摘要：就内容管理的应用来讲，当前，其难点和重点在于：有效的采集、管理、应用各种非结构化和半结构化的资源，并且将它们与企业业务系统（如ERP、等）中的各种结构化信息集成起来。

如何建设内容管理系统

byAMT徐家俊孟凡强

企业中的信息是多元的，如数据、文档、多媒体、网页、软件、源代码等，都是企业的重要资源，人们有时也将这些信息称为内容资产。

一般来讲，商业智能系统侧重于结构化数据的价值提取，而内容管理侧重于企业内部和外部非结构化资源的战略价值提取，就是要有效地管理企业内部和外部的以各种形式存在的内容资产。管理，既包括对文件、数据等的管理，也包括它们的获取渠道、存储方法、访问和检索方法等的管理。

就内容管理的应用来讲，当前，其难点和重点在于：有效的采集、管理、应用各种非结构化和半结构化的资源，并且将它们与企业业务系统（如ERP、CRM等）中的各种结构化信息集成起来。在建设内容管理系统时，我们建议客户采用下面的步骤：

一.确立内容管理团队、策略和总体计划

毫无疑问，人在内容管理的诸多要素中是最重要的。所以，在建立内容管理的战略时，需要建立专门的项目小组来负责内容管理项目的推进，包括设计、实施、质量监控，人员应该包括战略部门、信息技术部门、业务部门等。还应该包括企业的高层领导，以使得决策上更加有效和迅速。

另外，在这个阶段，还要确立总体的项目计划、实施策略、项目制度，以指导项目的进行。

二.进行内容清点

在这个阶段，要对企业中已经存在的内容资源进行清点，确定企业内容资源的价值、数量以及获取这些内容的难易程度。

我们可以从三个方面进行内容清点：

1、整理各种公开发布过的文档，如研究报告、白皮书、销售和市场报告以及其它各种材料。

2、确定各种未公开发布过的知识资源，包括掩埋在企业知识库中的各种信息。

3、详细清点企业从外界获取的各种内容，如从媒体、研究机构、市场调查公司、咨询公司那里获取的各种资料，还包括从政府机构、非盈利性组织、战略伙伴以及客户那里获取的各种公开和非公开的资料。

通过内容清点，可以对企业中的内容资产有一个全面的把握，这是确定内容管理系统中的内容以及技术架构的重要一环。

三.确定企业内外部的内容需求

在这个阶段，我们要研究企业内外对内容的各种需求。我们要将业务与对内容的需求结合起来，使业务可以得到更好的支撑，如内容管理应该向哪些部门倾斜，重点满足哪些部门的需要，这些部门的业务现状是什么样的，在业务的每个关键点上需要什么样的资源。

从企业内部来说，从内容管理中获益较多的是高层管理者、销售和市场部门、客户服务和技术支持部门、人力资源部门、产品管理部门、研究与开发部门。

从企业外部来说，内容管理应该侧重下面的一些对象，如潜在的和现存的客户，现有的、潜在的机构和个人投资者，能够对公司产生影响的人士，如记者和行业分析人士等。

通过确定这些关键岗位、关键人员、关键业务点对于内容的需求，我们就可以绘制出知识在企业业务中的一张历程图，清晰地描述内容、业务、人员之间的关系。至此，我们就知道，在内容管理系统中应该有一些什么样的内容，这些内容都有哪些用处。

四.确定策略，选定产品，制定实施计划

如何才能满足各部门和人员的内容需求？

这需要从两个方面入手。其一，内容建设，这包括是否购买外部的内容、怎样将已有的内容重新整理以满足新的需求或者满足不同人员的需求、怎样进行研发创新。其二，建设内容管理的系统，并采取切实措施，确保应用。

在这里，我们重点讨论后一方面。首先，要确定内容管理系统的建设策略。是自己建立内容管理系统还是请专业咨询公司去做，是依靠自己的IT人员来管理系统，还是将它外包出去，或者将两者结合起来。

其次，要进行产品和技术方案的选择。是选择传统的内容管理产品，如Interwoven、Broadvision、Vignette和Documentum等，还是采用一些传统的数据库和应用产品，如Oracle、Sybase、IBM（收购Informix）等，还是采用国内内容管理厂商，如易宝北信、国信贝斯等。

技术路线确定后，我们就可根据产品特点、内容管理的要求制定出系统的实施计划，用以指导系统的建设。

五.建设内容管理系统，确保内容管理的成功应用

为了确保内容管理系统的成功实施，可以先选定1到3个部门进行试点，总结经验后再全面推开。这样，推广的阻力会相对较小。而且，每个阶段的实施后，都必须及时地进行制度化，保证内容管理可以得到有效的应用。在试点结束后，就应该加以总结，制定内容管理的制度，譬如内容的获取方法，安全性保证制度，依据个人对于内容贡献程度制定激励机制，指定每部分内容的专门负责人等。

在这个阶段，有两个方面是我们难以回避的。

其一，多种内容获取渠道的集成。仅仅将内容存储好还是远远不够的，用户应该能通过多种渠道、多种形式获得所需的信息，而这些信息源。这些渠道包括：

1、公众网站、公司的内联网、为员工和战略伙伴准备的企业外联网

2、为购买商品和服务的人准备的网上商店

3、集成的企业门户，将内部网、外部网和外联网的内容进行整合和个性化

4、公告栏、新闻组和用户组

5、共享的数据库、文档知识库和协同的社区

6、电子邮件以及其它的电子传递手段

7、印刷的通讯、备忘录、公司介绍等

其二，与其它系统进行有效的集成。包括与、邮件系统、ERP、CRM等业务系统的集成。有时，与OA、邮件系统的集成会较容易实现。在与ERP、CRM等业务系统进行时，会有不同层次的集成，业务系统中的静态报表是比较容易提取到内容管理系统中的，但是一些实时的数据集成就比较困难。因此，在做这类集成时，就必须综合考虑需求的强烈程度、成本等诸多因素，按收益成本最大化的原则进行集成。

在国内，虽然内容管理做得好的企业还不多见，但我们也注意到，关注、信息门户、内容管理等的企业越来越多，其中不少企业已经正式立项，进入建设期。在这样一个时期，企业有必要了解和学习内容管理建设的一般步骤和可能出现的问题，而内容管理厂商和咨询公司应该更加贴近用户的需求，进行产品研发和实施策略设计，这样我们才能将内容管理落到实处。