1、目的

企业使用软件目的就是管好“货”管好“钱”。准确的库存管理，进行快速的销售统计，把应收应付、费用等财务账管好，提高公司的效率。

2、问题

在选择使用软件前，大部分客户都怀着比较高的期望，希望软件能将和公司相关的经营数据都管理得井井有条。然而，在实际使用中，往往有部分客户使用效果并没有达到想象中的要求：数据不准确、录入错误、操作流程麻烦等等，不仅没提高公司效率，反而实际效率降低了。为什么出现这种情况呢？为什么其他一些公司是用得又十分顺畅呢？是不是软件不适合？那么中小企业又如何用好管理软件呢？

根据我们多年来做管理软件以及客户实施的经验，以上出现的问题，也是时而有之的，也属正常现象。其实用好管理软件也是多方面的因素：软件是否选择好、使用者是否熟悉操作、使用软件做账是否随意不规范、是不是操之过急等等，下面我们将来分析这个问题，分享我们的一些实战经验，供广大中小企业进行参考。

3、如何选择软件

第一阶段，如何选择好进销存软件

软件选择得好坏，直接关系企业软件应用的成败；进销存管理软件主要着重管理几方面：采购、销售、库存、应收应付、费用、报表统计。

从大方向上说，如果企业所需的是进销存软件，而实际却选择标准的（会计记账软件），那么使用起来很难达到所需的效果，同时使用者也觉得困难。

从细节上来说，进销存软件在市面上有很多，品牌也多；软件是否稳定、售后是否好、功能是否能达到、口碑是正面等等。

更重要的是只选对的，不一定选贵的或大品牌的。首先，软件技术已经发展10多年，技术成熟，大品牌和小品牌所使用的技术相差无几，当然软件不可能不存在问题，要看该软件是否积极更新升级。大品牌注重的是功能全面，覆盖面广，这也导致很多企业用起来就觉得功能是有，但管不到位的情况非常多，小品牌的软件往往会比较注重用户的使用细节及实际操作。所以建议用户在使用进销存前最好进行试用一下，比对软件功能是否跟自已的业务流程和管理模式一样，当然细节上达不到，也可以让软件公司进行简单的，这样更能达到最好的效果。

4、使用开始步骤

软件使用期初非常重要，如果开头搞错了，将会直接影响后期使用；正式使用软件前，需要整理一下几个重要的资料，结合名易进销存软件为例：

1）商品信息整理及录入，需要值得提出的是，商品分类很关键，分类是为了后管理统计能准确、清晰、明了展现数据。不要为了录入方便，一开始乱七八糟分类，有些软件是不支持修改分类的，一旦分错类别，就无法修改了，不过轻松掌柜非常方便修改类别，但开始建账前也要把类别整理好。

2）客户和资料整理及录入，和商品信息一样需要整理好分类。

3）期初库存盘点录入，正式使用软件前，需把当时的商品库存数量及成本录入（如果是新公司，可以不录入期初库存）。成本和数量都需要录入，若只录入数量，不录入成本，后期软件统计出来的毛利就不正确了，所以期初录入商品的成本尽量要准确，当然如果只管理数量，不管理金额，那就不需要录入成本了。

4）期初往来应收、应付、预收、预付。要想往来账清晰，期初往来账是非常重要的，一定要做到清晰，准确，很多企业用软件前不注重这方面，导致后面往来对账不准确。

5）期初现金银行、固定资产、债务等等。为更好做好企业全面准确的现金流，资产等管理，这方面也是非常必要的。

5）如果要进行高级一些管理，比如费用管理：差旅费、工资费用、房租费用、运费等，那还需要在会计科目里面设置，如果不需要此步骤可省略。

以上步骤处理完后，就可开账正式使用了。正式使用就很简单了，进销存软件最主要的流程就两个：采购入库、销售出库。只需要把这两个步骤做完，库存将会自动增加减少、销售统计、毛利、采购统计、应收应付也随之自动出来。

5、总结

企业要用好进销存，首先要清晰自己的需求，了解软件的实际功能，进行软件试用。系统运行前准备，期初资料录入准备。名易在中小软件实施中有相当丰富的经验，欢迎广大用户或同行进行咨询了解！