|
名易OA软件电子公章、红头文件及打印的管理
|
名易电子公章、红头文件及打印的管理1.6.1提供必须经国家公安部认证电子公章系统，并符合国务院有关规定需求理解：国家对于电子印章的认证主要牵涉到国家公安部、国家保密局的认证、其中牵涉到国家的法律法规《电子签名法》，其中如果牵涉到电子证书的包括了CA认证中心。实现方案对于专业的电子印章、电子证书、加密硬件都是采用第三方的软件1.6.2并符合国务院有关规定公章管理：厦门OA软件支持公章发放、公章校验、公章作废、、公文外发、日志管理等功能；需求理解：电子印章的管理与实物印章的管理存在很大的共通性，厦门包括了对公章的制作，发送，公文的校验，公文的作废，并且应用公文管理过程中。对于公章的使用都有详细的日志，记录每一次公章的使用情况。实现方案公章的制作：采用了第三方经过国际公安部以及保密局认可的江西金格的印章服务器，通过印章服务器制作印章，对印章的制入、密钥盘印章查看，制章信息查看、查询、统计都通过印章服务器完成。印章的发送与使用：通过结合印章的KEY实现对电子印章的发送与使用，在使用印章的时候需要通过U盘实现对印章的调用。印章日志的管理：OA系统日志审计，签章日志审计、日志查询、日志分类、日志类型、日志统计、日志备份，实现对印章的管理全透明。通过公文的流程报表〉定义报表〉发文报表，查看到所有的公文外发情况。1.6.3公文数据存储层面需要支持各种标准的加密算法需求理解：公文数据存储层面需要支持各种标准的加密算法对敏感的业务数据进行加密后存储；在内进行流转的公文同样需要加密与保护。实现方案对于文档的存储采用了高级加密标准，对存储数据进行加密和保护。文档在创建之后再后台的数据存储就进行了加密。用户无法通过后台的文件服务器直接打开文件。对于软件系统内的公文，主要是采用了遵循《中华人民共和国电子签名法》关于电子签名的规范，同时支持RSA算法和国密办SSF33算法，符合国家安全标准。其加密的主要手段是通过电子印章软件、电子签名软件、以及电子U盘Key的方式对系统内的公文进行加密。名次解释：哈希加密：哈希函数是一个数学方程式，它可用文本(如电子邮件信息)来生成称为信息摘要的代码。著名的哈希函数如：MD4，MD5，SHS。目前比较流行的采用MD5的加密方法。保括了系统的认证采用了MD5的加密。1.6.4可套用单位红头文件格式，支持联合盖章需求理解：公文在正式签发后，需要按照单位的红头文件格式生成，并且在红头文件加盖公司印章，如遇到这个文需要几个单位联合发文，则首先要选择联合发文的红头格式文件，并且加盖各个联合发文单位的发文章。实现方案套用单位红头文件格式：厦门OA软件可以实现将各个单位的红头文件的格式在〉模板管理〉显示模板中实现设定，对红头文件的长宽高以及对为止，字体进行预先的设置，一旦公文签发就可以选用这个红头文件的模板生成发文单。如果公文要进行联合盖章，则公文在审批过程中需要建立一个会签的盖章流程，每一个章由不同的人员进行盖章，这个公文只有在得到两个印章管理员的加盖印章之后才会分发，并且实现在印章管理中预设设置每一个公章的位置。1.6.5打印份数控制：可规定文件下发数量、打印都进行控制需求理解：一般公文在下发过程中都有规定的公文份数限制，如果规定公文印发份数只有12份，就只能下载与打印12份，如再次打印只能打印黑白，并且无法在继续下载。这个主要是考虑到纸质公文的管理特点。需要系统控制下载与打印。实现方案在公文的签发节点，可以设定对公文的印发份数的限制，如限制在12份之内，则下载的权限被收回，只有公文管理员可以调整下载权限。根据在发文处理过程中设定的引发份数，则在文档的打印控制上，对于带有红色红头文件将不能被打印。打印出来的文件都是黑白文件。智能控制，在对发文文件进行销毁时，所有的文件都将被收回，不能再次打开与阅读。有些文件可以看到标题，但是正文都无法打开。