它是一款功能强大的企业管理软件：它集成了主控系统(CC)、协同办公系统(OA)、培训系统(TC)、付款审批及预算系统(PB)、人力资源管理系统(HR)、财务系统(FM)、协同商务系统(CB)等多个功能强大的管理软件,以全新架构实现了企业各种业务间的协同管理。F12.2是目前推出的版本。免费、自由使用,每半年(在每年2月底和8月底)推出一个新的版本,同时为老用户提供免费的升级包,用户可以自己完成升级。

        概述

        .1 关于人力资源管理系统

        本系统用于管理企业的人力资源业务，如人员信息、入职、转正、调配、离职、休假（包括带薪假）、加班、出差、考勤、薪资、福利、招聘等各种工作，还可以根据需要，进行外协人员的管理。

        人力资源管理系统（以下简称HR系统）的作用不仅在于人力资源本身的管理，更重要的是，只有通过HR系统的严格管理，才能保证各种基础信息（如部门、职务、岗位、功能权限、数据权限）的准确性，这些信息是公司管理的基础，也是其它关联系统如OA系统、培训系统、付款审批及预算系统高效运行的基础。

        .2 关于使用HR系统的建议

        系统涉及的内容较多，也比较复杂。下面是对使用HR系统的简单建议：

        . 如果本单位的员工人数少于100，建议不要启用HR系统，因为HR系统中各种流

        程要求比较严格，而且HR系统内容较多、学习起来要花费较多时间，因此对于小企业是没有必要的。300人以上的单位比较适合使用HR系统。100-300人的单位可以视情况决定是否使用。

        . 如果员工人数较多，最好也是在OA系统正常使用三个月以后，再考虑使用HR系

        统。在此之前，先不要启用HR系统（启用后就必须改用人力资源管理的相关流程，而且启用后不能再停用）。因为在使用OA系统、培训系统的过程中，可以先了解系统的操作习惯，以及各种基础信息（如部门、职务、岗位）的设置是否合理，这些信息是HR系统最重要的基础信息，如果设置得不太合理，那么在只启用了OA、培训系统的情况下便于调整和优化（如果启用了HR系统，修改起来工作量要大很多）。这样相当于把一个复杂的工作分步实施，有利于逐步了解系统并把系统使用好，显然是更方便的。

        说明：由于HR系统的使用对于其它所有系统如OA、PB、TC、FM都非常有帮助，所以如果希望把HR系统用好，员工较少的企业也可以启用HR系统，此时可以只使用员工信息管理及转正、调配、离职的管理，不必做考勤薪资福利管理等其它业务，这样会比较简单。

        .3 关于本教程

        为了用户能够方便、直观地了解HR系统的使用方法和相关工作流程，软件服务社提供了这样一个完整的使用教程，其中将以大量实际业务为例详细说明和演示HR的使用方法。

        系统涉及的内容较多，使用较为复杂，因此建议按本教程介绍的顺序逐步使用。 注意：

        . 详细了解主控系统：

        系统中会用到大量基础信息，这些信息主要是在主控系统中管理的，应当按照《主控系统使用教程》，详细了解主控系统的管理方法。

        . 建议把本教程看两遍

        看第一遍时肯定会有一些不清楚的地方，这是很正常的。因为要使用HR系统，首先要进行基础信息设置，但这些基础信息的设置都需要基于对基本概念、流程、业务规则和系统使用方法的充分了解。比如：要设置“角色权限”，必须非常清楚系统中的每个功能的用途，但在没看完本教程后面的所有说明和演示之前，不可能完全了解这些内容。同样，一些基础信息（如“岗位、薪资项目、薪资等级、福利项目、福利等级  ”）非常重要，在HR系统中会经常用到、必须设置好，但在对后面的业务内容非常了解之前，也不可能完全了解这些基础信息的真正用途和设置方法。 所以在看第一遍时，如果有不太清楚的地方，可以继续向下看。当全部看完之后、再看第二遍时，这时对很多业务都已经有了直观的了解，理解起来就容易得多、全面得多（实际上，学习任何系统都是这样）。

        . 本教程侧重于讲述怎样使用HR系统进行有关工作的处理，并不是系统功能的使用

        说明。所以在实施过程中，还必须参考下列内容：

        ) 系统中的综合使用说明：登录HR系统后，右上角有一个“使用说明”，其中包括了

        对这个系统的综合说明和一些基础知识，是系统使用所必须了解的内容，可以点击查看。

        ) 系统中每个功能的使用说明：系统中的每个功能都有预置的详细说明（在系统中执

        行每个功能时，在“当前位置”后面都有一个“说明”按钮，可以随时点击查看，非常方便。如下图）：

        如果有问题，可以联系我们，我们将为您提供技术支持。

        .4 企业管理中的一些基础概念

        下面是一些非常重要的基础概念，是企业管理（特别是人力资源管理）方面的基础知识，在各个关联系统中会经常用到，它们是系统最重要的基础。在使用HR系统前，应当完全了解这些概念，并根据本单位的实际情况做相应的设计。

        有些概念可能比较抽象，可以结合后面的各项具体工作深入理解。其中，有些概念在主控系统中已做了详细介绍，这里仍列出来，是为了便于您集中查阅。

        . 组织、组织结构

        组织：指的是按照一定目标建立起来的人的集合。

        组织结构：指的是根据管理需要对一个组织进行的细分。

        . 部门

        部门指的是在一个组织中，按照工作内容和管理相关性划分的人的集合。

        部门的设置取决于管理的需要。可以从不同的角度、以不同的方式为一个组织设置部门。

        . 岗位、职位、职务的概念及其关系

        一个组织中，完全可替代的人的集合，称为岗位。

        岗位是组织的基本构成单位。

        实际工作中，经常提到“职位”。在人力资源管理中，职位与岗位可以认为是同一个概念。“职位”一词多见于机关、团体、事业单位的人事管理中，而在我国企业人力资源管理中，更广泛使用的是“岗位”一词。

        职务：指的是根据职位规定应该担任的工作。

        职位与职务：应注意这二个概念的区别。

        ) 职位是组织内固定的一个职务的特定事件。例如，“财务经理”职位可以是“财

        务”组织“经理”职务的一个实例。职位属于组织。任何时候，一个职位可能

        有一个、多个或没有任职人员。

        ) 职务是组织内的通用职责，它独立于任何单个组织。例如，“经理”职务可以

        出现在很多组织中，比如，各个部门都可能有职务是“经理”的岗位。

        下面只采用“岗位”这个名称，以免导致一些错误的理解。如在人力资源管理课程中常提到的“职等”是“职位等级”的简称，但在称为“职等”时容易被误认为是“职务等级”。所以下面只采用“岗位”这个名称，相应的，有“岗位等级、岗位序列、岗位编制”等概念。

        . 岗位等级、岗位序列

        岗位等级：是对工作内容、难易程度、责任大小、所需资格相似的岗位的一个描述。 岗位等级是对工作性质相同，而责任轻重、困难程度相同或不同的岗位的一个描述。

        . 岗位编制

        指的是根据管理的要求，一个岗位上“应当”配置的人员数量。

        . 缺编与超编

        如果一个岗位上的当前在职人数<岗位编制，称为缺编；

        如果一个岗位上的当前在职人数>岗位编制，称为超编

        . 薪资项目：

        是指工资的构成项目，如基本工资、考勤奖金、绩效奖金等。但不包括下列内容：

        不包括加班、出差等的补贴或请假、迟到等的扣款，这些属于考勤项目，由系

        统自动计算后附加到工资中。

        不包括社保、住房公积金，这部分在福利管理部分单独处理。

        . 单位工价：

        是指每发生一次某种类型的请假、加班、出差、迟到、早退、旷工，应在工资中增加或扣减的金额。

        . 薪资等级：

        是指薪资项目的构成及金额相同、各单位工价相同的一种薪资标准。

        . 薪资并发项目：

        是指与工资一起计算并发放、但业务性质上并不属于薪资的一些项目。

        .5 实施工作内容及计划概述

        应当先在“主控系统”中完成有关基础信息的设置，然后，再分阶段实施“HR系统”。

        .5.1 主控系统的工作内容及实施计划概述

        每个关联系统负责企业管理中的一类工作。各个关联系统都要在主控系统中经过相关设置，才可以使用。由于系统在设计上采用了上述结构，所以各个关联系统的设置也具有非常好的一致性，各个关联系统的使用基本都是按以下思路进行：

        . 组织信息管理：在《主控系统使用教程》中已经介绍了最主要的组织信息，它们不

        仅可以用于OA、TC系统，也可以由HR系统等共享。现在要使用HR系统，只要在此基础上，再进行一些必要的补充设置即可（如岗位信息的补充设置）；

        . 公共信息管理：用于设置和维护各个关联系统共享的基础信息；

        . 专用信息管理：需要在“关联系统管理——人力资源管理系统”中，设置好HR系

        统中专用的基础信息，如与员工信息、考勤、薪资、福利相关的基础信息。

        . 关联系统启用及设置：HR系统缺省是未启用的，应当在完成上述工作完成后，启

        用HR系统，然后才可以使用HR系统。

        . 系统权限管理：必须根据本单位的管理需要，设置好各个岗位的权限（包括功能权

        限和数据权限）。每个用户将自动按照其岗位上的权限来使用系统。HR系统涉及员工个人信息及薪资、福利等数据，具有很高的保密要求，必须设置好系统权限；

        系统的使用也遵守上述规则，下一章将会专题介绍怎样在主控系统中进行各种基础设置，以便启用HR系统。

        .5.2 HR系统的工作内容及实施计划概述

        系统所管理的内容较多，流程也比较复杂，因此，软件服务社将HR系统设计为允许分阶段使用，即在主控系统中完成基础设置并启用HR系统后，并不需要立刻使用HR系统的所有功能。可以按照下面的建议，分阶段实施，这样便于简化工作，工作层次性也更好：

        . 第一阶段：员工信息管理（包括入职管理）

        目标：这个阶段主要完成下列工作：

        现有员工信息的导入：如果现有员工信息已经有规范的EXCEL文件，可以直接导入HR系统，因此可以快速完成大量员工信息的录入；

        了解员工的入职申请、审批流程；

        了解员工信息的日常维护方法；

        了解一些特殊业务，如：再入职申请、黑名单管理等；

        全面了解员工信息的查询分析；

        相关部门：

        人力资源部、信息部

        说明：由于这个阶段可能涉及一些技术性的问题，所以信息部应当多参与，并为人力资源部提供尽可能的帮助。

        . 第二阶段：员工转正、调配、离职的管理

        目标：

        利用HR系统进行员工转正、调配、离职的管理，了解相应的流程和操作方法。 相关部门：

        人力资源部

        【说明】：这二个阶段是HR系统实施中最基础也最重要的阶段，一方面录入并维护全部员工的人事信息，同时，可以根据在这二个阶段的系统使用情况，再次评估主控系统中各种基础信息的设置是否合理，特别是部门、职务、岗位等信息，并不断进行优化调整（因为这些信息涉及本单位非常细致的组织结构分析，很难一次设计好，需要有这样一个优化的过程），为后面进行考勤、薪资、福利等业务的管理打下基础。更重要的是，由于HR系统中所使用的部门、职务信息与OA、培训等系统是共享的，所以，通过HR系统的深入使用，可以使OA、培训等系统的基础信息变得更加规范，从而提高了这些系统的使用和管理水平。

        所以，应当先把这两个阶段的各项工作完全理解好，不要急于开始后面各阶段的工作。

        . 第三阶段：考勤、薪资、福利的管理

        目标：

        利用HR系统进行考勤、薪资、福利的管理。这些业务是HR管理的核心业务。 相关部门：

        人力资源部

        . 第四阶段：人事合同管理

        目标：

        完成人事合同管理功能的实施。

        相关部门：

        人力资源部

        注：本阶段也可以放在考勤、薪资、福利管理之前实施。

        . 第五阶段：招聘管理

        目标：

        完成招聘管理功能的实施。

        相关部门：

        人力资源部

        注：本阶段也可以放在考勤、薪资、福利管理之前实施。

        . 第六阶段：带薪休假管理

        目标：

        完成带薪休假管理功能的实施：由于带薪休假的管理比较复杂，与一般的考勤管理工作完全不同，所以可以在考勤、薪资、福利管理工作理顺之后再单独实施。 相关部门：

        人力资源部

        系统专门设计为分阶段实施的方式：在HR系统刚启用时，可以只使用第一、二阶段中的各个功能、不必考虑后面的其它功能，这样就能使HR系统运行起来。当对系统

        的了解逐步清晰、并且各种基础信息比较完善后，就可以再进入后面的各个阶段。因此，HR系统的使用大大简化。建议按本教程建议的顺序逐步实施。

        .6 实例

        .6.1 案例简介

        本教程将以“用有门业有限公司（集团）”（以下简称“用有门业”）为例，提供一个完整的操作演示（本例内容纯属虚构，如有雷同，纯属巧合）。

        用有门业已根据《主控系统使用教程》，完成了各种基础设置，并开始正式使用OA和TC系统。

        现在根据企业管理需要，决定开始使用HR系统。

        该公司的信息请查看《主控系统使用教程》，下面是HR系统中常用的一些人员：

        .6.2 HR系统实施计划

        用有门业决定按上面的建议，分阶段实施。

        下面是本教程涉及的操作演示内容列表，以便参考：

        年12月：本月工作内容如下：

        日：在主控系统中进行基础设置，完成后启用HR系统。前期由两个主要人员使用。

        日：开始导入或录入现有员工信息，并补充完毕；

        日：开始做新员工入职申请和审批，并练习各种查询功能、员工信息维护；

        14日：做一批转正、调配、离职（离职撤消）操作。

        日：根据正式的分工，设置好正式的岗位、角色，开始正式使用，并做一批入职、转正、调配、离职的操作。

        年1月：

        日：深入使用，进一步了解HR系统和人力资源管理工作。

        年2月：

        日：决定从2月20日至3月19日这个考勤期间开始启用考勤薪酬业务，开始进行有关基础信息的设置。

        月20日至3月19日：进行考勤登记，并了解日常工作中的薪资信息维护（包括在入职、转正、调配、离职时的薪资管理工作）

        年3月：

        日：考勤任务分配，然后各考勤主管完成考勤任务执行，并完成封存；

        日：完成薪资任务分配；

        日：完成福利任务分配，然后各福利主管完成福利任务执行，并完成封存； 25日：各薪资任务执行人完成薪资任务执行，然后封存。

        年4月：

        学习使用人事合同管理、招聘管理、带薪体假管理。

        .6.3 怎样练习

        您在查看本教程时，可能会想参照教程中的讲解，同步练习。在软件服务社网站上的“练习专区”，提供了与本教程相配套的多组练习数据，并有每组数据的详细说明。您可以下载这些数据，并参照本教程中的说明进行练习。

        下面开始在主控系统中进行各种基础设置，以便为HR系统的使用做好准备。

        2 主控系统中的工作内容

        前面提到，必须先在主控系统中完成一些必要的设置，才能开始HR系统的实施。具体包括下列内容：

        .1 准备工作：基础信息的确认与补充调整

        用有门业在主控系统中已经设置了大量的基础信息，如部门、职务、岗位等，通过OA等系统的使用，对这些设置已有了较直观的了解。

        这些基础信息的设置对HR系统的使用有重要影响，所以在启用HR系统前，必须确认这些设置是否符合本单位的实际管理需要。如有不符，应当先进行调整。

        另外，有些岗位前期可能没有很好地设置，特别是一些不需要使用OA等系统的员工的所属岗位。但是在启用HR系统前，必须把所有岗位全部设置好（包括相关的部门和职务），因为在HR系统中需要记录所有员工的岗位信息。在《主控系统使用教程》中介绍过，用有门业已经设置了这些岗位（如保安员、保洁员、下属生产企业工人）。

        .1.1 设置“HR系统管理员”

        目前只有主控系统管理员付聪可以登录主控系统，查看并设置基础信息。但是当企业规模较大时，由系统管理员负责这些工作并不合理。因为企业的部门、职务、岗位等设置属于企业管理范畴的内容，比如，公司经常会根据业务需要增设某些部门、岗位，或者根据管理需要对现有部门、岗位做出调整，系统管理员不可能实时了解这些日常管理工作。因此，“完全”由系统管理员负责这些信息的设置及日常维护，显然是不恰当的。 为此，需要允许相关的管理人员登录主控系统，查看并维护这些基础信息。

        在主控系统中有一个预置的角色“HR系统管理员”（如下图所示）：

        这个角色的设置如下：

        可以看到，这个角色可以进行一些组织信息、公共信息和HR系统基础信息的管理，以及员工和用户管理。比如，它具有“管理部门、职务、岗位”等信息的设置权限。

        在一般企业中，人力资源管理部门的负责人（后面简称“HR负责人”）对这些管理工作最为了解。用有门业决定由“人力资源部经理”作为“HR负责人”，所以，可以把这个角色权限提供给“人力资源部经理”这个岗位，这样，“人力资源部经理”就可以登录主控系统、并执行上述功能。

        操作示例：

        年12月5日，付聪在主控系统中进行下列操作：

        执行“岗位信息管理”功能，找到“人力资源部经理”这个岗位：

        可以看到，该岗位具有OA和TC系统的使用权限，但在主控系统（CC）中的功能权限为空，即当前没有主控系统的使用权限。修改为：

        然后点击“保存”。这样，这个岗位就具有了主控系统的使用权限。

        这时，可以让人力资源部经理韦宝华登录“主控系统”，登录后，可以看到具有以下功能的使用权限：

        这些权限主要包括：

        . 组织信息的管理：

        包括管理部门、职务、岗位的设置：

        . HR系统专用信息的管理：

        在“关联系统管理——人力资源管理系统”菜单下，可以利用各个功能管理HR系统的专用信息，如下所示。这些信息显然更适合由HR负责人来确定。

        . 员工及用户管理：

        显然，HR负责人更清楚每个员工的分工和权限，比如，新入职的一个员工是部门经理，那么就需要为其授权（设置登录名和密码），如果是保洁员，则可能不需要。所以，在HR系统启用后，是否给员工授权也可以由HR负责人管理，这样不但方便、而且合理。同时，主控系统管理员付聪就可以不必再花时间处理这些日常工作。

        这样，可以由韦宝华和付聪一起，在主控系统中检查这些基础设置，并根据需要进行补充调整。

        .1.2 注意

        基础信息的设置对HR系统的使用有重要影响，所以在启用HR系统前，必须确认这些设置是否符合本单位的实际管理需要。但是，这些工作并不能仅由IT部门的系统管理人员或HR负责人确认，而是需要高层管理人员的参与，因为这些工作实际上是在确认企业的管理架构，如果高层管理人员前期不充分参与、等HR系统实施到相当程度后又要求大量修改这些基础设置，将会导致工作的混乱。

        .2 组织信息管理

        .2.1 现有信息概述

        在《主控系统使用教程》中，已经对组织信息进行了详细的设置，包括：管理主体、法律主体、管理部门、职务、岗位，以及相关的部门类别、职务类别、岗位等级、岗位序列等信息。

        这些信息对于OA、TC已经足够，但要使用HR系统，还需要对岗位信息进行做进一步的补充，包括：

        .2.2 岗位基本信息的补充设置

        在不准备使用HR系统时，设置岗位所需要的“基本信息”只包括：

        但是，如果准备使用HR系统，那么还必须给每个岗位设置好“岗位编制、设立日期、是否信息审核岗位、信息审核岗位”，因为在使用HR系统后，这些都是必须要用到的信息。在HR系统启用前，设置和查看岗位信息时，在“基本信息”部分，并不显示这些信息。而是需要勾选“显示扩展信息”后，才会显示。比如查看“集团人力资源部经理”这个岗位，并勾选“显示扩展信息”，如下所示：

        下面介绍怎样补设这些信息。

        2.2.2.1 岗位编制

        “岗位编制”主要用于查看和管理岗位的缺编、超编。系统中缺省的岗位编制是0，前期可以不修改。后面我们再介绍如何把这个信息逐步管理好。

        .2.2.2 设立日期

        如果岗位较多，可以批量设置各岗位的“设立日期”。因为同一部门中各个岗位的设立日期经常是相同的，即都是与其所属部门同时设立的。

        例如：集团各个职能部基本是在公司成立时设立的，所以，可以把集团职能部中各个岗位的设立日期全部设置为用有门业有限公司的成立日期“1988年12月6日”。操作方法如下：

        执行“岗位信息列表维护”功能，指定下列条件，列出集团职能部中的各个岗位：

        点击“查询”按钮，显示如下：

        然后点击“保存”，则可以把这些岗位的“设立日期”一次性全部设置好。

        注：生产企业和分公司中各个岗位的设立日期在利用组织单元模板创建组时时已经设置好了，所以不必补充。例如：查看“形惠门公司财务主管”岗位，

        可以看到设立日期已经设置好了：

        【说明】：“设立日期”主要用于记录，所以前期只要简单设置即可，并不需要有很严格的要求。将来如有时间，再逐步细化。比如前面把集团职能部中的所有岗位的成立日期都设置为1988年12月6日，但实际上有的岗位是后来设置的，比如用有门业刚成立时只生产木门和防盗门，其车库门研发组是2001年3月9日才设立的，所以，可以把这个部门下的岗位再单独调整即可，这里不再赘述。

        .2.2.3

        是否信息审核岗位

        在HR系统中管理员工信息时，经常需要经过申请、审核的流程。比如，一个员工的入职需要先由录入人员在系统中填写入职申请，然后提交给审核人员审核。员工的转正、调配、离职也是这样。但并不是每个人都有权限进行审核。因此，我们需要指定哪个岗位上的人员可以执行审核。如果一个岗位上的人员可以执行审核，那么这个岗位就称为“是”信息审核岗位。

        缺省情况下，只有“系统管理员”这个岗位“是”信息审核岗位：

        这样的设置只是系统中的缺省值，但肯定不符合企业管理需要，因为员工的入职、转正

        等审批肯定不会由系统管理员负责，因此需要进行修改。

        下面把“集团人力资源部经理”这个岗位改为“是”信息审核岗位：执行“岗位信息管

        信息审核岗位”改为“是”：

        另外，由于“系统管理员”这个岗位肯定不负责这些员工信息的审核工作，所以上面指定了正式的设置后，可以把“系统管理员”这个岗位修改为“否”，操作方法同上。

        这样设置后，用有门业员工入职、转正、调配、离职的审批将由“集团人力资源部经理”这个岗位负责。

        【注意】：一个企业可以有多个岗位“是”信息审核岗位，比如：用有门业规模较大，因此规定：集团总部和下属公司职能部副经理以上岗位的员工由“集团人力资源部经理”韦宝华审核，而其他岗位的员工由集团人力资源部的“薪资主管”詹小月审核。但在HR系统使用前期，为了降低学习和使用的难度，可以先只指定一个岗位“是”信息审核岗位。当经过一段时间的使用，对HR系统有了直观了解后，再根据本单位的管理需要，改为正式的设置。因此，现在只把“集团人力资源部经理”这个岗位设置为“是”信息审核岗位。

        .2.2.4 信息审核岗位

        一个岗位的“信息审核岗位”用于确定该岗位上员工的入职、转正、调配、离职是由哪个岗位来负责审批的（因为允许有多个岗位“是”信息审核岗位）。只能从已指定为“是”信息审核岗位的岗位中选择。

        系统中有些岗位现在的“信息审核岗位”为空，还有一些岗位虽然有设置（比如利用组织单元模板创建组织时生成的岗位），但可能只是个缺省设置、并不符合本单位的实际管理要求，因此需要全面梳理好这个设置。

        上面提到，现在所有员工入职、转正、调配、离职的审批由“集团人力资源部经理”这个岗位负责。因此，可以把所有岗位的“信息审核岗位”都设置为“集团人力资源部经理”。操作方法如下：

        执行“岗位信息列表维护”功能，直接点击右上角的“查询”按钮，查出全部岗位，然

        然后点击“保存”即可。

        说明：点击按钮选择“信息审核岗位”时，在弹出窗口中只显示了以下可选岗位：

        这是因为我们指定了只有这一个岗位“是”信息审核岗位。而系统中原来缺省“是”信息审核岗位的“系统管理员”已修改为“否”，所以就不再显示了。

        完成上述工作后，每个岗位的“信息审核岗位”就确定了。比如“工程部副经理”这个岗位：

        .3 公共信息的设置

        系统涉及的公共信息较少，只有一个“银行信息”（如下所示），用于设置本单位工

        资发放等业务涉及的银行信息。它的设置将在后面做考勤薪资福利管理时再介绍。

        .4 专用信息的设置

        可以在“关联系统管理——人力资源管理系统”中，设置HR系统的专用信息。

        应当依次设置下列信息。在各个功能的“说明“中，有详细的使用方法，可以随时查看。 下面介绍一些主要功能的使用方法：

        .4.1 角色权限管理

        本功能用于设置HR系统中的“角色”，并指定各个“角色”在HR系统中的权限（如允

        许执行HR系统的哪些功能）。

        执行本功能时，可以看到，系统中预置了以下“角色”：

        可以点击“修改”按钮，在弹出窗口中查看各个角色的当前设置。

        角色信息可以由用户自行管理，比如：可以根据需要增加新的角色，或者对现有的角色进行修改。上述预置角色是一些常用的角色，下面以这些预置角色为例进行简要说明。由于现在还没有开始使用HR系统，也没有数据，所以不容易完全理解这些设置的意义，这没有关系。在后面HR系统开始使用后，结合业务实例，将会很容易理解。

        .4.1.1 角色设置概述

        下面以系统中预置的“总部人事经理”角色为例，说明HR系统角色所包括的内容。 点击“总部人事经理”这个角色后面的“修改”按钮，可以查看这个角色的设置：

        可以看到，一个角色的权限设置包括：

        . 今日关注授权：

        登录HR系统时，系统会自动弹出一个“今日关注”窗口，其中显示的是一些比较关注的常见信息，如“近期应转正的”员工有哪些、“今天过生日”的员工有哪些  但并不一定每个用户都允许看到所有内容。这里的授权就是用于确定某个角色的用户进入HR系统时，在“今日关注”窗口中可以查看的内容。

        . 员工信息查询授权：

        系统中，员工信息包括的内容很多，可以分为“管理信息、个人信息、辅助信息、业务记录、考勤信息、薪资信息、福利信息、其它薪酬、合同信息”等多个部分。比如“管理信息”包括了员工的部门、职务、岗位、入职日期等信息，“薪资信息”包括了员

        工的薪资等级、每个月的实际工资信息。显然各种信息要求的保密程度是不同的。

        可以在角色信息中设置“员工信息查询授权”，以确定这个角色的用户在查看员工信息时，能查看到哪些信息。系统允许设置到非常细的程度，比如，可以允许有的角色查看员工的家庭住址，而另外的角色则不允许。

        . 功能权限：

        这一部分用于确定这个角色的用户登录HR系统后，可以使用菜单中的哪些功能。

        .4.1.2 系统中预置角色的简要说明

        系统中预置了一些角色，下面对这些角色及其在用有门业的适用岗位进行简要说明，后面各章再结合实例演示，这样会更好地理解HR系统的角色设置。这些角色也是实际工作中经常用到的，可以根据本企业的管理要求，对这些预置角色进行调整，以便更好地实现权限管理。

        . 总部人事经理

        全面负责HR系统的应用。具有基础信息管理、人员信息管理、考勤及薪资福利管理、人事合同管理、招聘管理等重要权限。

        适用岗位：集团人力资源部经理

        . 总部人事薪资主管

        负责员工入职、转正、调配、离职的审批，以及薪资管理。

        适用岗位：集团薪资主管。在用有门业，该岗位不仅负责集团的薪资管理，而且负责分管岗位上的员工的入职、转正、调配、离职的审批。

        . 总部人事考勤主管

        负责入职、转正、调配、离职的申请、员工信息维护、人事合同管理、考勤登记，并全面负责本单位考勤管理。

        适用岗位：集团人事信息组文员，该岗位负责员工信息管理，同时负责集团的考勤管理工作，以及集团人力资源部员工的考勤登记。

        . 总部福利主管

        全面负责员工福利管理，并具有员工信息查询的权限。

        适用岗位：集团福利主管，该岗位负责总部员工的福利办理工作，及福利任务分配、福利任务审核。

        . 人事信息维护

        负责人员信息录入及维护、人事合同管理等工作。

        本例中，用有门业不需要使用这个角色。

        . 分部人事经理

        具有入职、转正、离职、调配的申请权限，以及有关员工信息的查询权限。并有权限对

        本分部人员进行考勤登记、福利管理和薪资审核。

        注：“分部”可以是子公司、分公司、办事处等。这个名字对应于“总部”。

        适用岗位：下属生产企业的人力资源部经理和分公司主管人事工作的副经理（因为用有门业的分公司没有设置人力资源部经理，是由分公司副经理兼管人事工作）。

        . 分部人事考勤福利主管

        具有入职、转正、离职、调配的申请权限，以及有关员工信息的查询权限。并负责本分部人员的考勤登记、福利管理。

        本角色没有黑名单管理、再入职申请功能，因为这些功能不常用。只有黑名单、再入职查询功能。

        适用岗位：下属生产企业和分公司的人力资源部主管。负责本公司的员工信息管理、考勤登记、考勤任务执行、日常福利管理（包括员工福利等级设置和调整）及福利任务执行。

        . 分部人事考勤主管

        具有入职、转正、离职、调配的申请权限，以及有关员工信息的查询权限。并负责本分部人员的考勤登记。

        本例中，用有门业不需要使用这个角色。

        . 部门考勤主管

        负责本部门的考勤登记工作。

        适用岗位：集团各职能部的考勤登记人员。注：下属公司的考勤工作由该下属公司人力资源部主管统一负责，因此不必再给下属公司职能部设置考勤主管。

        . 部门经理

        具有本部门人员的信息查询及考勤、薪资数据审核的权限。

        适用岗位：集团职能部经理，因为要审核考勤任务和薪资任务。注：各生产企业由该公司人力资源部经理负责、分公司由该公司主管人事的副经理负责，因此不必再给下属公司其他职能部经理设置HR系统的角色，即他们没有HR系统的使用权限。

