2014年在重庆、贵州、成都三地发布OA实施推广、应用的配合制度

　　一、引言

　　本实施推广配合制度的目的是为了公司顺利实施OA项目、以及正式上线内部进行推广阶段的相关配合，并以能指导和规范的操作使用，而所制定的相关配合制度。

　　本制度整体分别从OA系统的实施推广阶段、以及应用阶段制定相应的规范，另外在应用阶段根据OA系统功能模块，分别对应各模块的使用进行规范。

　　二、OA项目实施推广配合制度

　　1.名易软件实施推广整体原则

　　(1).分布实施：

　　根据公司的实际情况，所需应用OA系统的人员、部门比较多，在实施推广阶段需要先确定试点单位，待试点部门用户应用较为成功或熟练，再在其他部门用户进行逐步推广，最终达到整个公司所有员工均能通过OA系统处理日常事务和之间的沟通。

　　(2).循序渐进：

　　虽然OA系统也是日常所有人所需要的办公基础平台，但由于系统的应用功能涉及的面比较广，所以需要采用在应用功能范围方面，由少到多、有浅入深的原则逐步加深应用。

　　(3).知识原则：

　　由于公司的管理随着公司的业务发展也会有所变化，这样也就需要OA根据公司的要求进行相应的变动，在此情况下，我们需要自己有能力进行维护系统，也就需要逐步培养企业自己的系统管理、维护人员，当系统投入使用时，这些人员可以对系统进行维护和管理，并可以负责对最终用户进行培训。

　　(4).高层管理者的关注及参与：

　　实施阶段，在高层管理员的关注及参与之下，可以较为顺利的协调所需要的资源，且也可以符合公司整体管理方式的变动实现。

　　(5).目标范围明确：

　　在明确OA系统项目实施的范围以及所需要达到的目标的基础上，便于逐步分解各个阶段的工作任务以及相应的负责人。

　　(6).配套制度保证：

　　OA系统本身也是一套管理系统，也是为公司的管理提供相应的服务，所以基于此，需要制定相应的信息化运作制度，以便正式明确系统推广使用的规范性，并形成在公司的管理制度库中。

　　(7).项目成员稳定：

　　任何一个项目的运作，都需要人员的充分配合，那么在OA的实施阶段，也需要保证项目组成员的稳定性，尽可能避免因为人员的变动造成项目的工作安排调整，甚至影响整个项目的进度!

　　以下根据OA项目实施整个过程中涉及到几个关键阶段，在根据阶段中所涉及到任务安排，而需要公司相关部门人员的配合：

　　2.项目启动准备阶段

　　(1).阶段任务

　　项目实施准备;

　　组建项目实施小组;

　　确定项目实施计划;

　　项目启动会议交流;

　　(2).所需配合内容

　　项目实施准备;

　　在准备的工作主要完成OA系统的运行环境服务器及其配置，这部分工作主要是由相关IT部门来准备，按照OA系统运行的基本配置要求确定服务器的到位，所需服务器的配置请参考完成实施计划书中的《系统环境准备》。

　　组建项目实施小组;

　　项目实施小组的成员主要包括的有：

　　项目

　　对项目提供方向性指导，当项目需要企业大范围员工配合或许需要大规模调动部分资源时，需要经过该小组的书面确认。

　　项目经理

　　负责资源的管理与调配，项目方案的制订，选择和组成项目组，项目及任务的估计，任务分配，项目的跟踪、整体管理与实施，协调资源以及各项目小组之间的工作，项目情况的交流，召开定期以及阶段性项目工作会议。

　　系统管理员

　　尽快熟悉系统功能、掌握实施方法、需求分析、系统初始化与设置、系统技术支持与培训。

　　实施小组：关键部门用户

　　建议在每个关键部门中安排部门经理以及在IT方面有所特长的人员进行配合，部门经理主要是参照系统功能提供需求、规范管理制度，部门配合人员主要是为部门内部其他员工进行操作培训。

　　确定项目实施计划;

　　合理、清晰的目标和实施范围是OA系统成功实施和运用的前提!在此环节任务安排中需要明确整个OA系统项目的实施目标和范围，并根据目标范围制定出具体的实施计划;

