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高校集体户口管理信息化的建设与思考
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摘要：高校的集体户口管理是高校管理及服务校内师生员工的一个重要组成部分，其特点是一项繁杂琐碎、专业性、政策性很强的基础工作。近年来，传统高校户籍管理方式面临诸多挑战，已经滞后于国民经济的发展和改革的需要。实现集体户口信息化管理，不但保证户籍信息变动的准确性、及时性，而且通过信息化手段，提高了管理工作效率和质量，并辅助进行管理决策，提高管理水平，促进管理的科学化。 随着改革开放不断深入，高校传统的集体户口管理模式暴露出来越来越多的弊端[1]，近来要求进行相应户籍制度进行改革的呼声越来越高。[2]在这种情况下，随着科学技术的不断发展，如何实现信息化户籍管理，发挥计算机和信息技术的优势，促进管理和决策的科学化，是一个值得深入研究和思考的课题。[3] 清华大学自2007起，启动建设集体户口管理系统，相继建设了户籍基本信息管理、迁入、迁出、借用归还、二代身份证管理、信息服务等多个模块。经过多年的建设，系统功能逐步完整，体系不断完善，通过提供及时、准确的信息服务使得该系统在户籍管理和决策支持方面发挥了重大的作用。 一、信息系统建设 高校的户籍管理既是一项繁杂琐碎、专业性、政策性很强的基础工作，也是高校管理及服务校内师生员工的一个重要组成部分。当前集体户口的户籍为双重管理：行政管理权属于辖区派出所，而户口的相关纸质资料，包括户口卡、首页等，其存放和日常使用及管理由学校户籍管理部门进行。 在传统的户籍管理模式下，户口的迁入、迁出、借用、归还等大部分工作通过手工进行，或通过excel辅助工作。存在着手工操作工作量大、效率低、数据准确性差、不能保证数据更新和传递的及时性等缺点。户籍的建设和应用，实现了信息的网络化管理，克服了诸多缺点，促进了管理和服务水平的提高[4]。 1.系统功能设计 （1）户口卡片网络化：系统首先实现了对个人户籍的完整信息的信息化管理，并将信息通过网络，面向集体户口个人开放户口卡片的查询和信息核对功能，个人在网页上可以查询到与户口卡信息及版式相同的页面，这样，通过信息技术建立管理部门与个人的信息反馈机制，避免个人信息的错误状态长期存在，给相关管理带来损失。网上户口卡片信息如图1所示。 图1 个人户口卡片核对 另外，集体户口人群中很大一部分为本校教职工，他们在住房、教育、社会保障等过程中，很多时候要用到集体户口卡的首页。以清华大学为例，一般为多个部门、几百人共用一张户口卡首页，在相关业务办理的集中阶段，容易出现首页借用冲突的情况。为此，户口管理办公室将首页扫描到系统中，个人可以网上查看、打印首页，持打印件到户口办公室盖章。这样，既避免了使用冲突，也大大减轻了工作人员查找、登记的工作量。 （2）优化管理流程[5]：户口管理包括户口的迁入、迁出、借用、归还等多个业务阶段，每阶段有相应的管理流程。户籍管理信息系统的建设，不是将管理流程简单的计算机化，而是通过分析，对业务流程进行优化，通过流程的整合、重组、再造，实现业务的更合理分工，促进科学化管理。[6]比如在户口迁入方面，系统实现与清华数字迎新系统的实时业务和数据接口；在户口迁出方面，与就业中心分工合作，与将迁移证的发放与派遣证合并，减轻了部门的工作量，去繁就简，也减少了毕业生手续办理的环节，提供了优质的服务，管理也更为科学；在户口借用业务上，实现了网络预约，学生可以不必到院系开介绍信，受到了学生的欢迎和好评。 （3）建设管理平台：建设了综合的户籍管理平台，实现户籍管理全过程的信息化，包括户口和身份证管理两个部分。相关各项主要业务均通过系统进行，功能主要包括户口迁入、日常管理、身份证管理、户口迁出、查询统计、信息服务等多个模块，并根据户籍管理的特点，支持户口的批量迁入迁出、日常迁入迁出、户口异动、户口借出归还、日常办公等业务。不但保证了这些业务的有序办理，而且在学校范围实现了与教职工、学生等信息的共享。系统还与中关村派出所相关户籍管理系统实现了数据交换接口，从源头上保证了户籍信息的准确性、完整性和更新及时性。
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