基于互联网的项目管理——Microsoft Project Central 及其应用

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基于互联网的项目管理——Microsoft Project Central 及其应用

1引言目前国内的项目管理起步很快，应用广泛。但在已经引入项目管理方法的中小型企业中普遍存在以下问题：（1）团队结构庞大影响沟通效率。在项目进行中，团队中Team项目组成员间的信息沟通是重要环节。对于几个人的小团队，节点少，易连接，沟通容易。但是，如果是大中型团队，沟通效率会明显呈几何指数下降。（2）项目信息来源多样影响信息共享。目前，项目信息的主要来源是书面报告、电子文档、传真、邮箱、电话等。如果企业有信息化建设还可能来源于信息系统中。沟通方式的多样性，造成Team成员、项目经理及高层经理没有固定获取项目信息的途径。项目信息不能及时反馈、项目进程不能实时监控、项目整体不能全程记录，无法形成企业的知识积累和储备，为以后的项目提供经验和数据。传统的沟通方式由于受时间、地域、人员数量等因素的制约，信息没有统一存储和管理方式。如何解决项目管理中信息共享和提高沟通效率，是诸多企业面临的一个迫切问题。本文在讨论了互联网之于项目管理益处的基础上，给出了一套可行的解决方案。2基于互联网的项目管理互联网带来了信息革命，它能使信息在最短的时间内传递给最多的人。利用网络，项目可以突破地域、时间和范围的限制，国际上已出现了的虚拟项目组织和日不落办公。项目管理的焦点之一在于实现信息共享和提高效率，而互联网的应用恰恰能够提供这种解决方案：（1）信息资源的统一。借助互联网可以实现统一的、定制的信息在项目组成员间传输，协调和管理。实现项目进程的实时跟踪、管理、控制和评价。（2）借助互联网，通过共享，可以有效降低沟通成本。（3）借助网络共享，项目经理管理和驾驭项目的能力可以最大程度得到发挥，项目成员可以参与更新项目计划并且可以细化自己的任务，工作积极性大大提高。互联网给项目管理带来的有益补充使之成为现代发展的必然趋势。国际上现有的项目管理软件很多。功能强大、价格较高的有PrimaveraProjectPlannerforWindows(P3),OpenPlan,Artemis等。中小型软件有Projectscheduler,SrueTrak,Project2000等。随着互联网应用的普及，大部分较早的项目管理软件都开始由单机版向网络版升级。在诸多软件中，Project2000及ProjectCentral性价比较高。考虑到其应用的广泛性，本文给出了以下解决方案。2.1基于ProjectCentral的解决方案Project2000及ProjectCentral利用互联网，能把项目所有相关人员联系起来，形成有效的网络管理，并可针对不同角色设置不同的权限。它能为获取项目状态和执行信息提供了统一的途径，而且部署快捷简单。它以图形和表格的形式描述项目信息，清晰直观。客户端是大家熟悉的浏览器，界面统一，操作简单。Project2000是管理项目的主体，安装在项目经理（或项目管理工程师）的客户端，实现项目计划的制定和更新、资源的管理和分配及成本和范围的管理。ProjectCentral在服务器端，底层数据库和Project2000信息同步，通过IIS服务以站点的形式将项目信息公布，客户端用浏览器访问ProjectCentral中基本的角色有三类：项目经理、资源（负责具体任务的工程师）、执行经理并可依据其权限的交叉或子集定义新的角色。利用Project2000和ProjectCentral构建的项目管理平台可以实现如下功能：（1）项目计划的制定和跟踪®项目经理：制定项目计划形成Project文件，（包含项目的时间计划、资源分配、成本等信息）发布到ProjectCentral上，此后项目经理通过ProjectCentral获取任务信息、资源的反馈及跟踪Milestones点，通过Project文件监控和调整时间计划及资源等。®资源：通过Central上的个人帐户，可以看到本人的所有任务分配，并回复项目经理本人是否接受此项任务。还可以细化分配给自己的任务，建立子任务，发送给项目经理，如果项目经理同意，这些由资源建立的子任务会自动嵌入到项目经理的Project文件相应的位置中。任务进行过程中资源可以随时在Central上更新任务完成情况并提交给项目经理，项目经理确认后projct文件中的任务信息会自动更新。®执行经理：相当于高层经理，通过Central可以看到所有项目的时间计划、进行状态、Milestones点、资源使用状况等，对所有项目进行监控。（2）状态报告在ProjectCentral上项目经理可以定制周期性状态报告，要求资源定期提供任务的进展状况反映遇到的问题。状态报告根据不同需要可给相关的项目成员开放。2是基于Project2000及ProjectCentral的解决方案在联想电脑事业部的应用实例。应用这套方案后项目例会和沟通会明显减少，沟通效率明显提高。开会的时间少了，工程师有更多的时间用来解决具体问题。同时，项目经理对项目状态的掌握更加及时和准确，决策层可以随时从ProjectCentral上查看项目进展情况和问题，而不必等待项目经理的汇报。2.2基于LotusNotes的跨平台解决方案微软Project2000、ProjectCentral中的消息机制结合Exchange、Outlook能够发挥很大的效力，但考虑到国内很多企业使用的邮件系统是IBM的LotusNotes，如何找到一个可行的解决方案实现Project及Central与LotusNotes的无缝连接以发挥Central的作用是这些企业必须解决的一个重点问题。通过实践我们找到了一套切实可行的解决办法，联想的消费电脑事业部的应用证明其效果是非常显著的，并得到了项目Team成员的认可和其它事业部的关注。Project2000及ProjectCentral是初涉项目管理的中小企业易见成效又灵活的解决方案。它既涉及到项目管理的时间、成本、范围和资源等项目要素的管理又解决了企业常有的沟通效率低，信息分散的问题。但是，针对较高层次的应用，如图形化的项目信息呈现方式、项目风险管理、资源状态呈现方式及决策模型等方面，基于ProjectCentral的解决方案仍有待改进的地方。3结论传统的项目管理理论需要现代化的实施方法和手段。激烈的竞争环境下，企业更加注重高效，随着理念的提出，企业越来越重视自身知识和经验的积累，因此如何高效利用互联网建立企业项目管理实施的信息平台，已成为现代企业项目管理发展的必然趋势。对于初涉项目管理的中小型企业采用Project2000及ProjectCentral作为项目管理信息化的工具和平台是经济、灵活、见效快的过渡方式。