　　在目标范围方面，建议可以参考：

　　范围目标：需要把那些人和部门纳入协同

　　试点阶段以集团总部为主、以经常使用计算机的人为主

　　推广阶段以信息化基础好的子公司优先逐步延伸

　　功能目标：

　　从使用频率考虑

　　例如：公司通知、费用报销、留言、工作计划、工作报告、各类业务报表等

　　从部门协作考虑

　　例如：交办事宜、收发文、合同审批、问题处理、呈报审批、请示批复等

　　从管理层关注考虑

　　例如：工作计划、周总结与计划、月总结与计划、企业文化、业务知识库、费用汇总、财务报表。

　　在制定项目具体工作安排，请参考《OA项目实施计划书》

　　项目启动会议交流;

　　在项目实施前期的准备工作完成之后，为了表示项目的正式及规范性，需要在正式启动项目时再与所有项目成员进行启动会议的交流，主要是明确各自在后面的实施阶段所需要配合的工作，以及具体的任务解释，包括需求的整理、培训的安排等。

　　3.需求分析确定阶段

　　(1).阶段任务

　　需求资料收集;

　　需求讨论;

　　实施方案整理及确定;

　　系统管理员维护培训;

　　(2).所需配合内容

　　需求资料收集;

　　根据OA项目实施的目标和范围，以及最终的使用用户需要，进行相关的需求资料收集，包括人力资源组织人员信息、各部门所需要的流程、文档目录、客户的分类、项目的类型、财务的费用类型、资产的分类等，详见《OA系统实施调研表》;

　　这部分工作需要各个部门经理以及部门配合人员共同来完成，并在计划时间内提交!

　　注：其中红色部分表示所需要配合的人员!

　　需求讨论;

　　项目经理根据收集上来的需求资料进行了解和熟悉，针对需求中不明确的地方或不明白之处，有针对性的提问，以便可以顺利整理出所需要的实施方案。

　　这部分工作的安排视情况灵活安排，需要安排之时也需要各个部门经理及部门配合人员配合讨论。

　　实施方案整理及确定;

　　项目经理根据双方讨论出来的需求结果，分别整理出人力资源管理模块、模块、模块、模块、项目管理模块、财务管理模块、模块的实施方案，重点是流程和知识管理两块的实施方案。另外由于OA系统在公司的应用很多都会涉及到多个部门的协作，所以在整理实施方案的时候，需要站在整个公司的协作运作来考虑。

　　所以整理出来的实施方案，需要各部门经理和公司高层领导能进行一次确认工作!

　　系统管理员维护培训;

　　在整个项目的实施工作中，由于OA系统是一种可以灵活运用在公司的办公平台，那么相应随着公司的管理方式的变更，OA的维护也需要本公司人员有能力来维护。

　　这部分工作一定需要安排负责维护的系统管理员在经过培训之后，能熟练并掌握进行OA系统的所有维护工作。

　　4.系统搭建调试阶段

　　(1).阶段任务

　　测试系统搭建(按照实施方案);

　　系统测试;

　　用户使用培训;

　　项目组成员系统试用;

　　(2).所需配合内容

　　测试系统搭建;

　　根据整理并经过确认的实施方案，搭建测试系统，同时为了使系统管理员在结合公司的实际应用层面和能更进一步的熟练系统维护。

　　这部分工作也一定需要系统管理员直接参与到测试系统的搭建工作中。

　　系统测试;

　　这部分工作需要项目经理和系统管理员在实施方案的参考之下，对搭建的系统进行测试，对其中设置不正确之处提出相应的建议!

　　用户使用培训;

　　一套系统的上线最终离不开用户的正式使用，那么在上线之前需要对项目组成员，主要也包括项目经理、系统管理员、各部门经理和配合人员、其他使用用户进行重点使用培训，其中系统管理员需要重点培训，以便后期可以为其他部门用户的使用提供及时的解答和支持。

　　项目组成员系统试用;

　　为了正式系统的上线，对于测试系统中有不符合自己实际的需求还可以进行一次调整工作，这样就需要各部门经理和配合人员进行初期的系统试用，一是尽快的熟练系统，二是能提供相关的调整反馈意见。

　　5.系统正式上线阶段

　　(1).阶段任务

　　收集反馈意见;

　　系统调整形成正式系统;

　　系统使用相关制度制定、相关手册发放;

　　系统正式上线;

　　(2).所需配合内容

　　收集反馈意见;

　　由试用人员(各部门经理和配合人员)根据试用情况填写反馈意见表。

　　系统调整形成正式系统;

　　系统管理员根据反馈意见表进行系统的调整，并发布为正式版的OA系统!

