总则：为了规范分公司预算科目使用，提高预算工作质量，解决和指导各机构财务人员、各部门预算员日常工作中的财务操作问题，使预算工作更规范化和制度化，根据总、分公司相关制度制定福建分公司预算员操作手册（以下简称“本手册”）。本手册适用于分公司及分支机构。 

        第一章预算科目名称及系统编号  

        第二章Oracle系统操作规范

        2.1系统签报的操作

        由于总公司已将ORACLE ERP系统开启了预算的预警控制系统，因此要求在签报提交审批之前必须进行预算检查，无法通过预算检查的签报将无法进入审批环节；通过预算检查的签报将会在通过预算检查后，扣除相应的预算额度。下面详细介绍相关内容的流程与步骤：

        1、流程示意图

        2、签报操作步骤：

        预算员进入系统做签报时，看到以下界面

        进入签报界面

        将签报各项目填写完毕生成帐户后，“预算检查”按钮将被激活   点击“预算检查”按钮，进入预算检查界面，勾选“保留”选项，并点击

        “确定”

        如果没有通过预算检查，点击“确定”后，系统将提示：“您的预算控

        制活动已完成，但出现例外。”请检查签报的项目和金额是否超出预算范围，修改后再进行预算检查。注意：如果修改了预算项目，务

        必要重新生成帐户

        此时签报行上保留的状态为没有勾选的状态

        如果预算检查顺利通过，系统将提示“您的预算活动已成功完成。”   此时签报行上保留状态被已勾选：   通过预算检查后，将激活“审批”按钮

        点击“审批”按钮，选择审批路径，并提交审批；

        3、签报内容的修改、撤销及预算额度的释放

        签报内容修改：主要包括修改签报项目（例如将差旅费改为会议费）、修改申请人（根据申请人所关联的成本中心将对费用归属的成本中心产生影响）、修改金额等。修改以上内容的前提是签报尚未提交审批，或签报已被拒绝；在这两种状态下，又分为签报行已经通过预

        算控制，和签报行尚未通过预算控制两种情况；在签报行未通过预算控制的情况下，可以直接删除该签报行，保存后再新建签报行进行录入（注：仅删除需要修改的签报行即可，不必删除整张签报）；对于已经通过预算控制的签报行，需要先进行“撤销保留”的操作，再进行删除行操作：首先将光标定位到需要撤销保留的签报行，然

        后点击“工具”菜单下的“撤销保留”签报预算释放：如果签报在审批过程中，需要撤销并释放预算额度，直接由当前审批人拒绝即可；如果签报已经走完审批流程，仍需要取消签报并释放预算，请以预算员用户登录系统，进入“签报汇总”界面查询出此张签报，点击“工具”菜单下的“控制”项，选择“最终关闭”项目并确定即可。注意：“最终关闭”为不可逆操作，关闭后该签报将无法打开；如果该签报已经全部入帐，即使最终关闭，也无法释放预算；如果该签报有部分金额入帐，“最终关闭”只能将剩余金

        额释放预算；

        2.2注意事项说明

        1、房屋租赁费和物业费不做系统签报，凭借发票直接报销；

        2、签报的说明事项应该在签报头的部位点击回形针按钮，再进行描述，不然审批人员无法看到内容描述。

        3、对于费用需按部门进行分摊的签报，由原始发票取得部门负责签报操作、费用分摊及报销事宜。原始发票取得部门预算员按照各部门签字确认的费用项目金额选择“相关部门的申请人”完成签报操作。

        4、对于系统签报附件的要求：

        ◆会议费和培训费的签报必须有会议/培训通知；会议/培训日程（课程）安排表；参会人员签到名单和费用明细清单。

        ◆业务推动费的签报必须有下发的方案；业绩清单；（实物发放签收单）等。

        ◆为借款所做的签报，在系统签报中应将借款人放在说明的第一行进行标注（借款人、报销人和供应商必须是同一人）；且由于经济事项还未发生，因此预算员需做好事先的了解，列

        出发生事项的预估费用明细。借款时应将签报及附件附在借款单后办理借款手续。

        ◆签订的合同需扫描后添加在签报中为附件。

        ◆邮寄费用尽可能附上邮寄材料的明细清单。

        5、低值易耗品不做系统签报，但必须要做纸质的工作联系函，经过汇签同意后由办公室采购。

        6、员工出差的费用应区分差旅费和市内交通费，分别列示科目及金额。市内交通费报销按照《关于进一步加强差旅费、会议费、经营费用管理的紧急通知》（）执行。

        7、员工因特殊情况需要自驾车出差的，必须事前经过总经理同意，按照公司规定完成审批流程后方可自驾车出差，油费报销时按实际里程每百公里12升油标准计算，过路桥费用按实际票据据实报销。员工出差发生的住宿费及伙食补贴需严格按照标准报销，超出标准部分由个人承担。

