进入21世纪以来,项目管理受到前所未有的重视,有多方面的原因促成项目管理令人关注的今天,及其充满前景的明天。其中主要的原因在于:项目管理在运筹与协同方面的方式方法恰好填充了其它管理体系或管理系统这方面的相对弱项;PMI的PMBOK或IPMA 的ICB等关于项目管理的理论体系日臻完善,并在全球范围内展开几近商业性质的普及推广;项目管理软件功能及演绎理论能力的不断提高,使项目管理从理论走向实际实施进而发挥效益成为现实;引导企业管理风向标的跨国公司纷纷开始在企业中采用项目管理技术和项目管理解决方案,初步形成了企业项目管理化的局面。项目管理论坛随着越来越多的企业或组织对项目管理方法和技术的引入,以及大家对项目管理理解的深入,因此未来的项目管理软件市场的发展是机遇和挑战同时并存的。 

            企业级项目管理软件需求 

            根据Gartner 分析,2004年全球CIO关心的TOP 10问题之中有两个问题与IT项目和组合管理有关,即“及时交付那些能够促进业务增长的项目”,“将业务和IT战略计划关联起来”。由此我们可以看出项目管理软件在企业的运营管理中的重要性和急迫性。对于一个大企业/集团而言,项目主要涉及两大类别,一类是研发、生产和交付类主营业务项目,另外一类是改善企业运营管理而实施的IT项目(如实施ERP、PDM、CRM、PM等IT 项目)。因此作为企业级项目管理软件,需要能同时很好地解决企业上述两大类项目的项目管理需求;不但需要具有强大的时间管理、资源管理和成本管理3大核心功能,其次还需有范围管理、采购管理、沟通管理、风险管理、质量管理和集成管理功能。 

            编辑本段工程项目管理软件 

            工程项目管理软件是指以项目的施工环节为核心,以时间进度控制为出发点,利用网络计划技术,对施工过程中的进度、费用、资源等进行综合管理的一类应用软件。它包括五个主要功能模块:进度计划管理功能、资源管理功能、费用管理功能、报告生成与输出功能、辅助功能(主要指与其他软件的接口、二次开发、数据保密等)。这种概念源于对国外类似产品的分析概括,如P3(Primavera Project Planner)、Microsoft Project、Harvard Total Project Management、Harvard Project Manager.从广义上看,项目管理软件包括了与项目管理工作相关的各种应用软件,可以涉及进度、费用、资源、质量、风险、组织等各个方面,是项目管理相关软件的总称。

            从项目管理软件提供的基本功能划分项目管理软件提供的基本功能主要包括进度计划管理、费用管理、资源管理、风险管理、交流管理和过程管理等,这些基本功能有些独立构成一个软件,大部分则是与其它某个或某几个功能集成构成一个软件。 1.进度计划管理对于工程项目建设来说,时间是最重要的资源。基于网络技术的进度计划管理功能是工程项目管理中开发最早、应用最普遍的、技术上最成熟的功能,它也是目前绝大多数面向工程项目管理的信息系统的核心部分。具备该类功能的软件至少应能做到:定义作业(也称为任务、活动),并将这些作业用一系列的逻辑关系连接在起来;计算关键路径;时间进度分析;资源平衡;实际的计划执行状况;输出报告,包括甘特图和网络图等。

            2.费用管理进度计划管理系统建立项目时间进度计划,成本(或费用)管理系统确定项目的价格,这是现在大部分项目管理软件功能的布局方式。。最简单的费用管理是用于增强时间计划性能的费用跟踪功能,这类功能往往与时间进度计划功能集成在一起,但难以完成复杂的费用管理工作;高水平的费用管理功能应能够胜任项目寿命周期内的所有费用单元的分解、分析和管理的工作,包括从项目开始阶段的预算、报价及其分析、管理,到中期结算与分析、管理,再到最后的决算和项目完成后的费用分析,这类软件有些是独立使用的系统,有些是与合同事务管理功能集成在一起的。费用管理应提供的功能包括:投标报价、预算管理、费用预测、费用控制、绩效检测和差异分析。 

