目前，无论是政府是事业办，还是中小企业型，都离不开文件档案管理。在企业信息化建设的的热潮中，大多企事业单位都通过OA系统纷纷建立了自己的档案管理系统，促进档案资料的信息化存储与网络化的服务。

　　一、企业在传统的文档管理存在哪些问题?

　　档案管理由于其特殊性、繁复性、重要性、历史性等特征，很多企事业单位在这部分的管理明显跟不上现代信息化发展水平。主要的问题有：

　　1、档案管理无序化

　　2、档案管理人工工作量巨大

　　3、检索再利用困难

　　4、无法适应企业信息化带来的无纸化归档要求

　　企业信息化发展起来后，几乎所有办公流程、邮件、收发文、公文、公告等重要业务，全部实现无纸化办公存储。其中重要的公文、流程、收发文等，按照企业管理规则，全部需要归档保存;还有OA系统中流转传递的种种重要邮件、文档、公告等，也有归档的需求。而且很多空间存储有限，是无法满足所有邮件、流程、公文的永久保存的。所以在此情况下，重要文件的归档管理需求，显得更加突出。所以让企业重要的信息文档安全保存，方便检索、可再利用，是档案管理信息化必须要解决的问题。

　　二、OA办公管理系统档案管理的设计目标?

　　1、实现所有档案管理工作信息化

　　实现从档案采集、分类、归档、管理、检索、查阅、销毁等整个档案全生命周期的信息化管理，取代过去档案信息的人工分检和人工查阅。尽最大可能实现所有资料电子化、信息化管理。

　　2、提高企业档案管理安全管理水平

　　所有档案信息化管理，采用双线备份、实现企业档案资料线下纸质、线上电子存档的双线管理，帮助企业将重要的产品技术、科技信息、项目成果、工程资料尽最大可能实现电子化、代码化管理，线下线上相结合。保证这些重要资料的安全保存和管理。

　　3、提升企业档案管理水平，加快检索再利用速度

　　企业档案不仅是企业发展的宝贵历史和财富，也是未来产品更新换代、科技探索进步、制度变更完善的重要资料库，为一代代企业管理、技术、应用人员提供着无限的资源和支持。所以为满足企业日益加快的发展速度，必须重视档案信息化管理，提升企业重要产品、科技、文件、制度等文档资料的检索、查阅、再利用的速度。建立完善的企业重要资料档案库，实现所有档案的电子化、信息化管理、双线管理，通过先进的检索工具，实现企业资料的快速查阅、科学变更、及时积累的功能。为企业发展带来便利。

　　4、实现企业OA系统并行安全归档

　　建设名易软件的OA协同办公系统中的档案管理系统，实现企业OA办公平台中几乎所有重要工作内容的及时归档和管理。保证OA系统负载均衡，轻负担运行，同时也保证企业无纸化办公中，重要流程、公文、文档的科学企业管理。

　　三、OA办公管理系统的档案管理主要是如何解决企业问题的?

　　OA档案管理软件是企业单位正常运作不可缺少的部分之一，也是OA系统上重要的组成模块。OA档案管理软件通过对档案的系统管理，全面提高档案的管理水平和档案信息资源的开发利用能力，实现信息与知识的互通和积累。如名易软件所提供的的OA办公信息化解决方案：

　　1、  档案设置：档案中心在正式使用前需要系统管理员先进行基本设置，包括建立档案、保存期限、档案管理员、档案分类和案卷维护等等。档案管理员拥有档案中心管理的全部权限，可以设置负责档案管理的工作人员账号为档案管理员。

　　用户可通过档案管理对单位人员进行资料的录入，归档。添加用户信息时可按照企业的基本信息进行录入，可通过EXCEL导入或导出相关的数据。可在档案管理功能上设置对档案管理内的员工所录入的档案信息进行到期提醒通知，可设置具体的提醒对象。

　　2、  档案维护：档案管理员在OA系统档案维护模块点击已有类目下的案卷名称后，点击新建档案按钮即可新建档案。管理员可以对档案进行维护设置，如限制档案名称、格式，对过期档案进行删除等。也可理解为是收集、整理、查看、归档、著录和统计等功能，绑定多种业务引擎功能，全面管理档案文件的流向，支持并发流程、子流程和回流流程，以满足客户档案管理的需求。

　　3、档案浏览：档案管理员可以在OA系统档案浏览模块下查看本单位的所有档案，可通过档案编号或者档案名称对档案进行排序，还可通过存储方式和状态对档案进行筛选或通过档案名称进行搜索。

　　现今企事业单位和政府机构管理逐渐信息化，OA档案管理软件建立公文管理和档案管理的高效衔接，实现办公文档系统化管理，减少纸张浪费，在迅速发展的同时，也让企事业单位和政府机构的数据更具兼容性和安全性。

　　同时档案也是一个企业知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基础部分。OA档案管理子系统的打造将企业档案信息电子化，在助力企业摆脱传统纸质档案难管理、难保存、难查询的弊端的同时，也为企业带来了更加轻易便捷的档案管理方式，有效节约了企业的管理成本、资源消耗。