        . 高级经理

        具有员工信息查询和考勤、薪资数据审核的权限，以及招聘管理的权限。

        适用岗位：副总经理（分管人事工作的除外）、下属生产企业及分公司经理。

        . 总经理

        适用于董事长、总经理、HR总监等，具有HR系统主要信息（包括薪资福利信息）的查询权限及一些审批权限。

        适用岗位：适合董事长、总经理、主管人事工作的副总经理

        . 会计核算

        用于薪资福利等数据的统计。

        适用岗位：适合于财务部的会计人员。可以只给集团财务部的会计授权，由集团财务部统一出数据。

        14. 员工信息查询

        只具有最基本的员工信息查询功能，以及转正、调配、离职的查询功能。

        适用岗位：如果有的岗位需要进行一些基本的人事信息查询，可以使用这个角色。

        . 个人自助

        用于查看本人的各种信息（如可以查看本人的考勤、工资）。适用于一般员工。 适用岗位：适用于有电脑的普通员工查看个人信息。

        . 全部功能测试

        具有HR系统的全部功能权限，一般用于系统测试人员。

        适用岗位：具有HR系统的全部功能权限，一般用于系统测试人员。

        .4.1.3 小结

        通过“角色权限管理”功能，可以非常精细地进行权限设置：无论是设置允许执行哪个功能，还是设置允许查看员工的哪一项信息。

        设置好的角色可以在后面设置岗位的“功能权限”时引用，从而决定了这些岗位上的用户在HR系统中的权限。

        系统信息的保密性和权限管理要求很高，所以应当非常关注并理解角色的设置。本章先进行简要的介绍，以便对角色权限管理有一个初步的了解。可以仔细查看本功能的“说明”，熟悉如何设置角色权限。后面还会结合实例，对角色权限管理再做详细说明。

        .4.2 系统参数设置

        这些是HR系统中重要的参数，系统中有预置值。如有必要，可以根据本单位的需要进行调整。但一般情况下不必修改。

        可以查看本功能的“说明”，了解各个参数的意义。

        2.4.3 信息字典维护

        信息字典中列出了系统中需要引用的一些基础信息（如民族、籍贯、户口性质  ），这些信息需要在本功能中定义。

        系统中有较全面的预置值，可以查看一下，如有必要，可以增加或修改。

        信息字典涉及的信息较多，各项内容的意义以及本功能的使用方法，可以查看系统中的“说明”。这些信息都很容易理解，在后面各项业务中将会逐步用到（如调配类别、调配原因  ）。

        .4.4人员类别管理

        人员类别：可以根据管理需要，将员工分为不同的类别。可以根据需要采用不同的分类角度。

        系统中有一个缺省的类别：“员工”。一般情况下，可以不必做其它设置、只使用这个缺省值即可。

        .4.5 证件类别管理

        在系统中录入员工信息时，会要求录入证件类别和证件号。系统中预置的证件类别有“身份证”。如果本单位有非中国大陆籍员工，可以再设置其它类别，如护照、台胞证等。

        2.4.6 试用期类别管理

        本功能用于按照人事规定，定义转正的各种试用期。

        系统中有一些预置值，可以查看一下，如有必要，可以增加或修改。

        可以点击“修改”按钮，查看具体设置。比如，点击“一个月”后面的“修改”按钮，则弹出窗口显示：

        可以进行下列操作：. 新增试用期类别：点击“新增”，并录入下列信息：名称：即试用期的名称，如“一个月”、“三个月”（注意：这只是名称）编号：要求是数字，不得重复计算单位：可以选择“天”或“月”试用期数值：要求必须填写不小于0的整数

        类别描述：可以不填

        系统会根据计算单位和试用期数值，以及员工的入职日期，确定好计划转正日期，如：计算单位为“天”，试用期数值为30，表示计划在入职30天后转正；计算单位为“月”，试用期数值为3，表示计划在入职三个月后转正。

        . 查询现有试用期类别，并进行修改。

        本功能可以直接列出所有“在用”的试用期类别。也可以把查询条件中的状态指定为“停用、全部”，查出停用的、或全部的试用期类别。可以对查询结果点击“修改”，允许修改其中的任何信息。

        也可以修改“状态”，从而把在用的改为停用，或把停用的改为在用。由于系统中已预置了较多的常用数据，所以一般不必新增，也不必修改。

        .4.7 说明

        在“关联系统管理——人力资源管理系统”菜单下，还可以设置很多专用信息，例如关于考勤、薪资、福利及人事合同管理的基础信息。由于采用分阶段实施的方式，所以将在后面的有关业务实施时再介绍，这样可以使各个阶段的工作尽可能简单清楚。

        .5 HR系统的启用

        .5.1 启用HR系统

        缺省情况下，HR系统是“未启用”的，因此并不能象OA、TC那样直接登录。 所以要使用HR系统，必须先“启用”HR系统。

        上述基础信息全部设置完毕后，可以执行“关联系统设置”功能（如下图），启用HR系统。如下所示：

        可以看到，“人力资源管理系统”当前是“未启用”的。点击“人力资源管理系统”这一行后面的“启用”按钮，系统提示：

        点击“确定”后，系统又提示：

        系统启用前，须完成下列准备工作：

        软件服务社：人力资源管理系统使用教程 必须先给现有的每个岗位（包括“停用”的岗位）设置好使用

        HR系统所必需的信息，包括：岗位编制、设立日期、信息审核岗位、是否信息审核岗位。可以执行“岗位信息管理”或“岗位信息列表维护”功能，设置这些信息。

        系统启用后，对系统管理会有更高的要求，例如：

        要求员工信息更加完整，且员工信息的管理必须采用相应的申请、审批流程；

        如果要进行考勤、薪资、福利等各种人事业务管理，还需要设置好相关的基础信息；

        您确认要启用HR系统吗？

        继续         取消

        前面我们已经完成了上面要求的准备工作，如“岗位编制、设立日期、信息审核岗位、是否信息审核岗位”的设置。因此点击“继续”，此时系统弹出窗口，要求输入本人的密码和启用日期：

        付聪输入自己的密码f1234567，并指定HR系统的启用日期为2011年12月5日，然后点击“确认启用”，则系统启用成功。此时再执行“关联系统设置”功能，可以看到，“人力资源管理系统”状态变为“已启用”：

        注意：启用HR系统时，要求指定HR系统的启用日期，一般可以指定为当前日期。

        【说明】：如果存在某些岗位没有设置“岗位编制、设立日期、信息审核岗位、是否信息审核岗位”，那么在点击“继续”时，系统会给出提示，并禁止启用HR系统。这样可以保证只有在各种必要的信息设置完整后，才能启用HR系统。

        .5.2 增加HR登录的安全性

        由于HR系统中的数据非常重要，对数据安全有较高的要求，所以可以指定登录HR系统时必须有更多的安全控制：不能象培训系统那样直接从OA中点击登录。因为OA用户在工作时间一般应当始终在线，如果HR象培训系统那样允许直接登录，就有可能当用户暂时离开时，其他人直接点击登录HR系统，从而可能发生一些问题。另外，有时还可能出现把OA密码交给其他人代办某个紧急事项的情况，这样也会有HR系统的数据安全问题。

        可以用下列方式增加HR系统的安全性：在“关联系统设置”功能中，点击“人力资源管理系统”后面的“修改”按钮，会弹出以下窗口：

        可以看到有两个选项：“是否需要认证码”、“是否需要验证码”。缺省设置都是“不需要”。

        这两个选项的意义如下：

        ） 是否需要认证码：

        对于信息安全性要求较高的系统（如PB、HR），可以设置为“需要”。这样，在用户登录这个系统时，除了要求输入密码外，还要求再输入一个认证码才能进入系统。即登录界面变为：

        每个用户的认证码初始值由主控系统管理员设置，此后可以由用户自行修改。 对于“不需要”认证码的系统，登录时只要输入密码即可。

        ） 是否需要验证码：

        本参数也是用于增加系统登录的安全性。

        如果把系统部署在外网上，可以考虑将各个系统设置为“需要”验证码，此后再登录系统时，系统会要求输入一个验证码（随机数字）。

        注意：应把“验证码”与上面的“认证码”区分开。

        系统由于数据非常重要，所以建议修改为“需要”认证码。另外，用有门业的集团总部、下属公司都是在局域网中办公，下属公司与集团之间采用VPN连接，网络安全

        性本身较高，所以确定“不需要”验证码。修改后的结果如下：

        系统“启用”并完成上述设置后，就可以准备使用HR系统了。

        .5.3 说明：HR系统启用后岗位设置的变化

        系统启用之后，由于“岗位编制、设立日期、信息审核岗位、是否信息审核岗位”现在是必须具备的信息，因此以后再设置岗位信息时，有关功能将会发生变化，例如：

        . 岗位信息管理：

        执行本功能新增岗位时，会直接显示“岗位编制、设立日期、信息审核岗位、是否信息审核岗位”

        ，并且都是必填的。

        查看岗位信息时，也会直接显示这些内容。

        . 岗位信息列表维护：

        列表显示时，将会直接显示“岗位编制、设立日期、信息审核岗位、是否信息审核岗位”：

        . 批量增加岗位：

        在待建岗位列表上，也会直接显示“岗位编制、设立日期、信息审核岗位、是否信息审核岗位”。点击“修改”按钮时，将会直接显示这些内容，并要求必须设置：

        .6 系统权限管理

        要使用HR系统，显然要确定谁可以使用HR系统、可以在HR系统做哪些操作。用户在HR系统中的使用权限是由企业的管理制度和人员分工决定的。

        在《主控系统使用教程》中介绍过：用户的权限是由其所在岗位上的“权限信息”的设置决定的。所以我们必须确定哪些“岗位”可以使用HR系统、具体的权限是什么。 可能会有很多岗位需要使用HR系统，比如对于用有门业，集团人力资源部的经理、副经理、主管及具体操作人员，下属公司的人力资源管理人员，高层管理人员，各部门负责考勤、薪资填报或审核的人员  他们都需要使用HR系统，所以涉及的岗位较多。每个岗位的功能权限、数据权限都可能不同。这也是HR系统比较复杂的原因之一。 但是，我们可以把HR系统的使用划分为多个阶段（如前面所介绍），前期先只做最基本的员工信息管理工作，如现有员工信息的录入、新员工入职的申请和审批、员工信息的修改；并且在这个阶段，先只把“最基本的岗位”权限信息先设置好，这样就可以先把最基本的业务做起来。然后结合这些数据，在对HR系统有更多直观了解后，再正式设置其它各个岗位的权限。

        要使用HR系统，必须有人负责员工信息的录入，另外，还要有人负责员工信息的审核。因此对于用有门业，可以先设置以下二个“最基本的岗位”：

        集团人事信息组文员：负责员工信息的录入。

        集团人力资源部经理：负责员工信息的审核。

        【说明】：对于规模较大的企业，由于员工较多，并且可能有很多分支机构，因此可能需要有多个岗位负责员工信息录入。同样，员工信息的审核也可以由多个岗位分别负责。这里先只指定一个岗位负责员工信息录入、另一个岗位负责审核，是为了便于前期尽快熟悉系统的基本功能。因此，下面先只对“集团人事信息组文员”和“集团人力资源部经理” 这两个岗位进行权限设置。后面将会再结合实例介绍怎样由更多岗位负责员工信息的录入和审核。

        下面简要介绍权限设置的原理，然后再设置这二个岗位的权限信息。

        .6.1 权限设置概述

        用户在系统中的权限是由其所属岗位上的“权限信息”决定的。比如，“集团人力资资源部经理”这个岗位的当前设置如下：

        可以看到，岗位信息中包括“权限信息”，它由“功能权限”和“数据权限”二部分组成。

        .6.1.1 功能权限

        “功能权限”用于指定这个岗位的用户在各个系统中的“角色”。

        可以看到，这个岗位在CC中的“功能权限”为“HR系统管理员”、在OA中的“功能权限”为“经理”、在TC中的“功能权限”为“职员”，因此，用有门业的集团人力资源部经理韦宝华可以登录CC、OA、TC并使用上述“角色”中确定的功能。

        2.6.1.2 数据权限

        “数据权限”用于指定这个岗位的用户在各个系统中的“数据权限”。

        对于不同的系统，“数据权限”的意义和设置方法各不相同。对于HR系统，“数据权限”表示这个岗位的用户在HR系统中执行各个功能时，能够查看哪些“岗位”上的员工的信息。因此，如果数据权限不同，执行同一个功能查出的结果可以是不同的。这是非常必要的，比如执行“在职人员查询”时，总经理应当可以查看整个集团全部员工的信息，而某个分公司经理则只能查看本公司各个岗位上的员工信息。

        注意：用户的数据权限从下次登录系统起生效。也就是说，如果某个用户已登录HR系统，这时主控系统管理员修改了他所在岗位的数据权限，那么新数据权限将在他下次登录系统后生效。

        下面分别设置“集团人事信息组文员”和“集团人力资源部经理”这二个岗位的权限信息。

        .6.2 功能权限

        设置功能权限时，只需要指定适当的“角色”即可。

        . 集团人事信息组文员：

        该岗位负责员工信息的录入。根据前面对系统中各个预置角色的说明，可以发现“总部人事考勤主管”这个角色符合我们的要求，因此决定将该岗位的角色设置为“总部人事考勤主管”。

        说明：上面介绍的预置角色中，“人事信息维护”也有这些功能，但后面会讲到用有门业的“集团人事信息组文员”还负责考勤管理工作，所以设置为“总部人事考勤主管”这个角色。

        . 集团人力资源部经理：

        该岗位负责员工信息的审核。根据前面对系统中各个预置角色的说明，可以发现“总部人事经理”这个角色符合我们的要求，因此决定将该岗位的角色设置为“总部人事经理”。

        .6.3 数据权限

        数据权限可以设置为以下三种：

        ) 无权限：表示不能查看任何岗位的员工信息。在HR系统中，所有岗位的缺省数据

        权限都是“无权限”，因为HR系统的数据安全性要求很高，在没有主动设置前，任何岗位在HR系统中都没有任何数据权限。

        ) 全部：表示可以查看全部岗位上的员工信息。

        ) 部分：表示可以查看某一部分岗位上的员工信息（可以指定条件，决定可以查看哪

        一部分）。具体设置方法将会在后面介绍。

        前面提到过，我们现在要以“集团人事信息组文员”和“集团人力资源部经理”作为基本岗位，在HR系统中录入和审批员工信息，因此现在可以把这两个岗位的数据权限设置为“全部”。

        根据上面的说明，将这二个岗位的权限信息设置好，如下所示：

        . 集团人事信息组文员

        . 集团人力资源部经理

        2.6.4 注意事项

        只有启用HR系统后才能设置岗位的权限信息。在HR系统启用前，HR系统的功能权限和数据权限灰色显示、不可修改。

        系统具有很高的安全要求，所以，必须特别注意权限设置是否合理。

        3 人力资源管理系统简要说明

        完成上面的各项工作后，具有HR系统使用权限的用户就可以登录并使用HR系统了。包括：

        集团人力资源部经理：韦宝华

        集团人事信息组文员：陈伟珍

        .1 登录HR系统

        .1.1 登录方式

        可以采用下面二种方式登录HR：

        . 可以点击OA下面的链接，登录HR：

        用有门业已使用了OA，具有HR系统使用权限的用户在OA系统中会看到，下面自动出现一个链接“人力资源管理系统”：

        （注：如果一个用户只有OA的权限、没有HR的权限，则会自动不显示这个链接）。 比如，韦宝华或陈伟珍登录OA系统后，都会看到这个链接。

        可以直接点击“人力资源管理系统”，登录HR系统。

        由于在主控系统中启用HR时，指定了要求输入认证码，所以在弹出的登录窗口中，除要求输入密码外，还要求输入认证码：

        每个用户的缺省认证码都是空的，如果主控系统管理员或本人没有设置过认证码，那么可以输入密码后直接点击“登录”，即可进入HR系统。

        【说明】：HR系统由于涉及非常重要的数据，所以不可以象培训系统那样点击后直接进

        入，而是需要输入密码后才能进入。如果在启用HR时设置了“需要”认证码或验证码，登录时还必须输入认证码、验证码。

        . 可以直接在IE上输入地址，登录HR：

        打开IE，输入地址http://服务器IP:8080/hr，登录HR（例如，服务器的IP地址是192.168.1.10，则可以用登录）。登录方法与上面相同。

        .1.2 关于认证码

        上面看到，由于在启用HR时，指定了HR系统“需要”认证码，所以在登录HR系统时，除了要输入密码，还要输入认证码。

        认证码相当于用户登录系统时的第二道锁（将来还可以与数字证书结合），它是为了增加系统的登录安全性。

        可以由主控系统管理员在设置用户信息时，给每个用户设置认证码。比如，执行“员工信息管理”功能，查询出韦宝华信息：

        认证码缺省为空，它并不是必须设置的项目（前面没有“*”）。如果主控系统管理员没有给用户设置、用户本人也没有自己修改，则登录HR时可以不输入认证码，只要输入密

        码后直接点击“登录”即可。

        新增用户时，认证码可以由主控系统管理员与密码一起设置好，交给用户。

        对于系统中以前已有的用户（如本例中，用有门业以前已使用OA，此前的用户信息中未设置认证码，而现在因为启用了HR、需要认证码），这种情况可以让用户自行设置认证码，方法如下：

        ) 通知所有有权限使用HR系统的用户登录HR（方法如上面所述），登录时只需要输

        入密码后直接点击“登录”即可。

        ) 进入HR后，点击右上角的“认证码修改”（如下图）：

        ) 然后输入新认证码（如下图，要输入二遍，以确保一致），“旧认证码”不需要填，

        因为当前是“空”的。再点击“保存”即可。

        以后再登录HR系统时，就需要输入认证码了。

        注：如果个人设置认证码后忘记了，可以请系统管理员在主控系统中重置一个认证码。 本教程为了您使用练习数据方便，所有用户都没有设置认证码。但在实际工作中，建议在HR系统启用后，应当要求所有用户按上述方式设置好认证码。

        .2 了解HR系统的概况

        登录HR系统后，首先会自动弹出一个“今日关注”窗口：

        这个窗口会显示一些我们每天比较关注的数据，比如：有哪些员工是近期应转正的、近期过生日的、近期将要离职的、近期合同到期的  由于现在HR系统中还没有数据，所以现在都显示为0。

        看过之后，可以关掉“今日关注”窗口，此时可以看到系统界面如下：

        界面包括以下几部分：

        ． 功能菜单：

        左边的树状图是系统功能菜单，根据用户所属岗位的“功能权限”不同，功能菜单也可能不同。

        后面会详细介绍各项功能的使用方法。

        .  首页数据区：中间的区域是首页数据区，这是用户最经常查看和处理的区域：

        首页数据区有四个区域（如上图所示），包括“待办事项、跟踪事项、已办事项、待发事项”。

        后面会进一步介绍各个区域的详细用途。

        .  常用链接：界面的最下面一行是常用的工具和操作按钮：

        它们的用途和使用方法与OA中完全相同。

        .  其它：右上角有一些操作按钮：

        其中：

        ） 密码修改、认证码修改：可以用于每个用户自己修改本人的密码、认证码；

        ） 使用说明：可以点击查看HR系统的综合说明。

        这些内容是对HR系统的综合说明，便于用户对HR系统的基本概念、基本流程有一个整体的了解。当然，有些内容（如后期才实施的考勤、薪资、福利、人事合同、招聘等）可以暂时先不看（可以在后面实施时再详细了解）。

        .3 功能菜单：系统功能简介

        系统中的各种业务管理工作主要是通过执行左侧菜单中的各个功能实现的。 不同的用户，由于权限不同，所以显示的菜单可能不同。

        下面简单介绍一下各项功能：

        . 基础信息查询

        下列功能用于查询系统中的一些基础信息，这些信息在主控系统中都可以查看到，但是并不是每个HR系统的用户都能使用主控系统，所以在HR系统中提供了这些查询功能，以备参考。

        . 员工信息管理

        下列功能用于员工信息管理，包括员工的入职申请、审批，在职员工的信息维护，员工信息的查询分析等。此外，还有一些特殊管理功能，如黑名单管理、再入职申请等。 在HR系统启用初期，可能有大量现有员工的信息需要录入。系统中提供了“员工信息补充导入”和“员工信息新增导入”功能，可以把员工信息以EXCEL形式导入系统，从而大大降低了前期录入的工作量。

        . 员工转正管理

        下列功能用于管理员工的转正申请和审批，并进行相关的查询分析。

        . 员工离职管理

        下列功能用于管理员工的离职申请和审批，并进行相关的查询分析。

        . 员工调配管理

        下列功能用于管理员工的调配申请和审批，并进行相关的查询分析。

        . 请假管理、出差管理、加班管理、带薪休假管理、考勤管理

        下列功能都属于考勤管理的内容。其中，带薪休假管理比较特殊，所以后面会单独介绍。

        . 薪资管理

        下列功能用于管理员工的薪资信息，并进行相关的查询分析。

        . 福利管理

        下列功能用于管理员工的福利信息，并进行相关的查询分析。

        . 其它薪酬管理

        下列功能用于管理员工的其它薪酬信息，并进行相关的查询分析。

        . 人事合同管理

        下列功能用于管理本单位的各种人事合同，并进行相关的查询分析。

        . 人员招聘管理

        下列功能用于管理本单位的员工招聘工作。

        . 个人自助

        下列功能用于普通员工查看本人的各种信息，比如考勤信息、薪资信息。

        . 定时任务管理

        系统中有些工作是自动定时执行的（比如可以指定到某一天自动调整员工的薪资等级），这是由系统定时器控制的。下列功能用于管理这些定时任务。一般情况下，不必人工干预。

        . 自定义查询管理

        下列功能用于对自定义查询功能进行控制，一般情况下，可以直接使用系统中提供的各种条件、不必使用下列功能。

        .4 首页数据区的内容

        登录HR系统后，页面上用于直接显示数据的区域就是首页数据区，系统自动把一些重要数据显示在这里，可以直接查看和处理。这是用户最经常查看和处理的区域。 下面简要介绍每个区域的用途。后面还会结合实例，做详细、直观的说明。

        首页数据区分为以下四个区域：待办事项、跟踪事项、已办事项、待发事项

        各个区域显示的内容如下：

        . 待办事项：

        别人发给自己的、需要自己处理的各种申请（如“入职申请、再入职申请、转正申请、调配申请、离职申请”）会自动显示在这个区域。

        . 跟踪事项：

        显示本人发出的、还没有被有关审批人处理完的各种申请。

        . 已办事项：

        显示本人审批完成的各种事项，如“入职申请、再入职申请、转正申请、调配申请、离职申请”.

        系统中经常需要查看本人刚处理完的事项，因此，直接在“已办事项”区域查看就非常方便。

        . 待发事项：

        本区域显示本人的所有待发事项。有以下三种原因可以产生待发事项：

        ) 保存待发：表示申请人在新建或修改一个申请后，执行了“保存待发”，即暂时

        保存下来，在方便时再修改、发出。比如入职申请时由于要录入的信息较多，

        有时会这样做。

        ) 被退回：表示这个申请有问题，被审批人退回。

        ) 自己撤销：表示发出申请后，自己发现有问题，自行撤销了申请。

        每个待发事项后面有二个操作按钮：

        ：可以点击这个按钮，修改这个待发事项，改好之后可以重新发出。

        ：可以点击这个按钮，删除这个待发事项。

        通过上述内容，对HR系统有了基本了解之后，可以开始在HR系统中进行员工信息管理工作。

        4 第一阶段：员工信息管理

        要使用HR系统，首先就要把员工信息录入HR系统中，并做好员工信息的日常维护工作。

        本阶段的主要目标是实现在HR系统中对员工信息的管理，包括：

        员工信息的全面录入

        员工信息的日常维护

        员工信息的统计分析

        相关部门：人力资源部、信息部

        下面由韦宝华和“人事信息组文员”陈伟珍登录HR系统，开始在HR系统中管理员工信息。

        在HR系统的“员工信息管理”菜单下的各个功能，用于对员工信息进行全方位的管理。

        不同员工具有的功能不完全一样，比如韦宝华没有入职申请功能，因为她只负责审批，并不执行入职申请的功能，而陈伟珍则没有“待办事项”功能，因为“员工信息管理”菜单下的“待办事项”功能用于审批入职申请、再入职申请等，陈伟珍只负责录入员工信息并发出申请，但没有审批功能。

        下面，先介绍HR系统员工信息包括哪些内容，以便对员工信息先有一个直观、全面的了解，然后再介绍怎样把“现有”员工信息录入到HR系统中。

        .1 员工信息说明

        在HR系统中，需要录入员工的各种信息，同时有系统记录的大量业务信息，这些信息

        根据业务性质，可以分为多个分类，并在员工信息页面上分为多个页签显示，包括：

        .

        .

        .

        .

        .

        .

        .

        . 基本信息：又分为“管理信息”和“个人信息”（如上图所示） 辅助信息 业务记录 考勤信息 薪资信息 福利信息 其它薪酬 合同信息

        这样可以非常方便地直接查看到员工的所有重要信息，形成一个完整的员工信息卡片。同时，可以由系统管理员在主控系统中对每个页面以及各个页面上的每个字段进行授权，以保证不同角色的用户只能根据自己的权限查看相关页面的信息。

        其中：基本信息和辅助信息是需要直接录入的员工信息，其它几个页签中的内容仅用于显示，不能直接录入，它们是在其它业务中产生的（比如：考勤信息会在有关人员进行考勤登记后自动显示在“考勤信息”这一页）。

        下面逐项介绍下列信息。由于还没有正式使用HR系统，所以有些信息暂时无法真正了解，这没有关系，可以随着各项工作的开展，逐步掌握这些内容：

        、 管理信息：

        是指人事管理方面的信息，其中大部分是必填项。这部分信息都是最基本的信息，具有HR系统使用权限的人基本都有权限查看这部分信息，即保密要求不高。

        序号：要求是数字，不允许重复，长度不超过20位。注意，员工编号与外协人员的编号也不得重复。

        工号：要求是数字，不允许重复，长度不超过20位（工号可以不是数字，可以是字母、数字、“-”的组合）。注意，与外协人员的工号也不得重复。

        姓名：可以是中文、英文等字符。

        人员类别：必须从已设置的人员类别中选择。

        部门：必须从已设置的部门中选择。

        岗位：必须先选择部门，然后从指定部门下选择岗位。

        职务：在选择了岗位后，职务根据岗位信息自动显示，不可以直接修改。

        性别：

        证件类别、证件号：必须录入。

        出生日期：如果证件类别为“身份证”，则录入证件号（即身份证号）后，可以自动显示出生日期，但可以修改。而且，如果按这个出生日期计算出的当前年龄超出了主控系统参数中设置的最大和最小年龄，那么这个申请将无法提交。这样控制可以有效防止出生日期录入错误。

        入职日期：录入人员信息时，系统会根据主控系统的参数设置，约束入职日期不能在今天的25天之后，也不能在今天的20天之前（当然，这个参数也可以根据需要修改），这主要是为了防止录入错误（如选错年或月）。

        试用期类别：可以从主控系统中设置的试用期类别中选择。

        是否转正：缺省是“未转正”，这个参数是通过转正申请和审批进行调整的，不可以直接修改。

        计划转正日期：系统会根据入职日期和试用期类别自动计算出计划转正日期，但可以修改。如果修改了入职日期和试用期类别，那么计划转正日期的缺省值也会自动变更。系统要求计划转正日期不能早于入职日期。

        注：以上各项均为必填项。

        工作地点：可以为空，而且入职时缺省为空，表示与“部门”信息相同（即工作地点就在这个部门的所在地点）。

        班次：不是必填项。

        副岗1、 副岗2、 副岗3：这三项不是必填项。

        照片：可以上传照片文件。HR中的照片文件缺省要求必须小于500K。否则在上传前应先对照片进行处理。

        另外，在查看员工信息时，在“管理信息”部分还可以看到三项信息：

        是否在职、离职日期、离职手续办理。

        这三项信息是由系统根据员工的当前情况自动显示的。

        、 个人信息：

        是指个人的私密信息，有一定的保密要求，在对角色设置权限时需要注意。

        各项“个人信息”在系统中并没有约束是必填项，但其中很多信息在业务管理中非常重要（如户口性质可能与社保相关），所以应尽可能填写完整。

        办公电话：

        移动电话：

        家庭电话：

        mail：

        家庭住址：

        现住址：

        邮政编码：

        民族：从字典中取值

        籍贯：从字典中取值

        政治面貌：从字典中取值

        户口性质：从字典中取值

        户口派出所：

        档案所在地：

        存档日期：

        婚姻状况：从字典中取值

        健康状况：从字典中取值

        学历：从字典中取值

        学位：从字典中取值

        毕业时间：

        毕业学校：

        所学专业：

        就业状态：从字典中取值

        个人专长：从字典中取值，允许多选

        兴趣爱好：

        身高：

        体重：

        血型：

        备注：可以用记录一些其它方面的信息或说明。

        、 辅助信息：下列每类信息都可以有多条记录，可以根据实际需要填写。

        ) 学历信息：用于记录员工的学习经历。

        ) 工作履历：用于记录员工的工作履历。

        ) 家庭信息：用于记录员工的各个家庭成员信息。

        ) 担保人信息：用于记录员工的担保人信息（可以有多个担保人）。

        ) 职称情况：用于记录员工的职称取得情况。

        ) 专业证书记录：用于记录员工的证书信息。

        ) 奖励记录：用于记录员工取得的奖励信息。

        ) 惩罚记录：用于记录员工受到的惩罚信息。

        ) 附件：用于把员工的一些证件、资料的扫描件上传到系统中。允许上传多个文件。

        、  业务记录：包括：

        入职记录：显示该员工的入职申请，可以看到入职日期、申请人、申请时间、审批人、审批时间。只有一条。可以点击查看该申请的明细信息。

        转正记录：即转正申请记录，可以看到转正日期、申请人、申请时间、审批人、审批时间、状态。只有一条。可以点击查看该申请的明细信息。

        调配记录：可以显示该员工的历次调配记录，可以有多条。近期的显示在上面，可以显示调配生效日期、调配类型、申请人、申请时间、审批人、审批时间、状态，可以点击查看明细。

        离职记录：可以显示离职申请和离职手续办理的相关信息。可以显示离职日期、申请人、申请时间、审批人、审批时间、状态、离职手续办理。可以点击查看明细。如果离职手续已办理，也能显示办理时间、办理内容。

        信息变动记录：记录在“员工信息维护”功能中进行的修改（按修改时间排序，新修改的列在上面）。只记录基础信息中各项目的变动记录，不记录辅助信息的变动。

        项目名称   原数值            修改后数值            操作员  修改时间

        注：

        转正记录、调配记录、离职记录中会显示各种状态的记录（如未审核、已浏览、已审核、已作废），而不只是已审批通过的。对于已作废的转正记录、调配记

        录（即审批通过后，在定时任务执行前又将定时任务作废的情况），会将状态

        显示为“已作废”。

        、 考勤信息：

        本页面可以用于查看员工本期间的实际考勤数据和以前各期间的考勤记录。在“个人自助”菜单下的“个人信息查询”功能中也可以查看，尤其是查看本期的考勤数据可能比较有用，员工能提前看到，如有问题可以提前找考勤主管，避免错报。 本页面显示下列内容：

