先进的技术手段，避免电子文件的风险因素。

例如文件管理系统系统可支持权限设定，对各种权限进行设置、搭配。保证电子文件安全。并且存储是进行加密存储，系统模式设计简单，易于上手。并不需要过多学习。并且系统是有国内一流的软件工程师联手开发，拥有众多独有的功能。可让企业更加高效运作。由于不是定制开发，在费用上也会大大降低。也就是花少部分的钱，就可拥有顶级团队精心设计出的国际先进的电子文件管理系统。将内部风险全部解决。

社会环境因素则是更不用担心。据了解。目前主流的文件管理系统，都是搭建在服务器之上。而服务器是自己选择，放在自己单位，不受外界干扰，而且十分安全，与系统无关。即使软件公司倒闭，系统内的软件也可从服务器中找到。系统内的够早也很简单。完全可按自身情况设计。并且与主流软件无缝集成，方便用户使用。

至于自然环境风险，更是不用担心。据悉，如名易软件这样的主流文件管理系统，都是B架构。支持外网登陆。而且可以随时备份。即使将企业的数据备份。即使发生自然环境的破坏，也可保证资料不丢失。

也许随着时代变化。电子文件的风险还会继续增多。但是解决之法也会相应而生。如今市场上有名易软件这批优秀的厂商。日后也会研发出更加先进的产品。希望所有企业决策人和政府相关负责人，能对文件管理上心一些。不在受其困扰。在规避电子文件风险的同时，做到高效、保质。