中小建筑施工企业费用报销管理流程分析

1.建筑施工OA软件系统结构 费用预算是普遍采用的成本控制方法，报销管理也是成本控制的重要环节。本系统支持费用预算的编制、调整、控制和执行绩效的评估，并可以在费用报销的过程中分月份、季度和年度对预算进行监控。本系统后台数据库采用SQLSERVER2005，可以同时支持网页填报和Excel客户端填报。 2.建筑施工OA软件系统功能 系统由四个部分组成：主数据、费用、报销管理、绩效评价。 主数据部分包括： 交通工具用于报销交通费时，设置可供选择的交通工具。 预算费用名称用于设置费用名目，包括差旅费、通信费、工资福利费等。 费用预算管理部分包括： 预算申报用于各个部门申报本部门的年度预算数据，并进行层层审批。 预算调整用于在预算执行过程中对预算进行调整，也需要进行审批。 预算余额主要用于存储每个部门当前可用的预算额度，每次借款或者报销发生时，该数据会更新。 报销管理部分包括： 借款单用于员工申请借款，并为每笔借款分配所使用的预算。 差旅费报销单用于员工申请报销包含交通费的费用，并在报销的同时冲销此前的借款。 其他费用报销用于员工申请报销不含交通费的其他费用，并在报销的同时冲销借款。 收回借款当报销金额不足以冲抵借款，员工退回部分现金给财务部门时，可以使用该模板记录退款，同时冲抵借款并调整相应的预算余额。 3.建筑施工OA软件费用预算申报 本系统的预算以部门为预算单元，采用自下而上的预算编制方法，即由各个部门申报本部门的年度预算，然后由上级部门进行审批。如下图所示，用于在申报费用预算时，需填写本部门名称和预算年度。本模板中的费用项目字段为系统自动提取，数据来源于主数据中的预算费用名称模板。用户可以根据自己的需要增加新的费用项目，或者删除某些不需要的费用项目。费用预算的金额需要逐月填写，即从1月份到12月份，系统将自动计算每个季度的金额以及年度的总金额。费用预算需经过部门经理、财务副总和总经理三级审批。费用预算审批通过以后，系统将自动创建一份预算余额表，用于记录预算余额。 4.建筑施工OA软件费用预算调整 费用预算调整模板如下图所示。预算调整一次只能调整一种费用，当某个部门需要调整多种费用的预算时，例如差旅费和通信费，则需要填报多个表单。调整预算时，用户需填写部门名称、预算年份和费用名称，然后系统自动提取当前的预算额。用户可以在调整后一栏内填写修改后的预算金额（如某个月份的预算金额没有变化则填写与调整前相同的数值）。预算调整地审批过程与预算申报的审批过程相同。在审批通过以后，系统将自动更新相应的预算总额和预算余额。 5.借款 借款时，员工需填写借款单，然后进行审批。借款单如下图所示。(费用报销管理系统介绍)申请人需要填写部门名称、金额、事由等信息。系统会自动为该表单分配一个借款单编号。申请人需牢记此编号，以备事后报销使用。借款单的审批过程包括部门经理审批、财务副总审批、总经理审批、出纳付款。在部门经理审批环节，部门经理可以为该笔借款分配一个预算，届时系统将自动调整该预算的余额。出纳付款以后，系统将自动调减相应的预算余额 6.差旅费报销 差旅费报销如下图所示。如果申请人此前有借款，在填写报销申请时需填写借款编号，以冲抵借款。申请人还需要扫描报销单据，并在报销单据字段以附件形式上传。在部门经理审批环节，如果报销金额超出了原有借款金额，则部门经理可以为超出的部门重新指定预算。在出纳付款或确认环节，系统将自动更新借款的销账金额和预算的余额（当报销额超出借款额时）。 7.收回借款 当存在借款返还的情况时，可以使用收回借款模板，如下图。用户需要输入借款单编号，系统将自动提取该借款单的信息。然后用户需要输入收回借款的金额，保存时系统将自动更新借款单中的销账额。该表单保存后就不可修改，如果有填错情况，可以填报一个收回借款金额为负数的表单，冲抵错误的表单。 8.绩效评估 可以使用下图所示的模板查询某个部门的费用预算的完成比例。用户需要输入部门名称和预算年度，系统将自动提取该部门所有费用预算的总额和余额，并计算到目前为止的完成比例。