        期间、状态、请假、出差、加班、迟到、早退、旷工、明细

        最近的期间显示在上面，可以显示出各个项目的发生“次”数。并可以点击“明细”查看

        注：

        “状态”可以是“已封存、未封存”：允许查看“未封存”的期间，这样便于了

        解本期实时的考勤记录，而不只是历史信息。

        只显示各考勤项目的次数，不显示对应的金额，否则其他人可能通过单位工价

        查出薪资等级，不利于薪资等级信息的保密。

        、 薪资信息：包括：

        当前状况：包括下列信息：

        薪资等级：

        支付方式：        薪资发放：  银行：         适用税率： 账号：

        注：可以点击“薪资等级”，查看这个等级的各项目构成和单位工价等信息，这

        样员工可以在“个人信息查询”功能中了解本人的薪资等级的具体情况，查看

        其他人的工资时有时也需要了解具体构成情况。

        薪资等级变动记录：列出员工历次薪资等级变动记录（近期的显示在最上面）

        变动前等级

        注：

        上面显示的是已执行的薪资等级调整（未执行的、已作废的都不显示）。

        可以点击“变动前等级、变动后等级”，查看这个等级的各项目构成和单位

        工价等信息。

        其它信息变动记录：用来记录薪资发放、薪资支付方式、开户银行、账号的变化情况（按修改时间排序，新修改的列在上面）

        项目名称    原数值       修改后数值         操作员  修改时间

        变动后等级  生效日期 操作员 修改日期

        薪资发放记录：列出历次薪资发放记录（近期的显示在最上面），包括每次的发放方式（银行、现金）及账号（因为有可能变化）

        期间  薪资等级  应发合计  福利个人部分  个人所得税  税后金额

        注：只要是“已执行”的就可以显示，并不要求本期间已完成“薪资福利结算” 点“查看”时，可以列出下列明细内容：

        、 福利信息：与薪资信息类似，包括：

        当前状况：

        福利等级：

        福利发放： 福利缴费单位： 福利缴费方式：

        注：可以点击“福利等级”，查看这个等级的各项目构成信息，以便了解本人的

        福利等级的具体情况。

        福利等级变动记录：列出历次福利等级变动记录（近期的显示在最上面）

        变动前等级

        注：

        上面显示的是已执行的福利等级调整（未执行的、已作废的都不显示）。

        可以点击“变动前等级、变动后等级”，查看这个等级的详细信息。

        其它信息变动记录：用来记录福利发放、福利缴费方式、福利缴费单位的变化情况（按修改时间排序，新修改的列在上面）

        项目名称 原数值   修改后数值   操作员 修改时间 变动后等级  生效日期 操作员 修改日期

        福利缴费记录：列出历次福利缴费记录（近期的显示在最上面），包括每次的福利缴费方式和福利缴费单位。

        期间  福利等级 单位金额 个人金额

        点“查看”时，列出下列内容：

        、 其它薪酬：

        用于显示员工的其它薪酬信息

        、 合同信息：

        用于显示员工的合同信息。

        注：关于员工信息各个页面的数据查询权限

        并不是每个用户都可以看到员工信息的所有页面。可以根据管理的要求，由系统管理员对角色进行授权，不同角色的用户能看到的页面、字段可以是不同的。如有的角色可以看到全部页面，而有的角色只能看到管理信息、个人信息、辅助信息、业

        务记录，但看不到薪资信息、福利信息、合同信息。还可以将权限设置到字段一级，即只允许看到某些页面的某些字段，没有权限的字段的值在页面上不显示。

        .2 员工信息管理概述

        上面全面介绍了员工信息，其中提到：基本信息和辅助信息需要直接录入。这是显然的，因为这是最基本的内容。下面将介绍怎样在HR系统中录入和维护这些信息（其中包括：怎样录入现有员工信息，以及怎样录入新入职员工的信息等）。

        .3 怎样把现有员工信息录入HR系统

        在使用HR系统之前，本单位可能已有很多员工。这些“现有”员工的信息可以分为二种情况：

        . 主控系统中已经存在的一些员工信息，比如：

        新安装的系统中，有一个预置的员工，姓名为“系统管理员”；

        如果在启用HR系统前已经开始使用其它关联系统（如OA、TC等），那么在主控系统中就可能已经录入了一些“员工”信息（包括姓名、部门、岗位等）。本例中，用有门业已经在主控系统中录入了一些员工信息。

        这些员工的信息可以采用HR系统中的“员工信息补充导入”功能，将员工信息补充完整后导入HR系统。

        . 主控系统中不存在的员工信息，比如：

        有很多员工此前他们没有在主控系统中设置为“员工”（比如，有的员工根本不使用系统，而主控系统中录入的主要是具有系统使用权限的员工），但是显然在HR系统中也需要录入这些员工信息。

        这些员工的信息可以采用HR系统中的“员工信息新增导入”功能，将员工信息导入HR系统。

        下面分别介绍这二种情况的处理方法。

        .3.1 员工信息补充导入

        “员工信息补充导入”功能是在HR系统启用初期，为了便于将主控系统中已存在的“员工”信息平滑导入HR系统中而提供的一个功能。

        主控系统中，员工信息只录入了少量内容，如部门、职务、岗位、性别、移动电话等（而且有些信息如性别、移动电话并不要求必须录入）。启用HR系统后，需要录入员工的详细信息，为简化工作，可以利用本功能，将主控系统中已有的“员工”信息补充为完整的“员工”信息。补充完毕后可以提交申请，经审批通过后，这个员工的信息就加入了HR系统、成为一名“在职”员工。同时这个员工还可以继续用原来的登录名和密码使

        用各个系统。这样，就减小了录入工作量，避免了信息的重复录入。

        所以，如果在启用HR系统前已经使用了OA、TC等系统，应当先利用本功能将主控系统中已有的“员工”信息扩展为HR系统中的“员工”信息。

        用有门业在主控系统中已经录入了一些员工信息，下面以此为例，说明怎样完成“员工信息补充导入”。

        “员工信息补充导入”一般可以由集团人力资源部统一做，因为主控系统中已录入的都是些主要员工，可以从现有的员工资料EXCEL文件中根据职务等信息摘出这些员工的信息，然后导入。

        韦宝华执行本功能时，可以看到系统直接列出了现在主控系统中已有的员工信息：

        导入HR系统。

        可以看到，其中显示了前面介绍的基本信息和辅助信息。可以录入各项信息后，点击

        按钮，即可把该员工信息导入HR系统。

        但是，如果人工逐个录入，会有一定的工作量。很多企业在启用HR系统前，已经有员工信息的EXCEL文件，这时可以利用系统提供的EXCEL导入功能，批量导入HR系统。

        EXCEL空表，这个空表用于确定本功能需要的EXCEL文件格式，后者可以把整理好的EXCEL文件导入HR系统。

        4.3.1.1

        下载EXCEL空表 .xls”，格式如下：

        可以根据这个文件的格式整理员工信息，基本要求如下：

        ) EXCEL中只要求必须有“编号、姓名”。其它均不要求必须有。

        ) EXCEL中的编号、姓名必须在主控系统中已存在，这是显然的，因为本功能是要给

        主控系统中已录入的员工补充其它信息。

        ) 出生日期、入职日期、转正日期、存档日期、毕业时间：如果EXCEL中是“日期”

        格式，则应采用“1983-5-16”这种格式；如果EXCEL中是字符串，则应采用“1983年5月16日”这种格式（注意：这时在EXCEL中不能再用日期格式，只能是字符串）。如果您不能确定EXCEL中现有数据的格式，建议采用“1983-5-16”这种格式。

        ) 系统中各种“参照”输入的值（即不能直接录入、而是要在弹出窗口或下拉列表中

        选择的值。如：证件类别、试用期类别、班次、民族、籍贯、政治面貌、户口性质、婚姻状况、健康状况、学历、学位、就业状态、个人专长、开户银行）：要求必须与系统中预先设定的名称相同。比如，如果您在主控系统中的信息字典中设置“学历”时设置了“大学本科”，那么EXCEL中就必须录入为“大学本科”而不能是“本科”。

        ) 是否转正：只能填“是”或“否”。如果“是”，则后面的转正日期表示实际转正日

        期；如果“否”，则后面的转正日期表示计划转正日期。

        ) 血型：可以填A、B、AB、O。

        ) 工资发放方式：可以是“现金”或“银行”。

        规则：有些信息在主控系统中可能已录入，比如性别、办公电话等，而要导入的EXCEL中可能也有数值，对于这种情况，导入时的处理规则是：

        如果EXCEL中某个字段的值为空，则不覆盖主控系统中原来录入的值（如果原来已录入的话）；

        如果EXCEL中某个字段的值不为空；则覆盖主控系统中原来录入的值。

        注意：在主控系统中录入员工信息时，性别、办公电话等信息属于不重要的信息，而且主控系统中的员工信息一般是由系统管理员录入的，因此这些信息可能没有录入，也可能录入有误。但这些信息在HR系统中可能属于重要信息（比如性别）。所以，建议现在整理EXCEL时，应当根据人力资源部的资料，在EXCEL中整理好性别、办公电话等主控系统中允许录入的信息，这样，在导入EXCEL后，就会以EXCEL中的信息为准。 再次说明：EXCEL中只有“编号、姓名”是必须有的，其它各项均可为空，因此：

        一些不重要的信息（如健康状况、个人专长、班次）前期也可以不必整理，将来可以根据需要逐步补充。

        工资发放方式、开户银行、银行账号可以等实施考勤薪酬管理时再录入。但是由于银行账号的录入比较麻烦，所以如果有这个信息，并且以后打算在HR系统中进行薪资管理，那么最好一起导入，以免将来逐个员工录入时工作量较大。

        .3.1.2 整理好员工信息EXCEL文件

        根据“员工信息空表.xls”的格式和现有人事资料，整理好一个“要补充导入的员工信息.xls”，如下所示：

        .3.1.3 导入EXCEL

        确认EXCEL

        点击按钮，上传“要补充导入的员工信息.xls”，然后点击。导入成功后，系统提示：

        此时，EXCEL中的员工信息已被成功导入HR系统。

        说明：

        如果EXCEL中的数据不符合要求，那么在导入时，系统将会提示存在的问题，可以把EXCEL修改后，再重新导入。

        如果有的内容问题较多，比如EXCEL中的“身高”不规范、导入时错误太多，并且在EXCEL中修改工作量较大，也可以考虑从EXCEL中去掉这些内容（因为EXCEL中只有编号和名称是必需的），导入完成后，如果需要这些信息，可以直接在系统中补充。

        .3.1.4 补充调整员工信息，并导入HR系统

        将EXCEL

        息。

        如果需要，还可以进行修改。

        确认无误后，点击按钮，即可把该员工信息导入HR系统。此时，“周晓天”从本功能的列表中消失，因为已成为HR系统中的正式信息（以后可以从“在职人员查询”等功能中查看）。

        【注意】：

        可以看到，在导入EXCEL前，主控系统中“周晓天”的性别是“男”，但在EXCEL中其性别为“女”，所以导入后，性别会被改为新的值。另外，主控系统中已经设置好了每个员工的Email，而本次导入的EXCEL文件中Email这一列均为空，那么导入后，仍保留了原来在主控系统中设置好的Email。因此，通过人力资源部整理的EXCEL，可以将此前系统管理员在主控系统中设置得不够准确的信息更新好，而原来已设置好的信息则可以不必覆盖，所以非常方便。

        关于“是否转正、转正日期”：如果“是否转正”为“已转正”，则“转正日期”表示实际转正日期；如果“是否转正”为“未转正”，则“转正日期”表示计划转正日期。

        【说明】：

        本功能中还可以录入员工的辅助信息：可以点击“辅助信息”页签，录入各项辅助信息，如学历信息、工作履历、家庭信息等（如下所示）。建议：辅助信息不必在本功能中录入，可以在完成导入后再逐步补充。因为这些信息只是用于记录，并不影响HR系统中的其它工作。这样可以尽快把员工信息导入HR系统，以便正式开始工作。

        ，把每个员工信息导入HR系统。每个完成导入的员工都会从列表中自动消失。导入完成后，本功能列表中将不再显示任何员工。

        员工较多时，逐个导入会花费一些时间。如果对导入的员工信息的准确性有把握，也可

        如果点击“确定”，则会把所选择的员工信息同时导入HR系统。

        批量导入时，如果某些员工的信息不符合要求，那么系统会弹出窗口提示第一个有问题的员工。比如，如果EXCEL中员工沐剑屏的出生日期误录入为1998年5月6日，而她的入职日期是2004年5月18日，那么在执行“批量导入”时，系统会提示：

        这是因为根据EXCEL中的数据，她入职时刚6岁，这显然是有问题的。在主控系统的系统参数中，对员工最小年龄限定为15岁（如下所示。可以根据本单位的要求进行修改，比如可以改为16岁或18岁）：

        通过这些控制，可以避免很多录入的问题。

        按钮即信息（比如将她的出生日期改为1978年5月6日），然后点击

        可。即这种个别错误可以直接在系统中修改，不需要用EXCEL重新导入。

        均没有问题，则会提示：

        。如果所有员工信息

        说明：由于本功能中，员工信息是分页显示的（缺省为每页显示100行）

        ，

        按钮时，只是选择了“本页”的全部员工，此时执行“批量导入”只是导入了这些员工的信息。如果想一次选择全部员工，可以在本功能的页面下方修改每页行数：

        比如用有门业现在要导入的员工有170多个，可以把100改为200，那么就可以一页显

        .3.1.5 说明

        补充导入可以分多次进行（比如可能员工较多，需要分多次整理），不一定要一次把所有员工信息全部导入完成。但是建议一次导入，以避免EXCEL万一整理得不好、发生串行等人为问题。

        如果有的员工信息在EXCEL

        系统中补充修改，没有必要先补到EXCEL中、再导入。

        前期只要把主要信息导入即可，其它信息（如辅助信息、照片等）可以以后在“员工信息维护”等功能中逐步补充。这样可以加快HR系统实施的速度。因为员工信息正式导入HR系统后，可以尽快开始日常工作的管理，如转正、调配、离职等。

        注意：只有主控系统中录入的员工信息可以导入HR系统，主控系统中的“虚拟用户”信息并不对应于真实员工信息，所以不可以导入（除非先在主控系统中将虚拟用户“转为员工”）。 4.3.2 员工信息新增导入

        “员工信息新增导入”功能可以将主控系统中没有录入过的现有员工导入HR系统。 可以先完成上面的“补充导入”，然后再执行本功能，将其他现有员工的信息导入HR系统。

        .3.2.1 下载EXCEL空表

        韦宝华执行本功能，也是要先下载EXCEL空表，并按这个文件的要求整理员工信息。

        .xls”，格式如下：

        可以根据这个文件的格式整理员工信息，基本要求与“员工信息补充导入”时类似。主要区别在于：

        ) 部门、职务：新增导入时，“可以”导入部门、职务。系统会根据EXCEL中的部门、

        职务，在HR系统中设置好员工的部门、职务信息。部门、职务可以为空。但是，如果不为空，则系统中必须已经存在“名称完全相同”的部门、职务，否则不能导入。如果您的EXCEL中的部门、职务名称不够标准，无法保证与系统中完全一致，可以考虑从EXCEL中去掉部门或职务。另外，部门必须是末级部门。

        说明：前面做补充导入时，“员工信息空表.xls”没有这二个字段，这是因为它们在主控系统中已经设置过了。

        ) 登录名、密码：可以在新增导入的同时，设置这些员工的用户信息（登录名、密码）。

        但实际工作中一般不必整理到EXCEL中，因为需要设置登录名、密码的员工一般已经在主控系统中设置过了。

        说明：EXCEL中只有“编号、姓名”是必须有的，其它各项均可为空。这一点与补充导入时类似。

        .3.2.2 整理好员工信息EXCEL文件

        根据“员工信息空表.xls”的格式和现有人事资料，整理好一个“要新增导入的员工信息.xls”，如下所示：

        .3.2.3 导入EXCEL

        确认EXCEL

        点击按钮，上传“要补充导入的员工信息.xls”，然后点击。导入成功后，系统提示：

        点击确定，显示如下：

        说明：

        如果EXCEL中的数据不符合要求，那么在导入时，系统将会提示存在的问题，可以把EXCEL修改后，再重新导入。

        如果有的内容问题较多，比如EXCEL中的部门名称不规范、导入时错误太多，并且在EXCEL中修改工作量较大，也可以考虑从EXCEL中去掉部门（因为EXCEL中只有编号和名称是必需的），然后在导入后，直接在系统中补充即可。

        导入后，如果想删除某个员工信息（比如某个员工在EXCEL刚导入后就离职了，因此不想再导入HR系统了）

        .3.2.4 补充调整员工信息，并导入HR系统

        导入员工信息后，需要进一步补充，还要指定岗位等EXCEL中没有的信息。

        可以看到在所有必填项中（即加“*”项）只缺少岗位。点击岗位后面的

        出岗位选择窗口： 按钮，则弹

        将岗位选择为“邦加门公司木工”。

        说明：

        如果导入了部门，那么选择岗位非常方便，因为只显示这个部门中的岗位。

        在前面介绍“员工信息”时讲过，员工信息中的“职务”并不是可以录入或修改的，但是，导入EXCEL时，如果能导入职务也是有用的。因为如果员工较多，那么导入后在补设岗位时，可能记不清每个员工具体是什么岗位。这时，可以参照已导入的职务就很容易确定。比如：

        设置岗位时，系统弹出以下可选岗位：

        根据职务，就可以很容易确定她的岗位是“水钧门公司接验货员”。 页面下方有二个按钮：和

        ，将已录入的信

        1) 如果信息还没有录入完整，还想继续录入，那么可以点击

        ) 如果信息已经录入完，那么可以点击 ，如果保存成功，则这

        个员工信息从本功能的列表中消失，因为已经成为HR系统中一个完整的员工信息。 比如：指定李桂平的岗位后，确认不需再设置其它信息，则点击

        系统提示保存成功，此时李桂平从本功能的列表中消失。

        按照上面的方法，逐个员工简单补充必要的信息后，就可以生成HR系统中的员工信息。

        【技巧1】：可以按上面的方法逐个员工补充信息并导入。如果员工较多，也可以按照某种方式分批做。比如，可以按不同的职务分别导入。具体方法如下：

        在本功能右上角选择查询条件： ，

        比如想先设置保洁员的岗位，则可以把条件指定为：

        然后点击“查询”，就可以只显示职务为“保洁员”的员工：

        然后再逐个导入，这样每次导入的都是有一些共性的员工，会更方便、快速。 可以把一些员工较多的职务分别处理完后，最后再把剩下的员工信息处理完。

        【技巧2】：实际工作中，如果员工较多，也可以考虑由多个人负责员工信息的录入。比如，可以由各个下属公司的人事主管分别负责补充本公司员工的信息，这样可能更清楚，比如，上面导入的“李桂平”的信息只显示他的部门和职务，但在选择岗位时，有以下多个岗位可选：

        虽然可以看到从EXCEL导入的职务“技术工人”，但不能确定他的岗位具体是邦加门公司木工、钣金工、油漆工还是电工。这时如果由各下属公司人事主管录入，就会比较清楚。

        如果要这样做，可以给各下属公司人事主管的角色提供这个“员工信息新增导入”功能（可以请系统管理员帮助设置：可以暂时把各下属公司人事主管的“岗位信息”中的“功能权限”设置为“总部人事考勤主管”这个角色，即与陈伟珍的角色一样），这样各下属公司人事主管就能够执行本功能。执行本功能时，可以看到已导入的全部员工信息。这时可以要求他们每个人只查出并导入本公司的员工信息。具体方法如下：

        在本功能右上角选择查询条件：

        比如邦加门公司的人事主管可以将条件设置为：

        然后点击“查询”，就可以只显示邦加门公司的员工。

        这样，就可以由各个下属公司人事主管分别查出本公司的员工，然后逐个补充修改并导入HR系统。

        但一定要注意：

        ) 一定要明确要求每个人事主管只能查询并修改自己分管的员工信息，不要误操作其

        它公司的员工信息。

        ) 在完成上述工作后，应尽快修改这些人事主管岗位的功能权限，把他们的HR系统

        使用权限取消。当HR系统的各项工作步入正轨后，再根据需要给他们设置正式的权限。

        .3.2.5 如果原来没有EXCEL，怎样逐个录入现有员工信息

        按照上面介绍的方法，可以利用现有的EXCEL文件，把员工信息导入HR系统。但是，如果原来没有员工资料EXCEL文件，或者有一部分员工的信息不在EXCEL文件中，怎样把这些员工的信息录入到HR系统中呢？可以有二个办法：

        . 先在EXCEL中整理好这些员工信息，然后再按上面的方法导入HR系统中；

        . 可以直接在HR系统中录入，方法如下：

        在本功能中，点击“新增”按钮，则弹出窗口显示如下：

        可以直接录入员工信息，确认无误后，点击即可。

        .3.2.6 说明

        新增导入也可以分多次进行（比如可能员工较多，需要分多次整理），不一定要一次把所有员工信息全部导入完成。比如：在系统中导入前，各个分公司的员工信息可能要再给各分公司的人事主管确认一下，每个分公司完成的时间不一样，这种情况就可以分别导入。但是建议一次导入，这样便于集中安排工作、集中检查。

        如果有的员工信息在EXCEL文件中没有，也可以直接在系统中点击“新增”按钮、直接在系统中录入，没有必要先补到EXCEL中、再导入。

        前期只要把主要信息导入即可，其它信息（如辅助信息、照片等）可以以后在“员工信息维护”等功能中逐步补充。这样可以加快HR系统实施的速度。因为员工信息正式导入HR系统后，可以便于尽快开始日常工作的管理，如转正、调配、离职等。

        .4 怎样录入新员工信息

        把现有员工信息录入HR系统后，日常工作中还会不断有新员工加入。新员工的信息不能直接录入HR系统，而是必须先进行“入职申请”，然后由审核人员“审批”通过后，才能添加到HR系统的员工档案中。

        比如，2011年12月13日，有一个新员工“黄依依”入职，她的岗位是“集团资产管理会计”。前面介绍过，用有门业确定由“集团人事信息组文员”这个岗位负责员工信息的录入，并已经给这个岗位设置了相应的权限，因此，下面由“人事信息组文员”陈伟珍执行入职申请。

        .4.1 入职申请

        陈伟珍登录HR系统，执行“入职申请”功能，如下所示：

        本功能用于填写员工信息，并发出入职申请。

        本功能由负责员工信息录入的人员执行，可以用于录入员工的各种信息。

        需要录入的信息项目如上图所示，包括基本信息和辅助信息二页。

        陈伟珍根据该员工入职时填写的“个人信息表”，在系统中录入如下：

        .4.1.1 录入基本信息

        先录入基本信息，如下所示：

        说明：上述各项信息在前面的“员工信息说明”这一节已经做了详细的介绍，在录入员工信息时，一定要仔细查看并了解这些内容。下面是其中一些要点：

        ) 指定部门时，只能选择末级部门。

        ) 必须先指定部门才能选择岗位，这样可以只列出这个部门中的岗位，因此非常方便。

        ) 指定岗位后，职务自动显示出来，不可修改。

        ) 如果证件类别是“身份证”，那么录入身份证号后，会自动计算“出生日期”（但可

        以修改）。注意：如果按这个出生日期计算出的当前年龄超出了主控系统参数中设置的最大和最小年龄，那么这个申请将无法提交。这样控制可以有效防止出生日期录入错误。

        ) 入职日期：系统会根据主控系统的参数设置，约束入职日期不能在今天的25天之

        后，也不能在今天的20天之前，因为实际工作中不太可能提前或滞后这么长时间才录入（当然，这个参数也可以根据需要修改），这主要是为了防止录入错误（如选错年或月）。

        6) 试用期类别：可以从主控系统中设置的试用期类别中选择。

        ) 是否转正：缺省是“未转正”，它是通过转正申请和审批进行调整的，不可以直接修

        改。

        ) 计划转正日期：系统会根据入职日期和试用期类别自动计算出计划转正日期，但可

        以修改。比如，录入了入职日期（2011-12-13）和试用期类别（一个月）后，系统会自动计算出计划转正日期为2012-1-13，但是可以根据需要修改，比如改为2012-1-15。

        如果修改了入职日期和试用期类别，那么计划转正日期的缺省值也会自动变更。 系统要求计划转正日期不能早于入职日期。

        注：以上各项均为必填项。

        ) 工作地点：可以为空，而且入职时缺省为空，表示与“部门”信息相同（即工作地

        点就在这个部门的所在地点）。

        ) 班次：不是必填项。

        ) 副岗1、 副岗2、 副岗3：这三项不是必填项。

        副岗一般用来记录一个员工有多个岗位的情况，比如，如果一个员工是财务部经理、同时兼任稽核部经理，但主要分管财务工作，那么可以把他的岗位设置为财务部经理，同时将副岗1设置为稽核部经理。副岗在有些工作中会使用到，比如在OA系统中，如果给“稽核部”发一个协同，那么虽然该员工是兼任稽核部经理，但也可以收到。

        ) 照片：可以上传照片文件。HR中的照片文件缺省要求必须小于500K。否则在上传

        前应先对照片进行处理。

        .4.1.2 录入辅助信息

        根据企业的人事管理需要，除了需要记录上面的基本信息外，还可能需要记录其它一些信息，如工作履历、家庭信息等。这些信息可以在“辅助信息”页面内录入。点击“辅助信息”页签，可以看到包括下列内容：

        . 学历信息：

        用于记录员工的学习经历。

        确认无误后，点击“保存”，则显示：

        可以录入多行信息，比如：如果还有硕士研究生阶段的学习经历，那么可以再点击

        录入后如果发现有错误，可以点击这一行后面的

        除这一行信息。

        可以按同样的方法，填写下列信息。

        . 工作履历：

        用于记录员工的工作履历。

        . 家庭信息： 按钮进行修改，或点击按钮删

        用于记录员工的各个家庭成员信息。

        . 担保人信息：

        用于记录员工的担保人信息（可以有多个担保人）。

        一些重要岗位可能需要担保人，对于这种情况，可以在本栏中录入。

        . 职称情况：

        用于记录员工的职称取得情况。如果需要，可以在这一栏中填写。

        . 专业证书记录：

        用于记录员工的证书信息。

        . 奖励记录：

        用于记录员工取得的奖励信息。

        . 惩罚记录：

        用于记录员工受到的惩罚信息。

        . 附件：

        用于把员工的一些证件、资料的扫描件上传到系统中。允许上传多个文件。

        可以根据本单位的管理要求，确定哪些员工、需要上传哪些文件。比如，可以要求学历为大学本科以上的员工提交毕业证书，一些特殊岗位如会计需要提供“会计从业资格证书”等。

        本例中，按用有门业要求，黄依依提交了毕业证书、会计从业资格证书、中级会计

        ：

        上传完成后，本栏显示如下：

        【说明】：辅助信息并不是系统中的必填信息，可以根据本单位的情况确定需要录入哪些内容。

        .4.1.3 发出申请

        员工信息录入完成并确认无误后，只有发出“入职申请”并被“审批人”审核通过，才被加入到在职人员档案中。“审批人”指的是这个新员工所属岗位的“信息审核岗位”上的人员（当然还要具有HR系统的相应使用权限）。如果这个“信息审核岗位”上有多个人员，可以由申请人指定由谁审批。

        陈伟珍可以看到，“基本信息”页面最下面的部分是“员工入职流程”：

        其中显示了黄依依的入职审批流程是：陈伟珍→韦宝华。即韦宝华是这个入职申请的审批人，这是因为黄依依的岗位是“集团资产管理会计”，前面我们已经把这个岗位的“信息审核岗位”设置为“集团人力资源部经理”（如下所示），因此应当由这个岗位上的员工审核。系统会自动列出这个岗位上的员工，如果这个“信息审核岗位”上只有一个人（如本例中，“集团人力资源部经理”这个岗位上只有一个员工“韦宝华”），则这个人就是审批人；如果有多个人，则要求申请人选择其中一个人作为这个入职申请的审批人。

        说明：如果修改新入职人员的岗位，则审批人也会自动调整。

        陈伟珍确认录入无误后，点击

        说明： ，交由韦宝华审批。

        发出的申请会显示在申请人的桌面上的“跟踪事项”中（如下所示），审批人处理完后（包括审批通过或退回）会从“跟踪事项”中消失。申请人可以在“跟踪事项”查看并督促审批人及时审批。

        发出的申请也可以从左侧菜单中的“已发事项”功能中查看（无论是否审批通过）。执行“已发事项”功能，并点击右上角的

        出来），则可以显示本人已经发出的申请：

        按钮（一定要点击这个按钮才能查

        申请发出后，如果在被审批前申请人发现有错误，可以在“已发事项”功能中查出

        事项”中，可以再次修改后重发，也可以删除。

        如果审批未通过、被审批人退回，则会显示在申请人的“待发事项”中，可以修改后重发，也可以删除。

        .4.1.4 说明

        ，在员工信息录入过程中，

        如果中途有其它事情需要暂停录入，可以点击将已录入的信息保存下来（但没有发出申请，只是把已录入的信息保存了下来）。此时这条记录会显示在桌面上的“待发事项”中（执行菜单中的“待发事项”功能时也可以看到）：

        其中，表示这个事项是一个入职申请。

        以后可以点击这个标题，继续补充修改。

        .4.2 审批

        入职申请需要经过“审批人”审核通过后，员工信息才能加入HR系统中的员工档案，成为一名在职员工。

        韦宝华登录HR系统后，可以收到一个提示消息：

        同时在桌面的“待办事项”中看到：

        其中，表示这个事项是一个入职申请。可以点击查看这个申请：

        审核人可以对这些信息进行检查：

        1. 如果认为有问题，可以点击下面的“审核未通过”按钮，此时系统会要求审批人填

        写一个意见，以便申请人了解为什么退回（当然也可以不填）。填写完原因并点击“确定”，这个申请会退给申请人。此时申请人会收到一个提示消息，同时这个退回的申请会显示在申请人桌面上的“待发事项”这一栏中，当鼠标移动到这个事项后面的

        图标上时，还可以看到审批人退回时填写的意见。申请人可以点击这个申请的标题，进行修改并重新提交。如果想取消这个申请、不再提交，可以点击“待发事项”右边的“更多”按钮，再点击“删除”即可（注：退回的申请，申请人也可以执行菜单中的“待发事项”功能查看，并点击“修改”按钮修改后重新提交，或点击“删除”按钮取消这个申请）。

        . 如果认为这个申请没有问题，可以点击“审核通过”按钮，则这个员工就成为系统

        中的一个在职员工。

        韦宝华检查后，认为没有问题，因此点击“审核通过”。此时，这个入职申请从韦宝华桌面的“待办事项”中消失，同时显示到“已办事项”中。

        说明：在HR系统中，把已办的事项也直接显示在桌面上，这是因为员工新入职后，经常需要有一些其它工作要做，因此，直接显示在桌面上非常便于提示。

        韦宝华“审核通过”后，陈伟珍会收到提示消息：

        同时这个入职申请从陈伟珍桌面的“跟踪事项”中消失。

        经过上面这样一个过程，黄依依的信息就添加到HR系统的员工档案中。

        .5 在职人员查询：深入了解权限和自定义查询

        .5.1 在职人员查询

        按照上面的说明，可以利用“员工信息导入”的两个功能把现有员工信息添加到系统中，并且可以利用“入职申请——审批”流程添加新员工信息。系统中的员工信息会越来越多，那么怎样查询这些员工信息呢？可以使用“在职人员查询”功能：

