阳春三月,本应是阳光明媚令人心旷神怡的季节,但正如近日倒春寒的天气一样让我感到深深的寒意。原因是最近公司让我接手一个实施到一半的物流项目，而这个项目只有片言片语的几份简单文档。不但没有详细的实施计划，更没有详细的实施文档记录。在接手此项目后让我深深的感受到没有实施文档的痛苦，因为所有的一切都要自己重新摸索。不但浪费了宝贵的实施时间，而且还经常需要做重复的工作。缺乏实施文档让我在这个物流erp系统项目中吃尽了苦头，这里和大家分享我对实施文档的一些反思和总结。常见的物流erp系统实施文档缺陷当我从公司前任物流erp系统项目实施同事手中接过薄薄两页纸的实施文档时，我难以置信的看着他问没有了吗?只有这些?，我同事尴尬的点点头，然后他再说了一句让我吐血的话实施计划和记录文档都在我心里记记清清楚楚呢。实际上，这完全是对实施文档的误解，也是许多物流erp系统实施顾问的通病。(1)什么是物流erp系统项目实施文档?物流erp系统实施文档是用来记录、描述、展示实施过程一系列信息的处理过程，通过书面或图示的形式对项目活动过程或结果进行描述、定义、规定及报告。例如，分阶段实施计划文档、标准业务流程文档、标准编码及数据文档、标准参数设置文档、功能操作指南文档等。这些文档将会伴随着物流erp系统实施的各个阶段逐渐充实、完善,也同时记载了整个实施的过程和成果。从内容上说，物流erp系统项目实施文档可分为成果文档和过程文档两大类。成果文档作为项目可交付物的一个组成部分，其重要性自然不言而喻。过程文档主要记录了项目管理进程中的各种信息，为实施人员提供决策依据，以保证物流erp系统项目的顺利实现;另一方面，过程文档也是实施过程最为宝贵的资产，通过对过程文档进行归纳和分析，可以对实施项目的成功经验和失败教训了然于胸，从而对后续物流erp系统日常运作、维护更加有的放矢。(2)常见的物流erp系统实施文档缺陷一般来说，实施文档是否规范和专业已成为物流erp系统实施的重要评价指标之一。经过深入分析，我总结这个项目主要存在这些缺陷：①文档编写不够规范：主要表现为项目实施过程中，没有对每一个阶段的文档进行分层次整理和管理，各类文档资料缺少一致性。②文档内容描写不够完善：在编写各种文档过程中，虽然大家都按事先规定的模式进行了编写，但编写的内容经常不够完善;要么文档极其简单，相当于没有文档;要么文档流于形式，没有什么实际的价值，甚至于有的实施文档与实施过程完全不相符。③文档没有统一入库管理：随着物流erp的不断优化、升级，新需求的不断产生，各种文档越来越多，没有建立一个文档资料库。不同时期的各种文档零散存在，造成查询文档时非常困难。④只重视文档的形式，实用性不强。在实际的实施过程中，编制人员没有时间去关心它们的用途，也不知道哪些部门使用，更多的是在规定的时间内完成任务，以免影响考核成绩，这样一来一些不实用的、重复的文档不但阻碍物流erp系统实施的可执行性，而且还影响项目的整体进度。文档对项目实施起到什么作用?与本项目前任负责同事沟通中了解到，他对实施文档的作用存在非常多的误解，认为实施的事情本来就多，有许多用户抱怨的事情要处理，根本没有时间来写文档。因为有了这样的想法，就开始忽略文档的编制。例如，认为写文档太累了，能用嘴说的就不用手写，能简单写的就绝不详细写。实际上，实施文档是一种工具，是古语有云的磨刀不误砍柴功。(1)文档能提高实施过程的能见度规范、齐全的文档会详细记录项目实施过程中发生的事件，便于实施人员掌握项目实施进度、实施质量以及各种资源的调配。同时，文档还有助于实施人员与操作人员明确了解各自的职责，信息互通，共同把握实施过程的节奏。因此，实施成员用一定时间编制、整理实施文档，可以使实施人员对各个阶段的工作进行周密思考、理顺和找出存在的问题，从而减少差错，提高项目实施质量。例如，通过对文档的检查，在项目实施早期发现文档错误或不一致的地方，及时纠正以减少大问题的出现和为纠正失误而付出的更大的成本。(2)文档能规范实施问题的处理实施过程中肯定会遇到各种各样的问题需要解决，这类问题的处理和解决是关系到实施效果是否有效的标志。这类问题主要分两种情况：①是重要的反馈迟迟得不到解决和回复，当文档化做得好时，在出现问题的时候，打开文档可以一目了然，责任不会被推卸。②是有些问题在不同部门和不同的阶段频繁出现，简单而又琐碎的重复问题会让实施顾问疲于奔命，效率低下。这时，一个文档化的FAQ问题集对项目实施就显得意义重大。