        8、预算员在签报操作过程中进行保留的动作后，预算即被动支，形成保留款；保留款的释放会增加预算额度。为了保证预算的可管控性，今后在系统中超过1个月保留款将被清除。大家注意。

        9、为了保证签报的严肃性，对于被拒绝两次以上（含两次）的签报，不允许再修改提交，必须重做。

        10、新入司无工号的员工在系统中无法进行费用报销，这一特殊情况可以由本部门的其他人员为其进行报销，但在系统签报中应将报销人放在说明的第一行进行标注。

        第三章关于单据的规定

        3.1 关于发票的规范要求：

        凡因工作需要发生的费用在取得发票时，必须注意以下问题：

        1、保证发票的真实性、完整性及合理性。发票必须真实有效；票面上客户名称（必须填写公司名称）、日期、项目等必须填写完整，所盖出具单位的发票专用章必须清晰可见；发票需与报销的经济事项相符（如用12月10日的住宿费发票报销11月26日的培训费用、11月12日报销的餐票由四个以上的单位提供，均不符合事实逻辑）。

        2、原则上发票只能在开票年度报销使用。如发生跨年度使用发票的情况，须经财务部负责人允许，在次年1、2月可以报销上年度11、12月的发票；

        3.2 关于粘贴单的规范要求

        1、粘贴单用于粘贴发票、结算单等公司取得的外部原始票据。

        2、粘贴原始票据时，每张票据的左边为粘贴处，要求将发票按“从下至上、从右至左、先小后大、先短后长”的次序，整齐有序、从右向左阶梯状整齐排列，平铺在粘贴单上，保证每张单据至少露出0.3 cm －0.5cm。

        3、粘贴发票要将发票粘贴在粘贴线以内，不能超出粘贴线；当所附单据的面积如分摊表、清单等大于粘贴单面积的2/3时，将这些单据折叠到粘贴单大小，无须粘在粘贴单上，直接附在粘贴单后即可。

        4、粘贴单上的张数及金额需填写完整，若所报金额小于票面金额，需添加“实报金额：XX元”。

        3.3 关于报销单的规范要求

        1、除差旅性质的费用项目填写出差报销单外，其他费用均填写费用报销单。包括发生的市内交通费需用差旅费报销单报销，但培训、会议等的包车费或交通费使用费用报销单报销。

        2、报销电话费、房租、水电费等需在报销单费用描述上用水笔注明“XX （职场/部门）XX（月）XX（费用）”

        3、实际报销人与供应商有出入时，报销单上的人员填实际报销人，后面的

        部门、预算员及部门负责人等与实际报销人对应，并在报销单费用注明“供应商：XXX”.

        4、保证报销单、发票、粘贴单填写项目如：大小写、附件张数、费用项目及金额等的准确性。

        5、报销单上请注明“现金““转帐”“冲帐”，“现金”与“转帐”不可同一报销单，如因未注明而导致出纳付款错误的由部门预算员负责。若报销用现金支付且金额较大的，应分多张报销单报销，每张报销单控制在2000元左右。金额超过1000元以上的报销，需转帐至对方单位账户。

        6、报销单必须区分转账件、现金件以及冲账件（冲抵员工借款），部门预算员请在报销单右上角标明“转账”、“现金”、“冲账”字样；

        3.4 关于费用项目附件的规范要求

        1、对于附件张数：只有业务推动费报销时所附方案、兑现情况、相关人员签收等不作为附件计算张数；其他费用项目报销所要求的附件均算做附件张数，如合同，会议/培训通知、人员签到、费用结算清单等。

        2、报销差旅费时，除应按规定填写费用报销单外，还必须附有出差审批单，同时出差审批单需粘在粘贴单上，张数算入单据张数内。

        3、会议费或培训费报销时应提供的附件：

        ◆会议/培训Oracle签报；

        ◆会议/培训通知；

        ◆会议/培训日程安排表；

        ◆参会人员签到名单；

        ◆会议/培训费的相关发票。

        4、各部门报销业务推动方案时应提供的附件：

        ◆方案的Oracle签报

        ◆方案的具体内容

        ◆费用明细表

        ◆业务推动费的相关发票

        ◆方案兑现标准需提供审核的相关资料：业务员的标准业绩（所统计的业绩数据须报送运营部等相关部门进行复核，相关部门负责人签字同意后交送财务部）、业务员增员人数等相关资料。相关部门应按照方案既定兑现标准，严格审核确定兑现人员及费用，并对提供的相关的审核资料的真实性、完整性负责。

