在以往的办公流程当中，文件的执行，只能被动的要求员工去看，但是究竟是否真正了解文件中的要求，作为主管不得而知。系统上线之后，对于文件的读取都有了详细的记录。举例来说，很多执行文件都是通过公告发出，以往的纸本传达或是海报张贴，都无法控管员工对于文件的了解情况，而系统中自动抓取的浏览记录，现在则是为制度的有效执行提供了必要的基础数据。有了此类数据，再也没有理由和借口，制度的执行将得到极大的提高。

　　1、会议任务追踪

　　会议是一个企业中必不可少的一项活动，不仅仅可以进行上下级的沟通，而且也可以用做平级之间的信息交流。开会的重点在于会议中决定和交办的事项，而不是整个会议的过程。会议记录也是会议中必不可缺的一个部分。并且对于会议中交办事项后续的追踪，也是应该成为主管工作很重要的一个部分。

　　通过协同，我们可以很方便的发起视频会议，并且及时通知到各位与会人员，并且可以将会议需要用的文件也随通知附上。同时，可以进行会议记录，并且设置交办事项和决议事项。交办事项可以直接添加到执行人的工作日历中，并且对于后续的执行情况，主管级可以进行进度掌控。让会议做到有案可查，有依可寻。同时，将会议的宗旨很好的贯彻下去，这才实现了开会的目的。

　　2、掌控交办工作状况

　　在平时的工作中，主管接触的比较多的就是交办工作。既有领导交办给自己的工作，也会有自己需要交办给下属的工作。对于交办工作，最关键的在于，如何掌握交办事宜的完成情况。对于领导交办给自己的工作，需要及时的进行回报工作进度，而对于交办给下属的工作，则需要随时能够掌握进度，对于工作过程中出现的问题及时提供解决意见等。

　　在协同办公系统中，也同样提供了交办工作管理的功能。在此，各位主管可以很轻松的去交办一项工作，当然也可以由秘书来帮你进行维护的工作，或是转交上一层领导交办的工作。同时，对于工作的进度也可以轻松的监控到，很清晰的了解到每一件交办事项的进度和遇到的问题。每项工作完成后，还可以对于完成工作工作进行归档，让自己的工作有据可查，节省了大量的沟通时间去完成其他方面的工作。

　　3、部门知识分享

　　目前已经成为一股席卷全球的热潮，领导者要鼓励知识分享，保证每个员工都能了解企业的方方面面，包括财务、有竞争力的产品或服务，以及企业的战略。有效的知识分享，可以提高整个团队的人员素质，进而提升整个团队的工作效率和工作品质。

　　一般情况下，团队领导掌握着信息，只是在需要谁知道时才施舍出去;经理们在他们已经做出的决定确实需要一个橡皮图章时，才请求别人的协作;一系列个人的和组织的障碍，导致员工没有分享他们的知识。这些人为障碍彰显了一个十分重要的问题：在知识管理中依赖科技手段促进交流之前，要优先处理人的问题。由上所述，可以看出，在进行知识分分享时，很关键的一个因素就是需要一个平台来共享这些信息。知识通常都是由个人经验得来，那么这个人要把自己所掌握的知识、信息分享出去，第一步，就是需要这样的一个平台。

　　协同办公系统中，通过讨论区、公文包等模块，就可以为知识分享提供这样一个平台。并且可以根据需要去自由的组合使用这些模块。可以针对某些观点展开讨论，可以将行业内的一些最新的咨询共享给大家。在长时间的讨论过程中，员工的整体素质可以得到提高。同时，日积月累的讨论过程以及分享的文章，也可以慢慢的形成一种良好的学习氛围，为新进员工进入公司后的培训也提供了基础资料。

　　4、明了部门人员动向(行事历)

　　对于一个企业来说，对外的交流是一个很重要的工作。这种对外交流可以表现为出差，或是拜访客户，抑或是去集团下其他的分公司进行交流。而对于主管来说，这样的外出的机率也远远要大于普通员工。如何让上一级主管了解到自己每天的工作，让自己清晰每日行程，如何让下属及时联络到自己，并且去监控各位下属的每日动向。这也成为了主管工作的一个难点。

　　协同办公系统中特别设计了行事历，为您准备好了各种分类，如会议、备忘、休假等，建好资料后每日行程及未来工作安排均可以显示在系统的首页上，并设有系统提醒功能。个人工作日历和部门工作日历之间的分开，相互之间不会混淆。还可以根据事件的类型进行分类，如已完成和未完成等。作为一个公司的一把手，您不仅可以自己安排好行程，更可以查看公司每一位员工以及各部门的工作日历，进行统筹管理。

　　6、调度公司资源()

　　一个企业中，固定资产是公司资产的重要组成部分，而且直接涉及到公司的生产经营活动的运行，如何有效的利用公司的资源，也是各位主管工作的重点。让企业同仁可以使用各项开放的资源，使企业的有限资源做最大的运用，让资源不再是独占而是共有和共享。

　　通过协同办公系统中设备管理系统，对于管理者来说可以及时监控企业设备的使用情况，并且可以对于设备的使用情况进行某时段内的统计，以此达到设备使用效率的合理应用，达到效益最大化。并且，作为管理者来说，还有很重要的一个功能，就是根据实际情况来调度设备的使用，把设备给到最急需的使用者，合理的安排设备的使用时间段，对以使用者来说，也可以及时借用到需要的设备。

　　另外，通过设备的借用管理，还可以分析设备的损耗情况，及时做好保养和更新的工作，使得企业的正常工作得以顺利的进行。