(3)便于项目成员之间的交流与合作文档是一种无声的语言，它记录了项目实施过程中有关软件配置、运行、维护和培训等方面的信息，有利于管理人员、实施人员、操作用户之间的交流和合作。例如，明确的操作指南文档可帮助最终用户规范化操作，强化培训效果。因此，描述清楚、完备的文档便于团队成员了解实施过程中的各项指标，为企业领导与实施团队之间架起的一座桥梁。另外，文档的重要性还表现在对于项目传承的重要性。有了好的文档，那么当项目有新成员进入，物流erp系统实施文档就可以承担起指导新成员快速工作的作用，而不是单单询问原来的成员，节省了大家的时间。而且当实施完成后，实施文档可成为企业实施信息化的文字载体，为在后续人员培训方面提供详尽的素材。(4)实施文档是人员经验提升的最好途径善于学习，对于任何职业而言都是前进所必需的动力。对于物流erp系统实施来说，这种要求就更加高了，项目文档对于项目实施人员的素质提升大有裨益的。目前不少企业在进行物流erp系统项目实施时都会出现一个通病：由于人员素质有限，许多的决定只凭口头叙述，缺少足够的文字记录，以至在项目出现问题时往往显得无所适从。而从本质上讲，项目文档强调的是一种规范化管理，要求项目人员利用书面语言进行沟通表达，以指引项目运作。所以，实施人员不应该只为写实施文档而写文档，良好的文档是思想交流、沟通的基础，也是整理和理清思路的基础。不懂得从经验中学习和成长，永远不会有质的提高。只有当每次完成一个实施任务时，都有目的的随时总结和寻找不足，一个实施顾问才可能成长起来。因此，专业的实施文档是涉及到一个实施顾问的做事能力和风格，不但是体现实施顾问能力的标志，也是体现一个物流erp系统实施团队管理水平的重要标志。(5)有利于项目实施的监控作用物流erp系统实施是一项风险很高的工程，需要进行严谨的项目监控。一般来说，在物流erp系统项目实施过程中每项工作的事前计划、事中实施记录、事后分析结果都要形成相应的文档，文档包括与项目相关的资源及其使用情况。因此，阶段性的检查、评审和文档化成果是实施项目监控的重要方法之一。因为详尽而规范的实施文档成果不仅有利于监控项目进度，也利于项目验收。项目的阶段性成果是以文档形式体现的，由此人们熟知的一句话项目的运作在一定程度上是由文档驱动的是有道理的。从文档的角度来看，物流erp系统项目的实施过程就是一个文档制作与实施的过程。高效管理实施文档的策略和方法如前文所述，实施文档对于物流erp系统实施项目管理的作用是不容置疑的，但实施文档的管理却通常是物流erp系统实施管理中最容易忽略的部分。通过对这次项目的反思和经验总结，我认为在文档管理中应该要注意以下几个方面：(1)应建立规范的文档管理制度。重点应体现为两点:①要对实施文档的数量、名称、标识、类型、管理责任人、内容等基本内容做出事先安排,得出实施文档的总览表。②是制定对各种项目文档的管理程序,如批准、发布、修订、标识、密级、贮存、传递、查阅等,为项目的文档配置管理铺设一个良好的基础平台。(2)规范化文档版本管理。这是一个非常重要的步骤，因为版本混乱不但是实施文档的一个致命伤，更是一个非常常见的缺陷，所以实施文档的有效管理必须要实行版本控制。(3)创建文档库的访问规则，这是文档管理的重要环节。访问规则确定谁可以访问、阅读、升级以及在文档库中添加文档。同时，文档库还应定期进行检查，以便对哪些文件进行存档或对哪些旧文件进行清理，以确保实施文档的管理符合公司、项目实施组的需求。(4)文档的审核。除用于沟通之外，重要的文档应该要进行审核。审核就是检查编写的项目文档是否齐全、有无遗漏、是否符合文档的规范要求、内容描写是否正确紧扣主题、列出的图表信息是否准确等等，以确保实施文档的质量。例如，阶段性成果实施文档应该由相关主管签字，以确认阶段性成果符合要求并予以接受。(5)使用工具管理文档。对于一个大型的物流erp系统项目实施来说，经过调研、实施、和应用维护等各个阶段，整个实施周期中都会有大量的文档。这些文档的内容有的是在不断变化的、有的是连续的、有的是承前启后的、有的是新增加的、也有的是废除的。这就需要一个统一的文档管理工具，分门别类的统一存放管理各种实施文档资料，或应要建立实施文档资料库。总之，实施文档在物流erp系统项目实施过程中起到关键的作用。从某种意义上来说，实施文档是项目实施规范的体现和指南，按照规范要求编制一整套实施文档的过程，也就是完成一个项目的实施过程，是绝对不应该轻视的。
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