企业OA选型如何控制好成本?最主要就是需要充分理解企业的需求。由于不同企业的生存环境、业务重点、管理模式、工作习惯的不同，这些周边业务体现得个性化差别很大。如果企业要构建这么多的系统，所需要的开发开销十分高昂，那就要清楚了解自己公司最主要的需求。抓住主次。

　　很多OA产品中加入许多看似很花哨的功能模块，然而这些模块不仅在实际运用中实用性不强，更只会增加企业支出的成本。另外过多的非必要模块也必然会增加系统的运行和维护，使系统的稳定性和可靠性都受到影响。

　　易用性(Usability)是交互式IT产品系统的重要质量指标，指的是产品对用户来说有效、易学、高效、好记、少错和令人满意的程度，即用户能否用产品完成他的任务，效率如何，主观感受怎样，实际上是从用户角度所看到的产品质量。OA作为协同办公的工具，时刻处理着人机交互，其易用性尤为重要。

　　易用OA成功实施的关键因素

　　易用，即使不是OA成功实施的最关键因素，也是最关键因素之一。OA界面和操作的直观、美观、方便程度，直接影响到管理者和员工们的效率、时间、成本;作为全员使用的软件系统，更直接影响到企业的运作效能。

　　我们将从下述方面对OA的易用性进行具体的比较和分析。

　　易理解性：使用户抓住重点，一目了然，提高工作效率。

　　易操作性：提供便捷、一致的操作方式，减少用户输入和点击次数。

　　易维护性：缩减安装、配置、实施、备份的时间和难度。

　　易理解性

　　一、主页和待办事宜

　　在主页上堆砌众多的信息，可不是什么妙事。乍一看挺美，如果每天都看的话，就会在众多的信息中迷失。

　　员工们需要聚焦工作，每天首先关注的就是待办事宜。所以设计部经过多次研究，最终决定在主页上将仅追求美观整齐却对用户无多大帮助的模块抛弃。主要展示未读公告、未读邮件和待处理任务，定时刷新，并允许使用者根据需要按优先级、状态、主题、发件人、开始时间或结束时间进行排序。

　　二、图标和颜色提示

　　尽可能通过图标、颜色图形化界面的两个重要元素，来表现系统中的信息、数据和操作，给予用户直观的提示或暗示。同时，这些图标、颜色应该尽量和谐统一，不应是眩目刺眼。

　　在OA协同中，各项功能、各种文档、各部人员、系统公告、电子邮件、多状态任务以及各种常用操作等模块都伴随着适当的图标，这些小图标都是经过推敲调查的，不仅可以起到将界面画龙点睛的作用，其喻义也很符合用户使用windows、各种网页、软件的习惯，不至于因切换软件而误解信息。另外OA协同办公软件推出根据客户需要特别订制软件皮肤的功能，这将更好的将贵公司的企业文化渗透到员工办公中去，对提高企业凝聚力是非常有利的。

　　易操作性

　　一、企业成员组成结构

　　在中使用最多的，应该就是企业成员结构了。无论发送邮件任务，还是共享文档、设定权限，都需要浏览企业成员并选取部门、用户和角色。

　　二、流程设计

　　流程是企业规范运作的保证，是企业各部门之间协同办公的纽带。流程设计成为OA系统的一项重要功能，是衡量OA品质的重要依据。

　　三、即时通信

　　对于企业办公来说，员工之间即时的沟通交流是必不可少的。使用QQ或MSN这类公众IM工具，又会受到外界的众多干扰，这就要求OA软件自身具备非常强大的即时通信功能。大多数的OA软件采用异步通信或集成第三方工具软件来实现，但是前者根本不能做到即时，而后者不仅成本拉高，而且难于无缝集成，用户要面对相对独立的两套界面。

　　四、绩效考核

　　传统的绩效考核常常伴随周期长、效率低、不够客观等缺点。目前国内大部分的OA系统根本没有绩效考核功能，有的即使具有考核功能，也仅仅是将以前在纸上打分的行为演变为在电脑打分，如此肤浅的绩效考核实在令人不甚满意。

　　五、数据展示和操作

　　大部分的OA系统擅长以列表方式展示数据，同时，在每一行内显示操作选项，而另外一些操作按钮，散布在页面各处，等待用户寻找。当新增一条数据记录时，通常要询问用户，放在哪个文件夹或者类别下。

　　易维护性

　　一、安装和配置

　　昂贵的平台和数据库，复杂的安装、配置和实施，常常是某些OA厂商不遗余力所宣传的对象。事实上，这些并不是OA能力和价值的证明。恰恰相反，作为产品化的OA，更重要的是需要架构师、设计师、程序员、美工等研发出拥有自主知识产权的软件核心，并且保证它能够快速安装、便捷配置不是每一个企业都要配有IT专家的，真正优秀的软件，应该可以做到用户仅在需要时看其帮助文档就可以完成80%以上的功能应用。

　　OA像任何其他发展成熟的软件一样，提供setup安装程序，您只需按照下一步、下一步的操作顺序即可完成其他许多OA软件需要点击安装各种插件或工具的功能。通常，在1分钟之内可以完成系统安装。在1小时之内，管理员可以完成组织架构的配置，员工们便可以基于缺省权限而使用系统。更多的权限设置、模板设置、流程设置，可以在需要时进行，可以持续优化进行。

　　二、数据备份

　　OA系统正常运行后，数据备份毋庸置疑是至关重要的，这也是管理员的日常工作之一。

　　OA将所有的业务数据，保存在同一个文件夹下，可以全部复制并备份到安全的地方，也可以利用备份和还原工具进行完全备份或者增量备份，还可以利用计划任务，实现自动的定时备份。