　　系统使用相关制度制定、相关手册发放;

　　项目经理根据最终用户的应用，分别编写相应的系统上线制度和手册发放到每位系统使用用户手头上，以便用户能按照相关文件开始正式使用。上线使用规范请见文档后面一部分，手册包括系统维护手册、系统使用手册。

　　系统正式上线;

　　项目经理在与公司高层领导沟通确定之前完成的工作基础之上，由项目经理拟定OA系统正式上线通知，通知公司相关使用人员系统的正式上线。

　　6.项目验收阶段

　　(1).阶段任务

　　项目验收形成报告;

　　系统验收后期维护服务;

　　(2).所需配合内容

　　项目验收形成报告;

　　在双方整个前面的实施工作充分完成的基础上，整套OA系统终于可以在公司正式上线，在此实施方根据项目的计划书和实际的实施工作内容编写项目验收报告，并由项目经理确认项目的实施验收工作。

　　系统验收后期维护和深度应用;

　　为了OA系统在公司能得到深度的应用，以及由于公司的管理变更，需要系统管理员根据管理变更内容及时调整系统的设置，并制定系统深度应用计划安排，如包括公司各岗位的知识地图、业务知识地图、细化的公司管理流程等等。并对用户在使用系统的过程中，遇到不熟悉的地方给予及时的解答和支持。

　　另外，为了调动公司使用人员对OA系统的充分利用，可以借助公司的一些相关激励制度，定期记录和发布系统使用情况，如：

　　记录下登陆日志

　　记录下文档的查看日志

　　记录下流程的日志

　　记录下在系统中操作的其他日志。

　　发布文档贡献量;最有价值的文档知识;

　　发布客户贡献量;

　　发布项目贡献量;

　　发布流程贡献量;

　　发布系统访问的次数等等;

　　三、OA系统使用规范

　　1.整体规范要求

　　由于OA系统是作为所有员工日常工作的平台，所以要求所有部门的所有人员经常使用，并把相关的信息及时、准确的在系统上反映，才能达到上一套OA系统的目的。

　　在本使用规范的撰写过程中，遵循了如下原则：

　　1.以科学的、全面的、长远的眼光来建设OA系统运行制度。

　　2.结合本公司的实际情况，考虑制度的可行性和连续性。

　　2.流程管理模块使用规范

　　目标：工作流程可以规范公司的运作，并可以提高工作效率和保留所有工作的痕迹，并且能对所有流程进行统计分析，了解整个公司的运作情况。形成符合我们自身工作现状的工作流程，实现所有的工作网络电子化。

　　系统管理员应该为运转的每一个流程加上流程帮助文档，这样方便用户了解到相关流程的运转方式和每一个流程在提交的时候需要注意什么实现;

　　系统管理员必须对每一个流程进行测试，保证每一个流程是流转正确的后才推给相关的部门和人员使用;

　　公司内部的沟通，最好通过流程而不是emaii;方便系统的推广和对事件的查询;

　　用户在填写流程的时候，尽量能填写的比较详尽，方便下一个节点的阅读和理解;

　　注意对系统中相关的文档、相关客户、相关流程、相关项目、相关产品等信息都进行关联;

　　及时处理待办事宜，这样方便流程处理的及时性;

　　及时跟踪自己发出去的流程，督促其他人员及时完成自己发出的流程;

　　发出的流程能够把标题填写清楚，方便以后的查询;

　　及时查看默认流程，很多会议、项目和客户的提醒流程都在默认流程中;

　　相关人员应该把流程的执行过程作为知识共享公司其他员工;

　　3.知识管理模块使用规范

　　每位工作人员应明确知识采集范围。知识的范围主要是日常工作及项目涉及到的文档资料等，也包括其他有价值的资料等。

　　每一个人员应该在生成一篇文档的时候就应该马上放到系统中来;

　　公司内部的文档交流，最好使用文档模块而不是email，这样可以保证公司内部所有的文档都可以在系统中找到;

