第一章项目建设背景及目的 

            1.1项目建设背景 

            日常管理较多的采用传统手工方式，填表格、跑部门签字盖章、工作效率低下。管理相对较“乱”、较“松”、在迅速获得信息、规范管理、提升沟通、提高工作效率等方面有迫切的需求。信息化建设规划不明确，在软硬件配置、信息化规划、应用技巧、人才配备 等方面还有待提高:即使有电脑，也只是单纯的记录个人的办公数据，单位管理 的信息数据得不到共享，管理者面对办公室的工作和资源不能一目了然。 领导层忙于内外部事务处理，只有报表和会议解决内部信息和事务协调，但无法透视实践整个过程和了解围观细节。 

            1.2建设的目的 

            通过实施协同OA系统，可把单位日常业务、事务、写作等信息在单位的部门、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理。提供协同工作、公文管理、公共信息、日程/会议管理、文档管理、综合办公管理、常用工具以及系统管理等应用模块，从而达到管理高效全面的管理效果。协同OA系统的总体目标是:“以先进的计算机和通信技术为主要手段，以实现企事业关键办公应用为导向，搭建一个覆盖全单位的办公信息平台。通过网络技术，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制，为本单位建立一个及时有效的信息交流管道，”建立高质量和高效率的信息网络盘，为领导提供一个方便有效的时间跟踪和监督手段，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。 

            第二章协同OA办公软件的定义及特点 

            2.1协同OA办公软件的定义 

            所谓办公自动化，是指通过先进技术的应用，将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备，并由这些设备和办公人员共同完成办公业务的人机信息系统。协同OA办公系统软件产品与MIS、DSS相比较，则较少地应用管理模型，而强调技术的应用和自动化的办公设备的使用为主。办公自动化还可以形象地理解为，办公人员运用现代科学技术，如通过区域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸办公。 

            2.2协同OA办公软件的特点 

            协同OA办公系统软件产品具有如下的特点: 

            1、面向非结构化的管理问题; 

            2、工作对象主要是事务处理类型的办公业务; 

            3、强调即席的工作方式; 

            4、设备驱动。 

            5 协同OA办公系统软件产品的设计思想就是以自动化设备为主要处理手段， 依靠先进技术的支持，为用户创造一个良好的自动化的办公环境，以提高工作人员的办公效率和信息处理能力。办公业务的分类和典型形式办公业务的分类主要指办公室业务的分类、办公人员的分类、办公室信息形式的分类等。 

            按业务流程的确定程度，办公业务可分为三类: 

            1、确定型，事物/数据处理是确定的，易于计算机程序化的实现。 非确定型，事务处理过程有较多的不确定性，程序化方法不易实现。 

            3、混合型，介于上面两者之间，部分处理过程是确定的，另外部分处理过程是不确定。协同OA办公系统软件产品主要是面对非确定型办公业务的处理，其他两类业务也可满足。

            按业务性质，办公业务部门可以分为两类: 

            1、以程序化信息处理为主要职能的办公室，如企业的计划科、财务科、信 息中心等。 

            2、以非程序化信息处理为主要职能的办公室，如企业的领导办公室、行政科、秘书处等。 前者的职能可通过一般的事务处理系统实现，后者的职能主要依靠协同OA办公系统软件产品来实现。办公业务有许多具体的形式，如收发、立案、调查、统计、审批、认可、询问等，以及部门间的通知联络业务、委托要求业务、谈判调整业务、会议讨论、咨询服务业务等。 对具体的办公业务进行分类整理，可划分为四种典型的方式: 

            1、数据处理和文字处理，如文件生成、信息检索、计算、存储等; 

            2、传递功能，如电话、会议、会谈、文件等的信息分发或传递等; 

            3、实时管理，如确定安排会议或会谈的时间、程序、地点等; 

            4、判断决策，如文件的报审、批准，问题的讨论、确定型等。 

            第三章协同OA办公系统软件产品的支撑技术和功能 

            3.1、协同OA办公系统软件产品的支撑技术 

            办公自动化的支撑技术有:计算机技术、通信技术、自动化技术。从物化的角度看就是协同OA办公系统软件产品的硬件和软件。协同OA办公系统软件产品的硬件系统包括计算机、计算机网络、通信线路和终端设备。其中计算机是协同OA办公系统软件产品的主要设备，因为人员的业务操作都依赖于计算机。计算机网络和通信设备是企业内部信息共享、交流、传递的媒介，它使得系统连接成了一个整体。终端设备专门负责信息采集和发送，承担了系统与外界联系的任务，如打字机、显示器、绘图仪等。 协同OA办公系统软件产品的软件包括系统支撑软件、协同OA办公系统软件产品通用软件和协同OA办公系统软件产品专用软件。其中系统支撑软件是维护计算机运行和管理计算机资源的软件，如Win95、Win98、Unix等。协同OA办公系统软件产品通用软件是指可以商品化大众化的办公应用软件，如Word、Excel等。协同OA办公系统软件产品专用软件是指面向特定单位、部门，有针对性地开发的办公应用软件，如事业机关的文件处理、会议安排，公司企业的财务报表、市场分析等。2、协同OA办公系统软件产品的功能为满足办公业务处理的需要，协同OA办公系统软件产品具有以下的功能:完善文字处理功能、较强的数据处理功能、语音处理功能、图像处理功能、通信功能等。 

            第四章协同OA办公系统软件产品的系统模型 

            4.1系统模型 

            1、信息流模型(Information Flow Model)，描述了办公信息在各单位办公室内和办公室之间的相互传递和处理的情况; 

            2、过程模型(Procedural Model)，描述了为完成特定的任务，办公工作的具体执行过程和步骤; 3、数据库模型(Database Model)，描述了与办公业务相关的信息结构、数据库结构以及它们的存储和访问方式等; 

            4、决策模型(Decision-Making Model)，将办公信息处理过程中的结构化部分交由计算机处理，并根据已有的特定决策模型做出相应决策; 

            5、行为模型(Behavioral Model)，办公信息的处理是在人的社会活动中发生并完成。由于信息技术的发展和日趋激烈的社会竞争，人们不再满足于独立、零散的办公自动化和计算机应用，更追求综合的、集成化的办公解决方案。