        可以根据需要，在本功能中查出相关的员工信息，比如：

        . 可以直接点击右上角的按钮，则可以显示当前所有在职员工。

        . 如果需要查询某一部分员工，可以在右上角先指定为“自定义查询”：

        此时可以自行指定查询条件：

        系统提供了大量可用的条件，可以根据需要进行各种查询：

        比如：韦宝华要查询上海分公司的所有员工，可以将条件指定为：

        点击“查询”，则可以列出符合条件的所有在职员工：

        查出人员后，

        在弹出窗口中查看员工的详细信息。

        【说明】：韦宝华在查看员工信息时，能够查看以下页面的信息。

        但是，如果陈伟珍同样执行这个功能，查看员工信息时，就只显示以下页面：

        即每个用户能看到的页面和字段可能有所不同，显然这是非常必要的，因为HR系统的信息非常重要，必须根据每个用户的工作职责，只显示允许其查看的内容。

        每个用户能查看哪些信息，是由用户所在岗位的角色权限决定的。后面在介绍“角色权限管理”时，会详细介绍怎样进行控制。

        【注意】：不要混淆入职申请和员工信息查询这二个页面：“入职申请”时，只能显示并录入“基本信息”和“辅助信息”这二页的内容；而查看员工信息时，可以看到多个页面的内容。其它页面并不是入职申请时直接录入的，而且根据其它业务操作的结果所做的汇总，比如将来如果启用了考勤薪酬业务，那么在考勤信息页面就可以查看员工在各个期间的考勤记录，这样便于全方位了解员工的各种信息。

        4.5.2 深入了解自定义查询

        当员工较多时，经常需要指定条件，查询符合要求的员工信息。HR系统提供了强大的自定义查询功能，可以充分利用各种条件组合，精确得到需要的信息。

        “自定义查询”不仅是HR系统中最常用的查询方式，在其它系统（如CC、PB、FM）中也非常重要，因此必须详细了解操作方法。由于各个系统、各个功能都尽可能采用了统一的设计规则，因此，下面以“在职人员查询”功能为例进行全面介绍，只要牚握了这些内容，就很容易举一反三。

        在“在职人员查询”功能中选择“自定义查询”时，会显示出以下窗口：

        其中包括二部分：

        建立查询条件：用于指定查询条件

        建立排序方式：用于指定查询结果的排序方式

        .5.2.1 建立查询条件

        查询条件的格式如下：

        （1） （2）   （3）         （4）       （5）            （6）         （7） 一个查询条件分为以上七部分：

        （1）：逻辑关系

        这部分用于确定多个条件之间的逻辑关系，可以是“并且”、“或者”。

        （2）：括号：

        可以在多个逻辑表达式间用括号确定运算顺序。

        （3）：子集名称：

        由于查询条件很多，如果直接列出来不便于使用，所以将各个条件将照业务上的关系划分为多个子集，要求选择子集后再选择具体的查询条件，这样会非常方便。子集的划分方式以及各个功能中包括哪些子集可以由系统管理员根据业务需要灵活设置，一般情况下采用系统中预置的划分方式即可。

        比如：“在职人员查询”功能包括以下子集：

        如果想按“家庭住址”查询，就应当先选择“个人信息”这个子集。

        （4）：查询条件：

        选择了子集后，就可以再选择这个子集中的某个查询条件，利用这个条件查询需要的信息。

        （5）：逻辑运算：

        不同类型的查询条件可以进行不同的逻辑运算，如员工编号可以选“等于、不等于、大于、大于或等于、小于、小于或等于”。

        注：有一些条件，如岗位等级、职务，其“大于、小于”是指“编号”大于或小于。

        （6）：数值

        用于指定查询条件的取值要求。有的查询条件可以直接输入数值，有的需要采用参照选择的方式。

        （7）：括号：

        与前面的括号相对应，应当注意匹配。

        选择“自定义查询”时，缺省显示一个条件。如果需要使用多个查询条件进行组合，可以点击，添加多个条件。

        如果条件选择错误，可以点击“删除最后一个条件”（只允许从后向前删除）。 如果想重新选择所有条件，可以点击“全部清空”。

        .5.2.2 建立排序方式

        用于指定查询结果的排序方式，可以指定按某个字段的升序或降序排列。可以指定多行，逐行按规则排序。 比如，点击按钮，则显示下列可供选择的排序方式：

        一般情况下，可以不指定排序方式，这时查询结果会按系统默认的排序方式显示。

        指定查询条件和排序方式后，点击“查询”，即可列出查询结果。同时查询条件部分显示为：

        可以点击右侧的

        .5.2.3 按钮，重新显示出查询条件，可以修改后再查询其它内容。 关于模板

        可以把查询条件和排序方式保存为一个模板，以后可以直接引用，这样可以把常用的查询条件和排序方式保存下来，以后就不必每次都重新指定了。

        如果以前已建立了“模板”，可以点击“加载模板”、并双击所选模板直接引用。模板分为二种：

        . 个人模板：

        这是由用户本人在这个功能中保存的，以后只能由本人使用。保存方法是：指定好所有查询条件后，点击“保存为模板”按钮，则弹出窗口要求输入：

        输入模板名称、模板说明，以后就可以引用这个模板了。

        如果某个个人模板以后不再使用了，可以点击“加载模板”，再点击“删除”即可。

        2. 系统模板：

        系统模板可以被所有HR系统用户使用。

        可以由HR系统管理人员在“自定义查询管理——页面管理”功能中设置系统模板（如下所示）。但是这个功能比较复杂，建议一般情况下不需要使用。

        .5.2.4 小结及练习

        应重点学会自定义查询的方式，这是一种功能很强的组合查询，可以利用各种条件进行各种需要的逻辑组合，查询出符合条件的人员信息。

        在上面介绍的内容中，重点是了解怎样建立查询条件，其它如排序方式、模板并不常用，前期可以只做简单了解。

        练习1：查询2009年12月31日前入职的、岗位等级在十一级以上（含）的员工：

        练习2：查询学历为大学本科以上（含）的员工：

        注意：这时“子集”选择“个人信息”、逻辑运算为“或者”。

        练习3：查询北京分公司30岁以上的女员工：

        说明：

        ) 当按部门查询时，逻辑运算为“包含下级”而不是“等于”。“包含下级”是指包括

        这个部门的所有下级部门，例如：北京分公司员工的所属部门并不“等于”“北京分公司”，而是它的某个下级部门（如“北京分公司销售部”），所以“包含下级”就表示要查询的部门包含“北京分公司”的所有下级部门。

        ) 由于今天是2011年12月13日，所以“超过30岁”可以描述为“出生日期小于

        年12月13日”。

        .5.3 其它说明

        按执行“在职人员查询”功能，查出有关员工后，在页面最下方有一个

        钮，可以点击此按钮，导出这些员工的信息（注：包括所有页的员工信息，不是只导出当前页）。导出的EXCEL中只包含本人数据权限内的字段，没有权限的字段不能导出。

        .6 员工信息维护

        .6.1 员工信息的修改

        实际工作中，经常需要对员工信息进行修改。下面介绍怎样使用“员工信息维护”功能，对“在职”员工的信息进行修改（“离职”员工的信息不能修改）。

        可以根据需要，在本功能中查出有关员工信息，查询方式与“在职人员查询”完全相同。 比如：如果要查询上海分公司的所有员工，可以将条件指定为：

        点击“查询”，则可以列出符合条件的所有在职员工：

        显示：

        可以看到，显示内容也是只有“基本信息”和“辅助信息”，与“入职申请”时完全相同。 如果需要，可以对有关信息进行修改。比如，上面这个员工信息的“现住址”不正确（是他在北京分公司工作时的旧住址），则可以直接修改（比如改为“上海浦东新区川北路3046号”），然后点击“保存”即可。

        注意：

        ) 员工的大部分信息可以在本功能中直接修改，但下列信息不能在本功能中修改：

        部门、职务、岗位、人员类别：必须通过调配申请、审批的方式修改；

        是否转正：只能通过转正申请、审批的方式修改。

        ) “辅助信息”修改后，即可直接保存下来，不需要到“基本信息”页面下点“保存”。 利用本功能，可以非常方便地维护员工信息。另外，前面以EXCEL形式导入员工信息时，有可能原来的EXCEL并不完整，导入后，又想补充一些原来没有的信息，或修改某些不正确的信息，也可以利用“员工信息维护”功能实现。

        .6.2 关于业务记录

        系统中的员工信息非常重要，因此，系统会自动记录本功能中所做的各种修改，包括其原值、修改后的值、操作员、修改时间，并可以查看。这对于查看员工信息的历史变动是非常重要的。

        例如：韦宝华或陈伟珍执行“在职人员查询”功能，“查看”上面修改过的员工“高立中”的信息，在“业务记录”页面中，可以看到：

        在“员工信息维护”功能中，对员工信息所做的任何修改，都会显示在“业务记录”页面的“信息变动记录”中。

        后面还会再详细介绍这个内容。

        .7 其它业务功能

        “员工信息管理”菜单下还有一些功能，如黑名单管理、再入职申请，可以用于进行一些特殊的管理工作。由于这些操作与离职管理相关，所以这些功能在下一章再做介绍。

        .8 统计查询

        实际工作中，经常需要进行各种查询分析，前面已介绍了“在职人员查询”功能。HR系统“员工信息管理”菜单下还提供了很多强大的查询分析功能。例如：

        .8.1 已发事项、已办事项、待发事项、待办事项

        这些功能用于查询本人已发出、已处理或待发、待处理的申请。

        并不需要每个人都同时具有这四个功能，比如，负责发出申请的陈伟珍只有“已发事项、待发事项”功能，而负责审批的韦宝华只有“已办事项、待办事项”功能。

        .8.1.1 已发事项

        本功能用于申请人查看本人已发出的入职申请、再入职申请。

        执行本功能时，点击“查询”按钮，即可列出本人发出的所有入职申请、再入职申请，按发出时间排序，最新发出的列在最上面。

        如果申请发出后、在被审批前，申请人发现有错误，可以在本功能中查出这个申请，然后点击“撤消”，这个申请就可以撤回，并显示在本人的“待发事项”中，可以再次修改后重发，也可以删除。

        上述数据分页显示，可以逐页查看。

        可以利用右上角的查询条件进行有针对性的查询。

        .8.1.2 已办事项

        本功能用于审批人查看发给本人的、已处理完毕的的入职申请、再入职申请、系统用户导入申请。

        执行本功能时，系统直接列出发给本人的、已处理完毕的（包括审批通过和退回，也包括申请人自行撤消）的所有入职申请、再入职申请，按申请的发出时间排序，最新发出的列在最上面。

        比如，韦宝华执行本功能，点击右上角的“查询”按钮，显示如下：

        显示下列内容：

        编号、姓名、岗位、业务类别、申请人、申请时间、审核时间、审核状态、操作 其中：

        业务类别：可以是入职、再入职

        审核状态：可以是已审核、已回退、已撤消

        上述数据分页显示，可以逐页查看。

        可以利用右上角的查询条件进行有针对性的查询。

        .8.1.3 待发事项

        本功能用于申请人查看以下三种申请：

        本人“保存待发”的入职申请、再入职申请；

        发出后被审批人退回的入职申请、再入职申请；

        本人发出后发现有问题、在审批人审批前又自行撤消的申请。

        执行本功能时，系统直接列出上述几种情况的入职申请、再入职申请，按发出时间排序，最新发出的列在最上面。显示下列内容：

        编号、姓名、岗位、业务类别、申请时间、审批时间、审核状态、处理意见、操作 其中：

        业务类别：可以是入职、再入职

        审核状态：可以是未审核、已回退、已撤消

        对于待发事项可以点击“修改”按钮、补充修改后再次发出申请，也可以删除。

        说明：本菜单中的“待办事项”仅指入职、再入职审批方面的待办事项，而桌面上的“待办事项”区域不仅包括了入职、再入职，还包括后面将要介绍的转正、离职、调配等方面的审批。

        4.8.1.4 待办事项

        本功能可以列出发给本人的、尚未审批的入职申请、再入职申请，并进行审批。

        上面在介绍入职申请的审批时，是直接在桌面上的“待办事项”区域进行处理。实际上，也可以执行左侧菜单上的“待办事项”功能，列出这些申请，然后再处理。

        注意：本菜单中的“待办事项”仅指入职、再入职审批方面的待办事项，而桌面上的“待办事项”区域不仅包括了入职、再入职，还包括后面将要介绍的转正、离职、调配等方面的审批。

        如果审批量不大，可以在桌面上的“待办事项”中逐个处理；

        如果审批量较大，可以在各个菜单中的“待办事项”中分类处理，这样把同一类申请分别进行审批，可以有同样的操作程序和操作习惯，审批会更方便。

        .8.2

        .8.2.1 人员分布分析 使用说明

        本功能用于按各种“汇总方式”对人员信息进行分析（这些数据虽然可以利用各种自定义查询逐个查出，但不便于象本功能一样统一对比）。这是一个非常有用的综合统计分析功能。

        本功能只允许查询本人数据权限内的人员，而且只查当前在职的人员（包括已申请离职但未离职的人员）。

        执行本功能时，显示如下：

        要求先指定“汇总方式”和“显示方式”：

        . 汇总方式：

        可以选择按“职务、职务类别、部门、岗位等级、岗位序列、人员类别、政治面貌、民族、籍贯、婚姻状况、学历、学位”

        其中：选择按“部门”时，还要求再选择“部门类别”，这样可以用于查出这种类别

        的部门（及其下属部门）中的在职人员。

        . 显示方式：

        可以选“只显示非0项目、全部项目”。缺省为前者，如选后者，那么汇总后人数为0的也可以显示出来。

        对于数据权限不是“全部”的用户，在按职务、部门、岗位等级等方式进行汇总查询时，选择“只显示非0项目”数据会更清楚（以免出现很多全是0的数据）。 下面，韦宝华执行本功能，进行一些分析工作：

        .8.2.2 例1：按职务

        将汇总方式选择为“职务”，然后点击“查询”按钮，显示如下：

        可以点击

        在每行数据后面，都有一个

        企业职能部经理”后面的按钮，将上述分析结果导出为EXCEL文件。 按钮，可以点击查看相关的人员，比如，点击“生产按钮，则弹出窗口显示：

        一直查看到明细数据。这些数据也可以导出为EXCEL文件（导出的内容与“在职人员查询”功能相同）。

        页面下方有一个

        缺省为柱状图： 按钮，点击后可以显示各种统计图：

        可以改为线状图：

        还可以显示为饼状图：

        当鼠标移动到图中的某个位置时，会自动显示这个位置对应的职务、人数。

        .8.2.3 例2：按岗位等级

        按岗位等级进行分析也是很有用的一种方式，比如，可以用来分析管理人员与普通员工

        的占比。对于一些管理层级太多的企业，通过这种分析，可以发现一些管理效率上的问题。

        .8.2.4 例2：按学历

        将汇总方式选择为“学历”，然后点击“查询”按钮，显示如下：

        .8.2.5 例2：按部门

        选择按“部门”时，还要求再选择“部门类别”，这样可以用于查出这种类别的部门（及其下属部门）中的在职人员。

        比如，现在要查询列出各个门店的员工数量，可以选择“按部门”：

        这时，会多显示一个条件，要求指定部门类别，这是因为部门往往很多，如果直接按部

        门列出数据，没有任何意义。因此，可以先把部门分为各种不同的类别，这样就可以分门别类地进行分析。

        点击“部门类别”后面的输入框，则弹出窗口，要求指定部门类别：

        选择“门店”这个类别，然后点击“查询”按钮，显示查询结果：

        这样，就可以直接列出各个店的员工数量，并可以分别查看。

        说明：“部门类别”是在主控系统中指定的，可以根据本单位的需要，设置各种部门类别。在使用过程中，可以根据需要，随时调整。

        .9 关于主控系统的“员工信息管理”功能

        .9.1 主控系统与HR系统对员工信息的管理

        在《主控系统使用教程》中，详细介绍了“员工信息管理”功能，可以使用这个功能录入员工信息，包括员工的“用户”信息（如登录名、密码）。现在HR系统已经启用，并且原来在主控系统中录入的员工信息已经导入HR系统，此后员工信息的管理将在HR系统中进行。

        比如，韦宝华登录“主控系统”，执行“员工信息管理”功能，点击“查询”按钮，可以

        直接列出所有员工的信息：

        这是因为HR系统现在已经启用，而且这些员工信息已经导入HR系统，因此，以后只能在HR系统中修改，不允许再在主控系统中直接修改。

        “用户信息”部分仍然可以修改，因为用户信息始终是在主控系统中维护的。比如要修改某个员工的登录名、密码，仍然是在本功能中执行。

        【注意】

        ，但新增的员工不能在

        HR系统中使用，除非导入HR系统。实际工作中，在HR系统启用后，如果没有极特殊的需要，一般不要再执行本功能中新增员工。

        可以简单总结为：

        ) 在HR系统启用之前，只能在主控系统中管理员工信息；

        ) 在HR系统启用之前，只能在主控系统中管理员工的“用户信息”，员工的其它信息

        只能在HR系统中管理。

        .9.2 给新员工设置“用户”信息

        新员工入职后，根据其工作职责，有可能需要使用某些系统，如OA、TC、PB、FM等。 比如，集团资产管理会计黄依依入职后，现在要给她设置系统使用权限，韦宝华可以登录“主控系统”，执行“员工信息管理”功能，查出黄依依：

        其中的“基本信息”和“个人信息”都不可以修改，前面已做过说明。

        但是下面的“用户信息”是可以修改的（不要被灰色显示骗到），比如现在要给黄依依授权，可以先勾选“是否授权”，然后录入登录名huangyy、密码h1234567：

        再点击“保存”按钮，一切就都完成了。

        有人可能会想：这样就完了吗？那她能使用什么系统、有什么权限呢？是的，全做好了！而且您的所有问题在一秒钟内就会自己想明白的。

        .10 要点小结

        本章是HR系统使用的开始，需要把握好以下内容：

        4.10.1 现有员工信息的录入

        现有员工信息可以用EXCEL导入的方式录入，也可以直接在系统中录入。

        利用EXCEL导入功能，可以把现有员工信息快速导入HR系统，因此非常方便。

        注意：“员工信息补充导入”和“员工信息新增导入”功能仅在HR系统启用初期需要使用，当完成现有员工信息导入后，建议在主控系统中修改有关角色、取消这二个功能的使用权限。因为“员工信息新增导入”功能可以不经过“申请——审批”流程就能在HR系统中新增员工信息，这样肯定是不好的。

        .10.2 员工入职管理流程

        需要掌握入职申请、审批的流程，通过实际操作，了解“信息审核岗位”的作用。

        .10.3 员工信息查询与分析

        本章介绍了一些员工信息查询和分析功能，通过这些功能，一方面可以查询分析本单位的员工信息，另外，也可以更好地掌握自定义查询的操作方法，这是在很多功能中经常使用的方法。

        .10.4 再次检查基础信息设置是否合理

        从本章开始，HR系统大量使用主控系统中设置的各种基础信息，在使用过程中可以更直观地感受这些基础设置的合理性。如果发现有不足的地方，应及时调整。

        5 第二阶段：转正、调配、离职

        .1 业务简介

        前面进行了员工信息的录入。日常人事管理中，员工在企业内可能涉及一些变动，经常有员工转正、调配、离职的工作：

        . 转正：人事管理中需要对员工进行转正管理。新入职的员工是未转正状态，需要一

        段时间的试用后，经过转正申请并审批通过后，才能变成已转正状态。

        . 调配：“调配”指的是员工的部门、职务、岗位和人员类别的调整。这些信息不能直

        接在员工信息维护功能中修改，而是需要经过调配申请并审批通过后才能完成调整。

        . 离职：员工入职之后，就始终是“在职”状态，只有经过离职申请并被审批通过后，

        才会变成“离职”状态。

        员工的转正、调配、离职必须经过“申请——审批”的流程，这一点与入职流程很类似。 下面结合实例，分别介绍转正、离职、调配的管理方法。

        .2 转正

        在实际人力资源管理工作中，员工入职后，往往有一段时间的试用期，试用合格后，会有一个转正手续。在HR系统中，员工转正也需要经过申请和审批流程。

        在新员工入职时，要执行“入职申请”，其中会要求录入员工的入职日期和试用期类别，系统会据此计算出该员工的计划转正日期。

        在快到计划转正日期时，HR管理人员可以根据该员工表现，决定是否发出转正申请。 在HR系统“转正管理”菜单下的各个功能，可以用于员工的转正管理。

        不同用户具有的功能不完全一样，比如韦宝华没有转正申请功能，因为她只负责审批，并不执行转正申请，而陈伟珍则没有“待办事项”功能，因为转正管理菜单下的这个“待办事项”功能用于转正审批，陈伟珍只负责发出转正申请，但没有审批功能。

        年12月14日，陈伟珍登录HR系统，执行“转正申请”功能，以便为有关员工发出转正申请。

        5.2.1 转正申请

        本功能用于对应当转正的员工填写转正申请，并提交给审批人审批。

        陈伟珍执行本功能，显示如下：

        可以直接点击“查询”，则系统列出所有未转正的在职人员，并按“计划转正日期”排序（“计划转正日期”最早的排在最上面）。

        说明：也可以用自定义查询方式，指定条件，查出符合指定条件的未转正人员。但一般情况下可以直接点击“查询”按钮。 在每条记录后面都有一个按钮，对于需要发转正申请的人员，可以点击这个按钮。比如，上面列表中第一行“柴伟中”的计划转正日期是2011-12-10，现在已超过这个日期，向北京分公司经理确认后，认为他可以转正，因此，点击

        此时弹出窗口，显示出这个员工的信息： 按钮，

        其中“转正生效日期”是按入职申请时的值显示的（即当时的计划转正日期），现在可以根据需要进行修改，即可以提前或延迟转正。确定好转正生效日期后，可以在“备注”中填写说明。本例中，现在已经是12月14日，但是转正生效日期可以也不改，即仍作为12月10日转正。

        本页面下方是“员工转正流程”，其中显示了审批人。系统会根据要转正人员所属岗位的“信息审核岗位”，自动列出这个岗位上的人员，如果只有一个人，则这个人就是审批人；如果有多个人，则要求申请人选择其中一个人作为这个转正申请的审批人。这与入职申请的规则完全相同。本例中，这个申请的审批人是韦宝华。

        确认无误后，陈伟珍点击“提交申请”，则这个申请就会提交给韦宝华审批。 发出转正申请后，按钮就变成了浅灰色，表示已发出转正申请、但尚未审批通过，这种情况就不能再发转正申请。

        说明：发出的转正申请可以用下列方式查看，也可以撤消。操作方法与入职申请完全相同。

        发出的申请会显示在申请人的桌面上的“跟踪事项”中，审批人处理完后（包括审批通过或退回）会从“跟踪事项”中消失。申请人可以在“跟踪事项”查看并督促审批人及时审批。

        发出的申请也可以从“转正管理”菜单下的“已发事项”功能中查看（无论是否审批通过）。

        如果申请发出后、在被审批前，申请人发现有错误，可以在“已发事项”功能中查出这个申请，然后点击“撤消”，则这个申请就可以撤回，并显示在本人的“待发事

        项”中，可以再次修改后重发，也可以删除。

        还可以继续对其他员工发出转正申请。比如，上面列表中第二行的“雷真”，计划转正日期是2011年12月16日，虽然现在是14日，但也可以发出转正申请。陈伟珍按上面同样的方式，点击按钮，显示如下：

        注意：上面将“转正生效日期”修改由缺省显示的2011年12月16日修改为2011年12月15日。因为实际工作中，经常有因为表现较好而提前转正的情况，也有因为表现不好而推迟转正的情况，因此，“转正生效日期”是可以修改的，并不一定必须按原来的“计划生效日期”转正。

        然后陈伟珍发出这个申请。

        .2.2 转正审批

        陈伟珍给韦宝华发出转正申请后，韦宝华会收到提示消息：

        同时，韦宝华可以在桌面的“待办事项”区域中看到这些申请：

        可以点击标题查看：

        审核人可以对这些信息进行检查：

        . 如果认为有问题，可以点击下面的“不同意”按钮，此时系统会要求审批人填写一

        个意见，以便申请人了解为什么退回（当然也可以不填）。填写完原因并点击“确定”，这个申请会退给申请人。此时申请人会收到一个提示消息，同时这个退回的申请会显示在申请人桌面上的“待发事项”这一栏中，当鼠标移动到这个事项后面的图标上时，还可以看到审批人退回时填写的意见。申请人可以点击这个申请的标题，进行修改并重新提交。如果想取消这个申请、不再提交，可以点击“待发事项”右边的“更多”按钮，再点击“删除”即可（注：退回的申请，申请人也可以执行菜单中的“待发事项”查看，并点击“修改”按钮修改后重新提交，或点击“删除”按钮取消这个申请）。

        . 如果认为这个申请没有问题，可以点击“同意”按钮，则这个员工就会在指定的转

        正生效日期变为“已转正”。注意：不是在审批通过后就变成“已转正”，而是要在到达指定的“转正生效日期”后，由系统定时器自动修改为“已转正”。

        韦宝华检查柴伟中的转正申请后，认为没有问题，因此点击“同意”。此时，这个转正申请从韦宝华桌面的“待办事项”中消失，同时显示到“已办事项”中。

        韦宝华审批通过后，陈伟珍会收到提示消息：

        同时这个申请从陈伟珍桌面的“跟踪事项”中消失。

        然后，韦宝华按同样的方式，审批通过了雷真的转正申请。

        .2.3

        .2.3.1 说明 关于计划转正日期、实际转正日期

        应当注意：发出转正申请并不是真正的转正，因此，实际工作中，一般都可以比计划转正日期提前二、三天发出，这与实际工作习惯是完全一致的。也有可能因为某些原因晚发（比如因为忘记了）。

        员工入职申请中确定的计划转正日期仅仅是一个计划，员工的转正日期仍是以转正申请中填写的“转正生效日期”为准，这个日期可以与计划转正日期不同。

        发出的转正申请被审批通过后，该员工会在这一天自动变为“转正”状态，同时，以这个日期作为实际转正日期。

        .2.3.2 关于定时任务

        审批通过后，这个人员信息中的“是否转正”就在到达转正生效日期之后自动变为“已转正”。注意：审批通过后，只是这个“转正申请”变成了“已审核”状态，此时系统中生成一个需要由系统自动执行的“定时任务”，在时间到达转正生效日期之后，由系统定时器自动控制将“是否转正”自动变为“已转正”。因此，并不是审批通过后，这个人员信息中的“是否转正”就立刻变成“已转正”。

        比如，雷真的转正申请是今天即12月14日发出的，申请中确定的“实际转正日期”是15日，所以，虽然当天就被韦宝华审批通过，但是这时查询雷真的个人信息，他的状态只是“待转正”，即已发出申请、但还没有转正：

        那么，到15日这一天，他是怎样变成“已转正”的呢？这就是由系统定时器自动控制的，即到了15日，系统会自动执行这些工作，并不需要再人工操作。

        【特别问题】：如果15日服务器坏了，未能开机，直到18日刚修好，雷真原定15日要自动变动“已转正”，那么18日系统恢复运行后，是否有问题呢？完全不用担心！定时器会把前面没有执行的这些任务全部自动完成。

        .2.3.3 说明

        如果不发转正申请，那么即使过了计划转正日期也不会转正。另外，在填写转正申请时，申请的“转正生效日期”可以与“计划转正日期”不同，可以提前，也可以延后。

        登录HR系统时，会在弹出的“今日关注”中列出“近期应转正的”人员，其中显示了其数据权限内的、近期应当转正的人员，以提醒及时发出转正申请。后面介绍“今日关注”时可以注意一下。

        .2.4 其它功能

        系统中还有下列查询分析功能：

        .2.4.1 已发事项、已办事项、待发事项、待办事项

        这些功能用于查询本人已发出、已处理或待发、待处理的申请。并不需要每个人都同时具有这四个功能，比如，负责发出申请的陈伟珍只有“已发事项、待发事项”功能，而负责审批的韦宝华只有“已办事项、待办事项”功能。

        . 已发事项

        本功能用于转正申请的发起人查看本人已发出的转正申请。

        执行本功能时，点击查询，即可列出本人发出的所有转正申请，按发出时间排序，最新发出的列在最上面。可以点击“查看”按钮，查看详细信息。

        如果申请发出后、在被审批前，申请人发现有错误，可以在本功能中查出这个申请，然后点击“撤消”，则这个申请就可以撤回，并显示在本人的“待发事项”中，可以再次修改后重发，也可以删除。

        可以利用右上角的查询条件进行有针对性的查询。

        2. 已办事项

        本功能用于转正申请的审批人查看发给本人的、已处理完的转正申请。

        执行本功能时，点击查询，即可列出发给本人的、已处理完的（包括审批通过和退回，也包括申请人自行撤消）所有转正申请，按申请的发出时间排序，最新发出的列在最上面。可以点击“查看”按钮，查看详细信息。

        可以利用右上角的查询条件进行有针对性的查询。

        . 待发事项

        本功能用于转正申请的发起人查看发出后被审批人退回的转正申请，或本人发出后发现有问题、在审批人审批前又自行撤消的申请。

        执行本功能时，系统直接列出上述二种情况的转正申请，按发出时间排序，最新发出的列在最上面。

        待发事项可以点击“修改”按钮、补充修改后再发出申请，也可以删除。

        . 待办事项

        本功能可以列出发给本人的、尚未审批的转正申请。

        上面在介绍转正申请的审批时，是直接在桌面上的“待办事项”区域进行处理。实际上，也可以执行左侧菜单上的“待办事项”功能，列出这些申请，然后再处理。

        注意：本菜单中的“待办事项”仅指转正审批方面的待办事项，而桌面上的“待办事项”区域则包括了入职、再入职、转正、离职、调配等方面的审批。

        如果审批量不大，可以在桌面上的“待办事项”中逐个处理；

        如果审批量较大，可以在各个菜单中的“待办事项”中分类处理，这样把同一类申请分别进行审批，可以有同样的操作程序和操作习惯，审批会更方便。

        .2.4.2 转正综合查询

        用于查询在某段期间内，员工的转正申请和审批情况。

        韦宝华执行本功能，如下所示：

        查询条件：

        转正生效日期：缺省为最近一个星期。

        状态：即转正申请的状态，可以是未审核、已审核、已执行、已作废，缺省为全部

        未审核：表示审批人还没有审批；

        已审核：表示已审批通过；

        已执行：表示已审批通过的转正申请定时任务已经执行，即这个员工“已转正”；

        已作废：表示已审批通过的转正申请形成的“定时任务”在执行前被作废。

        另外，还可以利用自定义查询的方式确定查询条件。

        指定条件后，点击“查询”，即可查出符合条件的转正申请。

        可以点击后面的“查看”，来查看这个申请的详细信息。

        比如，韦宝华直接点击“查询”，可以显示：

        如果把生效日期范围改为2011-12-07到2011-12-20，再点击查询，则可以显示：

        可以看到这二个转正申请，一个已执行，另一个是已审核。 还可以点击按钮，显示这个申请的详细信息。

        .3 调配

        在实际人力资源管理工作中，员工经常要进行调配，发生部门、职务、岗位的变化。在HR系统中，员工的“人员类别、部门、职务、岗位”的修改必须采用“调配申请——审批”的流程。