　　如果您新建的文档与客户相关，请一定要和这个客户关联起来，同样，如果你新建的文档与项目人力资源资产相关，请与这个项目人力资源资产关联起来，增加系统的协同性。

　　导入OA平台的知识文档必须转换为电子格式，如：纸介质可扫描成图像格式、语音可转换成声音文件等

　　对于上传到OA系统中的内容，每位工作人员有责任保证知识内容的准确性和严肃性。

　　每位工作人员应根据知识分类体系、文档命名规则、安全等级说明等，将日常的知识文档内容存放于相应位置。系统自动进行使用状况统计，如：点击率排名、回复率排名，按部门、按目录等每项知识应由维护人进行知识内容的及时更新、修改等。知识备份与知识恢复，由系统管理员根据相关手册进行。

　　文档发布应按照文档发布规范进行

　　发布在首页上的每个文档必须输入摘要。

　　对于直接发布内容的文档，根据需要输入关键词、摘要，对于以附件形式发布的文档，则需要输入关键词、摘要。

　　文档的命名规则：

　　为方便查询，请按照系统中有关知识文档管理模块的使用规范书(即本系统管理系统使用规范目录下的文档)有关文档命名规则的说明为文档命名。

　　举例：如果现在上传一份为惠普公司写的一个销售方案，它的标题应该是：

　　惠普销售管理系统方案书(版本一)

　　不版本控制

　　类型

　　哪个客户

　　主要内容

　　文档上传目录参考目录体系说明。

　　各种文档应在设定的共享范围以及安全等级、共享方式上尽可能实现知识共享。

　　文档浏览方式。包括在线查阅、搜索、导航等。文档共享方式。包括确定文档的共享属性，安全级别等。

　　文档共享形式。文档、附件、培训、讨论组和社区等。

　　对于无用、重复的知识文档，应由知识维护人及时清理。注意文档的共享设置。文档在不同的目录下面有不同的权限设置，你可以对每一篇你的文档做好相应的共享设置;

　　如果您对现在的知识结构有什么的建议的话，请在名易OA系统系统中以工作流形式提交任务给公司的文档管理员。

　　即时更新已经陈旧的知识文档;

　　公司相关管理部门应该及时整理公司内部的各种知识，并形成各种知识地图方便知识的共享;

　　文档目录设置的时候，尽量把文档的回复和修改共享权限开放，这样用户可以针对不同的进行回复;

　　文档目录尽量开放给用户，这样方便用户放置文档;

　　文档在创建的时候，一定要选择合适的目录放置;

　　一般性的文档最好能HTML的方式保持到系统中，这样方便其他用户浏览;

　　生产的文档要注意文档的安全共享设置;

　　可以通过流程的方式把文档共享给相关的人员;

　　为公司的新闻设定相关的统一模板;

　　为公司的相关通知设定相关的统一模块;

　　公司新闻中心使用规范：

　　新闻中心可以为不同的部门、不同的事业部、不同的客户类别设置不同的新闻页面;新闻页也可以用来放置公司的新闻、行业新闻、公司重要通知或公告;

　　新闻中心的设置可以由系统管理员在文档管理模块中进行设置;

　　新闻中心可以被设置成外部网站的新闻页;

　　因为是新闻中心，所以希望大家一定要平时都看看，因为这边放置了公司重要的新闻和通告;

　　所有人都可以创建新闻，但所有创建的新闻都会在你们公司有相应的人来进行审批，最后就能被发布。

　　创建的新闻最好能有图片和摘要，方便以后浏览者浏览新闻;

　　一般不重要的新闻，可以在发布的时候设置成标题新闻;

　　作为公司的新闻管理部门必须定时的发布新闻到新闻中心，让员工即时了解公司的情况;

　　一般发布的新闻可以让用户进行回复，这样可以让员工有参与公司的使命感;

　　一般可以设置成一个综合新闻把公司所有的发布的新闻都集中到这个新闻页，其它可以把人事、财务、产品、市场销售、研发等根据每一个公司的不同来设置成不同的新闻页;

　　4.人力资源管理模块使用规范

　　目标：人力资源模块协助公司管理从选人、用人、育人和留人的整个过程的管理;并让上级及时了解下级的工作情况、计划情况、收支情况、相关文档、相关项目、相关预算、相关客户、相关资产、相关流程，并进行动态的绩效考核;

