当谈到帮助医疗单位遵守保护病人病历的安全性和保密性法规时，软件可能正是所需的医生。

最有名、最苛刻的要求是，健康保险携带和责任法案（HIPAA），其中要求医疗机构实施最小特权原则。

从理论上讲，这个原则很简单：要尽可能多的限制访问PHI，同时还要保证功能的正常运转。但是，这个方法在复杂的医疗体系IT系统中很难实施，最大的变数就是在这个领域工作的人们。

流程管理软件和医疗保健：非常匹配

医疗机构的信息处理流程非常适合流程管理软件方法，尤其是实现和维护HIPAA遵从。"要如何收集病人的信息，把它放入系统中，就会影响其他用户使用这个信息。用户使用这些信息，会在遵从和效率问题上产生什么样的影响呢？"医疗保健协会资深研究员，MIT Solan管理学院高级讲师，Steven J. Spear说。

医疗IT系统可以通过技术访问控制来支持HIPAA遵从，但是，他们仍然会对PHI隐私构成威胁。"设计一个复杂的系统意味着，可能会忽略一些事情，不经意间产生一会漏洞，"Spear说，它最近出版了《高速度优势：市场领导者如何利用卓越的经营击败竞争对手》(麦格劳-希尔教育出版集团, 2010)一书。"动态的，即使最完美的时刻，变化也会出现的非常快，系统随着时间的推移也会出现瑕疵，"他继续说。"尽管它具有复杂性和动态性，但是你要如何管理系统，才能确保病人的隐私不被侵犯？"

系统可以通过开发的方式限制复杂性，Spear说。增加功能，而不是平坦式的设计，额外的开发可以划分，以便能分开，但是要明白他们是如何关联的。

即使简单的系统，也会有不断变化的需求，在某些时候，它不会按预期运行。"那些复杂的系统非常成功，不仅仅是经过非常仔细的设计，还要看它是否与期待的相反，"Spear说。"要尽快看，以便他们能理解问题并执行。"

系统异常行为意味着有一些脆弱，如果长时间忽略它，那么该漏洞会成为一个严重的问题。当然，这对任何IT系统来说，都是真实的，但是，在医疗机构的风险会被放大，IT通常不是普通用户工作的核心。"医疗机构（以信息流程为主）比工作的处罚少，流程信息就是他们创造的价值，"Spear说。

明确的沟通是关键

医疗机构最重要的是，确定系统内部信息是如何处理的 — 也就是说，它是如何传播、存储等，和用户明确的沟通系统应该如何运作。尤其是医疗机构，对系统异常行为的容忍度很低。他们应该在系统无法运行时，为用户提供一种快速报告问题的方式。Spear称它为"预防业务流程"，并补充说："对很多小事都要做出响应，给IT人员增加了很多压力，但是，会这些小事做出响应，会辟免一些大的错误。如果你不处理这些问题，就会因为这些差错而告终。"

此外，他还说，每一个系统都要指定一个雇员作为"主人"；这样，人们就可以帮忙报告出现的异常和问题。

同样重要的是，当流程没有做任何事情，以帮助实现HIPAA遵从或者满足其他重要的目标时，需要识别一些系统敏感的异常行为。

"医疗机构需要有查看进程、识别不可预料的变数、灵活地对进程进行改变的能力，"Christine Leyden说，他是保健认证的主要评审官，教育机构的URAC（以前称为"利用审查认证委员会"，现在用各单词的首字母作为简称）。由于各种人群的参与，会带来很多的变数： 居民的医疗保健人员、患者和家属，需要访问PHI的其他医疗机构的代表。

"最大的挑战是想超越提供护理的内壁，思考信息要如何发布的社会上，"Leyden说。信息处理的所有关键利益相关者都应该明白信息共享的指导方针，使他们能更好的做出明智的决定。Leyden反复说，他们需要灵活性，授权确定他们是否需要对流程进行更改。

反馈产生差别

认识到只做出改变是不够的。反馈系统必须符合用户正常的工作流。Spear回想起一个医疗机构的例子，让工作人员记录，可能会妨碍病人的安全。例如，如果在平时，护士就很难找到药，那么在繁忙的时候，非常着急用药时，更是难上加难。然而，流程要报告这个问题只需要10～15分钟。"让护士花十分钟记录病人的不便之处"。

Steve Krueger是MAK和Associates的创始人，这是一家质量和法规的咨询机构，就雇员反馈渠道的需要达成一致。变更管理工具和测量可以帮助医疗健康机构确定，流程执行时发生了什么事情，实际预期目标是否实现了。 "成功的公司会有一个合适的程序，不仅能满足［HIPAA］需求，还能改善流程。"