名易软件指出，企业文档管理需要注意的是：

　　1，文档的分类要清晰。将不同的文档分成不同的类别，放在不同的文件夹之内。便于查找。

　　2，清晰易懂的文件命名。命名能够反映文件的内容，便于查询。

　　3，文件版本记录要清楚。不同时间、不同时期的不同版本，要分清。

　　4，文档流通记录要记录。

　　5，文档电子备份。为安全起见，对文档要进行安全扫描备份，防止文件丢失等意外情况。

　　6，文件管理者的流动管理。管理者流动，会造成文件管理的混乱，所以在交接时一定要交接好。

　　当前，企业文档管理工作正面临着深刻的改革。上述问题的产生，既有历史的原因，也有现实的原因，要解决这些问题，部门就必须正视现实，调整管理思路，改进管理方法，适应新形势的要求。

　　(一)、加大宣传力度，提高企业员工文档意识　　文档工作是企业全局工作的重要组成部分，企业领导及文档管理部门领导要提高对文档管理工作重要性的认识，进一步解放思想，摒弃旧观念，树立新观念，适应新形势，以开放、前瞻性的视角在更高的层面上筹划文档工作的发展方略，积极寻找文档工作同企业中心工作的结合点，实实在在地解决文档工作中存在的问题和困难，促使企业文档工作快速发展。

　　(二)、明确责任，强化文档管理工作者的责任意识　　坚持推行文书部门或业务部门立卷归档的制度，同时档案部门要积极主动地协助立卷部门做好工作，发挥部门、业务部门熟悉文件形式和办理过程的优点，提高案卷质量和工作效率，作为一个文书工作人员或人员，应以高度负责的精神做好自己的本职工作。

　　(三)、运用六个特征，掌握科学立卷的方法　　一般情况下文件可以根据六种特征立卷，按问题特征立卷、时间特征立卷、名称特征立卷、作者特征立卷、通讯特征立卷、地区特征立卷，把若干具有相同特征的文件组合在一个案卷内，这就是按文件特征立卷，是一种比较科学的方法，通常是根据文件的实际情况，灵活地结合运用2～3个特征来组立一个案卷，只要掌握基本的方法，再根据本企业的实际情况，灵活抓住文件的主要特征，然后根据文件数量多少，保存价值，文件之间的联系等方面情况，结合其他特征细分，能更好的为企业档案工作服务。

　　(四)、科学组卷，保证企业文件材料的保存价值　　由于严格的组织管理和生产程序是确保产品质量，增加企业生存和竞争力的关键，而严格的组织管理和生产程序主要是由执行组织管理职能和规定生产程序的现行文件来体现，所以提供丰富的价值的借鉴性史料，便于机关日后工作中对有关文件的继续贯彻执行。在文书材料中，有的效用是一次性的或短时期的。实践证明，对这类文书材料保存最好的方法就是及时地装订成卷。按照一定的制度由文书档案室或交档案馆进行科学管理。以备及时地调卷、查考和利用。

　　(五)、加强观念创新，提高企业文件与档案管理者的素质

　　为了使这项管理走入良性循环发展轨道，需要不断提高其管理者的素质。具体包括：

　　1、提高文件与档案管理机构素质人才的构成比例　　高素质的文件与档案管理者群体的形成是提高其信息工作整体水平，从而全面、有效地服务于企业各项活动的前提和基础。

　　2、加强对在职文件与档案管理者的培训　　提高企业高素质的文件与档案管理者的构成比例，加强对其在职人员，特别是中青年专业技术骨干的继续教育，是使文件与档案管理者工作适应企业跨世纪可持续发展需要的重要人才保障。

　　3、加强企业文档管理者的观念创新　　文档工作者如果没有创新的认识，文档工作的创新就无从谈起。因此，文档工作者要适应文档工作网络化的要求，在工作中渗透创新思想、开展创新实践。企业领导者应当充分认识企业文档职能型、管理型、知识型、信息型的特点，科学把握企业发展与企业文档管理的内在联系，注重发挥文档的潜在生产力，并对文档工作给予应有的支持。企业文档工作者应当顺应企业文档事业发展趋势，树立管理型、信息型、服务型观念，加强自身职业修养，否则就难以提高档案服务水平。

　　4、提高企业档案管理者学习创新　　要做好新时期的文档工作，队伍建设至关重要。一方面，档案人员要树立正确的价值观，要树立学习上不进则退的思想。另一方面，企业管理者要以新的方式、新的观念全方位发掘、培养、选拔档案人才，建立档案人才库，并不断尝试采用新的模式激励档案人员充分发挥其聪明才智，为企业发展提供智力支持。

　　企业文档管理队伍建设应朝着知识结构综合化、年龄结构阶梯状、性别比例适度、高学历人员所占比例适当的目标努力，只有这样才能实现企业档案工作的持续、长久、高效发展。档案工作者不仅应掌握如何合作计算机网络、如何利用复读机处理信息等技术，还应学会利用网络进行档案信息的应用开发、用软件来管理档案，比如名易软件名易，实现档案信息资源共享。