        在HR系统“转正管理”菜单下的各个功能，可以用于员工的调配管理。

        不同员工具有的功能不完全一样，比如韦宝华没有调配申请功能，因为她只负责审批，并不执行调配申请的功能，而陈伟珍则没有“待办事项”功能，因为调配管理菜单下的这个“待办事项”功能用于调配审批，陈伟珍只负责发出调配申请，但没有审批功能。

        .3.1 调配申请

        年12月14日，人力资源部接到通知，集团公关主管杨晖要调任集团公关企划部

        副经理，15日生效。陈伟珍登录HR系统，执行“调配申请”功能：

        本功能用于对要调配的员工填写调配申请，并提交给审批人审批。

        首先在“姓名”栏中选择要调配的人员（只能选择当前在职的人员）：选择公关企划部的杨晖，此时系统会显示出他的有关信息：

        然后，要求填写下列内容：

        调配类型、调配原因：要求从字典中设置的值中选择。主控系统中有一些预置值，比如调配类型包括：晋升、降职、平调、轮岗，本例中选择“晋升”；调配原因包括：领导提名、工作需要、严重违纪、不能胜任本职工作、个人申请、轮岗、部门合并、录入调整等，本例中选择“领导提名”。

        调配后人员类别：缺省等于调配前的值，如有变化需修改。用有门业现在不进行人员类别管理，所有人员类别都是“员工”，所以不需要调整。

        调配后部门、岗位、职务：缺省等于调配前的值，如有变化需修改。

        修改时，要求先指定部门，再选择岗位，职务会根据岗位信息自动显示出来（职

        务不可以直接填写）。

        本例中，部门需要更改为“公关企划部经理办公室”，然后岗位选择为“集团公

        关企划部副经理”，岗位选定后，职务会自动变更为“集团职能部副经理”。

        调配生效日期：必须填写，不能小于入职日期，但可以等于。本例中由于是16日生效，所以指定为2011年12月16日

        另外，可以在“备注”中填写说明。本例中填写：因工作表现优秀，提升为部门副经理。

        页面下方是“员工调配流程”，其中显示了审批人。审批人是根据岗位信息中的“信息审核岗位”确定的。系统根据要调配人员当前所属岗位的“信息审核岗位”，自动列出这个岗位上的人员，如果只有一个人，则这个人就是审批人；如果有多个人，则要求申请人选择其中一个人作为这个调配申请的审批人。本例中，指定好要调配的人员杨晖后，就自动显示出流程：“陈伟珍——韦宝华”，这是因为杨晖当前岗位“集团公关主管”的信息审核岗位是“集团人力资源部经理”。

        确认无误后，陈伟珍点击“提交申请”，则这个申请就会提交给韦宝华审批。

        说明：

        发出的申请会显示在申请人的桌面上的“跟踪事项”中，审批人处理完后（包括审批通过或退回）会从“跟踪事项”中消失。申请人可以在“跟踪事项”查看并督促审批人及时审批。

        发出的申请也可以从“已发事项”功能中查看（无论是否审批通过）。

        如果申请发出后、在被审批前，申请人发现有错误，可以在“已发事项”功能中查出这个申请，然后点击“撤消”，则这个申请就可以撤回，并显示在本人的“待发事项”中，可以再次修改后重发，也可以删除。

        审批通过后，这个员工的有关信息就在到达调配生效日期之后自动变更为“调配后的”数值。

        注意：审批通过后，只是这个调配申请变成了“已审核”状态，此时系统中生

        成一个需要由系统自动执行的定时任务，将会在时间到达转正生效日期之后将

        有关信息自动变为“调配后的”数值。因此，并不是审批通过后，各项信息就

        立刻变化。这一点与转正审批完全相同。

        如果审批未通过、被审批人退回，则会显示在“待发事项”中，可以修改后重发，也可以删除。

        .3.2 调配审批

        陈伟珍给韦宝华发出转正申请后，韦宝华会收到提示消息：

        同时，韦宝华可以在桌面的“待办事项”区域中看到这些申请：

        可以点击标题查看：

        其中，黄色显示的是需要变化的内容。比如，上面显示了部门、岗位、职务均发生了变化。

        审核人可以对这些信息进行检查：

        . 如果认为有问题，可以点击下面的“不同意”按钮，此时系统会要求审批人填写一

        个意见，以便申请人了解为什么退回（当然也可以不填）。填写完原因并点击“确定”，这个申请会退给申请人。此时申请人会收到一个提示消息，同时这个退回的申请会显示在申请人桌面上的“待发事项”这一栏中，当鼠标移动到这个事项后面的图标上时，还可以看到审批人退回时填写的意见。申请人可以点击这个申请的标题，进行修改并重新提交。如果想取消这个申请、不再提交，可以点击“待发事项”右边的“更多”按钮，再点击“删除”即可（注：退回的申请，申请人也可以执行菜单中的“待发事项”查看，并点击“修改”按钮修改后重新提交，或点击“删除”按钮取消这个申请）。

        2. 如果认为这个申请没有问题，可以点击“同意”按钮，则这个员工的有关信息（人

        员类别、部门、岗位、职务）将会在指定的生效日期由“调配前的”数值自动变为“调配后的”数值（即生成一个定时任务）。

        韦宝华检查这个申请后，认为没有问题，因此点击“同意”。此时，这个申请从韦宝华桌面的“待办事项”中消失，同时显示到“已办事项”中。

        韦宝华审批通过后，陈伟珍会收到提示消息：

        同时这个申请从陈伟珍桌面的“跟踪事项”中消失。

        .3.3

        .3.3.1 说明 关于定时任务

        调配审批通过后，这个员工的有关信息就在到达调配生效日期之后自动变更为“调配后的”数值。注意：审批通过后，只是这个调配申请变成了“已审核”状态，但并不是各项信息就立刻变化。比如查看杨晖个人信息时，部门、岗位、职位仍是原来的值（如下所示）。

        调配审批通过后，系统中生成一个需要由系统自动执行的定时任务，将会在时间到达转正生效日期之后将有关信息自动变为“调配后的”数值。这一点与转正申请是完全相同的。

        5.3.3.2 关于调配的一些控制

        系统在调配申请（包括调配申请和待发事项的“提交”）、审批时都控制以下二种情况（否则将来查看调配记录时，看到的“调配前部门、岗位、职务、人员类别”就可能是错的）：

        ) 如果这个员工还存在“未执行”的调配申请（包括“发出去未审批的、审批了未执

        行的”调配，但不包括“待发”的），则不能再提交新的调配申请。这种情况下如果确实需要做新的调配，只能先把原来的调配申请撤消（当这个申请未审批通过时），或把调配的定时任务作废（当已审批通过、生成了定时任务，但未执行时）。

        ) 这个员工不能存在一个“已执行”的、生效日期大于这个新调配的生效日期之后的

        调配（但可以等于），即调配操作必须序时，不能向前插入调配。以免导致将来查看数据时难以理解。

        .3.3.3 关于调配的信息审核岗位

        注意：HR系统中，调配的审批是按原岗位的“信息审核岗位”来确定信息审核岗位。否则，如果按调配后的岗位，会导致薪资等级保密方面的一些问题。

        .3.4 其它功能

        系统中还有下列查询分析功能：

        .3.4.1 已发事项、已办事项、待发事项、待办事项

        这些功能用于查询本人已发出、已处理或待发、待处理的申请。并不需要每个人都同时具有这四个功能，比如，负责发出申请的陈伟珍只有“已发事项、待发事项”功能，而负责审批的韦宝华只有“已办事项、待办事项”功能。

        . 已发事项

        本功能用于调配申请的发起人查看本人已发出的调配申请。

        执行本功能时，点击查询，即可列出本人发出的所有调配申请，按发出时间排序，最新发出的列在最上面。可以点击“查看”按钮，查看详细信息。

        如果申请发出后、在被审批前，申请人发现有错误，可以在本功能中查出这个申请，然后点击“撤消”，则这个申请就可以撤回，并显示在本人的“待发事项”中，可以再次修改后重发，也可以删除。

        可以利用右上角的查询条件进行有针对性的查询。

        . 已办事项

        本功能用于调配申请的审批人查看发给本人的、已处理完的调配申请。

        执行本功能时，点击查询，即可列出发给本人的、已处理完的（包括审批通过和退回，也包括申请人自行撤消）所有调配申请，按申请的发出时间排序，最新发出的列在最上面。可以点击“查看”按钮，查看详细信息。

        可以利用右上角的查询条件进行有针对性的查询。

        3. 待发事项

        本功能用于调配申请的发起人查看发出后被审批人退回的调配申请，或本人发出后发现有问题、在审批人审批前又自行撤消的申请。

        执行本功能时，系统直接列出上述二种情况的调配申请，按发出时间排序，最新发出的列在最上面。

        待发事项可以点击“修改”按钮、补充修改后再发出申请，也可以删除。

        . 待办事项

        本功能可以列出发给本人的、尚未审批的调配申请。

        上面在介绍调配申请的审批时，是直接在桌面上的“待办事项”区域进行处理。实际上，也可以执行左侧菜单上的“待办事项”功能，列出这些申请，然后再处理。

        注意：本菜单中的“待办事项”仅指调配审批方面的待办事项，而桌面上的“待办事项”区域则包括了入职、再入职、转正、离职、调配等方面的审批。

        如果审批量不大，可以在桌面上的“待办事项”中逐个处理；

        如果审批量较大，可以在各个菜单中的“待办事项”中分类处理，这样把同一类申请分别进行审批，可以有同样的操作程序和操作习惯，审批会更方便。

        .3.4.2 调配综合查询

        用于查询在某段期间内，员工的调配申请和审批情况。

        韦宝华执行本功能，如下所示：

        查询条件：

        调配生效日期：缺省为最近一个星期。

        状态：即调配申请的状态，可以是未审核、已审核、已执行、已作废，缺省为全部

        未审核：表示审批人还没有审批；

        已审核：表示已审批通过；

        已执行：表示已审批通过的调配申请的定时任务已经执行；

        已作废：表示已审批通过的调配申请形成的“定时任务”在执行前被作废。

        类型：可以查看某种类型的调配，缺省为“全部”。

        另外，还可以利用自定义查询的方式确定查询条件。

        指定条件后，点击“查询”，即可查出符合条件的转正申请。

        比如，韦宝华把生效日期范围改为2011-12-07到2011-12-20，再点击查询，可以显示：

        可以看到前面做的这个调配申请，状态是“已审核”。 还可以点击按钮，显示这个申请的详细信息。

        .4 离职

        员工离职也需要经过“离职申请——审批”的流程。

        在HR系统“离职管理”菜单下的各个功能，可以用于员工的离职管理。

        不同员工具有的功能不完全一样，比如韦宝华没有离职申请功能，因为她只负责审批，并不执行离职申请的功能，而陈伟珍则没有“待办事项”功能，因为离职管理菜单下的这个“待办事项”功能用于离职审批，陈伟珍只负责发出离职申请，但没有审批功能。 员工离职还涉及一些特殊的事项和操作，如“离职手续办理、离职作废”等，并且系统中进行了很多控制，下面也会做详细的介绍。

        .4.1 离职申请

        年12月14日，集团公关企划部原副经理谢林松提出要在本月20日离职，公司已同意。陈伟珍登录HR系统，执行“离职申请”功能：

        本功能用于对要离职的员工填写离职申请，并提交给审批人审批。

        首先选择要离职的人员（只能选择当前在职的人员）：选择集团公关企划部原副经理谢林松，此时系统会显示出他的有关信息：

        然后，要求填写下列内容：

        离职类型、离职原因：要求从字典中设置的值中选择。主控系统中有一些预置值，比如离职类型包括：解聘、劝退、辞职、辞退、离职，本例中选择“辞职”；离职原因包括：个人申请、合同到期等，本例中选择“个人申请”。

        离职日期：必须填写。离职日期指的是最后一个工作日的次日（如果填为5日，表示4日还在职）。系统中会控制离职生效日期不能小于入职日期，但可以等于。本例中填写为2011年12月20日。

        离职手续是否办理：必须选择。

        如果选择“未办”：可以在将来该员工实际办理了离职手续后，再单独执行“离

        职手续办理”功能（后面会介绍这个功能）。

        如果选择“已办”：系统还会要求输入下列内容：

        离职手续办理日期：必须填写。

        离职手续办理内容：如交接人、交接事项等。

        本例中，谢林松还没有办理离职手续，因此选择“未办”。

        另外，可以在“备注”中填写说明。本例中填写：因个人原因，申请辞职。

        填写完毕，如下所示：

        页面下方是“员工离职流程”，其中显示了审批人。审批人是根据岗位信息中的“信息审核岗位”确定的。系统根据要离职人员所属岗位的“信息审核岗位”，自动列出这个岗位上的人员，如果只有一个人，则这个人就是审批人；如果有多个人，则要求申请人选择其中一个人作为这个离职申请的审批人。本例中，指定好要离职的人员谢林松后，就自动显示出流程：“陈伟珍——韦宝华”，这是因为谢林松所在岗位“集团公关企划部副经理”的信息审核岗位是“集团人力资源部经理”。

        确认无误后，陈伟珍点击“提交申请”，则这个申请就会提交给韦宝华审批。

        说明：

        发出的申请会显示在申请人的桌面上的“跟踪事项”中，审批人处理完后（包括审批通过或退回）会从“跟踪事项”中消失。申请人可以在“跟踪事项”查看并督促审批人及时审批。

        发出的申请也可以从“已发事项”功能中查看（无论是否审批通过）。

        如果申请发出后、在被审批前，申请人发现有错误，可以在“已发事项”功能中查出这个申请，然后点击“撤消”，则这个申请就可以撤回，并显示在本人的“待发事项”中，可以再次修改后重发，也可以删除。

        审批通过后，这个人员的状态会立刻变成“离职”（即使此时还没到达离职日期）：

        注意：这一点与转正、调配不同，转正、调配的申请审批通过后，是先生成一

        个定时任务，然后在到达生效日期后再自动执行。而离职是审批通过后就立刻

        变成已离职状态，尽管此时可能还没有到达离职日期。这主要是因为实际管理

        的需要。

        如果审批未通过、被审批人退回，则会显示在申请人的“待发事项”中，可以修改后重发，也可以删除。

        .4.2 离职审批

        陈伟珍给韦宝华发出离职申请后，韦宝华会收到提示消息：

        同时，韦宝华可以在桌面的“待办事项”区域中看到这些申请：

        可以点击标题查看：

        审核人可以对这些信息进行检查：

        . 如果认为有问题，可以点击下面的“不同意”按钮，此时系统会要求审批人填写一

        个意见，以便申请人了解为什么退回（当然也可以不填）。填写完原因并点击“确定”，这个申请会退给申请人。此时申请人会收到一个提示消息，同时这个退回的申请会显示在申请人桌面上的“待发事项”这一栏中，当鼠标移动到这个事项后面的图标上时，还可以看到审批人退回时填写的意见。申请人可以点击这个申请的标题，进行修改并重新提交。如果想取消这个申请、不再提交，可以点击“待发事项”右边的“更多”按钮，再点击“删除”即可（注：退回的申请，申请人也可以执行菜单中的“待发事项”查看，并点击“修改”按钮修改后重新提交，或点击“删除”按钮取消这个申请）。

        . 如果认为这个申请没有问题，可以点击“同意”按钮，则这个员工就会立刻从“在

        职”变为“离职”（而不是生成一个定时任务、在到达指定日期后才变更，这一点与转正、调配不同）。

        韦宝华检查柴伟中的离职申请后，认为没有问题，因此点击“同意”。此时，这个离职申请从韦宝华桌面的“待办事项”中消失，同时显示到“已办事项”中。

        韦宝华审批通过后，陈伟珍会收到提示消息：

        同时这个申请从陈伟珍桌面的“跟踪事项”中消失。

        .4.3 离职手续办理

        离职员工涉及一些手续的办理，如果在离职申请时，有关手续已办理完毕，那么可以在“离职申请”中直接记录有关内容。如果当时有关手续还没有完成，也可以在发出申请之后，单独执行“离职手续办理”功能，记录有关手续的办理情况。

        只要已发出离职申请，即可执行本功能（注意：不是非要执行完离职审批才可以执行本功能，因为在申请离职后就可以开始办理有关手续）。

        14日下午，谢林松办理了各项离职手续，然后，该部门经理肖远通知人力资源部各项手续已办理完毕。由于他的离职申请已经发出（当时填写的是“离职手续未办”），因此，陈伟珍再执行“离职手续办理”功能，如下所示：

        执行本功能时，系统会直接列出符合以下二个条件的人员：

        已发出离职申请：不论这个人的当前状态是“在职”还是“离职”，也不论这个离职申请的状态是“未审批”还是“已审批”（但不能是“已作废”或“待发”的）。 当前“离职手续办理”的值是“未办理”。

        其中，已离职的人员红色显示（即离职申请已审批通过），未离职的人员黑色显示（即离职申请尚未审批通过）。

        可以看到，上面列出了谢林松的信息，由于他的离职申请已审批通过，因此红色显示。 点击“离职手续办理”后，弹出窗口显示：

        上面的部分显示的是当前“离职申请”中的内容，要求在下面填写下列内容：

        离职手续办理日期：必须指定。本例中填写为2011年12月14日。

        离职手续办理内容：要求不超过800个字，必须填写。本例中填写为：已与新调任的副经理杨晖完成了所有交接工作。 填写完毕，点击按钮即可。

        .4.4

        .4.4.1 说明 关于离职申请日期、离职日期、离职手续办理日期

        应注意不要混淆“离职申请日期、离职日期、离职手续办理日期”。

        离职申请日期是指在系统中发出离职申请的日期；离职日期是指员工离职的实际日期；离职手续办理日期是指该员工完成本单位规定的所有离职手续的日期。

        比如，员工可以在10日申请离职，确定的离职日期是20日，而完成离职手续办理的日期可以是12日、也可能是20日、还有可能是25日（即离开之后才办完）。

        .4.4.2 关于离职的一些控制

        如果在离职申请中，“离职手续是否办理”指定为“已办”并填写了离职手续办理日期、办理内容，或在发出离职申请后单独执行了“离职手续办理”功能，则这个申请发出后，如果发起人自己撤消了这个申请、或者被审批人退回了、或者执行了“离职作废”（后面会介绍这个功能），系统会自动把“离职手续办理、办理日期、办理内容”清除掉。因为有可能出现离职申请被撤消、被退回、被作废后，该员工不再离职的情况，如果不这样清理，“离职手续办理”相关的信息就不对了。因此，如果离职申请自行撤消或被退回，那么在“待发事项”中如果要修改后重发，“离职手续办理”需要重新填写。

        .4.4.3 关于“用户”状态

        员工离职后，要及时取消他的系统使用权限，这一点非常重要。

        在《主控系统教程》中介绍过，一个“员工”必须具有“在用”的“用户”信息，才能登录各个系统。在HR系统中，员工的离职申请一旦审批通过，系统会自动将该“员工”改为“离职”，同时把该员工的“用户”状态改为“停用”，这样，该员工就自动失去了所有系统的使用权限。

        例如：谢林松的离职申请被审批通过后，该“员工”信息变为“已离职”。韦宝华登录“主控系统”中，执行“员工信息管理”，查出该员工信息，

        点击后面的“修改”按钮，可以看到：

        可以看到，该员工的“用户状态”已自动变为“停用”。

        此时，如果再用这个登录名、密码使用系统（比如登录OA系统），则系统会提示：

        因此，员工离职后，系统就会自动使他无法再使用各个系统，这样不仅方便，而且严谨。

        【说明】：在《主控系统教程》中，介绍过员工在职状态与用户状态是两个独立的概念。正常情况下，员工离职时，系统在将“员工”改为“离职”的同时，会把他的“用户”状态改为“停用”，这样，员工的离职申请一旦审批通过，该员工就自动失去了所有系统的使用权限。当然，也可以人工进行调整。比如，员工离职后，发现有些系统中的内容交接得不够清楚，因此需要以他原来的登录名进入系统，查看以前的资料，这时，可以在主控系统的“员工信息管理”功能中，把这个员工的“用户”状态单独改为“在用”，就可以实现上述要求。以后可以再人工将这个“用户”状态单独改为“停用”即可。

        5.4.5 其它功能

        系统中还有下列查询分析功能：

        .4.5.1 已发事项、已办事项、待发事项、待办事项

        这些功能用于查询本人已发出、已处理或待发、待处理的申请。并不需要每个人都同时具有这四个功能，比如，负责发出申请的陈伟珍只有“已发事项、待发事项”功能，而负责审批的韦宝华只有“已办事项、待办事项”功能。

        . 已发事项

        本功能用于离职申请的发起人查看本人已发出的离职申请。

        执行本功能时，点击查询，即可列出本人发出的所有离职申请，按发出时间排序，最新发出的列在最上面。可以点击“查看”按钮，查看详细信息。

        如果申请发出后、在被审批前，申请人发现有错误，可以在本功能中查出这个申请，然后点击“撤消”，则这个申请就可以撤回，并显示在本人的“待发事项”中，可以再次修改后重发，也可以删除。

        可以利用右上角的查询条件进行有针对性的查询。

        . 已办事项

        本功能用于离职申请的审批人查看发给本人的、已处理完的离职申请。

        执行本功能时，点击查询，即可列出发给本人的、已处理完的（包括审批通过和退回，也包括申请人自行撤消）所有离职申请，按申请的发出时间排序，最新发出的列在最上面。可以点击“查看”按钮，查看详细信息。

        可以利用右上角的查询条件进行有针对性的查询。

        . 待发事项

        本功能用于离职申请的发起人查看发出后被审批人退回的离职申请，或本人发出后发现有问题、在审批人审批前又自行撤消的申请。

        执行本功能时，系统直接列出上述二种情况的离职申请，按发出时间排序，最新发出的列在最上面。

        待发事项可以点击“修改”按钮、补充修改后再发出申请，也可以删除。

        . 待办事项

        本功能可以列出发给本人的、尚未审批的离职申请。

        上面在介绍离职申请的审批时，是直接在桌面上的“待办事项”区域进行处理。实际上，也可以执行左侧菜单上的“待办事项”功能，列出这些申请，然后再处理。

        注意：本菜单中的“待办事项”仅指离职审批方面的待办事项，而桌面上的“待办事项”区域则包括了入职、再入职、转正、离职、调配等方面的审批。

        如果审批量不大，可以在桌面上的“待办事项”中逐个处理；

        如果审批量较大，可以在各个菜单中的“待办事项”中分类处理，这样把同一类申

        请分别进行审批，可以有同样的操作程序和操作习惯，审批会更方便。

        .4.5.2 离职综合查询

        用于查询在某段期间内，员工的离职申请和审批情况。

        韦宝华执行本功能，如下所示：

        查询条件：

        离职生效日期：缺省为最近一个星期。

        状态：即离职申请的状态，可以是未审核、已审核、已作废，缺省为“全部”。

        未审核：表示审批人还没有审批；

        已审核：表示审批人已审批通过；

        注意：由于离职申请是在审批时立即执行的，因此本功能中没有“已执行”

        状态。这与转正、调配的综合查询功能不一样。

        已作废：表示已审批通过、但后来又执行了“离职作废”。

        类别：可以查看某种类别的离职，缺省为“全部”。

        另外，还可以利用自定义查询的方式确定查询条件。

        指定条件后，点击“查询”，即可查出符合条件的离职申请。

        比如，韦宝华把生效日期范围改为2011-12-07到2011-12-20，再点击查询，可以显示：

        可以看到前面做的这个离职申请，状态是“已执行”。 可以点击后面的按钮，来查看这个申请的详细信息。其中还可以看到离职手续办理情况（没办理离职手续的不显示这些内容），这样便于看到离职手续的办理日期和办理内容。

        .4.5.3 离职手续办理查询

        本功能用于查看某段时间内本人数据权限中的员工离职手续办理的情况（不要求是本人执行的“离职手续办理”功能，只要在本人的数据权限内即可查到，这样便于管理人员查看是否及时进行了操作）。

        可以查询离职手续已办的，也可以查询未办的。

        利用这个功能可以非常方便地查看在一段时间内，哪些员工办理完成了离职手续、哪些员工还没有办理。

        这个功能的使用方法非常简单，这里不再介绍。

        .4.5.4 离职分布分析

        本功能用于按照各种汇总方式对人员离职情况进行统计分析（这些数据虽然可以利用各种自定义查询逐个查出，但不便于象本功能一样统一对比）。可以定期从各种不同角度的，对本单位的员工离职情况（如离职率）进行深入的分析。

        本功能只能查询本人数据权限内的人员，而且只查已经离职的人员（已申请离职但未离职的不计算在内）。

        要求先指定“离职日期范围”、“汇总方式”和“显示方式”：

        ) 离职日期范围：

        缺省值为空，要求必须选择这个范围。

        ) 汇总方式：

        可以选择按“离职类别、离职原因、所属单位、部门、职务、职务类别、岗位等级、岗位序列、人员类别、政治面貌、民族、籍贯、婚姻状况、学历、学位”

        其中：

        选择按部门时，还要求再选择“部门类别”，这样可以用于查出这种类别的部门

        （及其下属部门）的离职人员。

        ) 显示方式：

        可以选“只显示非0项目、全部项目”。缺省为前者，如选后者，那么汇总后人数为0的也可以显示出来。

        对于数据权限不是“全部”的用户，在按职务、部门、岗位等级等汇总时，选择“只显示非0项目”数据会更清楚（以免出现很多全是0的数据）

        点击“查询”后，可以列出下列内容：

        . 按离职类别、离职原因汇总时：显示内容如下：

        2. 按其它方式汇总时（以按学历为例）：

        编号、学历（或其它）、离职人数、百分比、期末在职人数、离职率

        其中：

        期末在职人数：指的是在查询条件中指定的期末这一天的在职人数，而不是当

        前的在职人数。

        离职率＝离职人数/（期末在职人数＋离职人数）。本参数用于评价人员离职的

        比率是否合理。

        姓名、工号、部门、职务、岗位、入职日期、是否转正、转正日期

        可以再点击姓名查看个人信息

        这些数据可以导出为EXCEL文件。

        在查出的汇总数据下面有“图示”和“导出EXCEL”二个按钮。

        可以点击“图示”，查看统计数据的柱形图、线形图、扇形图。把鼠标移动到某个位置时，会显示相应的人数。

        可以点击“导出EXCEL”按钮，把统计数据以EXCEL形式导出。

        系统使用初期，系统中的离职人员不多，所以前期不必使用本功能进行分析。当HR系统使用一段时间后，系统中会有大量的离职人员信息，这时再进行分析，将会得到一些有价值的数据。比如，某企业在2011年11月初执行本功能对本年1至10月的离职情况进行了分析，下面是按“离职原因”得到的分布分析结果：

        页面下方有一个按钮，点击后可以显示各种统计图（下面是饼状图）：

        比较常用的还有按职务、按岗位等级、按学历等进行分析。

        .4.5.5 离职人员查询

        前面介绍过“在职人员查询”功能，在这个功能中，可以利用自定义查义方式，非常方便地查询各种在职员工的信息。

        在实际管理工作中，也经常需要查询离职员工的信息。这时需要执行“员工信息管理”菜单下的“离职人员查询”功能。这个功能的使用方法与“在职人员查询”完全相同。 比如，韦宝华执行本功能，并点击右上角的“查询”按钮，则显示下列内容。

        点击按钮，可以显示员工的详细信息。注意：对于离职员工，还会多显示一行信息（如下所示），包括离职日期、离职手续办理。

        也可以利用自定义查询的方式，指定各种条件，查询需要的员工信息。

        注：之所以将员工信息查询分为“在职人员查询”和“离职人员查询”二个功能，而不是集成在一个功能中、加一个“是否在职”的查询条件，是因为“在职人员”和“离职人员”的管理要求完全不同，分为两个功能，更便于日常使用，也避免出现一些问题。

        .5 一些特殊业务

        上面介绍了各种常见的员工信息管理工作，如入职、转正、调配、离职等。实际工作中，还会涉及到一些特殊的情况，下面分别进行介绍。

        .5.1

        .5.1.1 黑名单管理 黑名单管理

        本功能可以把有问题（如偷盗、严重违纪）的员工列入黑名单。

        在执行员工入职申请（以及后面的再入职申请、离职作废）等功能时，系统会根据证件类别和证件号检查，如果这个员工在黑名单中，则不能执行上述操作。

        这样一方面可以记录某些员工的重大违规行为、便于以后查证，另外，也可以避免这些员工将来到本单位的其它分支机构再次入职。

        例如：12月14日，集团工程部土建组员工苗杰被证实盗用公司工程物资，因此被辞退。

        首先要在系统中对该员工执行“离职申请——审批”的流程：

        . 陈伟珍执行“离职申请”，并发出申请，审批人为韦宝华：

        说明：本例中在离职申请时直接指定为“离职手续”已办理，此时可以直接填写离职手续办理日期、离职手续办理。这种情况就不必再单独执行“离职手续办理”功能。

        . 韦宝华在HR系统中审批通过。

        这样，该员工就完成了离职处理。由于问题性质恶劣，人力资源部根据管理规定，决定将该员工加入黑名单。操作方法如下：

        陈伟珍执行“黑名单管理”功能。

        点击按钮，弹出窗口显示下列内容：

        在“员工姓名”栏选择“苗杰”（注：系统自动控制只能从已离职的人员中选择），此时显示出员工编号、身份证号等信息。然后填写“加入原因”：盗用公司工程物资，价值5000元。然后点击“提交”按钮，即可把这个人加到黑名单中。此时系统显示：

        注：

        ) 本功能还可以对黑名单进行查询、修改、删除

        可以点击“查询”，查看所有已加入黑名单中的人员。可以指定姓名、工号、部门、职务等条件进行查询。 查出后，可以点击按钮，允许修改“加入原因”。 按钮，此如果有的人因某些原因，决定从黑名单中删除，可以查出后，点击

