如何进行福州OA系统的信息安全保卫战 | ||||||||||||||||
来源:名易软件 最近,一家企业,正在为数据泄密的事情而烦恼。企业人员的流动带走了福州中的所有客户信息、产品价格信息等,凭着这些信息,竞争对手挖走了公司不少的客户,给企业造成了严重的损失,那么如何才能避免这种事件的发生。 如何保护福州OA系统中的数据安全是摆放在众多福州OA实施顾问面前的一道门槛?如何安全的跨过这个门槛,打好这场福州OA系统信息安全的保卫战? 笔者在这里以一个实施顾问的身份,从顾问的角度,给企业用户提一些建议。希望这些建议能够帮助企业打赢这场战争。 建议一:安全从账户管理做起。 福州OA系统的相关权限控制,都是依赖于具体的帐户与角色展开的。所以,若要保护好福州OA系统中的邮件,则首先需要管理好福州OA系统的帐户。 笔者实施了不少的福州OA项目,其中就有一家企业,他们为了管理上的方便,一个部门就采用一个账户。虽然这个部门只有七个人,但是,共用一个账户的话,则就不能区分系统中的相关操作到底是谁做的。当出现问题时,如单据被意外删除或者单据被非法修改的时候,就不能够找到责任人。虽然共用一个账户,可以给管理带来一定的方便。但是,却会大大的降低福州OA系统的安全性。 笔者向来反对,以牺牲系统的安全性来减少管理的工作量。所以,笔者在这里强烈建议,为了提高福州OA系统中数据的安全性,在系统管理与配置的时候,切记不要一个部门一个账户。而是要做到一个员工一个账户,如此的话,才能够实现责任落实到人,安全落实到人。 建议二:开启福州OA系统的日志功能。 马后炮,可能有时觉得多余。但是,若事情发生后,能够及时的收集证据,在损失进一步扩大之前,采取合理的措施,把问题消除在萌芽状态。这种“亡羊补牢”的方法,也未尝不可行。 所以,为了提高福州OA系统的信息安全,笔者建议企业开启系统日志功能。如此的话,可以给企业带来如下好处: 一是无形中会对用户有警示作用。当用户看到自己的所作所为都会在系统中留下记录的时候,则他们在窃取系统资料的时候,就不会那么明目张胆了。这就好像在公路上,若装有摄像头的话,则司机的违规违法现象就会少的多,他们会自己约束自己。可见,若开启了福州OA系统的日志功能的话,可以给其他用户一个警示的作用,让他们规范自己的福州OA系统操作。 二是可以帮助企业员工做好相关的安全审计。 三是当出现信息泄露的事件时,可以作为向员工索赔的证据。 所以说,福州OA系统的日志能够很大程度上规范员工的行业,可以在一定程度上保障福州OA系统的安全性。不过从上面的分析来看,我们也知道,日志功能是依赖于具体的用户账户的。若多个人共用一个账户的话,则日志也是不能够区分到底某个危险行为是哪个员工所做的。所以,要启用日志功能的话,首先就需要根据用户来设立帐号。 建议三:限制重要资料的导出 由于福州OA系统是强调数据共享的。所以,很多部门的机密信息,如客户信息,产品成本价格信息,产品构成等等重要内容,都会被存储在福州OA系统中。若没有相关权限控制的话,则企业员工获取这些信息将会轻而易举。特别是为了管理的方便,系统提供了导出的功能,可以导到EXCEL表格中,进行后续的处理。这就无形中增加了数据泄密的风险。因为用户不需要一条条的记录相关的信息,而只需要把他们成批的导出来即可。然后回家再慢慢的去寻找有价值的信息。 所以,在福州OA系统信息安全保卫战中,有一个重要的战略措施,就是要管理要报表的导出功能。为此,笔者有如下建议值得参考: 一是对于有些资料没必要导出的话就取消其导出功能。 所以,企业应该结合自己的情况,对各项基本资料进行分析,若没有十分充分的必要要导出数据的话,就索性把这些内容的导出功能禁用掉,从根源上把这个缺口堵住。 二是严格限制导入导出的用户。 建议四:做好员工之间的信息屏蔽。 笔者有一家客户,他们对于信息安全方面要求比较严。他们希望,即使是同一个部门,如采购部门,不同员工下的采购单,他们之间也不能够看到。如果看到这些信息的话,则有经验的人就可以从采购记录中发现产品的组成方式,甚至了解到产品的配方、工艺等方面的信息。为此,这家客户他们要求能够对员工之间的信息也能够进行屏蔽,当然作为部门的负责人,就有权看到所有的采购信息。(IT168)
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