电网建设过程的项目管理信息化工作

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电网建设过程的项目管理信息化工作

一、引言这些年在电厂建设工程上使用管理软件作为辅助管理工具取得了明显效果，与电厂建设项目相对来讲有所不同的是，供电企业的项目基本可以归结为资金规模小、项目周期短和项目工程多几个特点，这些情况也一定程度上制约供电企业项目管理信息化的进程，但是单从管理角度来讲，不管项目是大还是小，对于管理水平的提升和新管理思路的接纳其实都有同样的渴望，那么究竟如何对这些周期短、项目个数多的项目进行统一、集成、有效高效的管理？如何将国际先进的项目管理思想与我们实际工作相结合？抚顺供电局携手PM2软件在这方面进行了积极的探索！二、国际项目管理的核心思想分析项目是为完成某一独特的产品或服务所做的一次性努力。项目管理即是指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够实现或超过项目干系人的需要和期望。项目管理理论的指导性文件为美国项目管理协会发布的项目管理知识体系PMBOK。项目管理知识体系的核心内容是九大知识领域（包括范围管理、、成本管理、、人力资源管理、沟通管理、、风险管理和整体管理等）和五大管理过程（包括启动、计划、执行、控制、结束）。具体企业的项目管理工作由于其所属行业及企业在项目中的角色不同也有一定的差别，但重点工作都是对应着九大知识领域中的范围管理、时间管理、成本管理和质量管理四大核心领域以及五大过程中的计划、执行和控制过程。三、抚顺供电公司实行项目管理信息化成果介绍抚顺供电公司实行改制后，将电网建设送变配这方面的工作交由抚顺电力发展有限公司负责具体实施，抚顺电力发展有限公司作为自主盈亏的工程施工企业，除了负责抚顺市一些送变配工程建设，还面向社会承揽一些电网项目的施工，在项目管理过程中，主要关注点是使项目能够在费用预算内、时间计划内、高质量地完工并交付公司使用；项目的实际项目管理工作一般划分为项目前期、项目实施、项目收尾三个阶段。以项目实施为主要控制阶段，以设计、采购、施工等为工作重点，通过对其计划、进度、费用、合同、质量等方面的管理工作，达到预期的控制目标。1.设计原则、设计思路与主要功能展示1.1.项目管理系统设计原则（1）贴近实际业务，简单易用系统操作符合实际工程管理业务方式，使用方法易于理解、操作简单，掌握起来快捷、方便。完整的随机帮助及操作向导辅助学习操作。（2）先进的管理思想及软件技术系统要以国际先进的PMBOK（《项目管理知识体系》）为基础、运用领先的项目管理理论及数学模型，同时要结合中国国情。产品要既适用，又具有先进性，具有生命力、有雄厚持续发展能力的主流技术，在今后的一段时间内不会过时、并且健康发展的技术平台。（3）良好扩展性和适应性能针对不断发展的企业经营活动和组织结构，满足各级组织、员工的门户界面扩充和变化的需要。能够满足与现工程管理业务双轨制运行的要求。具备门户单一密码登录、各职能应用通行的能力。同时可以要提供系统基础数据导入、导出接口，便于本系统与其它系统（如、OA、MSProject、公司网站）的数据衔接。（4）高可靠性、高安全性多级权限控制，防止非法操作和擅自使用，并具有操作全面跟踪记录功能。最好设置代理服务功能，实现内外网隔离和数据加解密功能保护内网数据安全。具有普通员工、部门管理员、部门负责人、公司领导及网络管理员等多种权限设定。提供完整的历史追溯功能。可以为每个项目管理人营造一个度身定制的办公空间。（5）智能预警机制动态预警机制，突出监督时效，针对项目管理工作周期长、对象多、任务重的客观情况，系统在业务处理过程中，新增了智能预警机制，对于即将到来的合同、进度报告等工作，系统会自动报警，体现管理的时效性。1.2.项目管理系统设计思路●围绕项目进度计划核心，展开项目相关的资金、合同、文档、费用、采购、资源、质量等项目管理工作。●项目合同、文档的分类管理与WBS直接关联。合同付款计划与WBS关联；合同变更与项目变更对应；●系统读写权限分配到模块级，对项目进度计划、项目合同、文档资料等核心业务的权限，可控制到数据级。●基于WBS的材料设备管理，自动生成设备需求计划、采购计划，跟踪采购、入库、领用全过程。●基于WBS的，生成质量甘特图、鱼刺图分析报告●要求具有基于WBS的挣值分析功能，为企业今后与国际接轨提供保障，成本数据源可从费用、工程量、材料、资源、合同中任意设定。