连日来，以北京为首的十多个城市PM2.5指数爆表，备受全国乃是世界的关注。此次雾霾来袭加剧了空气的严重污染，其原因是多方面的：如尾气排放、扬沙、空气灰尘等。其根本原因与近几年来树木的严重砍伐，污染物的排放有着密切的关系。最近的罕见雾霾天气正是大自然对我们的又一次警告。据世界卫生组织有关资料表明，全球每年死于因环境污染的人数达到280万！有约60%人体疾病与空气污染有关。改善环境现状是全国甚至世界当务之急的任务。

             改善环境的首要任务是保护植被。现如今破坏植被的一大诱因就是纸张的生产。据统计，一个办公室节约6吨纸垃圾，相当于拯救120棵树。目前，我国每生产一吨纸就要耗费7棵大树、100立方米的水。如果每人每天浪费一张纸，全国就要浪费跃2700吨纸、27万吨水。如果全国每人每天节约1张A4纸，一年就节约4745亿张纸，一棵二十岁的树可造3000张A4纸，如果这样算来就可少砍伐1581666棵树。所以，在我国森林资源匮乏、纸张浪费严重的现状下，节约用纸就显得尤为重要。

            由亚洲绿色办公基金会和欧洲绿色生活组织合并组成了世界绿色办公基金会(WGOF)，主要目标是促进绿色办公的理念和推广低碳办公的实施。绿色办公的概念正在向全球企业蔓延。实现在办公中节能减排，从多方面实现生态化办公，其中纸质文件的节约与环保纸张的二次利用是其中的一大重点。

            对于企业来说，日常工作中会产生大量单据、合同、发票凭证、卷宗资料、与客户的往来文件等。许多重要纸质文件，都需要进行归档保存。采用传统的纸质管理，会造成大幅印刷、 反复复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重。纸质文档极难储存，不仅占用大量的物理空间，还非常容易造成不可修复的损坏，并且完全无法检索，任何环节出现问题都会带来难以弥补的损失！下面笔者将罗列一些纸质文档管理中的常见问题：

            1）、纸张大量生产造成严重的植被破坏与环境污染？

            2）、长时间存放纸质文档，由于物理环境因素，纸张发霉变黄损坏，导致重要信息的丢失？

            3）、 使用文件柜来管理纸质资料进行归档保存，不仅占用了大量的空间，查找起来非常不容易，费时又费力？

            4）、烦琐的扫描、分类、保存的流程，任何员工都会觉得厌烦？

            5）、纸质文档扫描成电子图片命名存储后，查找起来非常不易？

            6）、纸质文档需要重复复印实现多人同时查阅，浪费大量纸质成本？

            针对于纸质文档产生的诸多弊端，名易文件管理系统文档管理专家提出了无纸化绿色办公新理念，在保护环境、节约能耗的同时，提高企业的办公效率，让环保高效的电子文档服务于企业。

            
名易软件经过多年的潜心研究，经数千家企业的使用及反馈，根据企业文档管理现有形式与用户操作习惯，不断的对产品进行升级改进，研发出了一套完整、成熟的名易文件管理系统协同文档管理系统。名易软件作为业内的领先品牌，产品上市以来受到广大企业的热烈追捧，得到了数千家企业的一致认可。为了让无纸化绿色办公走进千万企业，名易文档管理专家提供了一套完整的解决方案：

            1）、海量文档集中存储
名易文件管理系统协同文档管理系统为企业搭建一个海量文档资料（电子版、纸质的、Office、txt、pdf）和各类数字资产（视频、音频、图片）等集中存储的平台，稳定可靠，不仅节约了物理空间，还能使查找方便快捷，有效防止重要文件的损坏及丢失。

            2）、纸质文档电子化
名易文件管理系统协同文档管理系统的文档扫描功能与扫描仪紧密集成，可以将公司所有的纸质资料（如合同、收据、发票、人事档案、卷宗、企业宣传册等现有重要的或需要保护的资料）转化为电子的图片或者多页的PDF文件直接扫描保存至系统中，是实现无纸化绿色办公的重要手段。

            3）、自动化、智能化管理方式
系统具有强大的规则设定功能，可以根据不同部门人员及各种条件文档的相关动作，对文档进行规整。文件上传至系统中可以自动整理，使文件分类及保存自动化，无需手动整理，解决了上述人力资源与时间浪费的问题。

            4）、建立高效检索机制
系统支持为扫描后生成的单页JPG或多页的PDF文件增加关键字摘要，更加便于在海量文档中快速查找。

            
系统还具有强大的搜索功能，可以基于正文、文件名/后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等属性组合进行毫秒级搜索，提高办公效率。

            5）、开展远程协作
系统采用B/S架构，支持互联网远程访问，使资料得以多人共享，方便协同查看，员工需要访问调阅某些文件时，只需登录系统即可查看，再也不用重复传输及复印，让企业资料真正脱离纸质载体。

            实现全方位的无纸化绿色办公，是世界企业办公的主流趋势。同时，信息的全方位电子化管理将逐步的取代传统的管理，这也是优化的必经之路。名易文件管理系统作为纸质文档迈向电子化管理的枢纽，为企业架起现代化管理的桥梁，让人们在低碳、环保、安全、高效的环境中办公，让我们的城市离雾霾更远一步！