            3.资源管理项目管理软件中涉及的资源有狭义和广义资源之分。狭义资源一般是指在项目实施过程中实际投入的资源,如人力资源、施工机械、材料和设备等;广义资源除了包括狭义资源外,还包括其它诸如工程量、影响因素等有助于提高项目管理效率的因素;所有这些资源又可以根据使用过程中的特点划分为消耗性资源(如材料、工程量等)和非消耗性资源(如人力)。资源管理功能应包括:拥有完善的资源库,能自动调配所有可行的资源,能通过与其它功能的配合提供资源需求,能对资源需求和供给的差异进行分析,能自动或协助用户通过不同途径解决资源冲突问题。 

            4.风险管理变化和不确定性的存在使项目总是处在风险的包围中,这些风险包括时间上的风险(如零时差或负时差)、费用上的风险(如过低估价),技术上的风险(如设计错误)等等。针对这些风险的风险管理技术已经发展得比较完善,从简单的风险范围估计方法到复杂的风险模拟分析都在工程上得到了一定程度的应用。项目管理软件的风险管理功能大都采用了这些成熟的风险管理技术。风险管理功能中集成的常见风险管理技术包括:综合权重的三点估计法、因果分析法、多分布形式的概率分析法和基于经验的专家系统等。项目管理软件中的风险管理功能应包括:项目风险的文档化管理、进度计划模拟、减少乃至消除风险的计划管理等。目前的风险管理软件包有些是独立使用的,有些是和上述的其它功能集成使用的。 

            5.交流管理交流是任何项目组织的核心,也是项目管理的核心。事实上,项目管理就是从项目有关各方之间及各方内部的交流开始的。大型项目的各个参与方经常分布在跨地域的多个地点上,大多采用矩阵化的组织结构形式,这种情况对交流管理提出了很高的要求;信息技术,特别是近些年的Internet、Intranet和Extranet技术的发展为这些要求的实现提供了可能。目前流行的大部项目管理软件都集成了交流管理的功能,所提供的功能包括进度报告发布、需求文档编制、项目文档管理、项目组成员间及其与外界的通讯与交流、公告板和消息触发式的管理交流机制等等。 

            6.过程管理工程项目是由过程组成的,项目管理的工作就是要将这些过程集成在一起,以保证项目目标的实现。过程管理功能应是每个项目管理软件所必备的功能,它可以对项目管理工作中的项目启动、计划编制、项目实施、项目控制和项目收尾等过程提供帮助。过程管理的工具能够帮助项目组织的管理方法和管理过程实现电子化和知识化。项目负责人可以为其所管理的项目确定适当的过程,项目管理团队在项目的执行过程中也可以随时对其应完成任务进行深入的了解。

            7.多功能集成的项目管理软件套件目前流行的项目管理软件大部分是系列化的项目管理软件,通常称为项目管理软件套需要。 使用项目管理软件辅助项目管理已经成为项目经理们的共识。如何尽快上手,在项目的有限生命周期内尽其所能地发挥管理的功效?这是摆在每个项目和每个工程公司老总们面前亟待解决的问题。以下分别就项目和企业来探讨如何使用项目管理软件事宜。 

