如今，通过计算机来进行信息管理已成为了现代企业文档管理的主要方式。与传统的纸质文件相比，电子文档有着许多优势，电子文档形式多样、容量大、体积小，不仅有便于信息共享和易于复制的优点，而且可以通过计算机网络进行远距离传输。电子文档比纸质文档具有更高的效率，能够节约大量的纸质资源，节省存储纸质文件的空间。即便如此，现阶段仍有许多企业还在延续传统的纸质文档管理方式，是什么让企业文档管理仍停留在纸上？            

            为什么仍有企业倾向于传统纸质文档管理文件？            

            据笔者调研发现，仍然采用传统的纸质文档来管理资料的企业，主要是由于纸质文档可控性强，文档以物理形式存在能够保证其隐私性，并且能够保留批改痕迹；对资料的权限控制也方便，不必担心电子文档由于计算机硬盘破损或病毒感染对文件造成威胁等因素。一些企业甚至完全放弃电子文档的便捷性和高效性，继续沿用传统、低效、高成本的文档管理方式。   

            为什么会对电子文档存在顾虑？            

            的确，由于档案信息化建设步伐滞后，加之电子文档存在内容的易修改性、对外部环境和硬件条件的高度依赖性等自身局限，以及对电子文档管理缺乏规范性，没有明确的归档方式、归档范围、归档制度和归档时间等，致使当前电子文档管理面临的问题日益突出。由于管理比较混乱，给电子文档的保存和查找带来一定困难，也增加了电子文档规范化管理的紧迫性和复杂性。当务之急是，妥善解决电子文档保存的真实性问题、电子文档管理的规范性问题、电子文档管理的安全性问题和电子文档利用的开放性问题。            

            如何解决电子文档的管理问题成为了日渐突出的矛盾，如果能够解决电子文档的局限性与弊端，使电子文档拥有纸质文档管理的特质，就能够使企业文档管理达到双赢--既能满足企业对文档管理的需求，化解电子文档管理的局限性，又能使电子文档的优势得到充分发挥。            

            名易文件管理系统搭建传统文档管理方式转型电子化管理的桥梁            

            文档管理产品的出现，为企业文档管理中的矛盾提供了解决之道，为传统文档管理方式转型电子化管理搭建了桥梁。            

            试想，如果每份文档、图纸都以纸质文档形式存在，不仅占用了大量的存储空间，并且纸质文档极易腐烂发霉，管理成本高，任何物理损坏都会造成无法弥补的损失；纸质文档在检索时会浪费大量时间，资料共享困难，效率低下。若信息资料以电子文档形式存在，对信息资料的格式就没有了局限性，无形中缩减了企业的管理成本。            

            文档管理软件的主要目的之一就是使电子文档的利用率最大化，通过文档管理软件，解决企业对电子文档管理的种种顾虑，使电子文档能够规范化、制度化管理。文档管理软件可以提供统一存储平台，方便所有文档的查找，并能做到文档管理的隐私性。同时，文档管理软件能够使电子文档传承纸质文档管理的所有优点与特质，并发挥电子文档的优势，使企业文档管理达到双赢。            

            在文档管理系统中，查找文档时只需根据文档中的字、词、句等信息就能在客户端进行检索，系统能迅速、准确地查找到你所需要的电子文档资料，如果需要还可以把内容打印出来。系统具有在短时间内准、快、全地提供相关资料给用户，操作简便、易懂、省时、省力的特点，为电子文档自动化管理带来质的飞跃。            

            名易软件专家认为，文档管理软件能够实现文档自动化管理的目的，为企业提供安全、可靠、开放、高效的文档管理功能，方便了文档管理的日常操作，避免手工管理中的一系列错误的发生，提高企业的办公效率和企业文件管理的综合水平。            

            通常，文档管理系统会支持纸质文档电子化，如名易文件管理系统协同文档管理系统，能够为企业节约大量纸质成本；同时通过权限控制、数据与文件完整备份、文档存储加密等功能来保证企业内部机密文件与数据的安全性；系统具有完善的自动编号与修订版管理功能，杜绝了文档版本及编号混乱的状况，并且保留修改版本与痕迹，切实成为企业文档管理的得力助手。           

            利用文档管理软件进行管理，是企业全面走向信息化管理的必经之路。文档管理软件能够让企业文档管理走出纸张的束缚，不仅能够使企业运营更加安全、省时、高效，同时还能使企业紧随信息化进程，推进全社会的信息化高速发展。