　　人力资源管理员必须把公司内部的所有人力资源的资料整理齐全，并输入系统并注意及时更新;

　　人力资源管理员为每一个员工拍摄工作照片;

　　人力资源管理员应该定期发布有关公司的人力资源制度和流程;

　　人力资源管员应该按照公司的要求设定好该模块中的参数，方便以后统计;

　　人力资源部应该要求其它业务部门通过系统来提交相关的用人需求;

　　人力资源部应该及时更新招聘岗位的任职要求;

　　人力资源部把相关部门的用人需求形成招聘计划;

　　人力资源部把相关的招聘信息发布到外部网站，并在招聘广告中说明所有人员必须通过外部网站提交自己的简历;

　　人力资源部应该及时共享相关岗位的简历给用人部门进行挑选;

　　人力资源部应该做好相关的新员工入司工作的知识地图，方便新员工的自助服务;

　　人力资源部应该把公司相关的人力资源管理政策、制度和流程发布到知识文档模块;

　　人力资源部应该为公司的每一个岗位设定一个相对应的知识地图，方便相应岗位的人员了解自己的职责和可以获取的资源;

　　人力资源部应该为每一位员工在系统中建立好相关的聘用合同;

　　人力资源部应该要求在系统中完成入职、转正、调动、退休、反聘、离职等(并要求相关的部门和人员走流程);

　　人力资源部应该把相关的培训放置到系统中来;

　　人力资源部应该把相关的考核放置到系统中;

　　人力资源部应该把相关的工资福利放置到系统中来，方便所有员工了解自己的当月工资;

　　最好把相关流程设置成与人力资源模块进行管理;

　　一般员工应该及时更新自己的通信方式;(电话，手机和email)

　　人力资源部应该及时通告新员工的情况，方便大家了解新员工和帮助新员工;

　　人力资源部应该及时发布优秀员工的事迹，让企业形成好的工作氛围;

　　公司领导和部门领导应该要求自己和自己的下属员工把自己的工作计划放入系统，方便以后能动态生成相关的考核依据;

　　公司领导和部门领导应该习惯通过系统对下属进行任务分配和任务完成监控;

　　公司领导和部门领导应该通过系统了解下属的工作报告;

　　公司领导和部门领导应该通过系统了解下属的文档、客户、项目和流程情况;

　　5.客户管理模块使用规范

　　目标：实现客户关系管理的规范性，方便查询和统计，方便其他同事能够顺利接手您的工作而不会造成任何工作上的遗漏或失误。

　　对新联系的客户(不管是电话，email，还是网上的请求)，一定要到系统中进行新建查询，这样就能告诉您这个客户在系统中是不是已经存在，避免客户联系的撞车;

　　填写客户信息的规范说明：

　　一般(栏)

　　名称：

　　一定要填写客户的全称。

　　举例：添加的客户是惠普，应该这样填写

　　惠普中国有限公司

　　填写公司全称

　　简称(英文)：

　　填写客户的英文名称。如：对惠普公司，填写HP。如果客户本身没有英文名称的，取客户中文名称中最具代表性的几个字的拼音。如：对金科电子有限公司，填写Jinke(取金科二字)。

　　填写客户的详细邮政地址。

　　城市：

　　选择客户所在的城市。

　　省：

　　选择客户所在的省份

　　县：

　　填写客户所在的县，如没有则不用填写。

　　电话：

　　公司电话号码。填写完整的电话号码，即区号+号码+分机号，如021-63539330-1010。

　　电子邮件(email)：

　　公司的邮件地址或主要联系人的邮件地址，如contact@OA.com.cn。

　　网站(website)：

　　公司的网址。如www.OA.com.cn(前面不要加http:)

　　备注：

　　填入对这个客户的简要说明，例如客户的性质、初步需求分析、业务、工作流程模式等，方便对客户有一个完整的了解。也可以事先在系统文档模块中建立备注文档，再链接上去。

　　联系人(栏)

　　称呼：

　　选取。

　　姓名：

　　填写这个人的姓名。

　　职务：

　　填写这个人的职位。

　　电话：

　　分别填写办公室电话、住宅电话和手机。注意填写的时候仍要遵循区号+号码+分机号的规则。

　　一个客户卡片可以建立多个联系人。

　　分类信息(栏)