            通过长期的实践,在项目上马后再找开发人员开发项目管理系统,已经在过去十多年的实践中证实是行不通的,原因有:开发任何一个软件系统都需要很长的时间,从需求分析到编程,再到调试、修改、试运行,可能要花掉2年左右的时间,而很多项目的总工期只有3?5年。因此我们提倡在对待项目管理软件时,对核心软件还是以引进为主,在此基础上做少量二次开发工作,以满足工程的某些特殊需求。构筑一个工程项目的管理软件,首先要在招标阶段就选定核心软件,并在标书及今后的合同文件中规定使用相同的软件;其次,在项目开工之前,就要组织各方有关人员进行培训,并进行统一WBS编码、工作编码、资源编码的工作,同时制定项目管理软件的实施办法;最后,在工程开工后,定期收集工程的进展情况,通过一定的奖惩措施,促使各单位严格按照计划组织生产,及时准确地反馈数据,确保整个工程处于控制之中。 作为一个工程公司,使用项目管理软件进行项目管理可以提高项目的管理水平,增强计划的可执行性,提高资源的有效配置,加强成本管理,提高企业的竞争能力。企业在配置项目管理软件时可以考虑在不同的层次选用不同档次的软件,但各个层次所使用的软件产生的数据要能通用。通常总公司一级配置网络版软件,有助于多人使用和数据共享;分公司或大型项目总承包视情况可配备单机版或网络版高档项目管理软件;分包项目或中小型项目可考虑使用单机版高档项目管理软件或低档项目管理软件;施工队或作业班组则使用邮局软件或Webster来访问或更新项目数据。 

            一个企业在使用项目管理软件时可以先对企业的历史数据进行整理,包括标书、合同文件、项目月报、定额库等,逐步形成企业统一的编码库、价格库和材料库,并制订企业项目计算机管理实施细则。该细则应该包括组织形式、项目有关编码、标准工作包、各类报表格式、检测与追踪办法等。 

            下面是购买项目管理软件包时应考虑的一些因素。 

            1.容量 

            这主要是考虑系统能否处理你预计进行的项目数量、预计需要的资源数以及预计同时管理的项目数量。 

            2.文件编制和联机帮助功能 

            各个项目管理软件包的文件编制和联机帮助功能质量各不相同,差别较大。主要考虑用户手册的可读性、用户手册里概念的逻辑表达、手册和联机帮助的详细程度,举例说明的数量、质量、对高级性能的说明水平。 

            3.操作简易性 

            这一点通常不论选择在哪种软件包时都是主要的。主要应考虑系统的"观看"和"感觉"效果、菜单结构、可用的快捷键、彩色显示、每次显示的信息容量、数据输入的简易性、现在数据修改的简易性、报表绘制的简易性、打印输出的质量、屏幕显示的一致性,以及熟悉系统操作的难易程度。 

            4.可利用的功能 

            一定要考虑系统是否具备项目组织所需要的各种功能。例如,程序是否包含工作分析结构以及甘特图和网络图,资源平衡或均衡算法怎么样?系统能否排序和筛选信息、监控预算、生成定制的日程表,并协助进行跟踪和控制?它能否检查出资源配置不当并有助于解决

            5.与其他系统的兼容能力 

            在当今的数字化社会里,大量的电子系统日趋统一。如果你的工作环境里,切合数据储存在各个地方,比如数据库、电子数据表里,这时就要特别注意项目管理软件的兼容统一能力。有些系统只能与少数几种常见的软件包进行最基本的统一,有些却可以与分布数据库甚至对象向数据库进行高级的综合统一。另外,项目管理软件通过电子信箱向文字处理及图形软件包转入信息的能力也会影响到你的决策。

            6.安装要求  

            这里主要考虑运行项目管理软件对计算机硬件和软件的要求:存储器、硬盘空间容量、处理速度和能力、图形显示类型、打印设置以及操作系统等。 

            7.报表功能 

            目前各种项目管理软件系统的主要不同之处是它们提供的报表种类和数量。有些系统仅有基本的计划、进度计划和成本报表,而有一些则有广泛的设置,对各个任务、资源、实际成本、承付款项、工作进程以及其他一些内容提供报表。另外,有些系统更便于定制化。报表功能应给予高度的重视,因为大多数用户非常注重软件这种能生成内容广泛、有说服力的报表的功能。 

            8.安全性能 

            有些项目管理软件有相对更好的安全性。如果安全问题很重要,那么就要特别注意对项目管理软件、每个项目文件及每个文件数据资料的限制访问方式。 

            9.经销商的支持 

            要特别注意,经销商或零售商是否提供技术支持、支持的费用,以及经销商的信誉。  

            应用项目管理软件有很多益处。下面介绍一些: 

