众所周知，欧尚集团是目前全球最大的零售商之一，创立于1961年，在过去的45年中，它已经成为跨越11个国家的大型零售企业，光在北京一地，就坐落着几个连锁超市。每逢过节前，中国人总是习惯大包小包从超市拎回一些年货。看着琳琅满目的商品，充足不断的货源，您可曾想到这背后会有众多的采购公司在为我们做支持，强大的IT系统作保障，欧尚国际贸易公司就不例外。今天咱们就讲讲商品背后的故事。女CIO开展免费下载建设如何入手欧尚国际贸易公司是欧尚集团下负责采购的分公司，在亚洲拥有上海，广州，香港，曼谷和新德里5个采购中心，为全球的超市及其他零售终端进行低成本货物的采购，其中上海中心专门为欧洲13个国家、100家门店采购百货、家电、纺织品、食品等多类产品，采购额达到700W美金，每天的采购订单有几千张，综合量订单多达1.2万到1.5万每年，可谓是贸易之多，管理任务之繁重。Bonnie，一位干练的女士，从2004年到2009年底一直在上海担任采购中心的财务经理，主要处理采购过程中单据、发票的管理。财务出身的她开始并没有接触IT，但是随着公司业务的增多，公司购买了新系统来保证业务的正常运营，所以在财务数据管理方面，Bonnie需要切换系统，并随之提出需求，改进系统，做项目实施。从此她便开始和IT打上交道，坐上了IT部门的头把交椅，用她的话说就是IT、财务一把抓。业务的发展需要强大的IT系统做后盾，这是一个普遍规律。在公司信息系统建设初期，欧尚便一一上马了订单系统、物流系统、和一些其他自主开发的小工具。随着业务的不断发展，系统中产品种类达到二三十万个，每个产品属性的设置越来越细致;加之在进行贸易时的货物发运，目的港验收和物流等环节变得更加复杂，各系统间的数据交换逐渐增多，公司考虑到：公司需要一套完全集成而整合的管理解决方案才能满足业务的需求，改善现有系统，实施新的解决方案刻不容缓。于是Bonnie带领着自己的团队开始做筹备。通常是这样，业务部门先提出自己的需求，介绍业务规模有多大，发展规划是什么，报表需求是怎样，Bonnie讲述着自己做IT项目的方法，根据这些，我们会分析购买的软件定位在一个怎样的水平上，在这个范围内进行竞标。通常我们会过多考虑在二次开发方面，因为根据我们的业务需求，会有一些小项目需要满足，二次开发情况较多;其次是产品的文化因素，因为欧尚毕竟是一个法国公司，同时还有报表系统兼容等问题。贸易公司建设IT系统应重点考虑库存通过严格的测试和综合考量，欧尚最终选择了Sageerp系统免费下载X3解决方案，采用了采购、销售、库存、应收应付、总帐等模块。她说，之所以选择Sage，主要是考虑了几项因素：首先，公司的销售订单通过接口从欧尚国际采购系统传入到X3系统中，当它接收到销售订单的信息后，会自动生成采购订单;此外采购收货数据也是通过接口传入进系统的，当它接收到该批次的采购收货记录后，会自动触发销售发货功能进行发货，这就解决了销售订单与采购订单以及收货等管理的完全自动化。其次，在X3系统中做销售发票后，可直接导出开票的EDI文件传给国外客户。第三，Sage为欧尚在平台上开发的银行自动付款功能使公司获益良多。系统可以定期产生银行付款建议。经过审批后，将银行付款文件导入到银行系统中触发付款指令，银行付款完毕后传回付款的信息给X3，在X3中完成记帐。她强调，特别是系统为多币种间的付款提供了强大的支持，如USD付EUR的，系统可以自动传回确认付款的汇率。最后是存货管理。贸易公司是尽量降低存货量的，在系统中有了收货后会直接发货。但部分订单是必须有存货。根据此要求，IT人员配置了系统可以按订单进行存货管理，同一个产品针对不同的订单，可以进库存或不进库存，这也体现了系统的灵活性。采访结束之前，Bonnie也总结了在做IT项目中的难点和重点，她认为贸易公司相对于其他类型的企业，在信息系统建设方面还是比较简单的，更多应该关注在库存管理方面，因为降低库存往往可以使贸易型企业节省成本，但它也必然存在很大的风险。产品是有自然生命周期的，放时间久了，价值就会降低，存货的风险就会加大;同时美元采购，欧元上市给我们带来了外汇风险。对于项目经理来说，对业务流程的了解程度是至关重要的，业务逻辑要清晰。信息系统一定要适应业务的发展，同时要能满足内部控制，因为细节对系统的影响很大。
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