　　状况：

　　及时准确的做好客户的分级工作，有利于提高销售的整体效率。

　　无效客户：通过EMAIL、试用申请等方式进来的客户资料，在系统中初步建立，但客户资料还不完整，客户需求还不明了，需要进一步了解的。或者是一些无法了解的、资料又不完善的无效客户信息。

　　基础客户：只是作为客户资源录入，掌握一些联系方式。目前需求不明确的客户。

　　潜在客户：有对系统潜在的需求，并且项目已经或即将提上日程，需要跟踪的。

　　成功客户：已经签约并开始项目实施的客户。

　　级别：

　　每一种状况，都细分为七个级别，以便对客户进行更详细的分类。可以根据与客户联系的实际情况，和客户的潜在价值对客户做好分级。

　　客户的状况和级别必须准确完整，这是将来管理大量客户资源的基础。

　　经理：

　　选择由谁来负责这个客户。客户经理负责跟踪客户并维护客户的资料。

　　安全级别：

　　对客户的安全级别默认为0。安全级别将是决定用户可以查看的信息和可以执行的操作的因素之一。

　　文档：

　　如果有有关于这个客户的整体介绍的文档，请将文档与对应客户链接。

　　客户卡片

　　客户资料一旦建立，系统会生成一张客户卡片。这张客户卡片上的统计报告一栏中，列着与客户相关的合同、交易、项目、文档和请求。所以，在系统中无论是发布与客户相关的合同书、方案书，还是建立与客户相关的项目，递交和处理与客户相关的请求，都请一定记住将它们与对应的客户链接。

　　客户联系：(按钮)

　　请及时将与客户联系的情况记录下来。当您许久未与客户联系而需要重新恢复联系时，它将方便您回顾与客户相关的所有情况和当时您的处理情况;当负责此客户的同事不在，业务暂时由您代为处理时，它将方便同事顺利再从您手中将工作接手而不会发生工作上的纰漏。

　　A.这个客户的简单介绍资料：公司的业务范围，公司以前使用的一些系统名字，公司。公司的经营情况。

　　B.这个客户的基本面的分析。

　　C.目前我对这个客户做了什么动作(以前做过什么动作，现在要做什么动作，将要做什么动作)：电话联系及联系的情况，拜访及拜访得到的信息情况，现在我和客户的联系情况，以及我的行动计划。注意加上您的邮戳。

　　D.以及给这个客户写过的所有email内容。

　　客户价值评估：(按钮)

　　对客户的公司规模、效益、项目投入情况等进行打分，最终得出客户的价值评估，这也是对客户进行分级管理的一个方式。

　　客户合并：(按钮)

　　如果发现系统中存在两个客户卡片，而这两个客户卡片事实上指的都是同一个客户，则可以通过客户合并来进行。合并过程将把客户联系人、相关联系记录等进行合并。

　　共享设置：

　　客户卡片上的资料默认为可以被客户经理(在客户卡片上设置)，以及他的直接和间接上司查看。如果确实需要共享给其他人，可以通过共享设置进行。

　　总之，您需要保证以下客户资料的完备：

　　A.这个客户的简单介绍资料：公司的业务范围，公司以前使用的一些系统名字，公司。公司的经营情况。

　　B.这个客户的基本需求。

　　C.这个客户目前的级别，是重要客户还是潜在客户。

　　D.目前我对这个客户做了什么动作(以前做过什么动作，现在要做什么动作，将要做什么动作)：电话联系及联系的情况，拜访及拜访得到的信息情况，现在我和客户的联系情况，以及我的行动计划。注意加上您的邮戳。

　　E.与客户联系的重要的email内容。

　　在系统中新建一个客户时，一定要先在中检查一下，证实系统是否已经存在此客户的资料。如果发现系统中已经存在这样的客户，查证一下目前由谁在负责，双方对客户的信息做一交流。无论如何，确保在客户联系过程中不发生撞车现象。否则，不仅仅会造成可能的工作失误，还会令客户对我们应具备的协同的素质产生怀疑，进而失去对我们公司及产品的信任。

　　请管理好每一个客户的状态：无效，基础，潜在，成功。

　　及时做好每一个客户的联系计划，这样销售部经理就可以知道整个公司的销售行动;

