供货会，原先只是厂家在搞，现在一些大型的经销商也在搞，包括一些乡镇二批也在搞，结果是费用逐渐增加，现场订货却不理想，现象是来了满桌吃饭的，走了没有订货的，在这种情况下所有想搞订货会的厂家和经销商是越来越慎重，对促销供货会这种客户资料管理系统下载形式是既爱又恨。

            现场订货量的降低可能有多方面的原因，比如：客户到会率较低、会场没有气氛、会议流程趋于俗套，客户没有新鲜感、奖品设置不合理或不新颖、会议组织不到位等等。

            但促销供货会，有它不可比拟的优势：⑴可以对目标客户群体，进行集中的品牌灌输和促销政策解读，降低沟通成本；⑵可以通过现场抽奖环节调动会场气氛，利用目标客户群体的趋利和赌博心理，进行深入挖掘，诱导客户订货机率，增加现场订货量。

            一场成功的订货会，一定是组织到位、宣传到位、发动客户到位的订货会。主要有以下操作要点：

            一、促销政策的制定：

            原则一、促销嘛就要比平时力度大，而且要过期无效，以此培养现场订货，假如客户知道会议过后也能享受会议政策，他就有可能不到会场；

            原则二、促销政策大小户都要照顾，因为订货量小的客户可能是新客户，先少量订货试销，促销组合金额过大或抽奖资格门槛过高，就有可能把这些新客户挡在门外，减小市场增量机会；

            二、订货会时间的选择：

            节日促销供货会具有时间的限制，比如端午节、中秋节、元旦、春节等，这些节日到来之前，所有的厂家都会搞订货会，谁开在前面，谁就占有市场的主动权。所以一定要开在别的厂家之前。二是要尽量避开星期六、星期天，还有乡镇集会和农忙日期（县级经销商开订货会时要特别注意），因为开在其他厂家之前可以有效挤压客户的订货资仓库，从而减少其他产品的订货量，打击竞争对手。而避开礼拜天，可以减少无效无关人员进入会场，特别是小孩（在北方客户带孩子参会很普遍），正好相反，避开乡镇集会和农忙日期，可以增加目标客户，特别是乡镇二批的到会率，因为在农村的集市是乡镇二批客户资料管理系统下载增加的好机会，他们一般不会错过这样的机会，而去参加你的订货会。

            三、请帖的发放：

            用请帖的方式通户参加会议，一来比较正式，二来明确会议的时间、地点（什么时间,阳历什么日期，农历什么日期，在什么酒店），三者可以凭请帖，减少闲杂人员入场；请帖的发放一定要在会议日期的前一个星期内，发放完成到位，时间越短越好，以防竞争对手看到请帖提前召开会议。

            在发放请帖时尽可能向客户解释促销政策，这样可以减少会议现场的订货时间，还可以应对现场解释政策人员不足的问题。但促销政策尽可能不要留给客户。最好带着订货单下去发请帖，把会场的工作提前做。

            请帖的发放数量和预计到会人数有关，一般来说预计200人到位，那么请帖就应该发放300400份。（另外在会议的前一天，一定要有专人负责电话回访确定实际到会人数，特别核心客户回访）

            四、现场人员组织和安排

            在人员安排方面要做到人人有事做、事事有人管、无空白点、无交叉点，包括谁负责促销政策解读、谁负责开票、谁负责维护现场秩序、谁负责与当地主管部门的沟通协调、谁负责客户投诉、谁负责后勤保障（即客户就餐的时间安排、烟酒饮料物品的控制等）、谁负责处理突发事件等等。

            根据订货会的规模不同，人员安排也有所不同，一般来说规模越大，现场越难于控制，所以一定要组织好、安排好！在人员不足的情况下，一个人可以负责多种事，但在时间上一定要调配开。

            五、现场控制：

            ⑴现场订货：

            订货开票环节是供货会的关键，是会议重中之重。为减少现场订货的盲目性和减轻开票人员的压力，可以采取订货单的形式订货。订货单显示信息包括客户名称（店名）、联系人姓名、电话、地址、订货品种、数量、金额、享受活动政策、负责人（业务员）等。

            现场可以安排业务员一个负责一桌客人或几桌客户订货，做到盯桌、盯人，和客户死泡在一起，别的事情不管，就是负责客户订货，就管好自己的一桌或活几桌。这样业务员可以和参会客户进行一对一的充分沟通，扩大订货效果，二者可以对业务员进行定量考核，根据个人负责的订货量进行会后奖励，提高其工作积极性。

            对没有带现金或现金不足的客户，可以交纳订金，标准是100200元/张奖券，这样可以吸引一些不准备订货或准备少量订货的客户。对此类客户可以在送货是收齐货款、兑现奖品，对会后三日内未能补齐货款的客户，取消奖品，订金不予退还。

            为预防现场订货不积极，可以提前预约好客户订货带动，给予一定特殊政策，也可以设置前5名或前10名订货奖励。

            ⑵现场抽奖：

            现场抽奖是会场气氛调控的关键，气氛控制得好可以增加订货量，为增加气氛一定要有歌舞表演；抽奖一定要本着公平、透明、参与的原则，尽可能让参会客户参与进来。

            为充分调动客户的趋利和赌博心理，可以分组进行抽奖，即100张奖券为一组，订货金额2000元一张奖券，可以调低到订货1000元一张奖券，这样没有订货的客户或订货量小的客户看到有人抽取大奖，就有可能订货或增加订货量，因为人的天性就是贪便宜，碰运气！

            ⑶现场后勤保障：

            客户到场，签到落座一般都是稀稀拉拉，这桌3人，那桌5人，为防止每桌客人坐不满，可以在会场的后排不上餐具，告诉客户后排的客户往前坐，等坐满前排的桌子，再安排后排的，以减少没必要的开餐费用。例如：开10桌就可能坐下的，因为没有坐满，有可能得开12桌。

            对于烟酒的控制，俗话说：林子大了什么鸟都有顺烟的，捎酒的都有，出场的时候拦吧，大部分都是老客户，抹不开面，那就没办法的了吗？提前下手。

            上烟时，把每盒的包装打开用碟子上，散烟装到兜里估计成了烟沫的机会比较大！酒打开盖子上桌，喝完了拿空瓶子来换，还是把瓶盖留下，估计喝不完的酒，没有盖子也不好带，另外有人以给家里的猫、狗，带猫食狗食为借口，把酒放底下，上面盖上猫食狗食的，我们可以现场提供食品袋，让他们用食品袋装，总之，不给一丝机会，降低没必要的开销和成本。

            六、奖品的兑现及核心客户的跟踪回访：

            1、为防止现场秩序的混乱，现场不可兑现奖品，如需要增加供货会影响，提高宣传效果，可以凭请帖兑换纪念奖，但一定要以宣传品为主，比如手提袋、挂历等。

            另外奖品兑换地点一定不要在会场，以避免现场混乱造成会场物品丢失。

            其他奖品（大奖）实行会后货品和奖品统一配送。

            2、核心客户的订货量是决定订货会成败的关键，所以一定要回访重点客户，听取他们对订货会的意见和建议，总结订货会的不足之处，为今后的会议提供经验和教训。