在知识管理的研究和实践中，知识管理软件和系统一直是一个热点的领域。在具体的实践过程中，在中国企业知识管理实施的早期，知识管理等于知识管理系统的思想流传甚广，许多知识管理实施企业都是以购买和开发知识管理软件作为知识管理实施的开始和结束。这种认识上的错误虽然造成了许多实施上的失败，但从另一个侧面反映了知识管理软件和系统在知识管理中的巨大作用。

为知识管理系统正本清源

知识管理本身是一个让人费解的概念，反映在知识管理软件和系统上就是自说自话，从IBM这样的软件巨头到二、三个人的小公司，都在开发所谓的知识管理软件和系统。由于大家对知识管理软件和系统的陌生，给了许多人做虚假宣传的机会，造成人们对知识管理软件和系统认识上的错误。

知识管理中心认为，从知识管理的过程上看，KM包括了知识的获取、存储、分享、利用和创新五个步骤，知识管理系统应该能够覆盖以上五步，而知识管理软件可能是解决其中一步或者几步的问题。

知识管理系统的主要作用为两个:对显性知识进行有效管理。所谓显性知识，即可以用语言、文字、手势等明确表达的知识。对于该类知识，知识管理系统可以很好的分类、存储、检索以方便人们利用。

创造有利于隐性知识显性化的环境。所谓隐性知识，即指那些尚未用语言、文字表达出来，或者目前尚无法表达的内容。在人类的知识中，有70%以上的知识以隐性知识的形式存在着。

通过以上的定义和作用，我们可以轻松地分析出知识管理系统不可能是一个软件和一个功能，而必须是多个软件和功能的集合。例如文档或者内容管理系统作为知识的存储和分享工具，e-learning作为知识的传递工具，虚拟实践社区作为促进隐性知识显性化的空间，企业搜索软件作为知识的获取和发现工具等，正是这些软件的集合构成了企业的知识管理系统。

知识管理系统一般有三种软件和功能做成，即知识库、知识地图和虚拟实践社区。知识库保存显性的知识，虚拟实践社区提供了隐性知识显性化的工具和空间，知识地图是组织知识的表达和展示。

传统知识管理系统的困境

在我们的咨询实践中发现，有许多公司购买了知识管理软件和系统，但却无法运转，最后成为“烂尾”的知识管理项目。究其原因，除了管理制度、流程和管理咨询上的缺失，知识管理系统本身的局限性也是造成项目无法深入的重要原因。

例如经常存在的两个问题是:知识库中内容不能自动增长，在高层领导用“强硬”的措施推进的时候，知识量可以增加，但知识的质量无法保证;在没有强有力的措施的时候，知识库就“黄”了，没有人和部门持续的向知识提供知识。知识库中内容很多，但可用性很差。在员工工作中需要知识的时候，找不到或者即便找到了也不可用。造成员工反映企业的知识库没有Google、百度好用，最后导致知识管理系统的“废弃”。

分析其中的原因，传统的知识管理系统都以知识文档为中心，而在企业的具体实践中，大部分掌握知识最多的人都是各个部门的领导和骨干员工，他们也是企业内部最忙的人，没有时间写文档。更进一步说，即便有时间写文档的员工和管理者，即便是掌握知识最多的人，就能写出准确、完善、明晰的知识文档吗？许多员工虽然有知识，但不一定擅长“写知识”，这样就造成知识库中知识的数量和质量都无法保证。

取经Web2.0

Web2.0根本的指导思想是对于网民的尊重，相信知识和智慧在于普通人的见解和观点。所以强调用户产生内容、用户评价内容、利用内容创造内容，强调社区的作用。而知识管理本质上要求对于知识工作者的尊重，对于知识价值和知识创造的认可。

在国外的知识管理实践和知识管理系统中，实践社区被称为“Killtools”即“杀手级应用”，从这个角度看，知识管理和Web2.0的思想本质是相通的，知识管理系统需要向web2.0学习很多。

web2.0已经开发出的工具和应用大部分都可以作为知识管理软件利用到知识管理实施中。当前的一个现状是企业外部互联网环境中的系统要比企业内部的系统好用、易用许多，所以也难怪员工不愿意用企业的信息系统。

现在中国企业的知识管理实施过程中，已经有许多企业采用web2.0的系统来构建他们的知识管理系统，例如中国移动股份有限公司辽宁分公司在其运维知识管理中就充分利用了web2.0的功能和应用，他们主要以blog、wiki、rss、社会性书签等功能构建运维知识管理，以较低的成本实现了运维知识管理，成为移动运维知识管理行业的标杆。

当前的知识管理系统厂商在他们的功能中也加入了web2.0的因素，但大都是独立的一块，与主要的系统割裂开来。在利用web2.0的功能和应用的时候必须要考虑到如何将传统的KMS与web2.0结合起来，形成一个有机的整体，否则很难发挥作用。

未来知识管理系统发展趋势

基于知识管理中心的研究和我们的实践，我们认为中国的知识管理系统有以下几个发展趋势:

将来的知识管理系统除了管理知识文档外更加强调管理知识形成的过程。传统的知识管理系统强调对知识文档（知识的表现和结果）进行管理，而从知识本身的生命周期来看，知识形成的过程更有价值，所以将来的知识管理系统必须考虑管理知识从隐性知识到显性知识的过程，形成知识文档的过程中，人们阅读了什么、做了什么、有哪些思考，这些对于理解知识形成的过程和知识的创新更有价值。

将来的知识管理系统将更加强调知识可视化的表达。“千文不如一图”，如何用可视化的方式表达知识是提高知识的可用性的重要方法，而且在中国的知识管理系统中，知识地图是一个极端“虚弱”的环节，相信随着人们认识和技术的进步，知识和信息的可视化将成为一个潮流:用图形、表格的方式更好的展示知识将成为一种趋势。将来的知识管理系统中社区和人的作用将被凸现出来。据了解，国内知识管理系统中实践社区是一个薄弱环节。

专家和人物黄页功能大都类较差，人们黄页需要对知识工作者的全面展示:他的背景、参与的项目、说过的话、读过的文章、感兴趣的领域、个性特点等都必须能在系统中展示，展示越充分人们越能深入的交流和合作。

结语

经过十年的发展，中国的知识管理系统已经处在一个升级换代的关口。谁能真正把握用户的需求，谁能帮助用户解决信息爆炸而知识缺乏的问题，谁能帮助用户从知识的生命周期高度来管理知识，谁的知识管理系统和软件就能得到用户的认可并被用户采纳，从而获取经济效益，并能真正推动中国知识管理的发展。(kmcenter)