●基于业务数据的流转审批，将业务单据直接在审批过程中直观体现。1.3.项目管理系统主要功能展示（1）、进度计划模块进度计划模块包括项目计划、项目进度等功能，通过对项目的WBS分解，针对每个工作包可以从时间、费用、资源、材料设备、工程量、合同资金、质量、文档、责任人等多个角度制订项目计划，并从上述各个侧面报告进度情况，便于跟踪、对比分析；项目进度报告、形象进度报告等报表随时反映项目进展情况。WBS编码设置功能，可以对不同的项目任意设置编码规则。软件项目模版功能，允许用户将WBS保存为模版或从模版生成，并据此与P3、MSProject进行数据交换。（2）、模块以甲乙方、合同金额等关键数据信息为核心，辅助以合同付款计划与实际拨付、合同变更管理、合同违约索赔管理、合同模板等功能，并与WBS关联，方便、快捷地产生合同台帐等各种汇总和明细，从而实现合同信息的存储、查询、分析等管理目标。（3）、材料管理模块根据加载到WBS上的材料和设备需求，可以对项目形成总的材料设备需求计划，根据工程进度，材料进场日期和企业采购提前期，进行资源运算，得到不同时期的采购计划，采购申请单经过批准后，产生采购单、入库单、出库单等业务单据，全面跟踪、控制材料设备的计划、采购、入库、领用及库存情况。采购单、入库单与采购合同关联，便于分析控制拨款计划与实际付款。（4）、资源管理模块以WBS为核心的资源管理，囊括了人力资源和机械设备等资源要素，通过分析工作包的资源计划、资源负荷，可对驱动资源进行合理配合、资源优化；对工作包明确责任部门及人员，是责任矩阵和资源中心的基础。（5）、文档管理模块文档管理模块不仅是对各种文件、技术资料的简单分类保存，实现WORD、EXCEL文件的在线编辑，还可与WBS关联，实现按项目、类别的双向管理。文档查询可按各种要素进行资料快速检索、借阅管理记录资料文件来龙去脉；基于文件级别的权限控制，不仅保障文件安全，还便于相关人员进行文件编辑。（6）、项目跟踪与报告模块项目跟踪模块将项目执行过程中常用的、需特别关注的项目信息汇集生成项目对比报告，从时间、资源、费用、材料设备和成本等各个侧面，将项目的实际进度与计划进行对比，发现偏差、找出原因，是项目控制的基础。同时，还将一些即将发生的工作、滞后的工作、关键工作等信息及时报告给项目高层领导和管理人员。（7）、资金管理模块资金管理模块包括前期资金估算、资金计划、资金收支和资金报表等功能，以核算项目为中心、以资金收支类别为基础、围绕项目WBS，全面实时地反映项目资金的计划和使用情况，包括现金流量的估算、计划、记录、预测的汇总和明细报告。资金收入、支出的记录，可与合同拨款关联，并可通过预设的凭证模版，实现与的完美对接。（8）、招标管理模块实现招标、评标、定标全过程的管理。招标项目子项目划分，项目评分标准及权重多级定义、专家评分汇总，自动生成评标汇总表，便于决策层定标。对于招标设备、工程的市场参考价、以往合同价等相关信息详细记录。（9）、协同办公模块以工作流引擎为核心协同办公模块，包括工作计划、消息中心、资源中心等功能，基于项目业务平台，实现对合同拨款、合同变更、进度计划调整、材料招标等业务的网上流转、审批。智能提醒功能可实现新的工作任务需要处理时（如新消息、合同审批、工程变更及其他待办事宜等），系统自动弹出提醒消息窗口，对于离线用户支持手机短信通知，方便高效处理工作。（10）、安全管理模块安全管理包括安全文档和安全设施等功能，安全文档实现各种安全法规制度、安全会议的信息管理；安全措施与WBS关联，管理安全设施、施工安全问题、隐患整改等业务功能，实现安全工作报表的汇总分析。（11）、质量管理模块质量管理模块包括质量资质、质量规划、质量报告等功能，可以根据WBS制定相应的质量工作结果、质量检查计划、操作描述、检查表格。对于常见质量问题，系统可以生成因果分析图。四、实际业务操作通过上述对产品功能的描述，再结合下面的流程图我们可以看出，整个项目管理的核心在于进度、质量、成本的控制，而整个过程又分为签订收入合同确定项目预算内部控制成本形成成本执行成本控制分析几个大阶段，不同岗位的工作人员在每个阶段的工作内容也是不同的，通过各司其职，最终实现整个项目的透明、高效管理！五、实施工作情况介绍1.实施说明实施是一个环环相扣的工作过程。实施管理包括技术手段和管理手段。