　　及时做好相关的客户联系提醒，这样系统就能定时的提醒你该什么时候与这个客户进行联系;

　　及时把客户的联系情况(电话，email，拜访结果，行动计划等)，放入系统;这样可以保证客户的所有联系经过都能在系统中有所保存;

　　所有给到相关客户的文档必须要与这个关联起来;

　　及时对客户进行销售机会的预测，这样销售部经理就能知道整个公司的所有销售机会，方便公司来使用有限的资源投放到重点客户上;

　　及时整理相关重复的客户资料;

　　当签订合同以后，应该及时把合同输入系统，这样公司管理层就可以了解到整个公司的销售额，应收和应付;

　　及时做好客户价值的设置;方便公司对系统中客户资源质量的判断;

　　客户的所有联系人必须要填入系统，并且保证联系人的信息正确;

　　要正确设置相关的产品;

　　使用系统邮件模板，可以定时向目标客户群发邮件;

　　6.项目管理模块使用规范

　　目标：实现多个人来一段时间内完成一个目标的协同工作。系统提供从项目的申请、审批、立项、计划、执行、监控和评估的项目管理流程;该模块可以用来复杂项目，同时也可以管理相对简单的活动管理;

　　如果需要多个人在一段时间完成一个目标，这样的事件都可以使用项目来管理;

　　项目管理员应该为公司设定好相关的项目类型和工作类型;

　　项目管理员根据公司的项目管理模式分别制定出相应的项目模板，按照不同类型的项目并结合WBS的任务分解结构逐个建立，以方便项目人员可以方便的参考以往的项目来制定下一步的计划。

　　所有与项目相关文档必须与这个项目进行关联;

　　所有与这个项目相关的费用必须与这个项目进行关联;

　　所有与这个项目相关的人员(项目成员)必须放置到这个项目中来;

　　所有与这个项目相关的客户必须与这个项目进行关联;

　　项目经理必须对整个项目进行计划，并安排相应的人员到相关的项目成员;

　　项目经理应该在完成计划以后，及时提交自己的计划进行审批;

　　项目成员应该及时来分解自己的任务;

　　项目成员应该把与有关的文档、流程、资产、客户等信息关联到相关任务;

　　项目成员对自己负责的任务及时更新完成的进度，方便项目经理了解整个项目的进度;

　　项目经理、项目成员应按照公司制定的模板在相应的任务过程中提交相应的产物。

　　无论是签单的项目，还是长期的一个需要多人协调的工作，都需要建立一张项目卡片(已经签订的订单必须有一个项目)，并且由项目经理来分配相关的任务和完成时间;

　　由项目对项目的任务时间安排做调整，对项目应该有相应的简报(时间可以为一周);

　　项目小组成员应及时对项目卡片的信息进行填充。例如与项目任务相关的文档、客户、工作流等都请及时加入。

　　项目经理应该及时把整个项目的执行过程作为知识共享给其他员工;

　　7.资产管理模块使用规范

　　目标：管理公司内部所有有价值的物品和资产，了解整个公司资产的当前价值和目前的状态;

　　资产管理员应该把公司所有资产放置到系统，并进行恰当的分类和标号;

　　在放置资产前，资产管理员应该整理公司资产的资产资料(相同类型的资产可以有相同的资产资料，方便管理);

　　资产管理员应该把现有资产按照实际情况把资产放置到系统中;(价格，使用人，和其它信息);

　　需要领用资产必须走流程;

　　资产管理员应该定期对资产进行统计和更新系统中的数据;

　　对资产的维修必须要走流程;

　　资产管理员应该把与供应商的联系情况放入系统，并对供应商进行评级;

　　8.财务管理模块使用规范

　　目标：财务管理模块帮助用户规划公司、部门、人员的费用预算，并实时监控相关费用的发生情况，了解整个公司的预算和实际的对照并了解整个公司、部门、人员、客户和项目的收支情况;

　　财务管理员应该对公司财务期间设定正确;

　　财务管理员应该对公司的费用类型进行设定;

　　财务管理员应该对公司的预算进行设定或审批;

　　财务管理员对公司管理层关心的指标(成本、纯收入等)在系统中设定好;

