高校学生类档案管理的现状与对策

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高校学生类档案管理的现状与对策

上海市松江区档案局范田华撰文指出，档案网站建设已成为近年来各级各类档案部门重点工作之一，这是档案事业为适应社会政治经济需要，面向信息化、数字化、网络化发展的必经之路。随着各级档案部门网站建设的快速发展，档案网站已成为档案部门展示形象、宣传档案工作、服务社会大众、提高社会档案意识等公共服务职能的窗口。在高速发展的信息社会，档案信息网站的社会影响力愈加突出。档案信息化建设是“十二五”期间本市档案事业发展的一项战略任务，档案网站建设是这项任务的重要内容之一。随着信息技术的发展、用户需求的变化，档案信息网站也要不断进行调整，这将有利于更加突出重点，突出档案网站的专业性与服务性。为此，建议进一步加强以下几个方面的工作：一、进一步加快网站信息量建设一是拓宽网站信息的来源。没有丰富信息资源的网站好比无米之炊、无源之水。作为档案网站建设者应大量充实网站内容，让档案网站成为档案专业人士的资料库、社会公众的网上档案馆。为此，要及时将记录本地重大活动、重大事件、重要会议的新闻信息，征集到的民间珍贵档案信息编辑上网，满足公众需求。二是加快档案数字化和档案开放的速度。应加快档案数字化的进程，充分利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将已有的传统介质档案和已归档的电子文件，系统地组织成具有有序结构的、规范安全的档案信息数据库，以满足公众对档案网站的信息需求。同时在档案开放工作中，要正确处理好档案保密和档案利用两者之间的关系，对于未鉴定档案，尤其是百姓关注的档案文件应加紧其开放鉴定工作，加快公布的速度，真正做到急人民所需、为社会所用。二、抓住重点，突出应用，提高档案网站的服务水平一是要坚持档案网站为档案事业发展服务的指导方针，充分利用网络时效性强这一优势，做到档案网站不仅要有大量丰富的档案信息，同时严把上网信息质量关，树立档案部门的良好形象。二是要联系档案工作实际，跟踪社会热点问题。档案是为社会服务的，因而社会的变化也在深刻影响着档案工作。许多百姓之所以关注档案网站，就是想要通过档案网站查看社会热点问题的权威记录和相关信息。所以档案网站要联系档案工作的实际，时时关注社会热点，反映出本地区各方面重大变化和发展趋势，让受众能更快、更详尽了解其所关注的问题。三是要以应用为先导，注重开放档案的发布。档案网站栏目功能的设置以及信息的发布一定要注重应用性，要做到网站的每一个栏目和功能都要有其实用价值，避免虚设、空洞的栏目设置。同时要加快档案开放鉴定工作的步伐，充分利用网络特点，使档案充分发挥自身价值，以更快更便捷的方式向广大受众提供利用服务。三、丰富网站的栏目类型，增强网站的专业特色和地区风格能采用多种形式实现档案信息资源的网络共享，更好地为利用者提供档案信息服务是建立网站的宗旨。档案网站是专业网站，大可不必像政府网站或者商业网站那样涉及太多太杂的内容，凡是和档案工作关系不大的内容一律可以不要。栏目的好坏是决定网站水平高低的重要因素，许多水平较高的档案网站，设立的栏目都很有特色。四、注重档案网站界面的人性化设计要想提高档案网站的点击率，除了要有丰富的内容之外，新颖的界面、人性化的设计也是必不可少的。目前网上的档案信息绝大多数还是比较单纯的文字、图像信息，而这种静止的信息已经无法吸引网民的注意。多媒体技术可以帮助我们使这些静态的信息动起来，比如滚动的新闻标题、幻灯片式的照片展览、带背景音乐的档案简介等等；还有音频、视频档案信息也可以网上发布，增强网站的吸引力。五、建立电子信箱、网上论坛，加强与利用者之间的交流过去，档案部门长期处在一种被动的工作状态，档案馆不知道利用者需要什么，利用者也不知道档案馆有什么。在这种情况下，我们的网站怎么能为利用者提供优质服务呢？就像商品要找市场，档案信息也要找利用者，必须在网站与利用者之间架起沟通的桥梁。电子信箱和网上论坛是各类网站常用的与网民沟通与交流的手段，一些优秀的档案网站在这方面也做出了努力，例如设立留言信箱、档案论坛等。

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