网络如与处理危机的有关单位(公安、消防、科研机构、保险公司、新闻媒介和兄弟单位等)建立联系,形成合作网络,寻求支持帮助,及时有效地进行沟通。管理者要根据危机发生情况相应分配资源,明确职责与工作范围,做好相关准备工作。如危机管理所需的人、财、物和设施等的预算,制定应急管理计划和潜在风险影响的应对方案等。
上级领导者和部门以及危机处理小组,对危机处理结果有重要影响,应及时向其报告信息,使决策层能在最短时间内最先获得危机信息并制定应变计划。在危机处理的集权机制下,危机处理任务小组制定计划并迅速付诸实施,以尽快实现组织恢复常态的工作目标,成员要有沉着应对各执一词的尴尬局面的能力,关键时刻能够拨云见日。对危机事件的调查内容包括事件发生的时间、地点、原因、环境,事件的现状和发展态势,控制措施的实施与效果等。如事件仍在发展之中,应调查事件恶化的原因、控制事件的对策与事件的原因和影响,包括人员伤亡、财产损失、涉及范围和社会影响等。查明涉及事件的直接与间接对象以及事件的见证人。通过缜密调查,判断事件的性质、种类与事件的现状、后果及其影响,对策的实施情况,会同有关部门进行分析,制定相应对策,迅速消除影响。
2.2.4与各方进行有效沟通,防范风险危机再发连发 在风险与危机管理中,沟通是极为重要的工具,而沟通最为重要的战术是收集信息和举行新闻发布会。危机事件沟通的方式应该是全程沟通,危机发生时沟通应遵循的原则是:公众利益高于一切;掌握主动权使所在单位成为第一信息发布源;选择确定信息传播的媒介和范围;做好沟通的背景材料,准备好应急新闻稿,留足余地并不断充实最新情况;建立新闻办公室与发布场所,安排好信息转接部门和应对媒介及公众询问的联系电话。
沟通的重要对象有:①受害者,方式方法包括:迅速确定专人与受害者接触;迅速确定危机责任方面的承诺与承诺方式;迅速制定损失补偿方案;迅速制定善后工作方案,追查原因,处理责任人,改进工作;迅速向公众致歉、安慰受害者。②上级部门,危机发生后要与上级部门保持密切联系,求得指导和帮助。实事求是地及时汇报情况与事件发展动态,做到不隐瞒、不歪曲事实真相。事后要向上级部门报告事件经过、处理措施、解决办法和防范措施。③新闻界,如确定与新闻媒体配合及保持联系的方式;及时通报危机事件的调查情况和处理的动态信息;确定并告知新闻发布会时间与地点;明确对报道的基本态度,指出报道的不实之处,避免产生对立情绪;必要时公开致歉。④内部员工,稳定情绪、稳定秩序是基本原则,告知员工事件真相和采取的措施,务求大家同心协力,共渡难关;搜集了解员工的建议和意见,做好伤亡者的抢救治疗和慰问抚恤及善后处理工作;制定挽回不良影响和完善组织形象的方案与措施。⑤其他公众,医疗机构应根据具体情况,及时向合作伙伴、社区公众、社会机构、政府部门通报危机事件及其处理措施,并制定出相应的方案,全面消除危机事件的不良影响。
2.2.5加强改进完善制度,做好危机处理后的工作 善后工作主要为遗留问题和滞后效应的处理。在危机结束后,需成立一个调查及评估小组,对整个危机管理活动作系统的调查评估,借危机机遇,加强风险防范管理,举一反三,开展系统的诊断、治疗和预防。第一层面是针对所发生的危机本身的总结,即调查问题是如何发生的,可以采用调查表形式,分析查明问题的症结所在,研究并提出对策。第二层面是针对单位的危机管理的总结,即反思检查单位应对处理整个危机的全过程,检查单位组织在应对危机中所做的决策与所采取的行动,从中发现危机管理的不足之处,进一步完善危机管理程序与制度。第三层面当然是通过教育培训,增强风险防范意识,建立相应的管理制度,防止重蹈覆辙。全面实施系统化、制度化、标准化、规范化、科学化的五化管理,才是防范纠纷,化解纠纷,避免事故,减少危机的正确轨道。如在新加坡医院的护理管理中,患者跌倒坠床、给药错误、患者逃离医院,以及患者对护士的态度、护理服务和等待时间过长的投诉等,均要追究责任并严肃处理。
总之,只要医疗风险存在,危机就可能随时爆发,风险管理与危机处理是一项复杂系统的工程,需要全员的重视与参与。每一次风险的化解,每一次危机的处理,都会对管理者应急能力的提升产生深远的影响,风险管理与危机处理应该成为每一位医院管理者重视的工作重点。
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