如何精简纸质档案

经常进行纸档案的精简工作十分重要，因为纸档案不断增加会占据办公室太多的空间，如果不作适当的控制就会给工作带来很大的不便。普遍公司会采取以下措施：1.使用悬挂式文件夹和档案袋悬挂式档案系统不仅使文件井然有序，而且还可以有效地使用空间。在档案柜上加金属架。如果你的档案不能装进悬挂式文件夹或档案袋，你可以购置一些能插进档案抽屉的金属架。悬挂式文件夹和档案袋存放非常方便，悬挂式文件夹既可以当导引卡和文件夹用，还可以当分隔器用。不要使用太多的悬挂式文件夹。在一个抽屉上使用太多的悬挂式文件夹不会节约空间，一打这样的文件夹要占去3英寸的地方，这就要占据更多的放抽屉的空间，你还不如不要这样，为悬挂式文件夹装上一个金属架就可以。使用悬挂式档案袋。悬挂式档案袋可以井然有序地存放单个文件夹，与悬挂式文件夹不同的是，它可以自由扩展，资料决不会压在其他文件夹下面或者掉到抽屉下面的地板上，文件夹固定在一个地方，决不会掉下来或相互压着。2.使用专用文件夹如果有必要把重要资料暂时转移到另外一个地方，使用带扣子或带子的专用文件夹以确保里面资料的安全。3.使用抽屉分隔装置在文件抽屉中，你可以使用轻便的抽屉分隔装置来代替笨重的一大堆材料。分隔装置牢固的底座可以使文件夹立起来而不会滑落，它还可以调节，可以随需要加宽或弄窄。4.清除杂志和占地方的小册子把旧杂志、旧册子和其他印刷材料清理出去。期刊被感兴趣的人阅读过后，应该用现刊替代它们。如果有必要保留过时的印刷品，你可以把它放在不太显眼的地方。同时，必须保存的资料要尽量放得紧凑一些。长条型的小册子只需要占据文件夹的一小部分地方，因此应该在文件夹中放两排或者三排。夹起来或装订好的印刷品必须放得均匀，你可以调整一下文件夹内的资料：边上多出来的部分一半朝文件夹的右边，一半朝文件夹的左边。5.清除复制品把复制品清理出去，它们一般是备忘录、信件、毛条校样的复印件、出版信件和报告的翻印件和小册子的相同版本。只保留必需的书信或报告的复印件，尽可能压缩和集中档案材料，避免重叠现象。如果你的老板有份完整的档案，你再为他保存一份复制档案和一份后续档案，结果你可能事倍功半。除非你计划把多余的小册子和报告分发下去，不然不要保留相同的材料。许多秘书一般为办公室保留3份，其余的送进公司的储存室。6.清除剪报和照片的厚背衬必须保留的照片和剪报需要妥善保管，不能遗失或撕坏。可使用薄背衬或透明胶布。7.清除不常使用、尺寸特殊的资料把尺寸特殊又占地方的材料清理出去，如模型、磁带，把它们放在合适的地方，在正式档案中加一张相互参照目录卡就可以了。为了节省空间，把那些不能销毁但不常使用的信件、文件和记录放在贮藏室。不要保留标准调查表和通函的回条，但如果回条代表新的客户和销售，就在销毁回复函之前把里面的姓名和地址补充进邮寄名单。但是无论纸张档案您再怎么处理，还会浪费更多时间，效率依然低，名易文件管理系统系统，解决您一切档案管理问题，提高效率，功能强大，容易安装，可以免费下载使用！