| 电子文档管理系统提供精细、准确的知识 | ||||||||||||||||
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更重要的是，电子文档管理系统为企业提供了可定制的知识分类管理模式，企业可根据业务设置文档类型，例如：销售合同、财务报表、研究报告、客服跟踪表等。一个类别为合同的文档可以包括业主、合同金额、项目代码和项目日期等属性，当最终用户上传文档的时候，可以选择合同索引卡模板并填入各个属性的值。在完成索引之后，用户可以基于这些属性进行搜索，在精确查找的结果上力求精益求精。 知识目录浏览 电子文档管理系统协助企业科学的、规范的存储知识，可按主题层级快速找到自己所需的知识。每个层次都针对更精细、更集中的内容。知识树支持无限层次的文件夹和子文件夹结构。 元数据管理 电子文档管理系统具有强大的元数据管理的功能。在文档保存到知识库里时，系统将自动获取文档的标题、描述、作者、创建时间、修改时间，分类等各种元数据。这些文档的属性信息是对文档的补充说明，同时这些信息也可以用于文档的搜索。在这些常规元数据的基础上，电子文档管理系统还提供了可扩展、可重复利用的元数据管理功能。用户根据实际需求自定义文档属性，在后台设定元数据之后，再将元数据关联到文档上。电子文档管理软件可根据元数据设定搜索条件，更快、更准确地找到信息。 文档索引卡–领先的元数据管理模型 企业可根据业务设置文档类型，关联多个元数据，例如销售合同、财务报表、研究报告、客服跟踪表。一个类别为合同的文档可以包括业主、合同金额、项目代码和项目日期等元数据(文档属性)，当最终用户上传文档的时候，可以选择合同索引卡模板并填入各个属性的值。在完成索引之后，用户可以基于这些属性进行搜索。 知识定位-文档自动编号 用户在填写文档类型的属性时，系统能够根据用户需要对文档进行自动编号，如合同文档可以定义文档编号为：合作单位+时间+合同序号，电子文档管理软件根据用户的定义自动生成文档编号，方便用户在需要时精确查询到需要的文档。 关键字查询、全文检索 电子文档管理系统的搜索结果可以根据企业需求定制多种显示形式： Google快照的方式显示–便于根据内容快速定位 基于访问控制的文档列表–安全查询 检索功能和权限设置严谨挂钩，检索结果和用户权限匹配，对没有阅读权限的文档即使文档存在也搜索不出。 带有部分访问控制的检索–便于知识借阅 检索结果显示所有相关的文档，但是没有相关阅读权限，即使知道文档的存在也打开不了文档。 知识类型检索 电子文档管理系统还人性化地提供了自定义搜索功能，在用户上传文件时进行分门别类，诸如销售合同、财务报表、研究报告、客服等多种属性，在精确查找的结果上力求精益求精。 知识交叉引用 电子文档管理系统能够将文档与相关文档、图纸及附件进行连接管理，比如研究报告和参考文献之间建立连接，易于用户找到相关信息。 知识资源的统计分析 通过创建人员、创建时间、文档类型、位置、状态等的分析，可获得如下信息： 员工的知识贡献度，可激励知识贡献 用户访问情况的分析 通过各个时间段、各用户对知识库各个部分的访问情况的分析，获得： 哪些文档受欢迎 哪些人员经常使用文档等信息 系统的整体使用情况 各个月的访问情况变化
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