        时要求输入“解决原因”（必填），填写完毕后，即可把这个人从黑名单中删除。 已从黑名单中删除的人员也可以在本功能中查询出来：可以在查询条件中将状态指定为“已解除”，即可查出所有曾加入黑名单、但目前已从黑名单中删除的人员。

        ) 同一个人应只允许在黑名单中添加一次，以后如有补充内容可以在现有信息中修改。

        比如在把一个员工加入黑名单时，填写的原因是“盗窃公司财物价值5000元”，后来又发现了其它问题，那么可以直接修改原来记录的内容，改为“盗窃公司财物价值20000元”。

        .5.1.2 黑名单查询

        本功能用于查询黑名单中的所有人员（包括已从黑名单中解除的人员）。

        注意：本功能不考虑数据权限，具有本功能权限的用户都可以查看黑名单中的全部人员。 本功能操作方法非常简单，这里不再赘述。

        5.5.2 离职作废

        有时员工在做完“离职申请——审批”后，经过有关人员的沟通，几天后，该员工可能又决定不再离职了，这时可能会用到本功能。可以执行“离职作废”功能，查出已离职的员工，将其改为“在职”状态（但其“离职申请”仍可以查到，只不过状态变为“已作废”）。

        .5.2.1 操作方法

        例如：董事长邢加军在谢林松办完离职手续后才知道这件事，考虑到他表现较好，并了解到他离职原因是因为工作压力较大。经过亲自与谢林松沟通，他决定不再离职。 因此，陈伟珍执行本功能，显示如下：

        查询条件：

        离职日期：缺省为最近一个星期。

        类别：用于查看某种类别的离职，缺省为全部。

        另外，还可以利用自定义查询的方式确定查询条件。

        指定条件后，点击“查询”，可以查出符合条件的离职员工。由于一般情况下，知道要将哪个员工的离职申请作废，所以可以利用自定义查询指定姓名或工号查出这个人员。 陈伟珍将“离职日期”改为2011-12-07至2011-12-20，然后点击右上角的

        显示如下：

        按钮，

        对于要“离职作废”的员工，可以点击后面的按钮，此时可以弹出窗口显示这个离职申请的详细信息。其中还可以直接看到离职手续办理情况（没办理离职手续的不显示这些内容）。比如，点击谢林松后面的按钮，显示如下：

        然后，点击“离职作废”按钮，系统提示：

        这样即可将这个员工的状态改为“在职”，同时这个离职申请的状态变为“已作废”。如果这个员工离职手续已办理，系统还会自动将“离职手续办理”改为“未办”，并将“离职手续办理日期”和“离职手续办理内容”清除。

        .5.2.2 说明

        . 离职作废是有期限的

        在主控系统有一个参数“离职作废期限”，缺省为60天。如下所示：

        执行“离职作废”功能时，需要再判断是否超过“离职作废期限”，如未超过，则可以执行“离职作废”；如果超过则系统应提示：已超过离职作废期限，不能执行“离职作废”，只能执行后面介绍的“员工再入职”功能。

        . 在“黑名单”中的员工不能执行离职作废。

        例如，陈伟珍对“苗杰”点击“离职作废”按钮，系统提示：

        这样，就可以保证黑名单中的人员不能再进入公司（除非先从黑名单中删除）。

        3. 做完离职作废后，员工的部门、职务、岗位还是原来的值，如果员工此时的部门、

        职务、岗位已有变化，可以在做完“离职作废”后，再做一个调配。

        . 关于离职作废的查询：

        由于离职作废是一个特别的业务，因此需要能查看操作记录。

        在“离职综合查询”功能中，可以将查询条件中的状态指定为“已作废”（并指定生效日期范围），即可查出在指定的期间内所做过的“离职作废”记录。

        比如，陈伟珍执行“离职综合查询”功能，并指定下列查询条件，即可查询出已作废的离职申请。

        . 实际工作中的一些处理方法：

        实际工作中，可能是10日办理了离职并离开公司，在16日又决定不再离职、又做了“离职作废”，并重新回来工作。将来做考勤、薪资管理时，中间未上班的这几天时间可以在考勤中酌情处理，比如作为请假。

        .5.3 再入职

        有些时候会有这种情况，一个员工离职较长时间后，又重新回来。这种情况在实际人力资源管理中是作为新员工入职处理的，并不是上面提到的“离职作废”。

        由于HR系统中控制不允许证件类别和证件号重复，因此如果要再次入职，那么在执行“入职申请”时，会无法提交。这时可以执行“再入职申请”功能。

        后面将会结合例子进行说明。

        6 深入了解系统，确定正式管理流程

        .1 确定正式的人事信息管理规则及相关岗位的职责

        前面介绍了HR系统中的员工信息管理和转正、调配、离职管理，都是由集团人力资源部的二个人在做这些工作。通过上述操作，把所有员工信息录入了HR系统，并且了解了各项工作的主要流程及相关的查询分析方法，从而尽快对HR系统有了直观体验。 由于HR系统中的信息非常重要，因此，在前期对系统权限管理没有全面了解之前，先由这样二个主要员工进行上述工作，可以便于在工作中结合实际操作和实际数据，尽快掌握系统管理的方法。

        实际工作中，可能在外地有分支机构，员工肯定是在当地办理入职，员工资料可以由所在分支机构负责录入。员工的一些日常管理工作也是在当地进行的，所以，应当根据实际管理需要，做进一步的分工。

        经过前面的练习，2011年12月15日，用有门业决定根据本单位的管理需要，在系统中进行正式的分工设置。

        用有门业根据本单位的情况，确定以下管理规则：

        .1.1 入职、转正、调配、离职的申请

        入职、再入职、转正、调配、离职的申请由以下岗位负责：

        . 集团人事信息组文员：

        负责集团总部所有员工及生产企业、分公司职能部副经理以上（含）员工的申请。

        . 各生产企业及分公司的人力资源部主管：

        负责本公司职能部副经理以下员工的申请。

        关于“下属公司职能部副经理以上岗位”：如果逐个岗位或职务选择，显然比较麻烦，由于在主控系统中已设置了岗位等级，当时的设置规则如下所示：

        职务名称

        生产企业职能部经理、分公司职能部经理、店长

        生产企业职能部副经理、分公司职能部副经理

        集团职能部主管、软件工程师、系统管理员

        岗位等级    十二级 十一级 九级   

        可见，“岗位等级在十一级以上”就相当于“下属公司职能部副经理以上”。因此，上述规则可以更清楚地总结为：

        . 集团人事信息组文员：

        负责集团总部所有员工及生产企业、分公司十一级（含）以上员工的申请。

        . 各生产企业及分公司的人力资源部主管：

        负责本公司十一级以下员工的申请。

        例如：用有形惠门公司新入职一个钣金工，由于这个岗位是四级，所以他的入职申请由该公司人力资源部主管负责；如果新入职一个“公司副经理”，由于这个岗位是十二级，所以他的入职申请由集团人事信息组文员负责。

        又如：分公司新入职一个销售主管，由于这个岗位是七级，所以他的入职申请由该公司人力资源部主管负责；如果新入职一个“店长”，由于这个岗位是十二级，所以他的入职申请由集团人事信息组文员负责。

        说明：

        用有门业这样分工，是想让各生产企业及分公司的人事主管只负责本公司普通员工的申请，而11级以上的重要岗位（如分公司经理、副经理、职能部经理）仍由集团人力资源部负责。

        集团总部所有员工（无论岗位等级），全部由集团人事信息组文员负责。这样管理很容易理解，比如入职申请，这些员工肯定是直接把各种资料交到集团人事部，所以由集团人事信息组文员负责入职申请显然是很合理也很方便的。

        下属公司11级以上岗位在入职申请时，可以要求本人把有关文件（如简历文件）和纸质资料（如学历证书和其它必要证书）的扫描件传到总部，由集团人事信息组文员负责录入并发出入职申请。这样，即使新员工在外地，也可以非常方便地由总部负责入职申请等工作。

        .1.2 入职、转正、调配、离职的审批

        员工入职、再入职、转正、调配、离职的审批，是由该员工所属岗位的“信息审核岗位”上的人员负责的。

        前面在设置“信息审核岗位”时，提到：用有门业规模较大，因此规定：集团总部和下属公司职能部副经理以上（即十一级以上）岗位的员工由“集团人力资源部经理”审核，而其他岗位的员工由集团人力资源部的“薪资主管”审核。所以，入职、转正、调配、离职的审批由以下岗位负责：

        . 集团人力资源部经理：

        负责十一级以上（含）岗位的员工各种申请的审批。

        . 集团薪资主管：

        负责其他员工各种申请的审批。

        注意：其中包括了集团总部十一级以下的岗位。

        说明：

        这个分工很容易理解，即：无论是总部还是下属公司，十一级以上（含）岗位的员

        工各种申请的审批都由集团人力资源部经理负责，其它都由集团薪资主管负责。 这与上面“集团人事信息组文员”负责申请的内容不同，她负责申请的包括了集团总部所有岗位，其中也包括十一级以下岗位，因此她发出的申请可能由集团人力资源部经理审批，也可能由集团薪资主管审批，系统会根据信息审核岗位的设置自动确定审批流程，因此，HR系统可以支持非常灵活的业务流程。后面会举例说明。

        .1.3 其它

        . 员工信息日常维护：

        员工信息日常维护的分工与上述各种申请的分工原则完全相同。即：

        ) 集团人事信息组文员负责集团总部所有员工及生产企业、分公司十一级（含）以上

        员工的信息维护。

        ) 各生产企业及分公司的人力资源部主管负责本公司十一级以下员工的信息维护。

        . 员工信息查询：

        员工信息查询也是平时经常要做的工作，用有门业确定的权限规则如下：

        ) 集团人事信息组文员可以查询集团所有员工的信息。

        说明：在各种申请及员工信息维护方面虽然只要求该岗位只负责集团总部所有员工及生产企业、分公司十一级（含）以上员工的信息，但是后面会介绍：用有门业还要求该岗位负责整个集团的考勤管理，因此，这个岗位的数据权限设置为“全部”。 由于在“员工信息查询授权”中，该岗位的角色“总部人事考勤主管”并不能查看员工的薪资信息、其它薪酬等重要信息，因此，信息安全没有问题。

        ) 集团薪资主管只允许查看岗位等级在十一级以下的员工的信息。

        说明：这是因为后面会介绍：用有门业还要求该岗位从事薪资管理工作，但由于薪资高度保密，因此只允许这个岗位查看岗位等级在十一级以下的员工的信息（岗位等级在十一级以上的员工的薪资信息由集团人力资源部经理负责）。

        ) 各生产企业及分公司的人力资源部主管只允许查询本公司十一级以下员工的信息。

        . 关于再入职申请

        由于再入职申请是很少发生的事情，因此，所有再入职申请全部由集团人事信息组文员陈伟珍负责。各下属企业如果遇到这种情况，可以交由陈伟珍处理。

        确定了上述实际管理规则后，就需要给相关人员设置HR系统的权限。为此，我们需要进一步深入了解怎样设置HR系统的各种权限。

        .2 深入了解角色

        角色管理是系统权限管理的基础，也是系统管理最重要的工作之一。前面韦宝华和陈伟珍分别用“总部人事经理”、“总部人事考勤主管”这二个角色，在HR系统中进行了一

        些操作，这样可以对角色的作用有一些直观的了解。下面再进一步介绍角色设置。

        注意：不要混淆岗位名称和角色名称，二者之间是毫无关系的。比如，陈伟珍的岗位名称是“集团人事信息组文员”，角色名称是“总部人事考勤主管”。

        前面介绍过，对于HR系统的角色，除了要设置角色编号、名称、描述等基本信息外，重点是要设置好“今日关注授权”、“员工信息查询授权”和“系统功能授权”三部分，由于HR系统中的信息非常重要，因此，必须全面了解这些设置的意义：

        .2.1 今日关注授权

        设置角色的权限时，有一部分是“今日关注授权”：

        设置这些内容之前，我们先了解一下“今日关注”的用途。

        6.2.1.1 今日关注的用途

        登录HR系统时，系统会自动弹出一个“今日关注”窗口，其中显示的是一些需要每天关注的常见信息，如“近期应转正的”员工有哪些、“今天过生日”的员工有哪些   比如，现在韦宝华或陈伟珍登录HR系统时，首先会弹出下面的“今日关注”窗口：

        具体包括下列信息：

        . 权限内的所有在职人员：

        可以点击查看本人数据权限内的所有人员。比如，上面显示有439人。

        点击后，在右侧显示出了这些人员的简要信息：

        可以再点击人员姓名，查看其详细信息。

        . 近期应转正的：

        即“近期”应转正、但还没有发出转正申请的员工。查看后，可以便于提示有关人事主管及时为员工发出转正申请。比如，陈伟珍可以看到下列人员应当于近期转正，这样就可以提示有关管理人员尽快确定是否要给这些员工转正，如果需要，可以发出转正申请。

        “近期”指的是计划转正日期距今天不超过指定天数，缺省为14天，即查看近二个星期内应转正的员工（这个“天数”可以在主控系统中的参数中设置）。可以在窗口右侧上面看到查询的是哪一天前应转正的，并且可以修改这个日期，查看其它日期前应转正的人员。比如可以把上面的2011-12-29改为2011-12-22日，然后点击后面的按钮，只查看近一周内要转正的员工。

        只要发出了转正申请（即使还没有审批通过），就不再显示在“今日关注”窗口中。

        3. 近期已转正的：

        列出“近期”已转正的员工信息。比如，陈伟珍可以看到下列人员于近期内已转正，其中包括前面刚做完转正申请和审批的员工，还有一些是在EXCEL导入时记录的、近期刚转正的员工。

        “近期”指的是实际转正日期距今天不超过指定天数，缺省为14天，即查看近二个星期内已转正的员工（这个“天数”可以在主控系统中设置）。可以在窗口右侧上面看到查询的是哪一段时间内转正的，也可以修改这个日期范围（比如可以修改上面的2011-12-1至2012-12-15，然后点击

        . 今天转正的：

        列出今天转正的员工。

        . 近期过生日的：

        列出“近期”将要过生日的员工信息。很多企业在员工的生日时会给员工一个生日祝福，比如生日蛋糕或礼金。在“今日关注”中可以很容易看到，比如下面列出了近期将要过生日的员工，包括今天和今后几天的：

        按钮），查看其它期间内转正的人员。

        “近期”指的是生日距今天不超过指定天数，缺省为7天，即查看近一个星期内将要过生日的员工（这个“天数”可以在主控系统中设置）。可以在窗口右侧上面看到查询的是哪一段时间内过生日的，也可以修改这个日期范围，查看其它期间内过生

        日的人员。比如，上面显示的是近一个星期的，也可以修改为2011-11-15到2011-12-31。

        日期范围左边还有一个查询条件“岗位等级”，可以指定岗位等级，查看某个岗位等级的人员中有哪些要在这个日期范围内过生日。比如：要查询岗位等级在十一级以上（含）的员工有哪些近期过生日：

        . 今天过生日的：

        列出今天过生日的员工。

        . 近期将要离职的：

        列出“近期”将要离职的员工信息，即已发离职申请、但还未被审批通过、且申请的离职日期距今天不超过指定天数（这个“天数”可以在主控系统中设置）。可以在窗口右侧上面看到查询的是哪一段时间内将要离职的，也可以修改这个日期范围，查看其它期间内将要离职的人员。

        . 近期已离职的：

        列出“近期”已离职的员工信息，即已离职、且离职日期距今天不超过指定天数（这个“天数”可以在主控系统中设置）。可以在窗口右侧上面看到查询的是哪一段时间内离职的，也可以修改这个日期范围，查看其它期间内离职的人员。

        比如，陈伟珍可以看到下列人员于近期内已离职。注意：不包括离职作废的人员。

        . 今天离职的：

        列出今天离职的员工。

        . 近期入职的：

        列出“近期”入职的员工信息。企业中经常需要关注新入职的员工，比如要安排他们的培训、实习等工作，在“今日关注”中可以很方便地查看这些员工信息：

        “近期”指的是入职日期距今天不超过指定天数（这个“天数”可以在主控系统中设置）。可以在窗口右侧上面看到查询的是哪一段时间内入职的，也可以修改这个日期范围，查看其它期间内入职的人员。

        . 今天入职的：

        列出今天入职的员工。

        . 近期合同到期的：

        列出“近期”将要到期的人事合同。在使用了后面的人事合同管理模块后，就可以利用这里的信息，及时关注有哪些员工合同即将到期，以便决定是否续签。

        . 今天合同到期的：

        列出今天到期的人事合同。

        . 超编岗位：

        列出在职人数大于岗位编制的岗位信息。

        由于在设置岗位信息时，我们没有设置岗位编制，即当前所有岗位编制都是按缺省值0，所以所有当前有在职员工的岗位都成了超编岗位：

        前面之所以没有设置岗位编制，一方面是因为基础信息设置的前期工作量较大，而岗位编制并非前期必设的信息；另一方面，在HR系统正式使用后，再参照现在各岗位上的实际人数分析和设置岗位编制，会更加方便。

        可以点击“导出EXCEL”按钮，把这些数据保存为EXCEL文件。

        . 缺编岗位：

        列出在职人数小于岗位编制的岗位信息。

        查看完后，可以关闭“今日关注”窗口。如果此后还想查看，可以点击页面最下面一行的“今日关注”（如下所示），则可以再弹出窗口显示上述内容。

        .2.1.2 今日关注的授权

        通过上面的介绍，可以对“今日关注”有非常直观和全面的了解。我们注意到：韦宝华和陈伟珍在“今日关注”中，都可以看到的上面的这些信息，这是因为韦宝华岗位上的角色“总部人事经理”和陈伟珍岗位上的角色“总部人事考勤主管”都设置为：

        即允许查看“今日关注”中的各项内容。

        但在实际工作中，并不一定每个用户都允许看到所有内容，特别是企业规模较多、人员分工较细时。这里的授权就是用于确定某个角色的用户进入HR系统时，在“今日关注”窗口中可以查看的内容。每个用户只能根据其角色上的授权，查看已勾选的项目。比如，如果不勾选超编岗位、缺编岗位，那么在“今日关注”中，就看不到这二项信息。

        【练习】：可以由付聪或韦宝华在主控系统中试着改一下“总部人事考勤主管”这个角色（即陈伟珍所在岗位上的角色），在“今日关注”授权中去掉几项，然后让陈伟珍重新登录HR系统，就会看到变化。练习后再改回原来的设置。

        6.2.2 关于“员工信息查询授权”

        前面提到过，韦宝华在查看一个员工的信息时，能够查看以下页面的信息。

        .

        .

        .

        .

        .

        .

        .

        . 基本信息：其中包括管理信息和个人信息二部分 辅助信息 业务记录 考勤信息 薪资信息 福利信息 其它薪酬 合同信息

        但是，如果陈伟珍同样执行这个功能，查看员工信息时，就只显示以下页面：

        即每个用户能看到的页面和字段可能有所不同，显然这是非常必要的，因为HR系统的信息非常重要，必须根据每个用户的工作职责，只显示允许其查看的内容。比如，韦宝华是集团人力资源部经理，她查看员工信息时，就可以查看到非常全面的信息，包括比较敏感的薪资、福利、其它薪酬信息。而陈伟珍作为集团人事信息组文员，用有门业给她指定的工作职责是员工信息录入和维护、人事合同管理、考勤登记，并全面负责本单位考勤管理。因此允许她查看员工的基本信息、辅助信息、业务记录、考勤信息和合同信息，但并不允许她查看员工的薪资、福利、其它薪酬信息。

        .2.2.1 关于“员工信息查询授权”

        每个用户能查看哪些信息，是由用户所在岗位的角色权限决定的。可以通过角色信息中

        的“员工信息查询授权”控制查看员工信息时的权限。

        这一部分用于确定这个角色的用户在查看员工信息时，能查看到哪些信息。

        比如：

        ) 韦宝华所属岗位“集团人力资源部经理”的角色是“总部人事经理”，这个角色设置

        如下：

        ) 陈伟珍所属岗位“集团人事信息组文员” 的角色是“总部人事考勤主管”，这个角

        色设置如下：

        正是因为上述设置不同，导致韦宝华和陈伟珍在查看员工信息时，具有不同的权限。 这样，就可以非常清楚地界定好每个人的权限，确保HR系统信息安全。

        系统中具有非常强大的权限管理功能，不仅可以象上面这样控制显示哪些页面，还可以控制到允许显示哪些字段。下面通过练习来详细了解一下这种权限管理的方式：

        .2.2.2

        练习1：

        韦宝华（或付聪）登录主控系统，执行“角色权限管理”功能：

        练习

        修改陈伟珍的角色“总部人事考勤主管”的“员工信息查询授权”部分：

        点击其中的“个人信息”，则弹出窗口显示：

        现在表示这个角色可以查看“个人信息”中的“全部”各项。

        改为“无权限”，并“保存”这个设置，再“保存”这个角色信息。然后让陈伟珍退出HR系统、再重新登录。陈伟珍再次执行“在职人员查询”功能，再查看任何员工的信息时，显示如下：

        可以看到，“基本信息”这一页下面的“个人信息”（如家庭住址、籍贯等）不再显示。这是因为我们把这个角色查看“个人信息”的权限改成了“无权限”。

        练习2：

        系统还可以支持更细致的、字段级的权限设置，比如，“个人信息”部分可以设置为只允许查看办公电话、移动电话、家庭电话、E-mail，但不允许查看其它信息。韦宝华按同样的方法再次修改“总部人事考勤主管”的“员工信息查询授权”部分，但这次是把“个人信息”改为“部分”，此时显示：

        选择允许查看的字段：

        点击“保存”按钮保存这个权限设置，然后再保存角色信息。

        此时让陈伟珍退出HR系统、再重新登录。陈伟珍再次执行“在职人员查询”功能，查看任何员工的信息时，显示如下：

        可以看到，“个人信息”部分只显示了上面允许的字段，其它信息都不再显示。

        【说明】：

        上述权限设置在“在职人员查询”和“离职人员查询”功能中导出EXCEL时，也同样有控制作用，即只允许导出具有权限的字段。

        在允许更多人使用HR系统前，可以通过上面的练习，更深入地掌握HR系统。 练习完成后，应当把“总部人事考勤主管”这个角色再恢复为原来的设置。

        .2.2.3 说明

        通过上面的练习可以看到，员工信息分为管理信息、个人信息、辅助信息、业务记录、考勤信息、薪资信息、福利信息、其它薪酬、合同信息等几大类，可以在“员工信息查询授权”部分分别设置权限，其中：

        ） 管理信息、个人信息、薪资信息、福利信息：

        每一类中都包含多个字段，点击后，会弹出窗口，可以选择“无权限、全部、部分”。 当选择“无权限”时：在查看人员信息的页面上，将不显示这一页或这一部分。 当选择“全部”时：在查看人员信息的页面上，将完整显示这一页的全部信息。 当选择“部分”时：系统还要求勾选具有哪个字段的查询权限。对于没有勾选的字段，在查看人员信息的页面上，将不显示这些字段的值。

        注意：对于“薪资信息、福利信息”，如果不是选择“全部”而是选择了“部分”（即使把各个字段全选择了），在查看人员信息的页面上将只显示有关字段的值，但不显

        示每个期间的薪资、福利数据（因为每个期间的薪资、福利数据包含的内容较多，有可能超出字段权限的控制）。这些内容在启用考勤薪酬业务后可以结合数据再进一步了解。

        ） 辅助信息、业务记录、考勤信息、其它薪酬、合同信息：

        这几类信息主要是一些业务数据，直接点击勾选后，即可具有在人员信息中查看这个页面的权限。注意：这些页面的信息不需要设置为“部分”，因此可以直接点击勾选或取消。

        .2.3 系统功能授权

        在角色权限管理中，“系统功能授权”部分用于设置这个角色的功能权限，可以勾选要授予的功能权限。

        通过前面的介绍，我们现在对“员工信息管理”和“转正、调配、离职管理”中每个功能的用途和使用方法已经非常清楚，这样就可以很有把握地确定应当给每个角色设置哪些功能的使用权限。

        .2.4 根据实际管理流程，确定所需要的角色

        角色权限管理是最重要的基础工作之一，在“角色权限管理”功能中，可以新增角色，或修改现有的角色。

        执行本功能时，系统直接列出了所有“在用”的角色信息。

        系统中预置了一些常用的角色：

        新增的角色信息：

        *编号：必填。要求是数字，且不得与已有的角色编号重复。

        *名称：可以是中、英文及数字，必填。

        描述：用于对这个角色进行说明，可以不填。

        再设置好各项权限，然后点击“保存”即可。

        实际工作中，可以先从预置的角色中选择适用的，比如用有门业直接使用了“总部人事经理”和“总部人事考勤主管”这二个角色。还可以根据需要进行修改，或增加其它角色。

        【练习】：在前面已经对这些角色进行过简单的介绍。韦宝华和陈伟珍经过在HR系统中的各种操作，对HR

        详细了解各个角色的权限（但本例中不要修改，因为后面的练习中要使用这些角色）。

        .3 确定岗位设置

        在《主控系统使用教程》中介绍过：用户的权限是由其所在岗位上“权限信息”的设置决定的。所以我们必须确定哪些岗位可以使用HR系统、具体的权限是什么。

        前面已谈到，用有门业确定的正式管理规则如下：

        . 入职、转正、调配、离职的申请由以下岗位负责：

        ) 集团人事信息组文员：

        负责集团总部所有员工及生产企业、分公司十一级（含）以上员工的申请。

        2) 各生产企业及分公司的人力资源部主管：

        负责本公司十一级以下员工的申请。

        . 入职、转正、调配、离职的审批由以下岗位负责：

        ) 集团人力资源部经理：

        负责集团总部所有员工和下属公司十一级以上（含）岗位的员工各种申请的审批。

        ) 集团薪资主管：

        负责其他员工各种申请的审批。

        前面已经给集团人事信息组文员和集团人力资源部经理这二个岗位设置了权限，并且介绍过：岗位权限包括“功能权限”和“数据权限”二部分，比如，下面是“集团人力资源部经理” 这个岗位的权限设置：

        由于只给这二个岗位设置了权限，因此，目前只有这二个岗位上的人员可以使用HR系统。

        下面再根据正式的管理规则，设置其它岗位的权限。

        .3.1 功能权限

        “功能权限”用于指定这个岗位上的用户在各个系统中的“角色”。

        .3.1.1 各生产企业及分公司的人力资源部主管

        根据用有门业确定的管理规则：各生产企业及分公司的人力资源部主管负责本公司十一级以下员工的各种申请及员工信息的维护。需要据此给这些岗位设置一个合适的角色。 我们看一下系统中预置的各个角色，可以发现“分部人事考勤福利主管”和“分部人事考勤主管”都符合要求。例如：“分部人事考勤福利主管”这个角色具有下列权限：

        . 今日关注授权：

        可以看到，这个角色可以在“今日关注”中查看除“合同”信息外的其它所有内容。

        . 员工信息查询授权：

        可以看到，这个角色可以查看员工的管理信息、个人信息、辅助信息、考勤信息、福利信息，但不可以查看薪资信息、其它薪酬、合同信息。

        . 系统功能授权：

        可以看到，这个角色具有入职、转正、调配、离职的申请功能，以及相关的查询功能。但是没有审批功能（即各个“待办事项”功能）。如下所示：

        【说明】：

        ) 系统中预置的“分部人事考勤福利主管”这个角色的定位是不仅分管人事信息，而

        且还负责所在分部的考勤、福利工作，所以这个角色还具有一些考勤、福利管理的功能，这些功能将会在考勤薪酬业务启用后再介绍。由于现在只做员工信息管理和转正、调配、离职的管理，因此，其它功能权限的设置对系统使用没有影响。

        ) 另一个角色“分部人事考勤主管”的设置与“分部人事考勤福利主管”非常类似，

        只是缺少了福利管理方面的一些功能。由于现在不涉及考勤、福利管理工作，因此，这二个角色都可以满足我们的要求。

        用有门业考虑到各下属公司人力资源部主管在实际工作中也负责本公司的福利工作，并且以后也要在系统中进行福利管理，因此，决定使用“分部人事考勤福利主管”这个角色。

        下面对各下属公司人力资源部主管岗位的“功能权限”进行设置。由于都设置为“分部人事考勤福利主管”，因此不必逐个岗位设置，而是采用批量设置的方式。韦宝华（或付聪）执行“岗位信息列表维护”功能。考虑到这些岗位名称中都包含“公司人力资源部

        主管”这几个字，所以可以把自定义条件设置为：

        点击“查询”按钮，显示如下：

        全选后，点击“批量设置”按钮，此时会弹出窗口显示：

        在“功能权限”中的“HR”部分的

        即设置为： 中先勾选、再选择角色“分部人事考勤福利主管”，

        然后点击按钮即可。这样就可以把所选择的各个岗位的角色全部设置好。

        【练习】：保存后，仍显示上面的各个岗位列表：

        可以点击岗位名称查看岗位信息，比如点击“形惠门公司人力资源部主管”，则显示：

        可以看到，这个岗位的功能权限已经设置好了。

        6.3.1.2 集团薪资主管

        根据用有门业确定的管理规则：

        ) “集团人力资源部经理”负责集团总部所有员工和下属公司十一级以上（含）岗位

        的员工各种申请的审批。

        ) “集团薪资主管”负责其他员工各种申请的审批。

        因此，从“功能权限”角度讲，“集团薪资主管”应当具有对入职、转正、调配、离职等各种申请的审批权限。需要给该岗位设置一个合适的角色。

        我们看一下系统中预置的各个角色，可以发现“总部人事薪资主管”这个角色符合要求（“总部人事经理”这个角色当然也具有这些审批权限，但是这个角色权限太大，因此只授权给了“集团人力资源部经理”这个岗位）。

        “总部人事薪资主管”这个角色具有下列权限：

        . 今日关注授权：

        可以看到，这个角色可以在“今日关注”中查看除“合同”信息外的其它所有内容。

        . 员工信息查询授权：

        可以看到，这个角色可以查看员工的管理信息、个人信息、辅助信息、考勤信息、薪资信息，但不可以查看福利信息、其它薪酬、合同信息。

        . 系统功能授权：

        可以看到，这个角色具有入职、转正、调配、离职的审批功能，以及相关的查询功能。但是没有各个申请功能（如下所示）。

        此外，“总部人事薪资主管”这个角色的还具有薪资管理的功能，这些功能将会在考勤薪酬业务启用后再介绍。由于现在只做员工信息管理和转正、调配、离职的管理，因此，其它功能权限的设置对系统使用没有影响。

        用有门业考虑到“集团薪资主管”詹小月在实际工作中也负责集团的薪资工作，并且以后准备在HR系统中进行薪资管理，因此，决定使用“总部人事薪资主管”这个角色。下面对这个岗位进行设置。执行“岗位信息管理”功能，将这个岗位设置为：