通过实施管理的技术手段，帮助用户了解系统的使用运行，为实施提供便利条件。相应的管理手段手段包括:将PM实施做为企业的一项基础工作，督促企业领导加以足够重视，把住处作为一种重要的战略资源，增强其对系统的认同感；工程项目管理各部门有明确的职责分工并协调工作，信息中心积极与各业务部门配合，并接受他们的指导；制订相应的管理制度保证住处源的唯一性、确保信息及时准确，使PM融为工程管理的有机组成部分；推进企业制度的改变，使传统工作方法、习惯、观念、办事原则的转变符合计算机环境下的管理工作的需要；用户自始至终地参与系统建设；制订详细的系统实施方案，有步骤、有计划地推进系统应用。2.主要工作介绍1）、业务调研了解相关部门的组织结构、业务流程、管理状况及信息化状况，搜集资料为基础数据、培训等工作奠定基础。2）、系统安装系统安装与调试主要是根据PM2项目管理系统的软硬件环境要求，进行相关的调试与测试，具体内容如下：硬件及网络环境软件环境服务器系统的安装与设置客户端系统的安装与设置3）、相关培训培训工作是实施过程中最重要的一项内容，主要包括以下两个方面的培训：软件应用培训软件操作培训4）、数据准备整理相关的业务数据与流程，为系统运行作最后的准备。系统输入输出数据及表格各类编码系统的编制建立应用的管理办法和相关细则项目计划的层次和作业、组织、资源、费用的划分原则5）、试运行PM项目管理系统在正式启动前，必须初始化整个系统，即将各个模块使用的基础资料输入系统，并开始实际运行。六、几点体会1.信息反馈及时准确为公司主要领导提供及时、直观的工程进度、资金使用情况，使领导能从宏观角度进行宏观控制和管理.2.项目工作流程标准化参与项目工作的各个部门及人员，在自己的意识中都已知道项目工作的基本流程，但作为项目业务，建议应形成标准化的业务流程，并将其内容制度化，为以后的具体项目工作提供指导。3.项目成本核算与财务分析无论是从一个部门的角度，还是从公司整体的角度，都应将项目的成本计划与跟踪工作细化，将人力资源成本、费用、采购、材料设备等成本要素分解到项目各个工作环节。这样才能为公司级的成本核算与财务分析提供基础数据。4.项目相关部门、人员之间的沟通由于每个项目都要涉及到各个相关部门及不同的，每个部门及相关人员从不同的角度都需要了解项目的各个方面进度情况，提供一个有效的项目数据平台是解决各个相关群体和个人之间沟通协调的捷径。5.项目的跟踪报告机制随着项目工作的展开，工程进度、合同执行情况、资金使用情况、物资及人力资源调配情况是公司、项目公司及各个专业工程师都非常关心的问题，只有各个相关部门都及时报送相关的项目数据，才能保障各级领导及时了解项目的进展情况，进行动态地分析、控制、管理工作。6.信息的有效性传递：由于个人理解差异、部门利益考虑、过程延误等原因，组织内部上下级之间的信息、指令的在传递过程中也存在着信息失真与信息延误等现象，组织内部自上而下形成的信息漏斗效应。在信息技术（IT）高度发达的今天，特别是在信息流通量与量非常大的现代工程建设项目管理中，信息的有效性传递可以有效避免很多扯皮、推委现象的发生，使得项目高层管理人员（项目经理）的协调工作得心应手。7.各个层次人员的应用价值为不同层次的人员的相关决策和工作提供及时的信息支持，提高企业项目管理水平，促进科学、规范的项目管理机制的形成，为企业培养一支高效精干的项目管理队伍。7.1.决策层公司领导可以随时了解项目的总体计划及执行情况、落实项目需要的资源、并做出相关重要的决策。无需到现场，也无需层层汇报，通过项目管理系统，公司领导就可随时掌控项目的方方面面。系统的远程访问功能使领导身处外地也能了解项目进展。7.2.项目管理层使参与项目管理的各部门、人员及时、高效沟通，减少信息传递时间，提高沟通效率，将大量的手工工作交由计算机来完成，大大降低工作量，提高工作效率，同时能够将精力集中到计算机不能解决的工作上。7.3.项目实施层系统方便地进行具体的任务施工、工程量进度和质量监督反馈工作。七、结语信息化工具已经很丰富了，管理信息系统已经不是一个陌生的产品，所以我们的关注核心就是如何选择一款合适的产品，既结合企业实际，又能持续发展，鉴于目前我们已经建设财务管理、协同、再通过此次的项目管理系统建设，向下一步综合管理方向又迈进一步；为我们的最终目标（实现国家电网公司“SG186工程”所规划的构筑由数据交换、数据中心、应用集成、企业门户五个部分组成的一体化企业级信息集成平台）尽早实现而努力！