以计算机为基础的项目管理信息和控制系统

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以计算机为基础的项目管理信息和控制系统

现代大型项目的基本特征是所需资源昂贵，技术条件复杂，涉及的人数、机构和职能相互依存的程度高，风险大。在这种项目中，有一个能对项目信息和活动进行系统性管理的充分开发的系统是项目成功的关键所在。1．开发项目管理信息和控制系统的必要性在当今的企业环境中，大部分被设计来支持传统组织机构中的决策和职能。例如，用计算机处理的会计系统、工资报表系统等为企业的财务管理职能提供了系统化的方法；销售和预测的计算机辅助系统帮助和改进了这些职能的效率；系统支持了企业的人力资源开发；在产品设计和生产系统，也有根多计算机辅助设计、辅助制造系统用来为企业最终生产的产品提供眼务。但这些传统的信息系统不能直接被有效地和实际地应用于项目管理中。因为就项目管理的本质而言，项目负责人必须超越职能机构的界限才能完成其目标，即综合和指挥各个机构的特有资源走向一个特定的目标。而传统的企业管理信息系统是为其他目的，即为使职能机构有效地实施其职责而设计的，它不能产生使项目经理和其他项目参加人员需要的具体信息，也没有综合和协调不同职能的功能。因此，适合于项目管理需要的、以计算机为基础的独特的项目信息和控制系统的开发是非常必要的。2．项目管理信息和控制系统的特点一个项目要达到某些特定的目标或产出，为实现这些目标或产出，项目需要适当的投入或资源。而在此过程中进行控制的是管理部门。管理部门的职责是有效地分配和利用各种资源以达到项目的预定目标，并在项目进行过程中控制和检查这些资源是否根据项目目标正在被有效地利用。而为了做到这一切，需要通过信息系统。所以，信息系统的主要功能是使管理部门能够评价项目如何逼近目标，从而为有效地利用宝贵资源及时作出决策。根据上述观念，在设计任何时必须仔细考虑两个重要要素：信息系统与控制系统。这是两个既有区别又相互关联的要素。如图1所示，系统的信息要素本身主要涉及到与项目费用、进度及实施方向有关的准确的、结构性的信息的产生和数据加工工作，而系统的控制要素主要涉及到利用所提供的信息形成决策和给出与资源的利用或问题的解决有关的指令，控制要素和信息要素必须设计为彼此兼容和相互依存的，否则它们将起不到综合系统的作用。3．项目管理信息和控制系统的设计与开发对于一个项目管理信息和控制系统来说，不管其应用范围广泛与否，都应该有支持表1所给出的基本要求的能力。该表中规定的要求对以计算机为基础的系统和简单的人工系统应该都是成立的。项目管理信息和控制系统除去产生信息的程序和系统以外，还必须包括保证产生作为信息输出结果的决策的程序和系统。图2描述了进行这些工作的一般概念。表1项目管理系统的基本要求　项目管理信息和控制系统的概念图2给出的项目管理信息和控制系统的概念是应用了综合信息和管理控制的一对一标准组件的概念，即在建立各种特殊模块（以计算机为基础或手工操作）以处理数据和产生与具体课题有关的信息的同时，还应建立进行项目控制的模块。在该图所示的系统中，信息系统接受项目的数据，对照已经确定的计划和目标，评价项目的计划、进度、费用以及其它实施状况，产生有关项目计划与实际完成之间的偏差信息，将此信息提供给控制系统。控制系统按照已建立的标准评价各个项目参数的偏差，以便确定到此为止的进程是否可以接受。该控制系统的输出是更改项目资源、工作任务、实施与计划、标准等等的决策或指令。（1）信息系统的设计管理信息系统通常包括两个主要部分，见图3，第一个是数据库管理系统（DBMS），它是该系统的中心，并且包括一系列与数据库有关的成套软件，它在综合的和逻辑的基础上“管理”（储存和检索）该项目的数据。