高效的项目协作和实时监控

1、问题的提出

项目协调是企业常常面临的问题。我们不知道其它成员的工作完成状况，项目经常延期；需要得到其它成员的协作时却迟迟得不到回复；为了协调项目不断地把所有人放到会议室，进行讨论，但效果并不佳；与项目相关的任务，人员，成本，收入，无法汇总分析，项目不能有效监控，规避风险。

2、解决方案

传媒行业OA的解决方案：高效的项目协作和实时监控。 l计划设定、人员安排井井有条、可即时调整项目； l相关文档、物料、资金、成员，清晰掌握，有力支持项目监控，降低风险； l跨越组织边界和地理边界的项目协作，调动集体智慧。

3、模块架构

传媒行业通过对项目从立项申请到结案评估整个生命周期的管理，发现和分析影响项目的因素，及时作出相应调整；传媒行业OA还能为整个项目组包括外部的客户和合作伙伴提供必要的知识信息和高效的协同工作平台，当某一任务发生变动时，能在第一时间内通知到项目组所有成员，并对项目的成本、效益进行分解，为成员的绩效考核提供有效依据，最终项目的所有文档和记录以宝贵的知识财富留存在组织中。

传媒行业OA模块总体结构图：

4.模块综述

传媒行业OA管理项目的整个生命周期，包括项目的启动、计划、执行、控制和结束。企业可以根据实际情况实现合理的项目运作，对项目的人、财、物进行恰当的分配和管理。传媒行业OA还可以管理各种会议，并可自动启动相关的工作流。

传媒行业OA对项目进行逐层的分解，最终获得可控制和可操作的子任务，用户可以制订相应的项目计划，包括具体的工作内容、人力资源使用、进度安排、负责人安排、物料需求等，并且通过工作流传达给相应的人员。

传媒行业OA在项目进行的整个过程中管理与项目相关的所有信息，使得项目的进展情况一目了然。它为所有指定的人员在任何时间、任何地点安全且精确地提供与其项目角色匹配的项目信息（包括人力，财务，时间进度，项目流程等），使项目随时处于监控状态，并可实时进行调整。

传媒行业OA可对项目进行各种角度的分析，办公OA帮助管理者分析项目进展的状况、人力和物料使用的状况以及相关的预算和费用支出，它可以帮助用户及时发现影响项目进展的因素从而对项目作出调整，达到项目管理的最优化。

4、主要功能

■基础功能

生命周期管理 项目的整个生命周期，从立项、计划、执行、控制到结束，都涉及到相应的工作流程的执行，例如一个项目的立项审批、或者执行过程中的物料申购。通过与的结合，传媒行业OA保证这些工作的高效进行并完成相应数据库的更新。

项目分解 通过传媒行业OA，可以把一个大型的项目逐层分解为可控制、可执行和可调整的子项目。传媒行业OA支持多达十级的项目分解，并定义子项目与其他各级子项目之间的关系。

人力资源安排

通过传媒行业OA与OA软件的结合，对项目执行过程中的人员使用作出详细的安排，包括人员所负责的具体工作内容和职责、起始和结束日期、工期、和其他人员之间的关系等。

在项目安排和实施过程中，可以对项目人员作出通知，使其及时获取项目的工作安排和变更，明晰自己的工作内容和要求，以及自己在整个项目中的角色。通过与的结合，确保项目信息完整和及时地被相关人员获得。

相关项目人员的工作安排和个人工作计划、会议安排一样，都将汇总到OA软件人力资源数据库中，用户通过自己的人力资源卡片就可以获得最新的工作日程表，这将有助于用户制订全面的个人工作日程。

传媒行业OA提供多种方式对人力资源的使用作出分析，项目经理可以获得每个子项目的人力资源安排情况，也可以获得每个人员所负责的所有子项目的情况，这将有助于对人力资源作出合理的安排以保证项目的顺利进行。

项目进度安排 传媒行业OA可以帮助对整个项目的工作时间进行估算，进而对任一级子项目做出进度安排从而形成整个项目的进度表。

实时更新项目信息 通过赋予项目经理、项目人员、客户和其他外部资源以相应的权限，他们可以在权限范围内给予项目最新的状态。

多个项目版本 无论是计划或是执行的项目，对其中的因素，如人力资源安排或进度安排作出变更后，都将形成项目的新的版本。不同的项目版本是形成项目分析报告的一个基础。

项目监控 通过对整个项目和各级子项目的进度和人力资源安排的监控，从而获得项目执行过程中的不利因素以便及时对项目作出调整。传媒行业OA提供对不同版本项目的多个对象的比较并形成相应的报告。

项目预算 传媒行业OA可以制订每个子项目的预算从而形成整个项目的预算，通过与e-Financials的结合，这些预算在相应的财务数据中有所体现，帮助企业控制项目执行过程中的资金风险。

提醒功能 传媒行业OA将实时地监控项目进展状况并对未满足要求的工作向项目人员作出警示。

项目的安全性 项目信息也和系统中的其他信息一样，对其进行读取和编辑都有严格的安全控制，这将由项目人员的职位和角色分配决定。围绕项目开展的各工作流，在中对其进行了定义，将保证工作流的流转完全符合项目实际操作的要求。 完备的日志使用户获得对项目信息进行的操作的详细记录。

快速获得信息 传媒行业OA提供多种方式以使用户快速获得项目信息： 1、搜索--可以以项目的状态、类型、关联的客户、文档等条件进行搜索 2、我的项目--直接获取所有自己关联的项目 3、人力资源--通过个人人力资源档案获得自己关联的项目 4、工作计划--通过工作计划表获得自己关联的项目，并对任务的安排一目了然。

■分析功能

传媒行业OA提供对项目的多角度的分析报表。可以对整个项目或者各级子项目进行分析，包括：

1、整个项目及各级子项目的人力资源使用状况 2、整个项目及各级子项目的进度状况 3、项目执行过程中的各关键要素的变化和比较 4、延期、超期、进度缓慢的项目汇总 5、项目类型和状态的汇总 6、从组织结构的视角获得项目的总体状况

■协同功能

管理项目的所有资源 传媒行业OA与其他模块共同组成项目的完整信息。用户通过一张项目卡片，可以获得所有有关项目的信息，包括项目评价书、各种方案、交易情况、相关客户情况、工作流程等。无论这些信息通过哪个模块的应用被录入或被修改，只要与选定的项目相关，它就会自动成为项目信息库的一个组成部分。

人力资源使用 传媒行业OA与OA软件协同运作共同完成项目对人力资源的安排并对其进行分析，以作出适当的调整。

物料使用 传媒行业OA与OA协同运作共同完成项目对物料的使用过程。

协同工作 通过传媒行业OA，所有的项目成员，包括关联的客户和外部资源，都可以共享最新的项目信息，并且通过信息门户共同推进项目的进展：

1、项目经理--对项目作出计划和安排，监控项目的进展，并获得最新的项目分析报告以实时对其作出调整。 2、项目人员--获得自己在项目中的角色和负责任务的清晰认识。 3、客户和外部资源--不仅可以共享项目的信息，还可以与内部项目成员进行高效的沟通，无论是项目问题交流、物资采购、合同流转等都可以迅速地进行。