        然后点击按钮即可。

        .3.1.3 说明

        【再次提示】：不要混淆岗位名称和角色名称：有些岗位的名称和角色的名称有类似之处，比如“集团人力资源部经理”这个岗位的角色是“总部人事经理”、“集团薪资主管”这个岗位的角色是“总部人事薪资主管”，这是因为我们在给岗位和角色设置名称时，都想尽可能反映其工作职责，因此经常导致名字上有一定的类似。但是一定要注意，二者之间没有任何直接关系。比如“集团人事信息组文员”这个岗位的角色是“总部人事考勤主管”，但是二者名称上完全对不上（比如“文员”这个职务显然也不是“主管”）。

        .3.2 数据权限

        “数据权限”用于指定这个岗位的用户在各个系统中的可以查看或操作的数据范围。 对于不同的系统，“数据权限”的意义和设置方法各不相同。对于HR系统，“数据权限”表示这个岗位的用户在HR系统中执行各个功能时，能够查看哪些“岗位”上的员工的信息。因此，如果数据权限不同，执行同一个功能查出的结果可以是不同的。这是非常必要的，比如在执行“在职人员查询”时，总经理应当可以查看全部员工的信息，而某个分公司经理则只能查看本公司各个岗位上的员工信息。

        数据权限可以设置为以下三种：

        1) 无权限：表示不能查看任何岗位的员工信息。在HR系统中，所有岗位的缺省数据

        权限都是“无权限”，因为HR系统的数据安全性要求很高，在没有主动设置前，任何岗位在HR系统中都没有任何数据权限。

        ) 全部：表示可以查看全部岗位上的员工信息。

        ) 部分：表示可以查看某一部分岗位上的员工信息（可以指定条件，决定可以查看哪

        一部分）。具体设置方法，将会在后面介绍。

        前面已经把“集团人事信息组文员”和“集团人力资源部经理”两个岗位的数据权限设置为“全部”，因为他们要负责集团所有员工的信息管理。注意：虽然根据用有门业的分工，“集团人事信息组文员”只负责集团总部所有员工和下属公司十一级以上（含）员工的各种申请和信息维护，但是在实际工作中，仍可能需要“集团人事信息组文员”有权限管理所有员工的信息（包括下属各公司的所有员工）。因此这个岗位的数据权限仍可以设置为“全部”。

        下面再设置其它各个岗位的数据权限。

        .3.2.1 各生产企业及分公司的人力资源部主管

        根据用有门业确定的管理规则：各生产企业及分公司的人力资源部主管负责本公司十一级以下员工的各种申请及员工信息的维护。并且在进行员工信息查询时，也只能查看这些员工的信息。可以据此给这些岗位设置一个合适的数据权限。

        下面先设置“邦加门公司人力资源部主管”的数据权限，执行“岗位信息管理”功能：

        可以看到，这个岗位在HR系统中的缺省数据权限是“无权限”，这是因为HR系统的数据安全非常重要，因此，未经过授权，任何岗位的数据权限都是“无权限”，这样，即使

        设置了“功能权限”，在HR系统中也查不到数据。

        现在给这个岗位设置数据权限：

        可以看到：允许选择无权限、全部、部分。根据上面的说明，这个岗位的数据权限显然不是“全部”，而是“部分”。

        选择“部分”

        ，此时后面的求指定具体是哪一“部分”：

        按钮变为，点击按钮，则会弹出窗口，要

        可以根据上面确定的管理规则，设置为：

        这个条件很容易理解：即“部分”指的是邦加门公司的、十一级以下的各个岗位。 点击按钮保存这个数据权限，再点击按钮保存岗位信息即可。

        按钮，指定具体的设置，否则在岗位【说明】：选择“部分”后，必须点击后面的

        信息保存时，系统会提示：

        可以按同样的方法设置其它岗位的数据权限：

        . 形惠门公司人力资源部主管

        . 水钧门公司人力资源部主管

        . 北京分公司人力资源部主管

        . 上海分公司人力资源部主管

        【说明】： 由于各个岗位的数据权限不完全相同，因此，只能逐个岗位进行设置。

        .3.2.2 集团薪资主管

        前面提到，在查询员工信息时，集团薪资主管只允许查看所有岗位等级在十一级以下的员工的信息。因些，这个岗位的数据权限也是“部分”，具体设置如下：

        练习：假如集团薪资主管只允许查看“下属生产企业和分公司”中岗位等级在十一级以

        下的员工的信息。应当怎样设置呢？这个岗位的数据权限也是“部分”，具体设置如下：

        注意：一定要了解上面这个设置中的“或者、并且”和括号的作用。

        .3.2.3 说明

        注意：不要混淆“数据权限”与前面提到的“信息审核岗位”。比如，“集团人力资源部经理”这个岗位的数据权限为“全部”，但是以这个岗位为“信息审核岗位”的只有一部分岗位（十一级以上的岗位），而不是全部。又如：后面还会为总经理设置权限信息，其数据权限是“全部”，但“总经理”不是任何岗位的“信息审核岗位”。

        .3.3 是否信息审核岗位、信息审核岗位

        按照正式工作流程对“集团薪资主管”岗位设置好功能权限后，现在集团人力资源部经理和集团薪资主管这二个岗位都具有对入职、转正、调配、离职等各种申请进行审批的权限。但是，用有门业确定的分工规则是：

        . 集团人力资源部经理：负责十一级以上（含）岗位的员工各种申请的审批。

        . 集团薪资主管：负责其他员工各种申请的审批。

        系统中怎样实现这种分工呢？前面介绍过，一个员工的入职、转正、调配、离职申请是由其所在岗位的“信息审核岗位”负责审批的（当然，这个岗位也应当具有各个审批功能的使用权限，即需要设置好相应的角色）。本教程在前面“岗位信息的补充设置”这一节已经介绍了“是否信息审核岗位、信息审核岗位”，当时只把“集团人力资源部经理”这个岗位设置为“是”信息审核岗位，并且把所有岗位的信息审核岗位都设置为“集团人力资源部经理”，即所有岗位的入职、转正、调配、离职都由“集团人力资源部经理”审批。现在，“集团薪资主管”也应当设置为“是”信息审核岗位，并且需要重新设置它所分管的岗位的信息审核岗位。

        下面介绍设置方法：

        .3.3.1 是否信息审核岗位

        执行“岗位信息管理”功能，把“集团薪资主管”这个岗位设置为“是”信息审核岗位：

        这样，现在“集团薪资主管”和“集团人力资源部经理”这二个岗位都“是”信息审核岗位。

        .3.3.2 信息审核岗位

        此前已经把所有岗位的信息审核岗位都设置为“集团人力资源部经理”，现在需要根据 用有门业确定的分工规则修改为正式的设置，操作方法很简单：只需要把十一级以下的所有岗位的“信息审核岗位”改为“集团薪资主管”即可。

        执行“岗位信息列表维护”功能，并指定下列条件：

        点击查询，列出符合条件的岗位，全选后，

        在弹出窗口中指定为：

        然后点击“保存”即可。

        说明：点击按钮选择“信息审核岗位”时，在弹出窗口中只显示了以下二个可选岗位：

        这是因为我们指定了这二个岗位“是”信息审核岗位，因此只显示这二个岗位。 完成上述工作后，每个岗位的“信息审核岗位”就确定了。比如：

        . “工程部副经理”这个岗位：

        . “形惠门公司保安员”这个岗位：

        .4 按正式分工使用HR系统（2011年12月15日练习） 完成上述设置后，下列员工就可以根据正式的工作流程使用HR系统：

        下面通过几个实例，可以很直观的演示上面各种设置的作用。

        年12月15日，用有门业在HR系统中进行了下列操作：

        6.4.1

        .4.1.1 入职申请及审批 例1：上海分公司有一个销售主管入职

        本例用于练习由下属公司人力资源部主管自己发入职申请。

        形惠门公司有一个新员工张若岩入职，其岗位是“上海分公司销售主管”。根据用有门业的规定，他的入职申请应当由上海分公司人力资源部主管范永超录入。

        范永超执行“入职申请”功能，填写下列信息：

        页面下方是审批流程，由系统自动显示：

        范永超确认录入无误后，点击“确认发送”，这个入职申请即可发给詹小月审批。

        【说明】：关于审批流程

        范永超刚执行“入职申请”功能时，下面的流程部分显示为：

        当范永超指定好新员工的“岗位”时：

        下面的审核流程就自动显示为：

        这是因为，入职申请是由新员工所属岗位的“信息审核岗位”上的员工负责审批的，当把新员工的岗位指定为“上海分公司销售主管”后，由于这个岗位的信息审核岗位是“集团薪资主管”，而“集团薪资主管”这个岗位上的员工是詹小月，因此，就可以自动确定好这个申请的审批流程。

        .4.1.2 例2：总部有一个“防盗门研发主管”入职

        总部有一个新员工赵晓兰入职，其岗位是“防盗门研发主管”。根据用有门业的规定，她的入职申请应当由集团人事信息组文员陈伟珍录入。

        陈伟珍执行“入职申请”功能，填写下列信息：

        页面下方是审批流程，由系统自动显示：

        陈伟珍确认录入无误后，点击“确认发送”，这个入职申请即可发给詹小月审批。

        【说明】：关于试用期类别

        本例中，“试用期类别”选择为“立即转正”，此时“计划转正日期”显示为当天的日期。实际工作中，有可能有一些认为各方面条件比较优秀的员工，可以不经过转正期就转正，这种情况可以在入职申请时将“试用期类别”指定为“立即转正”，并可以在“备注”中注明原因，以便审批人了解。但是要注意：这种“立即转正”也需要经过转正申请和审批后，员工才能转正，与其它“试用期类别”没有什么区别，只不过入职审批完成后，就可以再发转正申请，而不需要等到一个月或几个月之后。

        .4.1.3 例3：总部有一个“分公司副经理”入职

        由于上海分公司分管区域较大，为加强管理，因此又新招聘一名“分公司副经理”柳文栋入职。

        由于“上海分公司副经理”的岗位等级是十四级，因此，根据用有门业的规定，他的入职申请应当由集团人事信息组文员陈伟珍录入。柳文栋入职前，已将自己的个人信息（包括各种证件的扫描件）发给集团人事部。陈伟珍可以根据这些信息，填写入职申请：

        页面下方是审批流程，由系统自动显示：

        陈伟珍确认录入无误后，点击“确认发送”，这个入职申请即可发给韦宝华审批。

        【说明】：关于审批流程

        可以看到，同样是陈伟珍执行入职申请，但前面赵晓兰的入职申请自动发给了詹小月审批，而后面柳文栋的入职申请自动发给了韦宝华审批，这是因为这二个员工所属岗位的“信息审核岗位”不同。系统可以自动确定审批流程，因此非常方便。

        .4.1.4 审批

        完成上述入职申请后，有关审批人就可以进行审批。

        比如，集团薪资主管詹小月在HR系统中会收到提示消息，同时在桌面的待办事项中，看到二个入职申请：

        可以按前面介绍的方法，逐个审批通过。

        同样，韦宝华也审批通过了“柳文栋”的入职申请。

        .4.1.5 说明

        通过上述练习，可以看到：

        ) 可以根据本单位的管理需要，由下属分公司直接做员工的入职申请，也可以由总部

        执行入职申请；

        ) 系统会根据新员工的岗位，自动确定相应的审批流程。

        注意：上面几个例子都是在12月15日执行“入职申请”功能，而员工的入职日期也是同一天，但实际工作中有可能实际入职日期不同。比如，员工是12月14日入职的，但因为个人资料不全，所以在14日未能录入HR系统，而是在12月15日才录入，这时，员工的入职日期仍应当录入为12月14日，即以实际入职日期为准。

        .4.2 转正申请及审批

        根据用有门业的管理规定，转正申请也可以根据分工，由不同的分管人员负责。分工原则与入职申请相同。

        .4.2.1 例1：集团人事信息组文员的申请

        集团人事信息组文员陈伟珍执行转正申请功能，直接点击右上角的“查询”可以看到有以下员工未转正、并且未发出转正申请：

        可以看到，上面列出的员工也有下属企业十一级以下岗位的员工，而用有门业只要求陈伟珍负责集团总部所有员工和下属企业十一级以上（含）岗位的员工，为什么会全列出来呢？这是因为前面给陈伟珍所属岗位设置的数据权限是“全部”，而不是“部分”。之所以设置为“全部”，是因为后面考勤薪酬业务启用后，陈伟珍还要负责整个集团所有员工的考勤工作（这也是她的岗位名称是“集团人事考勤主管”的原因）。

        因此，陈伟珍在本功能中“能够”给所有员工发转正申请。当然，根据用有门业的规定，实际上她并不这样做，而是只负责自己分管岗位上的员工。

        这样也有一个优点，即陈伟珍如果发现下属公司有的员工应当转正但是该公司人力资源部主管没有及时申请，可以及时提示。

        当陈伟珍准备对分管的员工做入职申请时，当然希望只显示本人分管的员工，特别是当企业规模较多、员工较多时。这时可以利用自定义查询功能，指定下列条件：

        点击查询，就可以只显示出用有门业规定的、陈伟珍分管的员工：

        可以看到，赵晓兰已经可以申请转正。其他员工离“计划转正日期”还有较长时间，因此现在不能申请转正。 因此，陈伟珍点击，给赵晓兰发出转正申请，如下所示：

        可以看到，转正流程中，审批人自动确定为詹小月，这是因为转正、调配、离职的审批人确认规则与入职申请是一样的，即由员工所在岗位的“信息审核岗位”负责审批。 陈伟珍确认无误后，点击“提交申请”，发给詹小月审批。

        【说明1】：

        在赵晓兰的入职申请中，其“试用期类别”指定为“立即转正”，因此，“计划转正日期”就等于“入职日期”，但是，这种情况也必须经过转正申请和审批后，才能转正。

        【说明2】：学习使用自定义查询的模板

        上面的练习中，陈伟珍通过指定自定义条件，可以只列出本人分管的员工。由于经常要这样做，所以如果每次都这样指定条件，会比较麻烦。这种情况下，陈伟珍可以把这个

        条件“保存为模板”，以后直接调用就可以了。操作方法如下：

        先指定查询条件：

        再点击按钮，系统会弹出窗口要求指定下列信息：

        陈伟珍填写为：

        然后点击“保存”按钮即可。

        以后陈伟珍再执行“转正管理”功能时，可以在选择“自定义查询”后，不必再指定条件，而是直接点击按钮：

        这时系统会弹出窗口要求选择模板（如下所示），可以看到此前已保存的模板“我分管的员工”：

        双击这一行，就可以直接列出所需要的查询条件。这样，以后就可以非常方便地使用这些定义好的条件。

        注：可以保存多个模板。对于不再使用的模板，可以点击

        .4.2.2 例2：下属公司人力资源部主管的申请 按钮删除。

        根据用有门业的管理规则，各个分公司人力资源部主管要分管本公司十一级以下员工的转正申请。比如：

        . 北京分公司

        北京分公司人力资源部主管董建平执行“转正申请”功能，直接点击“查询”按钮，可以看到：

        注意：只列出一个员工“田壮”，而不是象陈伟珍那样看到多个员工。这是因为我们给“北京分公司人力资源部主管”这个岗位设置的数据权限是：

        即“北京分公司十一级以下的岗位”，因此，他在本功能中只能查看到本人数据权限内的员工。这样不仅非常方便，而且使HR系统可以对不同用户的权限进行严格、精确地管

        理。 董建平点击点击，给“田壮”发出转正申请，如下所示：

        董建平确认无误后，点击“提交申请”，发给詹小月审批。

        . 邦加门公司

        按上面同样的方法，邦加门公司人力资源部主管张中敏执行“转正申请”功能，给员工“赵明伟”发出申请转正。

        . 水钧门公司

        按上面同样的方法，水钧门公司人力资源部主管郑树人执行“转正申请”功能，给员工“王春”发出申请转正。

        .4.2.3 审批

        完成上述转正申请后，有关审批人就可以进行审批。

        集团薪资主管詹小月在HR系统中会收到提示消息，同时在桌面的待办事项中，看到上面的各个转正申请：

        可以按前面介绍的方法，逐个审批通过。

        .4.3

        .4.3.1 调配申请及审批 练习：下属公司人力资源部主管的申请

        上海分公司销售部主管周蒙因为工作表现优秀，因此，调任集团销售部专卖店管理组主管。上海分公司人力资源部主管范永超执行“调配申请”功能：

        点击“姓名”后面的按钮选择人员时，可以看到弹出窗口只显示：

        再双击，则只显示：

        再双击，显示：

        可以看到，上面只列出整个集团中很少一部分部门，甚至没有列出上海分公司的“经理办公室”。这是因为调配申请只能针对本人数据权限内的员工，范永超的数据权限仅限于上海分公司十一级以下岗位，所以他不能选择其他员工（甚至不能选择本公司经理、部门经理等岗位上的员工）。

        说明：上面是为了演示“数据权限”的作用，所以逐层点击，实际工作中，由于已经知道要给哪个员工做调配，可以直接输入员工姓名（如下所示），

        查出这个员工：

        范永超选择周蒙后，显示如下：

        指定有关内容后，如下所示：

        然后，范永超点击“提交申请”，发给詹小月审批。

        注意：调配生效日期录入为2011年12月20日。因此，审批成功后，周蒙的部门、岗位、职务需要在20日才会发生变化（由系统定时器自动执行）。

        .4.3.2 审批

        完成上述调配申请后，集团薪资主管詹小月在HR系统中会收到提示消息，同时在桌面的待办事项中，看到这个申请：

        可以按前面介绍的方法，审批通过。

        6.4.4

        .4.4.1 离职申请及审批 练习：下属公司人力资源部主管的申请

        上海分公司保安员王路华因为个人原因，申请辞职。上海分公司人力资源部主管范永超执行离职申请功能：

        点击“姓名”后面的按钮选择人员时，可以看到与调配申请时类似，逐个部门点击时，也是只能看到上海分公司的一部分部门。

        由于已经知道要给王路华做离职申请，可以直接输入员工姓名（如下所示），再点击后面

        范永超选择王路华后，录入下列内容：

        王路华已在当天完成了各种交接，所以上面还同时指定为“离职手续已办理”。 然后，范永超点击“提交申请”，发给詹小月审批。

        注意：本例中，离职日期录入为2011年12月20日。但是前面介绍过，离职审批通过后，将会立刻变成已离职状态。而不是在20日才会发生变化（这一点与转正、调配都不同）。

        .4.4.2 审批

        完成上述离职申请后，集团薪资主管詹小月在HR系统中会收到提示消息，同时在桌面的待办事项中，看到这个申请。可以按前面介绍的方法，审批通过。

        .4.5 员工信息维护示例

        员工信息如有变化，可以执行“员工信息维护”功能进行修改。这个功能也受数据权限控制，即执行本功能时，只能对本人数据权限内的员工的信息进行修改。

        例如：上海分公司人力资源部主管范永超执行本功能，直接点击右上角的查询按钮，可以看到，虽然现在右上角的条件是“全部人员”，但查询结果中列出的只是他数据权限内的“全部人员”，而不是用有门业集团的全部人员。

        .4.5.1 练习1

        现在要给员工周永全补充、修改一些信息。可以指定自定义条件查出这个员工，或者直接从上面的列表中找到这个员工，然后点击他后面的

        他的二项个人信息：

        按钮，在弹出窗口中修改了

        然后保存即可。

        .4.5.2 练习2

        我们注意到：虽然前面已经给周蒙做了调配申请，并且已经审批通过，但是由于指定的调配生效日期是2011年12月20日，因此现在他仍是上海分公司销售主管、仍在范永

        超的数据权限内，所以，执行本功能时仍能列出他的信息。现在范永超了解到周蒙刚完成上海大学的本科学习，并得到学士学位证书，因此，修改周蒙的个人信息，原来是：

        修改为：

        然后，又在“辅助信息”页面的“学历信息”部分添加详细信息：

        然后在“附件”中又上传了“周蒙本科学历证书”的扫描件：

        保存后，“辅助信息”页面如下所示：

        完成上述补充修改后，进行保存。

        .4.5.3 说明

        员工的一些重要信息（如“是否转正、是否离职、部门、岗位”）如果有变化，必须通过“申请——审批”流程，但是，下属各公司普通员工的一些一般性信息如有变化，可以由各公司人力资源部主管执行本功能，直接进行修改或补充，而不必由总部维护，这样就非常方便。

        由于陈伟珍的“数据权限”是“全部”，所以，她执行本功能时，也可以修改任何员工的信息，包括下属公司任何员工的信息。

        .4.6 查询功能中的数据权限

        数据权限确定了用户在HR系统中可以查看或处理哪些员工的信息，因此非常重要。在上面的多个业务中，都涉及了数据权限。不仅如此，在各种查询功能中，也受数据权限的控制，在执行同一个功能时，不同用户能查看到的信息是不一样的，例如：

        .4.6.1 在职人员查询

        韦宝华或陈伟珍在执行“在职人员查询”功能时，可以查看到全部在职员工的信息。

        詹小月在执行“在职人员查询”功能时，只能查看到十一级以下在职员工的信息。

        范永超在执行“在职人员查询”功能时，只能查看到上海分公司十一级以下在职员工的信息。

        可以自己做一下上述练习。

        .4.6.2 人员分布分析

        本功能与“在职人员查询”功能一样，同样受数据权限控制，如：

        前面介绍过，韦宝华或陈伟珍在执行“人员分布分析”功能时，可以查看到全部在职员工的信息。

        而詹小月在执行“在职人员查询”功能时，只能查看到十一级以下在职员工的信息。比如按职务分析时，查询结果如下（下图未全列出，下面还有一些职务，这些员工的岗位等级都低于十一级）：

        范永超在执行“在职人员查询”功能时，只能查看到上海分公司十一级以下在职员工的信息。比如按职务分析时，查询结果如下：

        .4.6.3 特别说明——关于黑名单查询

        由于黑名单中列出的是有严重问题的离职员工，因此，“黑名单查询”功能有特殊的业务意义，不受数据权限控制。即只要具有本功能的使用权限，就可以查出黑名单中的所有人员，以避免类似问题的发生。比如：前面已经有一个集团土建技工“苗杰”被加入黑名单，虽然“集团土建技工”这个岗位不在“上海分公司人力资源部主管”的数据权限

        内，但是范永超执行本功能时，同样可以查到这个信息。如下所示：

        .4.7 关于“员工信息查询授权”

        在“角色权限管理”中，已经详细介绍了其中的“员工信息查询授权”：

        可以再看一下：比如同样是执行“在职人员查询”功能后，任意点击查看一个员工的信息，不同用户显示的内容可以各不相同，例如：

        . 集团薪资主管詹小月查看员工信息时，显示以下页面：

        . 上海分公司人力资源部主管范永超查看员工信息时，显示以下页面：

        . 集团人力资源部经理韦宝华查看员工信息时，显示以下页面：

        . 集团人事信息组文员陈伟珍查看员工信息时，显示以下页面：

        这是因为他们所在岗位上对应角色的设置各不相同。可以与他们的角色设置对照一下，进一步直观了解这种权限的控制方式。

        这样，就可以保证能够根据管理要求和分工，非常细腻地设置好所需要的权限。

        .4.8 关于“今日关注”

        前面介绍过，在登录HR系统时，会自动弹出一个“今日关注”窗口，显示每天经常关注的一些信息。也可以点击HR系统首页最下面一行的“今日关注”，随时查看这些内容。

        .4.8.1 关于“今日关注授权”

        在介绍“角色权限管理”时介绍过，每个用户显示的“今日关注”内容可以不同，这是

        根据用户的角色确定的，例如：

        陈伟珍查看“今日关注”，显示内容如下：

        而上海分公司人力资源部主管范永超查看“今日关注”，显示内容如下：

        其中就没有“近期合同到期的、今天合同到期的”，这是因为上海分公司人力资源部主管这个岗位上设置的角色是“分部人事考勤福利主管”，这个角色的“今日关注授权”如下

        （其中没有提供这二个权限）：

        .4.8.2  “今日关注”中的数据权限

        “今日关注”显示的内容也受数据权限控制，比如：陈伟珍和范永超查看“今日关注”时，同一项目所显示的数据也不相同，如“权限内的员工信息、近期已转正的  ”。如下所示：

        陈伟珍显示的内容     范永超显示的内容

        这是因为上述各项也是只显示本人数据权限内的数据。陈伟珍数据权限是“全部”，因此她看到的信息要比范永超更多。

        .5 按正式分工使用HR系统（2012年1月15日练习） 下面再结合一些操作实例，介绍各个功能的使用方法。

        年1月15日，用有门业在HR系统中进行了下列工作：

        6.5.1

        转正申请。

        转正申请及审批

        下列人员登录HR系统时，在“今日关注”中看到有近期需要转正的员工，因此需要做

        . 陈伟珍：

        登录HR系统时，在“今日关注”中看到有以下人员近期应当转正，其中张若岩属于上海分公司管理，其转正申请由范永超负责。而黄依依、王华骏、金孟廷由陈伟珍负责。

        经过向黄依依、王华骏、金孟廷的上级领导了解，认为可以转正。因此，陈伟珍执行“转正申请”功能，给他们发出转正申请（如下所示）。转正生效日期与计划转正日期相同，审批流程是：王华骏由韦宝华审批，其他二人由詹小月审批。

        【说明】：陈伟珍在执行“转正申请”功能时，如果想直接查看本人负责申请的员工，可以参照前面介绍的方法，设置自定义查询的条件，并保存为模板。当然，陈伟珍仍需要定期查看全部需要转正的员工，以便检查各下属公司的工作。 2. 范永超：

        同上，范永超发出了张若岩的转正申请，转正生效日期与计划转正日期相同，审批人是詹小月。

        注：韦宝华和詹小月于当天审批通过了上述申请。

        6.5.2 关于业务记录

        在查看员工信息时，其中有一页“业务记录”，用于记录该员工的信息变动记录，这是极为必要的，因为员工信息非常重要，因此，对员工信息的任何修改都必须能够追溯。 比如，陈伟珍查看员工周蒙的“业务记录”，可以看到包括下列内容：

        .5.2.1 入职记录

        显示该员工入职的申请和审批情况。由于周蒙是老员工，在HR系统启用时，他的信息是采用EXCEL导入的，因此，没有入职记录。 如果查看黄依依的“业务记录”，就会看到入职记录：

        .5.2.2 转正记录

        显示该员工转正的申请和审批情况。由于周蒙是老员工，在HR系统启用时，他的信息在EXCEL导入时就已经是转正的，因此，没有转正记录。

        当然，对于还没有发出转正申请的新员工，这一部分也不显示任何信息。

        对于在HR系统中发出过转正申请的员工（如上面的黄依依），无论转正申请是否审批通过，都会看到转正记录。并且可以点击后面的

        按钮，查看这个申请的详细信息：

        .5.2.3 调配记录

        显示该员工调配的申请和审批情况。

        对于还没有发出过调配申请的员工，这一部分也不显示任何信息。

        对于在HR系统中发出过调配申请的员工（如上面的周蒙），无论调配申请是否审批通过，都会看到调配记录。并且可以点击后面的

        按钮，查看这个申请的详细信息。

        .5.2.4 离职

        显示该员工离职的申请和审批情况。

        对于还没有发出过离职申请的员工，这一部分也不显示任何信息。

        对于在HR系统中发出过离职申请的员工，无论离职申请是否审批通过，都会看到离职记录（如下面是王路华的业务记录）。并且可以点击后面的详细信息。

        按钮，查看这个申请的

        【注意】：对于离职后又执行了“离职作废”的员工（如前面介绍的“谢林松”），查看业务记录时，也可以看到离职申请，但这个申请的状态是“已作废”。

        点击后面的

        按钮，可以看到是在2011年12月14日17：34执行了作废。

        这样就可以非常清楚地记录业务过程。

        .5.2.5 信息变动记录

        这一部分用于记录员工除入职、转正、调配、离职外的其它“基本信息”的变动（比如学历、家庭住址、邮箱等）。 比如，周蒙的信息变动记录如下：

        可以看到哪些项目发生了变动，原来是什么，现在改为什么，由谁在什么时间进行的操作。

        通过“业务记录”，可以使员工信息的任何变动都有迹可循。

        .5.3

        .5.3.1

        再入职

        关于“再入职”

        有些时候会有这种情况，一个员工离职较长时间后，又重新回来。这种情况在实际人力资源管理中是作为新员工入职处理的，并不是前面提到的“离职作废”。

        由于HR系统中控制不允许证件类别和证件号重复，因此如果要再次入职，那么在执行“入职申请”时，会无法提交。这时可以执行“再入职申请”功能。

        再入职申请的操作方法与入职申请很不一样，由于系统中已有这个员工信息（只不过已离职），所以执行本功能时，可以先指定条件（如姓名），查出已离职、现在需要再入职的人员。

        然后点击“再入职”按钮，在弹出窗口中可以录入该员工的信息。其中：

        个人信息、辅助信息：这二部分仍显示了原来的数值，因为这是员工个人的信息，如果没有变化，可以不修改。

        管理信息：只有姓名、性别、证件类别、证件号、出生日期显示了原来的值，其它信息都要求重新填写。因为重新入职后，部门、职务、岗位都可能发生变化了。 全部信息录入、修改完毕后，即可点击“确认发送”或“保存待发”（后面的流程与入职申请、审批相同）。

        注：再入职申请中，系统进行了下列约束：

        填写的再入职日期应大于或等于离职日期。另外，对再入职日期也象入职日期一样有同样的约束。

        系统还会检查证件类别和证件号，不允许在黑名单中。黑名单上的员工不能再入职。

        .5.3.2 练习

        例如：原上海分公司保安员王路华因为个人家庭原因，于2011年12月15日离职。后来家里的事情处理完后，仍想回来上班。上海分公司经理已同意。下面采用“再入职”方式处理。

        由于再入职这种情况不经常发生，为了简化下属公司的工作，用有门业只把“再入职申请”功能的使用权限提供给总部人事信息组文员陈伟珍，即所有再入职申请均由陈伟珍

        负责。各个下属公司的人力资源部主管没有这个功能的使用权限（注：这只是用有门业的规定，实际工作中，可以根据本单位的管理要求决定怎样授权）。 陈伟珍执行“再入职申请”功能，点击右上角的“查询”按钮，显示如下：

        点击王路华后面的

        按钮，会弹出窗口显示：

        对于再入职的员工，“管理信息”部分，只保留了姓名、性别、身份证号、出生日期，其它如工号、部门、岗位等都为空，要求必须录入，因为“再入职”是把这个员工当作一个新的员工，这是与“离职作废”的最大不同点；“个人信息”部分则保持不变，因为这是员工本人的信息，当然，有变化的项目可以修改。 陈伟珍录入为：