系统的第二部分包括一系列计算机成套软件或专为该项目特定功能产生信息提供手段的模块。信息系统模块的主要目的是组织、收集、储存和迅速而有效地处理数据，产生有意义的信息。这些信息将向管理部门提出关于项目情况、趋势和潜在问题范围的建议。这些模块可以规划、进度表、估算、费用管理、项目会计等编址，附加的模块可以用来产生管理部门希望控制项目的几乎任何方面的信息。例如，图3所示的系统中给出了项目管理中最重要的三个控制方面：进度、费用以及项目会计管理。除此之外，还可根据项目的具体需要开发其它模块，例如人力资源、材料库存及控制，文件索引与检索，安全及环境记录等等。总之，能用明确的数据限定的任一需要都可以用搭积木式的方法设计和综合到总系统中。项目管理信息系统在信息系统的实际开发和设计工作中，包括研究、评价、选择和购买可利用的商业软件包，以及对定制的专用模块或应用软件包进行设计和编程。现在在市场上有许多通用化了的DBMS，为了选择一个最适合项目管理的DBMS，应根据项目的需求事先制定一些评价准则，例如DBMS的技术性能和要求，DBMS的灵活性，标准化，设计特征，资源支持要求等等。在计划和进度模块的开发与设计中也同样。目前市场上也有许多CPM或PERT软件包可满足项目的各种各样的需求，关键还是要首先确定项目的具体需要，制定一个合适的标准并进行调查研究，以选择一个在性能、特征等各方面最适合于项目需求的软件包。总之，决定购买和修改软件包去满足一个项目的特定要求，还是从零开始去开发一个系统，要看系统要求的独特性，系统设计和程序支持的歼用性。（2）控制系统的设计控制的目的是保证项目活动符合计划。控制关心的是现在，它包括查找和鉴定对计划的偏离，并采取适当行动以确保希望达到的结果。与控制有关的主要因素是：①设置目标，②报告，③评价，④纠正行动。我们已经知道，对一个项目来说，目标通常以进度、费用、技术以及质量指标来表示。项目管理的职能是去调整活动、资源与事件，去完成在项目计划中所规定的进度、费用以及技术的目标。这一职能只有在对项目状态的透彻了解的基础上才能完成。这就需要一个能够报告项目所有重要方面的信息系统，该系统把我们带到控制的第二个要素方面来，即报告。由于控制行为涉及的是现在，所以需要一个对时间敏感的报告系统。即报告系统必须做到能够使项目负责人及时作决策和发指令，从而引导项目作积极的变更。如果报告系统仅能在事实发生了相当一段时间、已经成为历史问题之后提供反馈，则无法达到控制的目的。因此，控制的核心是一个能够及时反馈重要的项目事件的信息系统，这也正是项目管理过程中有一个信息系统是十分重要的原因。控制的第三个主要因素是评价由信息系统产生的信息。这一因素是采取纠正行动的基础。如前所述，在项目的早期阶段，不确定性很大，因而在项目进行过程中不断对项目费用、进度、技术多数的指标或趋势进行分析和评价是十分重要的。一个综合的项目信息系统应该能够提供一个强有力的工具，使早期问题的范围和要求突出、醒目。问题一经查明，则必须及时采取纠正行动，这是项目控制的最后一个要素。纠正行动意味着已经查明一种情况，它正在引起一个离开期望目标的偏差，应该对它采取纠正措施。因此，项目负责人必须制定若干种方案来解决问题，然后选择最好的方案。控制系统要素的一般图解如图4所示。控制模块的基本功能是从与项目活动及其完成状况有关的信息系统接受输入，然后对照已建立的项目目标来衡量是否在此期间存在变化或偏差。偏差偏离标准的多少将自动指出管理层次采取纠正行动的责任以及开始此行动可以利用的时间。由于程序建立在控制模块中，因此如果不采取行动，或行动不符合下一个报告期的要求，模块就自动把问题引到下一个管理层次，整个过程不断重复，直到问题被解决。这样，控制系统的最终输出是项目管理部门（所有层次）的决策。