1.6.6在公文打印中，可隐藏公章打印需求理解：一般公文在下发后，OA系统可允许用户进行打印，如用户选择隐藏公章打印，则不受打印分数限制，打印出的公文公章，只有正文。实现方案公文的正文中的文件项中有可选择是否采用公章打印。1.6.7名易OA支持包括手写签名在内的所有信息原稿打印以及清样稿打印需求理解：这个主要是符合中国人的习惯，在公文的修改之后，需要对这个修改的痕迹作保留，直接将还有修改痕迹的公文打印处理。实现方案在公文的正文中直接可以选择打印，直接将领导签批意见以及修改意见进行打印。包括表单以及正文的打印。同时对于去掉领导修改痕迹的清样稿的打印时，系统会自动根据模板设定的样式、字体等进行排列。1.6.8支持电子签名、印章：手写笔签名批示、多级领导手写会签，领导可盖电子印章签名需求理解：在公文的流转过程中，领导需要在公文表单中加入个性化的手写签名或者加盖个人的电子签章，同时在支持电子签名。实现方案关于电子签名：遵循《中华人民共和国电子签名法》关于电子签名的规范，同时支持RSA算法和国密办算法，符合国家安全标准。采用第三方CA认证机构的数字证书；电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；签署后对电子签名的任何改动能够被发现；签署后对数据电文内容和形式的任何改动都能够被发现。个人电子印章：通过印章服务器制作个人电子印章，有个人进行保管与使用，在公文表单处理时可以调用个人的电子印章。同时在意见中的手写批示可直接赋予到流程表单中。1.6.9可对误操作的公文通过回收进行修改需求理解：在公文的流转过程中，如果在公文提交之后发现错误，在没有得到领导审批的时候可以收回，进行重新的编辑之后再进行提交，在流程中也无须有记录。实现方案通过工作流程设置〉功能管理〉定义在每一个节点上设定是否可以回收公文。1.6.10被加盖的印章和领导签名一经确定后整篇文章就无法改动需求理解：在公文的流转过程中，经过领导审核的公文在经确认盖章后，整篇文档都不能被修改了。实现方案通过第三方的电子印章软件，一旦在公文审批流程中，被加盖电子印章后整篇经过领导审核的文件就无法被修改。通过公文管理员可以通过后台的设置可以重新打开该文档。1.6.11支持文件自动编号、文件主题词的自动标引和手动标引功能需求理解：在公文的处理过程中，需要对公文单进行自动的编号，厦门OA对表单中的主体题可以采用手动标注与手动标引的方式来进行。实现方案在工作流程中的流程编号功能，根据用户对公文编号的要求，建立规则。如果公文的编号是按照创建的先后次序进行编号。对于主题词已经建立主题词库，在知识管理〉收发文设置〉主题词设置来对主题词库进行维护。国家对公文管理中有明确规定的主题词库。对于在公文表单中的主题库可以选择手动标引还是自动标引，如自动标引会按照公文的标题进行自动的建立主题词匹配。如手动标引是根据用户的自行判断来确定主题词1.6.12公文打印过程中的分页打印功能需求理解：在公文的打印的过程中，当审批一件超过一页A4纸时，在打印过程中，系统能够根据审批内容的大小分页打印，并保留表单的基本格式。在文件审批过程中，支持多表单的处理模式，当审批一件超过一页A4纸时，在打印过程中，系统能够根据审批内容的大小分页打印，并保留表单的基本格式。实现方案通过工作流程中的表单打印模版设置，就可以实现对公文打印过程中的分页打印功能
信息发布：广州名易软件有限公司 http://www.myidp.net
|
|
|
|
名易MyOA协同综合办公平台
名易MyCRM客户关系管理平台
名易MyHR人力资源管理平台
名易MyIDP智能开发平台
名易MyIBP保险业务管理平台
名易MyHMS酒店综合管理系统
名易MyPM项目管理平台
名易MyTMS物流运输管理平台
名易MyVMS汽车综合管理系统
名易MyIMS贷款管理系统
名易MyEDU教育管理平台
名易MyPCS生产事务协调系统
名易MyWIDP微信智能开发平台
