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协同办公OA平台方案蓝图阶段常见风险 问题、风险、对策 1 2 3 4 5 6 7 领导一直约不到,比如出国了。 8 9 整体方案过大,项目经理无法承担责任。 10 11 12
协同办公OA平台方案蓝图阶段常见风险
此阶段工作未进行或无效,可能带来的后果。 双方项目经理和各部门关键用户未经过讨论和确认,即到项目领导处,项目领导可能没有那么多时间参与细节讨论。
客户组织不了这样的讨论会议。 和项目经理、项目领导沟通,由他们安排和组织。
客户方推翻以前的访谈内容,需求变化,方案在确认后客户内部又再次提出异议。 及时记录,对比访谈时内容,即使修改,也让客户知道变化的内容和工作量,前期的会议纪要调研报告很重要,方案更多的是一个整合,所以前期就需要进行控制,例如每次会议纪要均要用户签字等策略,做好版本管理,在客户确认之后一定要签字确认,如果涉及异议,会增加我方的工作量,可以作为款项谈判的资本。
迟迟未确认自己部门的需求。 需要有总体计划,时刻让用户知晓每个阶段的时间节点,另在书面提交时和用户明确超过某个时间范围则视此方案讨论通过
方案太过技术,客户不明白具体内容。 注重方案的讲解,结合客户的实际业务开展。
方案确认人和提交人不是同一人次,很多内容重复讨论。 在方案讨论之前提出要求,并要求单位的决策人参加,如果出现该问题,可以要求该需求暂不讨论,由客户内部确认后再行实现。
方案讲解人和编写人不是同一人员,导致理解偏差。 尽量保证调研人、编写人和讲解人是同一人,如果不是则需要项目经理在讲解之前做内部的统一培训和要求。
邮件、电话等多中方式进行。
客户不肯签字或者一直拖延 多次沟通,明确需求不确认,后续工作不能开展,项目整体延期风险。根据与客户沟通的情况,一般不签字就不搭建;如果我方处于弱势,则只能先搭建,但是需要以邮件通知对方让用户确认此种情况,建议在方案确认时给予用户一定确认时间,如果超过时间则视同通过
每次要求签字确认,客户不断提出新的内容或者变更内容 建议客户将为讨论清楚的部分放到后续阶段来做,目前只做成熟的内容;
所有的方案都要求各部门的关键用户和部门负责人签字,甚至于主管公司领导也需要签字,之后才能统一交项目领导小组和公司领导。
调研阶段客户内部正在进行调整(组织架构业务线等),导致方案确认后基本无效。 签署延期备忘并变更时间计划,对于增加的实施工作量可以让客户自己消化,我方协助。如果客户不同意这种方式,可以再增加费用或者款项提前给我方支付。
需要公司高层确认,确认结果: 1,等待时间很久;2,推翻了很多原先需求。 由于确认导致的延期可以与客户签署延期备忘,在与各部门确认需求的时候就需要将需求提交公司主管领导确认。
在确认过程中又有业务部门提出需求,导致无法最终定稿。 新增需求都延后处理,或者达成替换条件。

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