        方案兑现中如涉及发放奖品等项目，各部门还应负责收集发放的人员签收单，在兑现后及时交付财务部。

        5、报销实物资产如文件柜、桌子、风扇、印刷品、宣传用品、办公用品及日用品等报销时须提供发票、明细清单（须加盖开具单位的印章）及资产出入库单，食品发票（500元以上）须提供明细清单。

        6、职场租赁、职场装修、广告制作发布、大宗商品采购及旅游等金额在15000元以上的经济事项发生必须与对方单位签订书面合同（合同签订按照公司合同管理办法执行），合同上必须加盖双方单位公章。报销时须提供合同复印件、合同汇签审批表及其他相关附件。

        第四章各部门之间分摊费用的规定

        各部门按照规定进行费用分摊时，如电话费、办公用品、体检费、购买礼品等费用时，应注意以下几点：

        1、原始发票取得部门负责保管原始发票以及费用分摊事宜；

        2、原始发票取得部门应在发票取得之日及时填制“民生人寿福建分公司费用分割单”，并将费用分割单交付分摊部门签字确认；

        3、原始发票取得部门以其原始发票和费用分割单为依据编制费用报销单进行报销。

        分割单样式：

        费用分割清单

        第五章关于大额费用支付的规定

        根据总公司费用资金申请的相关规定，分公司费用资金申请超过50万即需要总裁签字，这一流程添加后，总公司资金下拨给分公司的时间为10天左右。每周四为分公司资金申请时间，为了保证资金的及时到位，现在对于大额费用的支付做如下规定：

        大额费用支付指的是资金需求在5万元以上费用支付。包括：手续费支出、佣金支出、续佣支出、大额的业务推动费等费用。

        1、手续费：由业务部门提取业绩数据，编制手续费费用明细表→业务部门预算员应根据手续费费用明细表编制纸质签报报送运营部、财务部、总经理室进行会签→运营部应对报送明细表的业绩数据进行复核，财务部则对报送明细表的费用比例进行复核→会签同意后，部门预算员将签报及相关附件资料送交财务部，财务部向总公司申请资金。

        2、佣金：由业务部门提取业绩数据，编制佣金费用明细表→报送相关部门会签→会签同意后，个业部将纸质文件送交财务部，财务部向总公司申请资金。

        3、续佣：由业务部门提取业绩数据，编制续佣费用明细表→报送部门经理签字确认→续期部将纸质文件送交财务部，财务部向总公司申请资金。

        4、大额的业务推动费：业务部门按照方案兑现要求提取业绩数据→将业绩及相关方案附件报送相关部门会签→会签同意后，个业部将纸质文件送交财务部，财务部向总公司申请资金。

        第六章预算科目的使用规范

        6.1 资产费用

        1.低值易耗品摊销/

        （1）低值易耗品摊销/家具摊销

        科目预算内容：公司购买的符合低耗品定议的家具。

        （2）低值易耗品摊销/计算机低耗品摊销

        科目预算内容：计算机内存条等新增部件或配件。计算机部件损坏而更新的费用应计入维修费。

        （3）低值易耗品摊销/其他低值易耗品摊销科目预算内容：符合低耗品定义的其他物品。

        2.办公、营销职场费用/

        （1）办公职场费用/营业用房租赁（含物业管理费）、办公职场费用/装修费摊销按照总公司职场划分的规定，分公司职场为管理职场，三级机构职场应划分管理职场和营销职场，四级机构职场全部为营销职场。

        科目预算内容：

        ◆营业用房租赁：公司租用职场所发生的租赁费及物业管理费，若公司承担所租赁职场开具发票的税金，税金也应计入租赁费（管理职场与营销职场未分开租赁的,应根据总公司文件规定。

        ◆装修费摊销：公司职场所发生的装修费摊销，若管理职场与营销职场为同一装修项目，应在装修预算和结算书中列明各自的装修费用，相关核算内容应据此分摊。

        （2）办公、营销职场费用/水电费科目预算内容：公司职场发生的水电费。

        （3）办公、营销职场费用/安全防卫费科目预算内容：公司租赁职场为加强安全防卫，或根据当地公安机关的要求缴纳或发生的费用、聘请保安发生的费用（必须取得保安公司正规发票）。

