招标采购的信息管理

(1)采购信息与信息管理掌握P39

采购信息是指与采购活动相关的信息。采购信息直接影响采购活动的质量。

信息管理是指对信息的收集、加工、整理、存储、传递与应用等一系列工作的总称。采购信息管理的目标旨在通过采购信息传输的有效组织管理和控制，为项目采购提供增值服务。招标采购项目信息管理的目的就是通过有组织的采购信息流通，使决策者能及时、准确地获得相应的信息。

1)信息收集的内容。信息收集的内容主要包括：

①与招标采购活动相关的法律、法规资料的收集。为规范招标采购的行为，世界各国、国际性组织以及我国政府都制定了招标采购的法律、法规，如《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》等。

②产品信息收集。科技进步、经济发展，使产品品种、生产技术不断更新，产品的功能结构与成本也在不断变化。因此，应按照产品的类别、功能、成本、寿命周期、发展状态等内容进行统计和记录，并建立产品跟踪信息系统，及时掌握各种产品变化的动态信息。

③信息收集。作为项目采购的供应商，其经营资格、提供货物和服务的履约能力、市场资信程度等，都直接关系到招标采购的成败。因此，为了保障项目采购的良好效果，需要建立供应商信息库，该信息库应包括供应商的分类、供应商实力调查、供应商是否转产破产、供应商的资信记录等信息。

④采购案例信息的收集。项目采购过程同时也是一个经验积累的过程。通过对各种类型项目采购案例建立档案，可以不断从案例中吸取成功经验，避免不必要的失误。

2)信息收集的方式。项目采购信息收集工作应该配备专门的人员和队伍，充分利用采购业务活动机会和现代化技术收集相关采购信息，主要方式有以下几种：

①开展行业与新产品信息研究，建立新产品信息调查队伍。通过专门人员长期跟踪调查各种行业的新产品以及新供应商的发展动向，掌握各类产品最新进展。

②采购方定期在有关报纸和刊物上发布征集供应商和新产品的消息，或者直接向供应商发出询问单，有利于采购人员扩大信息收集渠道。

③利用社会资源。项目采购的某些信息，直接来源于政府向社会公开的各种资料。例如，对供应商情况的统计、政府相关的资格认证、政府各种检查结果、政府部门组织评选的优秀产品或企业、良好的市场评价和社会评价等，都可以成为了解相关采购产品和服务的信息及其生产企业的信息。此外，也可以通过媒体、互联网等方式获得国际市场方面的产品和供应商信息。

④采购人员本身的信息来源。采购人员经常进行各种采购活动，在采购活动中必然获得大量关于产品和供应商的信息。对于这些信息应该加以整理并充分利用。

3)采购信息的公开发布。项目采购信息公开发布，就是将招标采购的信息以公开的方式告知社会公众和有关的供应商。信息公开发布是招标采购中的重要内容和组成部分。

按照招标投标法的规定，凡是按照法律、法规规定进行的招标采购，都需要在政府指定的媒体上发布招标信息。

信息发布的内容主要包括：

①资格预审的内容。资格预审信息应当公告下列事项：资格预审机关，整个预审对象、范围和标准，资格预审所需的相关资料，送审时间、地点及联系方式。

②公开招标信息。招标采购信息包括：招标方或其委托的招标代理机构名称，标的名称、用途、数量、基本技术要求和交换日期，获取招标文件的方法，投标截止日期，开标时间和地点，对投标人的资格要求和评标方法，投标语言，联系人、地址、邮政编码、电话及传真号码，以及其他要注明的事项。

③中标信息发布。投标结束后，招标方或其委托的招标代理机构，有义务向社会公布中标结果，内容主要包括：招标方或委托代理机构名称，标的名称，中标金额，首次公告日期及媒体名称，定标地点、日期，中标人名称、地址，招标方或其招标代理机构项目联系人、联系方式等。

④信息变更公告和信息更正公告。对于在采购中发生的信息改变，招标方或其委托的招标代理机构有义务和责任及时发布变更公告，向供应商或潜在的供应商说明信息修正的内容及原因，并通知新的事项。另一方面，如果采购方或采购代理机构发布消息有错误，则必须发布更正信息。

4)采购信息发布方式与媒介。信息公开发布的方式多种多样，包括各种新闻媒体，如报刊、电视、广播、网络等。采购信息发布的方式上一般都选择在指定的媒体上发布信息这种方式，即采购方的信息必须通过政府指定的媒体发布，而供应商和其他人也主要通过这些媒体来获得各种采购信息。

5)采购信息记录。在整个采购进程中，必定会产生大量程序、过程方面的具有法律效力的文件与资料，如采购活动记录、招标文件、投标文件、评标标准、评标报告、定标文件、合同文件、验收证明、质疑答复、投诉处理及其他有关文件、资料等。这些文件和资料反映采购活动的实质性内容，并且经过采购当事人双方的认可，一经做出就具有法律效力。按照采购公平、公开、公正的原则要求，招标采购中产生的文件与资料，应当依法保存，以备监督检查、处理纠纷、履行合同和进行评估时使用。

采购信息记录主要包括采购文件与采购过程记录两方面。其中采购文件主要包括：采购计划、招标文件、投标文件、评标报告、定标文件、合同文件、验收证明、质疑答复、投诉处理及其他有关文件、资料等。

对于采购活动的过程，为了能够有效地进行监督和管理，应当记录、保存以下内容：

①采购项目的类别、名称，采购的功能要求、规格和数量等;

②采购项目预算、资金构成和合同价格、采购合同的签约人;

③采购方式的选择依据及原因;

④邀请、审查和选择供应商的条件及原因;

⑤评标标准及其确定中标人的原因;

⑥如果有废标情况，记录废标的情况与原因。

(2)采购信息管理的方法和措施掌握P41

为了达到采购信息管理的目的，采用的方法主要有：了解和掌握采购信息来源，对采购信息进行分类;掌握和正确运用采购信息管理的手段;掌握采购信息流程的不同环节，建立采购信息管理系统。

项目采购产生的信息数量巨大，种类繁多。为便于信息的搜集、处理、储存、传递和利用，采购信息管理应采用的措施包括：

1)标准化措施。由于各种采购数据和信息的收集是不同的，有不同的来源，不同的角度，不同的处理方法，但要求对采购项目相同的数据和信息应该规范。将得到的采购数据和信息进行鉴别、选择、核对、合并、排序、更新、计算、汇总，生成不同形式的数据和信息，最终形成采购信息系统的业务流程图、数据流程图。通过建立统一的数据库，各类数据以文件的形式组织在一起。

2)制度化措施。采购信息资料只有全面反映项目采购的各类信息，才更具有实用价值，必须形成一个完整的系统。该系统的形成，需要大量的数据和信息作支撑，这些数据和信息的收集、加工、整理、存储只有通过长期的积累，通过有效的信息管理制度建立才能达到。

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