            1.精确性 

            应用项目管理软件的一个主要益处是可以大大提高精确性。对于大型项目,人工绘制网络图、计算起止时间、临近资源使用情况是非常困难的。项目管理软件有精确的算法来计算项目信息并设有大量内部例行程序检查用户的错误。 

            2.经济性 

            基于个人电脑的项目管理软件售价约400-700美元。这个价格对于个人来说显得昂贵些,但对大多数业务而言,这样的软件确实物有所值。 

            3.使用简便 

            近几年来,项目管理软件的操作使用变得极其简便,稍加训练就可以完全掌握。这一特点,加上价格能接受,便利项目管理软件的用户迅速增加。

            4.处理复杂问题的能力 

            显然,项目管理软件在处理大型项目的某些方面(特别是数据方面)确实要比人工简便得多。对于只有少数活动的短期项目,人工方法也许行得通,但如果项目有数以千计的活动、上千种资源、持续几年时间,项目管理软件对如此复杂工作的协助作用就显得必不可少了。 

            5.可维护性和可更改性 

            对人工系统进行项目信息的维护和修改,通常是很麻烦的。例如,对某个项目的管理没有应用计算机,那么每次发生变化时,项目人员就不得不人工重新设计网络图、重新核算成本。利用项目管理软件数据资源的任何更改都会自动反应到网络图表、成本表以及资源颁布表等这些项目文件中。这个功能会经常用到,因为无论你的计划做得多么完善,在过程中都必定会发生一些变化(至少一点儿)。

            6.保持记录 

            项目管理软件的一个主要优点是它能很好地保持记录。例如,可以保护有关各个团队成员的进度计划、各项任务及所用资源的数据资料。在准备优质的报表或将来做计划时,会用到这些数据资料。但是,用户必须不断更新文件,使记录保持不失去意义。 

            7.速度 

            收集好相关数据资料并且输入后,软件就能非常迅速地进行几乎每一种能想出来的计算。人工创建、修改计划、进度计划和预算,要花费几小时、几天或几个星期,但是,系统在分秒之内便可完成修改工作,省下的时间通常足够来支付软件的价格了。 

            8.假设分析 

            进行假设分析是项目管理软件的一个超前进步的功能,也是它的一个显著优点。正如前面讨论的,假设分析使用户可以了解项目中发生的各种情形的效果。用户在软件上运行不同的情景,然后做出评估。 

            这样,项目经理对某些偶发事件就可以做好计划准备,并估计相应的结果。进行假设分析如果不使用软件是难以想象,甚至是不可能的。

            9.成本预算和控制 

            输入任务、工期,并把资源的使用成本、所用材料的造价、人员工资等一次性分配到各任务包,即可得到该项目的完整成本预算。在项目实施过程中,可随时对单个资源或整个项目的实际成本及预算成本进行分析、比较。

            10.制定计划、资源管理及排定任务日程 

            用户对每项任务排定起始日期、预计工期、明确各任务的先后顺序以及可使用的资源。软件根据任务信息和资源信息排定项目日程,并随任务和资源的修改而调整日程。 

            11.监督和跟踪项目 

            大多数软件都可以跟踪多种活动,如任务的完成情况、费用、消耗的资源、工作分配等。通常的做法是用户定义一个基准计划,在实际执行过程中,根据输入当前资源的使用状况或工程的完成情况,自动产生多种报表和图表,如“资源使用状况”表、“任务分配状况”表、进度图表等。还可以对自定义时间段进行跟踪。

            12.报表生成

            与人工相比,项目管理软件的一个突出功能是能在许多数据资料的基础上,快速、简便地生成多种报表和图表,如甘特图、网络图、资源图表、日历等。 

            13.方便的资料交换手段 

            项目管理软件还可以通过电子邮件发送项目信息,项目人员通过电子邮件获取信息,如最新的项目计划、当前任务完成情况以及各种工作报表。 在软件开发过程中使用项目管理的方法不仅体现在我上述的这些内容上,事实上,在项目的整个过程中,我们都应该使用科学的项目管理方法来保证项目可以顺利实施和完成。