        （4）办公、营销职场费用/绿化费

        科目预算内容：公司布臵职场的绿化植物费用，以及按照所在地政府的规定需要缴纳的绿化费。

        3.车辆固定费用/

        （1）车辆固定费用/车辆保险费

        科目预算内容：公司车辆的保险费。

        （2）车辆固定费用/年检及养路费

        科目预算内容：公司车辆年检费用。

        （3）车辆固定费用/车船使用税

        科目预算内容：按照国家税法规应该缴纳的车船使用税。

        6.2 经营费用

        1.会议费/

        （1）会议费/外部会议费

        科目预算内容：参加公司外部单位举办的会议、培训支出的费用，包括报名费、资料费，不含参加会议发生的差旅费。

        （2）会议费/机构内勤会议费

        科目预算内容：各级机构自行组织的各种会议发生的费用，包括资料费、场地费、租车费、食宿费等，不含参会发生的交通费。

        2.差旅费/

        （1）差旅费/差旅费

        科目预算内容：内勤跨地区出差和参加各种内外部会议、培训发生的费用，包含交通费、住宿费、交通补贴及餐饮补贴等，出差期间发生的招待费用不得在本科目列支。

        （2）差旅费/市内交通费

        科目预算内容：因公务发生的市内交通费。

        3.办公邮电费/

        （1）办公邮电费/固定电话费。

        科目预算内容：公司固定电话通讯费用，含电话初装费、月租费、专为办公通讯而产生的专线租金等。

        （2）办公邮电费/邮寄费用

        科目预算内容：公司邮寄行政公文、资料发生的费用，不包括业务单证（单证管理办法定义之单证）邮寄发生的费用。

        （3）办公邮电费/95596专线费

        科目预算内容：客服部95596号码专线费，含专线月租费及通讯费。

        4.办公杂费/

        （1）办公杂费/办公用品

        科目预算内容：内勤人员日常办公使用的单价低于200元的用品，不含打印用纸,打印用纸预算编制在其他办公杂费科目。

        （2）办公杂费/报刊费

        科目预算内容：公司订阅的相关报刊发生的费用。

        （3）办公杂费/电子、打印设备耗材

        科目预算内容：因办公而发生的墨粉、纸张、磁盘、投影仪灯泡等电子耗材费用，不包含保单、业务单据制作费用。

        （4）办公杂费/其他办公杂费

        科目预算内容：其他与日常经营相关的小额费用支出，包含打印纸费用。

        5.信息设备运转费/

        （1）信息设备运转费/机房运行服务费

        科目预算内容：机房相关维护费用，如空调维保服务费、UPS维护费、等与机房维护有关的工程、设备费用。

        （2）信息设备运转费/信息设备修理

        科目预算内容：IT类相关修理费用（投影仪灯泡正常耗损更换及增加IT相关部件不在本科目列支，在办公杂费/电子、打印设备耗材科目预算）。

        （3）信息设备运转费/线路租用费

        科目预算内容：除网络安全、主机托管、机房运行服务费以外的信息设备运转费用。

        （4）信息设备运转费/服务器维护费

        科目预算内容：电子商务系统的和讯支付平台租用费。

        6.车辆变动费/

        纳入车辆费用预算编制范围的车辆必须是符合公司车辆配臵规定的自有车辆。

        （1）车辆变动费/车辆维修费

        科目预算内容：车辆使用过程中发生的修理、保养费用。

        （2）车辆变动费/燃油费

        科目预算内容：公司车辆发生的燃油费。

        （3）车辆变动费/路桥及停车费

        科目预算内容：公司车辆停车和经过路桥缴纳的费用。

        7.修理费/

        （1）修理费/机器设备修理费

        科目预算内容：公司机器设备（具体参照固定资产项目中的机器设备内容）过保修期后发生的维修费用，IT设备修理费预算编制在信息设备运转费对应科目，不编制在本科目。

        8.租赁费用/

        （1）租赁费用/员工住房租赁费

        科目预算内容：根据公司外派员工管理办法发生的房屋租赁费用（分公司参照民寿发[2006]526号要求和标准）。

        （2）租赁费用/其他租赁费

        科目预算内容：租赁其他资产的费用。

        9.非单证印刷费/

        （1）非单证印刷费/非单证印刷费

        科目预算内容：公司委托专业印刷厂印刷的非业务单证所发生的费用，如稿纸、信封、费用报销单等,保费专用发票为业务单证,预算列入承保、保全、理赔单证印刷费用科目等。

        10.结算费用/

        （1）结算费用/收费结算费用

        科目预算内容：在机构业务范围地域内银行代收代付业务资金产生的手续费，含POS机手续费等。

        （2）结算费用/资金划拨结算

        科目预算内容：公司内部划拨资金的结算费。

