减少工作效能中的成本黑洞是我们今天要说的协同软件六大实践之三。

         什么是企业最大的成本？不是生产成本，而是人的成本。

         人的成本中最大的是什么？不是工资和福利，而是人在工作中因效能低下而产生的隐形成本，这是一种能量极大、杀伤力极大的成本。它像黑洞一样，无法被直接观察到，却会吞噬掉一个企业的所有积极工作的成果，甚至于，它让企业根本就无法积极工作。

         减少工作效能中的成本黑洞是我们今天要说的协同软件六大实践之三。

         什么是工作效能的成本黑洞？

         在上篇文章中，我们知道效能是工作速度、质量和结果的综合考量，工作效能的成本黑洞有很多：管理混乱、流程不清、沟通不畅、浪费严重、目标不清、分工不明、效率低下、无法追索、推诿、延误、返工、争执、积怨、内耗……它们会让企业不堪重负，举步维艰。

         无论是企业的最高管理者，还是每一级经理、每一个员工，他的工作要旨都是让有限的资源价值最大化，因为每个人掌握的内、外部资源都是有限的，他要做的都是在本职工作中将自己的损耗降到最低，将效能发挥到最高，不要被成本黑洞吸进去，才能为企业创造最大的价值。

         但事实上，名易软件发现，即使是最优秀的企业，员工平均效能的发挥也没有超过80%，甚至很多企业连50%都不到，时间在浪费，精力在浪费，人才在浪费，资源在浪费，这对企业来说是不可承受之痛。

         我们来看看这些浪费是怎么产生的：

         北京某大型科技公司贵阳办事处的业务代表刘阳要参加一个大型投标，按公司的规定，他要进行一系列较为复杂的工作：

         首先刘阳回到北京，填写《投标信息单》，拿给市场经营部项目管理科科长审批，项目科长根据投标单的信息填写了一份《法人委托授权书》，去找具有法人资格的领导请示，领导签字同意投标，于是项目科长找到办公室的印章管理员，请他盖法人章，同时，印章管理员也做了法人授权用印登记，并让项目科长签字。

         拿到《法人委托授权书》，刘阳马上准备标书。由于该项目较为复杂，所以刘阳想请市场经营部招投标中心协助，他将授权书和项目相关的所有资料拿到招投标中心，请人家务必帮忙在6天内完成制作，但小李告诉他：最近全国各地的大项目都很多，招投标中心每天都加班加点的工作呢，他那份标书得排队。

         刘阳叮嘱一番后返回贵阳，继续联络项目事宜。

         第二天上午，刘阳打电话询问标书开始做了没有，小李告诉他还没有，要明天才能做，刘阳又说了一堆好话，无非是请吃饭、打保龄之类的。

         第三天上午，刘阳再打电话过去，小李不在，小姚说道：小李请假了，没看见你的材料呀，你的材料送过来了么，小李也没说呀？

         刘阳说：我周一就送过去了啊。

         小姚说：可能是小李忘了吧，我们现在在赶总部的一个标书，你那个要等到后天吧。

         刘阳有点晕了，算算时间，后天做还是来得及的，但一旦后天又出现变故呢？刘阳想起小李拿到他的投标材料时跟他说：你们业务员做项目多牛啊，请客户吃喝玩乐，脏活累活全我们干，项目做成了，你们拿一大笔奖金，我们什么也没有……

         刘阳明白了，招投标中心的人对他们业务员最近有些不满，看来不能再等了，算了，自己赶回去亲自做标书吧。他立刻预定当晚的机票，真是惊险，只剩一张头等舱的机票了。

         用了一天加大半个晚上的时间，总算把标书赶出来了。第二天一上班，刘阳就把标书拿到技术质量部，技术质量部的领导下达了一份《标书审核通知单》，让指定的审核人员进行技术审核，然后到安全科进行安全方案审核，最后到招投标中心进行商务经济标审核。

         期间，刘阳对标书的内容和格式上错误以及不规范的地方进行了反复的修正，最后，将标书打印成六份，找到办公室的印章管理员给标书盖章，然后装订、密封，终于按时提交了标书。

         但刘阳总觉得这次投标太匆忙了，而且这几天自己回来做标书，未能跟客户进行更充分的沟通和交流，导致在一些关键环节上心里没谱，标书并不是很完美。

         果不其然，15天后，忐忑的刘阳接到消息，自己落标了。

         我们看看这些工作里面存在什么问题呢？

         1.《投标信息单》应该可以在外地向公司提出申请，这样如果公司不同意，就没有必要来回跑而浪费时间和差旅费了；

         2.《投标信息单》可以直接生成《法人委托授权书》，这样项目管理科就没有必要重新填写一份文件；

         3.《法人委托授权书》经领导签字、办公室盖章后可以直接由办公室存档，这样就没必要再单独填写一份法人授权用印登记；

         4.《法人委托授权书》、《投标信息单》可以直接生成一份《标书制作通知单》流转到招投标中心，这个通知单上应记录投标资料、接收日期、完成日期、制作要求等内容，防止招标中心遗忘、推诿、延误，既方便其合理安排时间，也方便委托人和领导人对制作进度进行监控；

         5.标书制作完成后，应该可以同时进行技术审核、安全方案审核、商务经济标审核，审核完毕自动汇总到最终的标书成稿；

         6.将中标信息与绩效考核挂钩，若中标，则给标书制作人员相应的奖励，以提升其工作积极性；

         7.该项目的所有相关信息俊可以自动记录，关联检索，汇总统计，不需要人工整理……

         以上这些工作首先需要企业制定相应的管理规范，其次需要协同软件这样的管理工具来辅助执行。

         如果刘阳通过协同软件来发起一个投标管理流程，那么将会是另一番完全不同的景象：他在网上实现远程审批、远程监控，以及标书审核的分流与合并，不需要来回折腾，找这找那，他能够有时间和精力与客户进行更有效的沟通，并及时将信息反馈给总部，将标书做得更好。

         对刘阳来说，他最大的效能和绩效来自于和客户的沟通，而不是制作标书，更不是装订打印。

         通过协同软件，我们可以轻松解决上面提到的7个问题，减少大量重复工作、手工操作、等待时间和资源损耗，将时间成本、差旅成本、人力成本降到最低，将人的效能发挥到最高。

         名易软件认为，效能低下的主要原因在于沟通不畅和流程混乱，而解决这个问题正是协同软件的强项，它通过建立畅通的沟通渠道和优化流程来提升组织的执行效能，以技术手段架设组织的即时工作系统，培养组织高效的执行文化，让组织走向高效执行的良性轨道。

         让正确的人，以正确的方式，做正确的事情，将每个人的工作效能最大化，正是协同软件带给企业的重要价值。