现在资料管理系统实在是太多了，对于广大的用户确实是好消息，可选择的余地大多了，但如何选择，避免误入歧途，甚至掉入陷阱，这是一个难题。

难道购买软件还有陷阱？当然存在，不光存在，里面的门道还比较多。

首先软件公司的选择就是一个难题，这里面人们会有些误区：

1.选择推荐软件，这里有两种可能性，有可能这个软件非常好，非常适合您的使用。但另一方面，可能不适合您的要求，甚至无法使用。在当前情况下，遇到推荐的软件时需要仔细研究，购买时需要首先试用，试用满意后再购买。

2.强迫使用某种软件，否则不让你达标或扣你的分。这是我国现阶段的国情，这种情况在资料管理系统市场中是存在的，但现在逐步减少。这时用户失去了选择权，软件的好坏只能听天由命了。

3.有些用户盲目迷信某某著名学校开发的软件，认为人家是著名学府，一定错不了。其实这是一个最大错误。我们可以看一下，比我们先进的国外著名商业软件，那一个是大学开发出来，没有！只有按照市场规律开发软件才能产生优秀的软件。

学校是一个培养人才的地方，毕业生一拨接一拨，我们大多数学校办的公司为了节约开发经费，也可以说是靠山吃山，都是找毕业生或没有毕业的学生开发，这些毕业生只不过拿这个开发项目练练手，开发完，该出国的出国，该找工作的找工作。后期的完善提高再找一拨人继续开发，新的人不愿修改旧的程序，或者无法理解前任开发的思路，只能敷衍了事，甚至是不了了之。

为了避免用户由此产生的麻烦和费用，销售人员就公开对用户说："买我们的软件可以，但服务或修改无法保证。我们是xx大学，我们的软件根本不用修改！"，为什么销售人员敢这样说呢，盲目迷信的用户实在太多了！用户最后花费高额费用，却得不到应有的服务，这种情况的比例高的惊人。

学校办的公司开发的软件还有一个弊端是不符合档案用户的实际需要。学生刚毕业，开发商品软件是第一次，计算机的开发经验并不丰富，我们又怎么能指望他们开发出高质量的资料管理系统呢。

学校办的公司就是非常了解用户的这种迷信心理，采取各种手段拼命宣传，利用用户的这种心理，扩大自己的销售。

其实学校公司与其它公司的运行机制是完全一样的，用户对他们的要求应该是一视同仁，不要被著名学府的招牌吓倒而放弃要求，否则最后吃亏的是自己。

下一步就是选购的过程，这里面容易犯的错误是这样的：

1．跟着公司步调走。有些公司软件不行，招待上找齐。用户只要到了公司，就受到全方位的招待，吃不用说了，其它方面样样不缺。可就是最后买回的软件无法使用，所以只能硬着头皮使用，还不能对外说，因为这事不好张扬。

对于这种情况我们给用户的建议是，招待可以，但软件你要给我保证，不能给我掉链子。

2．相信眼见为实，我去最终用户单位看一看应该可靠了吧，其实这是最隐蔽的陷阱。首先最终用户绝对不会说自己使用的软件不好，并且还会大大夸奖自己使用的软件。另外演示过程都是经过精心准备的，绝对使你看不出来破绽，最后皆大欢喜，只有参观者被蒙在鼓里。

但有一个例外，如果你身边有计算机专业人士陪伴，或者您本身有超常的洞察力，这个陷阱恐怕会失效。但还是有一定的风险，因为计算机专业人士不一定懂档案，同时资料管理系统的特点一般人不一定了解。

最后就是技术陷阱，这种陷阱人们会百分百中招。

1.宣称公司的软件符合档案标准。符合档案标准其实是最低的一个要求，主要因为档案的计算机标准比较笼统简单，计算机实现起来太容易。所以用户对于资料管理系统的要求不应停留在符合档案标准上，而应该更进一步。是否可以在标准之上，灵活定制某些功能，否则标准是具备了，但却无法使用，因为每个单位基本上都是具有自己的特点的。

2.软件模块"虚胖"，本来一个模块就可以解决，非得搞上七八个。如文件管理、全宗管理、案卷级管理、卷内管理等等。这样可以对用户说："我们的软件多大，多标准，所以卖您10万不多!"。

2 资料管理系统选购陷阱揭密

其实这些模块的本质都是对档案库的增、删、改、查操作，如稍有不同也可以特殊处理一下即可，完全可以在一个窗口解决。这种多模块方式的起因主要是为了市场经济利益，另外就是对档案管理方式没有经过透彻的理解，停留在表面，不能站在更高的层次上理解档案管理的本质。

它所带来的后果是，软件维护非常吃力，系统运行占用大量资源，同时用户使用起来逻辑混乱，打开的窗口非常多，最后不知当前的窗口是哪一个。这种"虚胖"软件的开发开发公司竟然占大多数！

3.打印编目功能普遍太差，档案管理中的打印编目需要的功能非常复杂，据我统计需要几十种功能：包括打印的对齐方式，上下左右对齐、超长处理、水平位移、垂直位移、多表关联打印、求和、求剩余、竖排、页号、顺序号、排序、分组等等。

这些功能在有些软件根本就没有，有的系统连用户自己修改的功能都没有。一般情况是给用户演示一下表格生成，打印出一张"演示页"，用户不了解情况就盲目说好，回到家里发现功能不全，无法使用，找公司修改又遥遥无期。

4.有的公司刚刚涉足档案软件的开发，一切从头开始，图像数据还是以原始状态的文件形式存放，当档案量增加后管理发生严重困难，系统近于崩溃。

5.数据没有压缩。多媒体数据占用空间巨大，如果不压缩的话是不能想象的，如一个A4幅面的彩色图像，占用几兆空间是比较常见的，不压缩的后果是系统实际存不了多少档案就会停工，然后公司就会要求用户买更多的设备，花更多的钱。

6.档案的结构与您单位的实际不一样，但就是无法修改。有的软件不具有定制功能，如借阅登记，有的单位需要具有"借阅目的"一项，但系统就是无法增加这个项目，同样增加其它项目也是不可能的。这种情况在选购软件时，确实来不及研究查看。

7.删除数据失误，数据丢失。人总是会犯错误的，如果一时疏忽数据丢失，系统没有自动恢复手段，就会造成巨大的损失。

另外恢复的种类是否齐全，删除数据可以恢复，修改数据是否也可以恢复，增加数据是否同样可以恢复等等。这是用户零风险使用系统的一个必要保证。

另一个方面是自动恢复的代价如何，不要出现这种情况，恢复一个字段的内容，事先要保存一个记录甚至是一个档案库的数据。这样用户的硬盘会吃不消的。

8.粗线条权限设置，无法精确到单个文件，档案安全无法保障。档案要求的就是安全性，现在大部分软件设置权限只能达到档案库的程度，根本无法达到记录级别，更别说字段级别了。这样档案的安全无法保证，系统只能作为演示使用。

9.查询方式单一，只能对几个固定项目进行检索，并且查询起来太慢，没有全文检索，这种问题只能是在数据输入到一定的时候才能显现出来，所以用户在买软件时无法察觉。

10.最后一种方式是概念炒作，利用最新的名词把用户搞的热血沸腾，利索地掏出大把钞票。这种方式对于有一点计算机知识的用户非常奏效。最后用户使用后才发现系统其实就那么几个模块，花了上百万，最后服务还没有保障，只能大呼上当。