　　人力资源管理员必须及时把公司的工资福利数据放入系统;

　　所有部门和人员的费用支出报销必须走系统中的报销流程;

　　所有部门和人员的借款必须走流程;

　　所有合同必须输入到系统中的模块，这样才能统计收入的情况;

　　财务管理员需要对相关的报销和借款等规则要向用户说明清楚;

　　9.目标模块使用规范

　　目标：通过公司整套目标的分解，分别制定各自的阶段性计划，并实时反映对应的工作，提高部门之间、人员之间的工作协同和安排。同时全方位的反映每人的工作情况以及成果进行绩效考核。

　　公司领导每年度及时制定出公司当年的战略目标并进行分解到相应部门;

　　部门领导根据公司战略目标及时分解到部门人员的年度目标;

　　个人根据部门年度目标及时安排本年度的工作总体目标和任务安排;

　　公司领导、部门负责人、个人根据年度目标及时安排当年每月的工作计划、每周工作计划;

　　需要协助的工作及时与相关协作部门沟通并落实完成的任务安排;

　　公司领导、部门负责人、个人根据阶段性的工作完成情况必须在公司要求情况下提交周、月、季度、年度报告;

　　公司相关绩效管理员必须及时制定出公司在绩效考核方面的要求以及考核的指标内容;

　　公司相关绩效管理员根据考核要求和指标内容，在系统中完成对各岗位的考核指标的设置并通知到相关人员，同时制定计划、报告提交的相关提醒机制;

　　公司领导、部门负责人根据公司绩效考核要求及时对相应管辖的人员、部门负责人进行考核;

　　10.其他辅助模块使用规范

　　(1).邮件模块使用规范

　　内部的文件传阅和沟通应该避免使用email,而应该使用其它模块来完成相关的共享和沟通;

　　系统管理员应该在后台设定好相关的email参数和群发邮件的地址;

　　邮件模块一般和外部用户用户进行沟通的时候才使用;

　　发送的email最好设定与相关人、相关项目、相关文档、相关客户、相关产品进行关联;这样可以使邮件能够被结构化进行保存;

　　尽量使用邮件模块来完成公司月刊等制作和发布;

　　尽量使用邮件模板来给目标客户群发邮件，提高工作效率;

　　邮件模板在设定的时候尽量与公司的VI统一;

　　员工应该把自己好的邮件作为一种知识共享给公司的其他员工;

　　(2).我的会议使用规范

　　目标：高效的会议管理可以促进整个公司的运作效率，减少开会时间和提高会议效率;一些重要的会议应该通过系统来准备会议，并对会议的决议进行记录;

　　系统管理员应该为公司各种会议设定好相关的会议模板(会议参加人员、会议审批人、会议服务的内容)，这样方便会议创建人;

　　会议创建人应该设定好相关的会议参加人员，会议的议题;

　　会议室管理员应该及时分配相关的会议;

　　会议审批人应该及时审批会议;

　　会议参加人员应该及时提交相关的会议参加回执，方便会议联系人进行统计;

　　会议常见人员应该自己负责的相关议题的资料，让大家在具体开会之前了解这个会议的情况;

　　会议结束以后，应该把这个会议相关的决议在系统中提交;

　　会议管理员应该及时结束会议;

　　会议召集人应该及时把相关会议作为一种知识共享给其他部门或员工;

　　(3).客户门户使用规范

　　目标：通过客户门户可以让客户直接进入系统，与公司内部的员工进行互动;同时客户通过客户门户可以进行自助服务;并通过客户门户让客户的订单和报价进行提交;并完成对客户在线服务;

　　系统管理员应该设定好相关的客户门户新闻页，门户相关流程;

　　客户经理应该及时开通相关的客户门户给到客户，并教会客户怎样使用系统;

　　客户经理应该把相关的知识文档共享给客户;

　　客户经理应该通过客户门户的流程与客户进行交流;

　　采购人员可以要求所有供应商通过系统提交报价;

　　客户应该通过系统提交相关的服务流程;

　　相关人员应该及时更新项目信息以供客户查看;

　　相关人员应该及时更新相关产品信息以供客户查看;

　　相关人员应该及时发布新闻到客户门户，方便客户了解公司动态;

　　相关人员应该及时更新技术和产品说明书到门户;