现在进行管理重要的进行规范化操作，无论什么事，实际上都是由一些细节组成的，资料管理系统使用的好坏其实也是在一些细节问题上，下面轩恩分享档案在进行管理中的几大操作细节问题

            1、知识库管理

            首先确定企业需要管理哪些知识。知识库的内容体现了企业的核心竞争能力，因此不是所有知识都需要同样力度的关注，应该分清主次，使得员工了解企业对知识价值的衡量标准。

            对于原本存在于员工身上的知识，是否都能够，以及都有必要记录到知识库中呢？比方说下面的几种情况，将知识保存下来的努力是无效的

            有些知识无法完全用文字准确表述出来。即便联想的柳传志，海尔的张瑞敏公开发表了如此多的讲话，至少目前还没有看到他们的竞争对手中有谁有能力复制了这两位企业家的成功，便是这个原因。

            有些知识没有必要记录到知识库中。这是从费用、时效的角度考虑；比方说一家小企业的客户服务工作，也许只有两三个人在做；如果建立一个基于软件的知识库，企业未必有这个财力和人力；而销售人员关于客户、市场的看法，存储超过半年，也许三个月就不再有价值了；即便记录了，最终记录下来的往往并不是最重要的知识。

            扩大知识获取的空间范围，简化知识表达的难度。采用软件和会议的方式，提供方便，高效的技术手段，使得知识的产生能够随时随地方便地记录到知识管理系统中。

            控制知识库的输入的质量。知识管理是为提升业务绩效服务，应该责任到人，而不一定要求所有的人都参加。由专人负责，该人需要对业务了解，具有良好的文字能力，有能力对知识进行评价。此外需要定期，召开会议，对知识方向进行回顾，对积累的知识进行评估，提升知识库中知识的质量。

            2、专家库管理

            在企业内部，将企业中管理、技术、业务等领域最优秀的骨干收入专家库管理，同时造就更多的专家。在企业外部，应记录和关注与企业的核心竞争力相关领域的真正专家，他们能够提供多方面、全方位的建议，他们能仔细地分析和把握每个机会，一直都关注相关领域的最新动向。确保他们使用的是可用的和最新的知识。

            专家库是获得隐性知识和企业外部知识的重要手段。应该持续丰富专家库同时也能丰富知识库。尽管企业内在工作中发展起来的许多富有创造的见解和思想都已成文，存储在知识库中，但是，更多的知识和经验是作为隐性知识存在于员工们的头脑中，没有被整理成文，更谈不上交流与共享。

            为了解决这个问题，麦肯锡创办了一份内部刊物，专门供那些拥有宝贵经验却又没有时间和精力把这些经验整理写成正式论文或著作的专家们，把他们的思想火花简单地概括出来，并与同仁共享。这种不拘形式的做法降低了知识交流和传播的门槛，使许多重要实用的新思想和新经验能够在短短一两页的摘要里面保存下来，并用于传播。在每一篇这样的短文后面，都附有关于作者的详细信息，便于有兴趣的读者按图索骥，找到可以请教的专家。

            3、管理的激励机制

            有企业抱怨，尽管为员工沟通建立了多种渠道和方式，包括各种基于项目，或基于工作流程，或基于业务的虚拟社区，但是很少有员工来贡献知识，偶尔讨论的也往往是工作以外的话题。这也怨不得员工。分享知识从来就不是人的本性；

            如果期待员工能够分享宝贵的、有价值的知识，企业除了必须建立沟通的平台--比如基于IT的工作环境，这些很多企业都会去做--激励机制的建立至关重要。比方说对贡献知识的行为的直接物质（而非仅仅是精神的）奖励，与个人职业生涯发展挂钩的知识贡献机制等等；在员工中进行绩效考核中，包含审核对他人工作的支持和推动程度。根据对企业知识管理的贡献价值，企业需要提供经费来支持相关知识的讨论活动

            可见使用好资料管理系统的重要性，在实施时一些细节问题我们不可忽视。利用好这一软件，在平时工作时会让我们操作更方便