        确认无误后，点击“确认发送”，但是，系统弹出提示：

        因此，系统不允许使用再入职方式。这是因为系统中对再入职进行了一些控制，以免在其它业务中产生问题。

        通过这个例子，一方面可以看到再入职申请的操作方法，同时也可以看到系统中的一些控制。 【说明】：

        如果他确实是2012年1月15日回来，那么只能执行“离职作废”。这里我们不再处理，而是把这个例子留到以后再做演示。

        如果现在是2012年2月15日，那么这个申请就能够发出。

        .5.3.3 再入职的审批

        再入职申请也必须被“审批人”审核通过后，这个员工的信息才能加入在职人员档案中。 “如果”发出了再入职申请，那么审批时的处理方法与“入职申请”是完全相同的。

        6.5.3.4 再入职查询

        由于再入职是一种比较特殊的情况，因此系统中提供了“再入职查询”功能，用于查询再入职的人员信息。

        执行本功能时，点击“查询”，可以直接列出所有再入职的人员。同一个人的入职记录、再入职记录连续显示在一起。也可以用自定义查询方式按条件查询。 可以点击每个人后面的“查看”按钮，查看其详细信息。 这个功能操作非常简单，这里不再介绍。 6.5.3.5

        “再入职”与“离职作废”的比较

        现在已经介绍了“离职作废”和“再入职”这二种特殊业务，它们都是用于将已离职的员工变更为在职员工，因此有一定的相似性。下面介绍的内容有助于更好地理解这二种业务，以便在实际工作中采用恰当的处理方式。 1. 系统管理方式的区别：

        ) 离职作废：可以沿用原来的工号，同时能直接用这个工号查到这个员工以前的记录。

        入职日期、转正日期等各种信息都不改变。相当于将离职记录作废掉了。 2) 再入职：需要改用新的工号，入职日期也是新的日期，而且不能用新工号查看原来

        这个员工的记录。相当于一个新员工。 2. 适用范围比较：

        ) 如果考勤薪酬业务已启用，且新的入职日期与离职日期在同一考勤期间：

        只能用离职作废功能，不能用再入职功能。否则在做考勤、薪资时会作为二个人处理，比较麻烦，而且报税时也不允许出现这种情况。这种情况如果执行再入职申请，系统会给出下列提示：

        再入职日期与离职日期在同一期间内，不可以执行“再入职”，请执行“离职作废”功能。

        ) 如果考勤薪酬业务未启用，且新的入职日期在离职日期50天（即现在系统中确定

        的“考勤期间最大长度”）内：

        只能用离职作废功能，不能用再入职功能。否则如果启用了考勤薪酬业务，“可能”会导致二个人员记录出现在同一个考勤期间中，从而在做考勤、薪资时会作为二个人处理。所以，这种情况如果执行再入职申请，系统会给出下列提示：

        再入职日期在离职日期50天内，不可以执行“再入职”，请执行“离职作废”功能。 说明：上面的例子中，就是进行了这个控制。 3) 其它情况：

        如果离职时间不长（即未超过主控系统中设置的“离职作废期限”，缺省为60天），则二个功能都可以用，可以由人事部根据实际情况确定怎样处理。 如果离职时间超过了“离职作废期限”，则只能用再入职功能。

        6.6 一些基础管理工作

        人力资源管理涉及的内容比较多，实际工作中，还有一些常见的事项。例如：

        .6.1 岗位编制的管理

        本教程曾经介绍过下列概念： 1. 岗位编制

        指的是根据管理的要求，一个岗位上“应当”配置的人员数量。 2. 缺编与超编

        如果一个岗位上的当前在职人数<岗位编制，称为缺编； 如果一个岗位上的当前在职人数>岗位编制，称为超编

        维护好岗位编制，并及时对缺编和超编情况进行处理，是人力资源管理中的重要工作之一。

        .6.1.1 岗位编制的确定

        设置岗位信息时，可以同时设置好岗位编制。但是此前我们在设置各个岗位时，都没有设置岗位编制，而是继续使用缺省值0，这样显然是不合理的。之所以这样做，是因为前面我们还没有准备要做岗位编制管理工作，因此，前期在考虑不充分的情况下，没有必要先花时间维护这个信息，这样也便于前期工作的简化。

        现在，经过上面对HR系统的使用，各项工作已经基本理顺。这时，可以开始着手岗位编制的管理。

        实际工作中，确认岗位编制的方式是：“根据管理的需要，并结合当前的实际情况”： 1) 所谓“根据管理的需要”，就是根据工作内容和负荷，确定各个岗位“应该”需要多

        少人。这一点可以由各部门负责人讨论评估后确定。

        ) 所谓“结合当前的实际情况”，是指参照当前各岗位上的“实际”人员数量，评估工

        作量，以确定各个岗位“应该”需要多少人。

        可以通过下列方式，非常方便的得到各岗位上的“实际”人员数量列表。前面介绍过，在“今日关注”中，可以列出缺编岗位与超编岗位，由于现在各个岗位的编制均为0，所以，任何一个有员工的岗位都是“超编岗位”，所以，只要查出超编岗位列表即可。

        韦宝华在HR系统中查看“今日关注”中的“超编岗位”，如下所示：

        说明：查看“超编岗位”时，只显示本人数据权限的岗位。韦宝华的数据权限是“全部”，所以显示了全部超编岗位（即当前有在职员工的岗位）。

        可以导出EXCEL（上面有“导出为EXCEL”按钮），然后结合每个岗位的当前“实际”在职人数，确定这个岗位“应该”有多个员工。这样，就可以逐个岗位整理出岗位编制。

        岗位编制应当由各部门负责人与人力资源部共同整理，而不能只理解为人力资源部的工作。

        用有门业按上述思路，整理好各岗位的岗位编制。

        .6.1.2 岗位编制的“初始”设置方法

        韦宝华在主控系统中进行岗位编制的设置：

        可以执行“岗位信息列表维护”功能，直接查出所有岗位，然后逐个设置。或者可以执行“岗位信息管理”功能，逐个岗位进行设置。

        由于不同岗位的岗位编制往往没有什么规律，因此一般只能逐个设置。但是也可以利用一些规则和方法，简化工作。比如，可以按下列顺序处理：

        . 首先，从导出的岗位编制EXCEL文件中删除岗位编制为1的岗位。

        考虑到有很多岗位的岗位编制是1，比如，董事长、总经理、副总经理、各部门经理及副经理的岗位编制都是一个人。因此，可以把整理好的岗位编制表简化，删除这些岗位

        编制为1的岗位。删除后，如下所示：

        软件服务社：人力资源管理系统使用教程

        2. 然后，设置上述列表中岗位的岗位编制 这也可以分二步：

        ) 对于上表中有规律的岗位的岗位，可以批量设置编制设置：

        比如，可以看到各店服务员的岗位编制都是4，因此，可以利用下列条件，查出所有岗位名称中包含“服务员”的岗位（或按职务查询）：

        点击查询后，显示如下：

        先“全选”，然后点击

        按钮，在弹出窗口中指定岗位编制：

        然后点击“保存”，即可把上述所有岗位的岗位编制全部设置为4。

        说明：这种情况在实际工作中是很常见的，比如在设有较多分支机构时，各个分支机构中类似的岗位编制经常有相同的岗位编制。利用上述方式可以简化工作。 2) 对于上表中没有规律的岗位，可以逐个设置岗位编制：

        其它岗位基本没有什么规则，或者有规律的岗位较少，因此最好逐个设置。

        可以从上面的EXCEL中去掉已设置好的岗位（如“服务员”），然后把其它岗位逐个设置好。可以执行“岗位信息管理”功能，从岗位结构图上逐个设置： 先设置“集团培训主管”，如下所示：

        再按同样的方式完成EXCEL中其它各个岗位的设置。 3. 最后，把其它岗位的岗位编制批量设置为1。

        上面我们把EXCEL中岗位编制为1的岗位全去掉后，完成了岗位编制大于1的所有岗位的设置。那么，系统中当前没设置的岗位的岗位编制应当全是1。

        执行“岗位信息列表维护”功能，按下列条件查出当前岗位编制为0的岗位：

        查询结果如下：

        逐个检查后，确认这些岗位的岗位编制应当全部设置为1。所以先“全选”

        ，然后点击

        按钮，在弹出窗口中指定岗位编制：

        然后点击“保存”，即可把上述所有岗位的岗位编制全部设置为1。 这样，就完成了所有岗位的设置。

        【说明】：上面介绍的是在初次准备进行岗位编制管理时，怎样对系统中现有的所有岗位的岗位编制进行初始设置。主控系统和HR系统使用初期，要设置的各种信息非常多，要做的各种管理工作也很多，因此可以先不进行岗位编制管理，这时各岗位的岗位编制可以先用缺省值0。这样可以减少前期工作量，尽快把主要工作理顺。但是，当开始进行岗位编制管理并完成了以前岗位编制的设置后，如果再增加新的岗位，应当在设置岗位信息时，就直接设置好岗位编制，以免以后补设时工作量较大。

        6.6.1.3 注意事项

        完成上述设置后，韦宝华可以在HR系统中再次查看“今日关注”，可以看到有下超编岗位：

        还有下列缺编岗位：

        这样就可以很容易地看到：根据当前确定的岗位编制，有哪些岗位超编，有哪些岗位缺编。如果发现有不合理的地方，可以考虑进行调整。

        将来启用招聘管理后，可以参照缺编岗位的岗位说明书，很快就能发出招聘信息。 实际工作中，应当注意：岗位编制是需要动态维护的数据，因为企业的规模可能会有变化，因此，应当根据实际需要，随时调整岗位编制。

        .6.2 关于储备人员的管理

        有些企业新招聘的员工入职后，并没有指定明确的部门，而是先有一段时间的培训，并可能安排到一些部门实习。如果对于各部门有岗位编制、人工费用的考核，那么在这段

        时间内，这些员工的薪资费用不应当计入其实习所在部门，岗位编制上也不应当计入该部门。对于这种情况，可以采用以下方式处理：

        .6.2.1 设置部门

        可以单独设置一个部门“储备部”，放在集团职能部下面，所有尚未明确安排的储备人员都设置在这个部门中。这样，以后在考核人工费用时，就不会把这些员工的薪资福利等统计到实习所在部门中。

        韦宝华在主控系统中执行“管理部门设置”功能，设置如下：

        .6.2.2 确认需要有哪些储备岗位

        实际工作中，并不是任何岗位都需要有储备员工，因为那样会增加大量人工费用。企业只会根据业务需要，设置少量储备人员，他们只涉及少量岗位。比如：用有门业由于以后要大量增加分公司，新招来的人员可能一时还不能确定最终安排在哪里，因此，需要储备分公司的职能部经理、职能部主管以及出纳、店长、店面主管、服务员。 用有门业集团职能部和下属生产企业的组织结构、岗位编制已经比较稳定，招来员工一般就直接安排到相应的岗位上，因此不必设置相应的储备人员岗位。 用有门业最终确认目前需要设置以下储备岗位：

        6.6.2.3 设置岗位

        根据上面的分析和需要，可以在系统中设置储备岗位。

        由于要增加多个岗位，而且这些岗位有一定的规律，所以可以执行“批量增加岗位”功能：

        其中：

        ) 部门：选择“储备部”；

        ) 职务：选择分公司职能部经理、分公司职能部副经理、分公司职能部主管、分公司

        出纳、店长、店面主管、服务员。 然后点击

        按钮，生成下列待建岗位：

        然后，先把能批量设置的项目设置好，包括： 设置上级岗位和设立日期

        ) 上级岗位：用有门业规定，储备人员由集团人力资源部副经理赵心雁负责管理，因

        此，这些岗位的上级岗位全部设置为“集团人力资源部副经理”； 2) 设立日期：由于今天初次设置这个部门，因此设置为2011年1月15日。 3) 岗位序列：目前全部设置为“其它”。

        设置权限信息：

        除服务员外，其他各个岗位都需要使用OA和培训系统，因此“全选”后再去掉“服务员”

        然后再逐个设置其它信息：

        岗位编号：由于其上级岗位“集团人力资源部副经理”的岗位编号是11030501，所以各储备岗位的编号可以在此基础上再加二位。可以先把“11030501”粘贴到待建岗位列表中：

        然后再分别加二位：

        这样“岗位编号”就设置好了。最后，再逐行点击后面的

        按钮，在弹出窗口中设置岗位等级、岗位编制、信息审

        核岗位（因为各个待建岗位的这些信息不同，所以只能逐个设置），并保存为正式岗位。

        .6.2.4 注意事项

        上面介绍了储备人员的管理方法，这样，这些员工就可以不影响其实习时所在部门的人工费用和岗位编制的统计。同时，也便于单独统计公司用于人员储备的费用有多少。 但是，系统中将这些员工的所属部门记录在“储备部”后，如果想了解每个员工当前实际在哪个部门实习、工作，就不太方便。HR系统中的员工信息中，可以记录“工作地点”，可以在这里选择现在实际在哪个部门，这样就非常方便。

        通过上面的岗位设置，韦宝华又练习了“批量增加岗位”功能的使用方法，可以看到，这种方法可以非常方便地建立大量岗位信息。在HR系统正式使用后，组织信息（如部门、职务、岗位）的维护主要应当由人力资源部负责，而不是系统管理员负责。

        .6.3 其他管理人员怎样使用HR系统

        现在，系统中只是设置了各个负责人力资源管理工作的人员的权限，在HR系统使用初期，他们是HR系统的主要使用者。经过一段时间使用后，系统中的信息就逐步规范、丰富起来。这时，其他管理人员也可能会需要使用HR系统，比如总经理、副总经理等，他们可能会需要在HR系统中查看一些信息。可以按同样的方式给他们设置权限。 设置权限时，只要设置好岗位上的“权限信息”即可，包括功能权限和数据权限。 下面给用有门业董事长、总经理、副总经理、各下属公司（包括生产企业和分公司）的经理设置相应的权限，以便他们能利用HR系统得到关心的信息。

        6.6.3.1功能权限

        这些岗位在HR系统中的主要操作是数据查询，在员工信息管理方面基本不涉及录入或审批操作。以后他们会涉及一些薪资的审批、招聘的处理等工作，这些内容将在后面再详细介绍。

        我们看一下系统中预置的各个角色，可以发现“总经理、高级经理、部门经理”这三个角色比较适合这种要求。用有门业最终确定的给上述岗位所设置的角色分别是：

        注意：“副总经理3”的角色与“副总经理1、2”不同，这是因为他分管人力资源部的工作，因此提供的功能较多一些（主要体现在后面的考勤、薪酬管理方面，在员工信息查询方面的权限基本相同）。

        【练习】：可以自己练习看一下这几个角色的设置，详细了解这些角色具有的功能。这里不再介绍。 6.6.3.2

        数据权限

        用有门业确定上述各岗位的数据权限如下： 1) 董事长、总经理：数据权限为“全部”；

        ) 副总经理3：由于分管人力资源部的工作，因此数据权限也设置为“全部”；

        3) 副总经理1：数据权限只包括其分管的各个部门中的岗位；

        ) 副总经理2：数据权限包括其分管的集团财务部的各个岗位。另外，用有门业规定，

        总部对各下属企业的财务工作有垂直管理，即也要管理下属各公司的各财务岗位； 5) 各下属公司经理：数据权限只包括本公司的各个岗位。 可以按照上面的规则，设置各个岗位的数据权限。例如： 1. 副总经理1：可以设置为“部分”，具体如下：

        说明：这样设置后有一个优点，以后如果再增加更多的分公司，可以不必修改“副总经理1”的数据权限，就能自动包括进来。

        . 副总经理2：可以设置为“部分”，具体如下： 首先，应当包括“集团财务部”中的各个岗位； 其次，应当包括各下属公司财务部中的各个岗位； 因此，可以设置为：

        说明：

        ) 上面的第一个条件指的是的集团“财务部”的所有下级部门；

        ) 第二个条件是因为下属公司较多，如果逐个指定比较麻烦，考虑到各个下属公司财

        务部的名称都是“XX公司财务部”，而且这些部门都没有下级部门，即它们就是岗位的所属部门（这一点很重要，再好好理解一下这个条件）。因此，第二个条件就包括了各下属公司财务部中的各个岗位。而且，如果规则不变，以后即使增加更多下属公司，可以不必修改“副总经理2”的数据权限，就能自动包括进来。 3. 邦加门公司经理：可以设置为“部分”，具体如下：

        其它下属公司经理岗位的数据权限与“邦加门公司经理”类似。 可以按照上面的说明，设置好各个岗位的数据权限。

        【说明】：通过上面的例子，可以更灵活地掌握数据权限的设置方法。当然，数据权限的设置方式可以有多种，可以利用多种条件组合方式，实现管理上的要求。

        6.6.3.3练习

        完成上述设置后，可以登录HR系统，以便直观了解这些岗位的权限。例如： 1. “副总经理1”宋南登录后，执行“在职人员查询功能”，可以看到，仅能显示本人

        分管的员工：

        . “副总经理2”马玉新登录后，执行“在职人员查询功能”，可以看到，仅能显示本

        人分管的员工：因此，上面这两个岗位的数据权限非常好地实现了用有门业的管理要求。

        6.6.3.4说明

        . 一定要注意系统安全：

        由于HR系统信息的保密要求很高，因此，给企业高层管理人员设置HR系统的权限时，应当非常谨慎。比如：有些高管在某些方面（如营销）可能非常出色，但在电脑使用方面非常差，而且缺乏信息安全意识。这种情况下，就尽可能不要给这些高管提供HR系统的使用权限，绝对不能认为岗位等级较高的就一定要提供较大的系统使用权限。因为他可能在无意中泄露了密码，引起不必要的麻烦。把一辆汽车给一个有驾驶技能和安全意识的人，可以提高效率；如果交给一个没有驾驶技能和安全意识的人，结果就是带来事故。

        . 其他人的授权：

        上面介绍了给总经理、副总经理等高级管理人员的授权。实际工作中，还可能有更多人员需要使用HR系统，比如各部门需要有人登记考勤、各部门经理可能需要在系统中审核考勤数据和薪资数据，这些内容在后面的考勤薪酬业务中再举例介绍。同样，无论给什么岗位授权，都要充分考虑信息安全。

        6.7 小结

        按照上面介绍的内容，已经可以按正式分工，非常全面地做好本单位的日常人力资源管理工作。下面把一些要点再提示一下：

        .7.1 关于权限

        权限设置是用好HR系统的基础，包括“功能权限”和“数据权限”的管理：

        6.7.1.1功能权限

        系统与其它系统如OA、TC、PB等一样，功能权限的设置都是非常重要的基础工作。都必须做好“角色权限管理”。HR系统的角色设置非常细腻，比如“今日关注授权、员工信息查询授权”，它们与“系统功能授权”一样，都极为重要，一定不要忽视这些细节权限的管理。 6.7.1.2数据权限

        有些系统如OA、TC，很少涉及或者不涉及数据权限。但在HR系统中，特别强调数据权限的设置。

        数据权限这个概念本身很容易理解，而且在HR系统中提供了非常强大的设置功能。同时，设置方法也很容易牚据，只需要基本的逻辑知识就可以了。正如在《ERP使用很简单》中提到的：只要明白“并且”、“或者”这二个词的意义，您的逻辑知识就没问题了。

        .7.2

        则如下：系统中的管理规则员工的入职、转正、调配、离职必须经过“申请——审批”的流程，HR系统的处理规

        . 谁可以发出申请：如果岗位的“功能权限”中具有“入职申请、转正申请、调配申请、离职申请”的权限，则这个岗位上的用户就可以在HR系统中发出申请； 

        2. 谁负责审批：由该员工所属岗位的“信息审核岗位”上的人员负责审批；

        .7.3 关于审批人

        现在已经介绍了入职、转正、调配、离职的审批流程。例子中介绍的方式是由总部和各个下属公司发起申请、然后由集团人力资源部审批。有人可能会问：对于分公司，是否可以在本公司申请、然后由本公司经理（或本公司人力资源部经理）审批呢？当然可以。系统中提供了非常灵活、强大的管理方式，只要在系统中设置好相应的“信息审核岗位”，并给有关岗位设置好权限即可。但是，我们建议在总部集中审批，因为审批人需要对公司的人事管理制度非常清楚，而且，如果后面启用了考勤薪酬业务，那么在审批时，系统还要求审批人指定员工的薪资等级（这是非常重要的），企业对不同类型的员工的薪资等级有不同的规定，而且这种规定可能经常有变化。显然要求各个分公司经理对这些规定都非常了解是不太现实的，而且这样会加大分公司管理人员的工作量。一个企业设置分公司显然是希望分公司更好地把专业工作（如销售）做好，日常事务性的管理工作应当尽可能精简。所以采用本例中的审批方式会更加高效。而且，在总部审批也可以分为多个人针对不同的情况进行审批，比如可以按岗位等级划分，也可以按分公司区域划分，或者按多个条件综合划分，所以即使公司规模很大也完全没有问题，根本不需要担心企业人员较多、总部集中审批工作量较大的问题。以前可能很多企业采用在分公司审批的方式，特别是在没有HR系统支持的情况下，也只能先在本地审批。但使用HR系统后，应当结合新的管理工具，设计新的管理流程，以便提高管理效率和严谨性。另外，有人可能会问，人力资源管理有时涉及一些地方特色，比如有些地方性的法规或政策，但这也没有问题，因为一些具体业务如后面涉及的员工福利、劳动合同等，都可以由各分公司的人力资源管理部门负责处理，上面谈到的各种审批只是涉及一些基本的审核，总部对这些基本的审核内容显然也必须非常了解。

        当然，流程的设计要根据企业的管理需要，比如，有一些国企转制的集团企业，下属各公司之间基本是独立管理的，这种情况就可以设置为由各个下属公司自己负责审批。 系统中支持各种管理方式，上面只是讨论实际工作中的具体业务问题。

        .7.4 关于岗位的设置：一个简单的特殊问题

        岗位信息管理对于HR系统至关重要，而且，由于各个系统的功能权限、数据权限都设置在岗位上，因此，岗位设置的优劣实际上对所有系统的使用都影响极大。

        由于各个系统的功能权限、数据权限都设置在岗位上，那么，同一个岗位上的员工在使用各个系统时，无论功能权限还是数据权限，就是完全相同的。这是必然的，因为根据岗位的定义：一个组织中，完全可替代的人的集合，称为岗位。因此，同一岗位上的员工，他们的功能权限、数据权限就必须是完全相同的，否则他们之间就不是“完全可替代的”、就不能设置在一个岗位上了。但是实际工作中，经常容易忘记这些基本的概念，从而产生一些疑问：比如有人问， 假如“北京分公司副经理”岗位上有二个人，但是他们的权限不完全一样：他们在OA、TC、PB等系统中的权限是一样的，但是有一个分管人事工作、能用HR系统，另一个不能用HR系统，这种情况怎样处理？实际上，这个问题很简单：既然他们的权限不完全一样，一个分管人事工作、另一个不管，那么他们之间就不是“完全可替代的”，因此就不应当设置在同一个岗位上，而是应当设置二个岗位：“北京分公司副经理1”、“北京分公司副经理2”，其中一个岗位具有HR系统的使用权限，而另一个岗位则没有。

        又如，从系统权限角度讲，前面的例子中，三个副总经理岗位之间要么功能权限不同、要么数据权限不同，所以，也是分为副总经理1、2、3这样三个岗位。

        实际工作中，应当特别注意一个岗位上有多个员工的情况，特别是对一些在系统中具有重要权限的岗位（比如具有HR系统、财务系统使用权限的岗位），在给这个岗位设置权限时、或者在给这个岗位增加员工时，一定要先考虑：是不是这个岗位上当前的每个员工都可以具有同样的功能权限和数据权限。如果不是这样，就需要考虑分拆为多个岗位。 所以，只要掌握好基本概念，很多问题很容易想明白。

        .7.5 规模不大的企业怎样使用HR系统

        我们一直建议，如果员工不多，比如少于100人，就可以不必使用HR系统，因为HR系统涉及的内容较多，在员工较少时花费较多时间了解HR系统并没有太大必要。 在本教程的例子中，也是演示了规模较大的企业怎样使用HR系统，可以看到，越是对于规模大、分支机构多的企业，越能体现出HR系统的效率和优势。

        但是，如果员工不是很多，是不是就不能使用HR系统了呢？当然不是。上面只是说学习HR系统需要较多时间，但如果理解了上述内容，对于较小的企业，HR系统的使用更简单。 6.7.5.1

        怎样使用

        对于规模不大的企业，可以只设置一个人负责申请、另一个人负责审核，这样权限管理非常简单，可以很快把HR系统用好。本教程前面的部分就是这样演示的，完全可以参照这种方式。而且，一个人负责审核，对于绝大多数公司已经足够了，因为即使每年有一万个新员工入职，平均到每个工作日也只不过40个，而且在系统中审批非常容易，即使再加上转正、调配、离职的审批，工作量也并不大。后面还会讲到，当启用考勤薪酬业务后，在信息审核时还会涉及指定员工的薪资等级等信息，非常重要，因此，如果前期指定了过多的人来执行这个工作，出问题的可能性反而增加了。

        如果企业规模更小、人力资源部更小，或者只有一个人负责人事工作，那么可以由这一个人既负责申请、又负责审批。给这个岗位设置功能权限时，可以选用系统中预置的角色“全部功能测试”，因为这个角色具有HR系统的所有功能，正好适合这种由一个人负责所有工作的情况。

        这种情况下，数据权限的设置也非常简单，HR系统的主要使用人员一般就设置为“全部”即可。 

        6.7.5.2有什么用

        系统的重要意义远远不仅在于记录员工信息，以及转正、调配、离职、考勤薪资福利管理、招聘管理、合同管理等各种具体业务。可以看到，在使用HR系统的过程中，涉及大量的基础设置，如部门、职务、岗位的管理。它们是所有管理工作的重要基础，只有使用好HR系统，才会在日常工作的同时把这些基础信息真正维护好，而这些基础会使很多工作变得非常完美（比如下一章介绍的权限管理）。

        人是企业最重要的资源，对于规模不大的企业，如果有时间的话，当然可以把HR系统用起来。这样不但有助于现在的规范管理，而且随着企业规模的扩大，可以逐步深入了解HR系统，从而真正把HR系统用好。

        7 感受HR

        .1 感受完美的系统管理

        现代管理越来越依赖于信息系统，对于系统管理而言，权限控制是最重要的日常工作之一。新员工要授权、离职人员要取消授权、员工调配要调整授权，如果涉及的系统较多，比如OA、TC、OB、HR、FM、CRM  ，每个用户在不同的系统中都可能有不同的功能权限，有些系统如HR、PB等还需要有严格的数据权限控制，这样，系统权限的管理将非常复杂，不仅工作量大，而且很容易出问题。 软件服务社的产品完美地解决了这些问题。比如：

        .1.1 入职

        很多员工入职后，有可能需要根据他的工作职责，提供相应的系统使用权限。对于较大的企业，经常有员工入职，因此这种工作是非常麻烦的事情；而对于较小的企业，由于不经常有员工入职，那么可能不容易记清授权方法，特别是涉及多个系统和数据权限时，所以，对于小企业也同样很麻烦。但是，现在利用我们确定的岗位的概念，把各种权限抽象为功能权限和数据权限，并集中设置在岗位上，这样，权限的管理就非常简单。前面曾经举例介绍过，对于新员工，只要在主控系统中设置好“用户”信息（登录名、密码），就结束了，就这么简单！至于这个员工能使用哪些系统、具体什么功能权限和数据权限，就不必再操心了。

        .1.2 离职

        员工离职后，要及时取消他的系统使用权限，这一点非常重要。前面介绍过，在HR系统中，员工的离职申请一旦审批通过，系统会自动将该“员工”改为“离职”，同时把该员工的“用户”状态改为“停用”，这样，该员工就自动失去了所有系统的使用权限。

        .1.3 调配

        员工调配后，可能涉及工作职责的变化，因此，需要及时调整系统权限。这是最令人头痛的事情之一，特别是规模较大的企业，经常有员工的调配，但是系统管理员却经常不能及时得到通知，或者经常忘记修改。而且每次都要考虑给员工改成什么权限，是非常麻烦的。但是前面我们根本就没介绍这个问题，因为现在非常简单、简单到不必介绍。因为员工调配后，如果岗位发生了变化，那么他的权限就自动调整好了——不仅是功能权限，而且还有数据权限，都会自动调整好。这是因为无论功能权限、还是数据权限，都设置在岗位上，因此，员工调配后，如果岗位发生了变化，那么就自动改变为新岗位的功能权限和数据权限。

        例1：邦加门公司的一个员工原来是上海分公司的销售主管，具有OA、TC系统的使用权限，现在调到北京分公司担任人力资源部主管，那么调配完成后，他就自动又具有了HR系统的使用权限，并且在HR系统中，只能查看北京分公司十一级以下员工的信息。 例2：邦加门公司人力资源部经理调到形惠门公司担任人力资源部经理，那么调配后，他再登录HR系统时，就自动变为只能查看形惠门公司的员工信息；

        说明：如果一个员工以前不需要使用系统，因此没设置过登录名、密码，而调配后需要使用系统，那么只要在主控系统中给他补设登录名、密码即可。

        .1.4 小结

        看过上述内容后，您可能突然想起，以前这些权限管理工作都是系统管理员在做，而且可能要经过各种手续，比如要有人力资源部的通知（因为有人员变动时，系统管理员不可能实时知道的），但是上面讲的内容中，怎么没有管理员什么事了呢？

        是的，这是因为：对于离职和调配，权限都自动进行了调整和控制；对于入职，只要人力资源管理部在主控系统中给新员工设置登录名、密码就可以了，这没有任何工作量，而且本来就是人力资源部最清楚每个员工的岗位安排，因此这样是最合适的。 这样，系统管理员再也不用天天做这些很重要但又很烦人的事情，同时又能把权限管理得比以前好得多；人力资源部也没有增加任何工作量。这不是最完美的结果吗？

        .2 感受简单与强大

        在《ERP使用很简单》中提到：只要知道不足一页纸的内容，就足够学会ERP的使用。这些内容包括： 基础定义：包括下列基础定义：

        功能权限、数据权限、角色、系统用户   相关的基础知识：包括：

        1) 逻辑知识

        逻辑很简单：只要明白“并且”、“或者”这二个词的意义，您的逻辑知识就没问题了。 

        2) 管理知识企业管理软件是用来做企业管理的，所以需要了解企业管理中的一些常用概念。例如：组织、组织结构。系统比较复杂，比如：本教程中介绍了自定义查询的方法、数据权限的设置方法，很多内容可能您第一次接触，但是，您会发现，就象上面提到的，只要具备最基本的逻辑知识就够了，或者说，只要明白“并且、或者”这二个词的意思就足够了。 现在，您再回忆一下本教程中的内容，您可以发现，HR系统提供了强大的功能，但却建立在非常简单、严谨的基础之上。简单与强大，可以很完美地结合在一起。