        （3）结算费用/其他结算费用

        科目预算内容：公司通过银行与外单位进行资金结算的费用，含购支票费用等。

        11.税金/

        （1）税金/印花税

        科目预算内容：公司根据税法缴纳的印花税，保单借款业务代扣的印花税不在本科目列支。

        （2）税金/其他税金

        科目预算内容：根据税法规定缴纳的其他各项税金，以及须在费用中列支的地方性税费。

        12.上交费用/

        （1）上交费用/同业公会会费

        科目预算内容：参加保险行业协会的会费交纳的自律保证金应在其他应收款科目核算。

        （2）上交费用/学会费

        科目预算内容：参加保险学会的会费。

        13.审计费/

        （1）审计费/审计费

        科目预算内容：公司聘请外部审计单位进行相关审计所发生的费用，如会计报表审计、所得税审计等。

        14.法律事务费/

        （1）法律事务费/诉讼费

        科目预算内容：公司发生的诉讼费用。

        （2）法律事务费/公证费

        科目预算内容：公司发生的公证费用。

        （3）法律事务费/律师费

        科目预算内容：公司聘请律师发生的费用。

        6.3 业务费用

        1.外勤会议费/

        （1）外勤会议费/外勤会议费

        科目预算内容：公司举办的外勤系列会议支出的费用，包括会议食宿费、资料费、书籍费、场地费、租车费等。

        （2）外勤会议费/会议差旅费

        科目预算内容：公司举办的外勤系列会议外勤参会人员发生的差旅费。

        2.外勤培训费/

        （1）外勤培训费/外勤培训费

        科目预算内容：各业务发生的系列外勤培训支出的费用，包括会议食宿费、资料费、书籍费、场地费等。

        （2）外勤培训费/培训差旅费

        科目预算内容：公司举办的外勤系列培训发生的公务交通费、本地及出差地差旅费。

        3.承保费用/

        （1）承保费用/承保单证印刷费

        科目预算内容：公司成批量委托专业印刷厂印刷的与销售活动有关的单据票证印刷费，由总公司统一印制后分摊到机构团险的个别单证经总公司同意后，机构可印制。单证类

        别包括《单证管理办法（2009 版）》（民寿发（2009）145号文件）规定的单证，主要为业务类单证和财务类单证。

        r（2）承保费用/单证邮寄

        科目预算内容：承保单证及理赔单证邮寄发生的费用。

        （3）承保费用/体检费

        科目预算内容：客户承保体检费用，仅指医院收取的体检费。

        4.保全续期费用/

        （1）保全续期费用/保全单证印刷费

        科目预算内容：公司成批量委托专业印刷厂印刷的与公司保全、续期业务有关的单据票证印刷费，由总公司统一印制后分摊到机构，机构不得自行印制。保全续期费用/续期邮电费

        科目预算内容：机构寄送红利通知书、缴费通知书等定制的信封、信函所产生的印刷费及邮资费，其他保全续期业务发生的邮电费注意：上下级机构之间发生的保全单证邮寄

        费用在承保费用的单证邮寄费中反映。

        （2）保全续期费用/客户活动费用

        科目预算内容：以提高保单质量、继续率、客户对公司的认知度等为目的，专门召集公司的现有客户以特定内容为主题而举行的有关活动，由此所发生的相关费用。

        5.理赔费用/

        （1）理赔费用/理赔单证印刷费

        科目预算内容：公司成批量委托专业印刷厂印刷的与公司理赔有关的单据票证印刷费，由总公司统一印制后分摊到机构，机构不得自行印制。理赔费用/理赔查勘费科目预算内容：保险事故发生以后的调查费用，凡未立案的计入理赔

        查勘费，包括差旅、住宿、取证、公证等费用。凡立案的应计入赔款支出。。

        6.业务宣传费/

        （1）业务宣传费/广告费

        科目预算内容：在媒体发布广告的费用，包括制作费和发布费，必须取得广告费专用发票。

        （2）业务宣传费/宣传用品费

        科目预算内容：制作和购买用于帮助提高公司知名度、宣传公司产品的宣传品费用，包括企业发放的印有企业标志的礼品、纪念品等。

        （3）业务宣传费/宣传活动费

        科目预算内容：以宣传公司或者产品为目的，组织某项活动的费用如开业庆典活动、周年庆典活动等发生的费用。

        （4）业务宣传费/其他业务宣传费

        科目预算内容：发生的上述项目之外的宣传费用。

        7.业务推动费/

        （1）业务推动费/业务推动费

        科目预算内容：各业务系列业务推动费用。

        8.业务招待费/

        （1）业务招待费/业务招待费/

        科目预算内容：为维护公司正常经营运转或拓展业务而发生的招待餐费、礼品等费用。