XX集团

无纸化项目实施管理办法

2010年5月28日 第一章总则

第一条为了保证项目实施的质量和进度，达到无纸化办公平台的上线要求，依据有关文件制订本实施管理指南，用以指导XXXX集团（以下简称：XX方）、名易软件技术有限公司（以下简称：名易方）的具体实施工作，明确职责，理清流程。 第二条本指南对项目实施过程中的项目会议管理、项目汇报流程、项目变更管理、项目争议管理、项目过程管理、项目文档管、项目纪律管理等做出指导性要求，以保证项目实施过程受控。

第二章组织与职责

第三条XX方团队组织、角色及职责

姓名部门与职务联系方式项目组角色 项目总监 项目经理 系统管理员 系统管理员

项目经理职责 保证在整个项目实施期间能够专职地在项目组中工作。 与名易软件公司项目经理及相关人员一起检查工作说明书及附件。 根据要求，定期向领导通报项目的进展，并在必要时寻求支持和干预。 指派和管理参加XX项目组的成员。 组织安排适当的高级管理人员、内部用户、信息技术人员接受访谈，参加研讨会、工作会议。 及时解答名易软件公司的实施咨询并提供所索取的信息，文档资料。 与名易软件公司项目经理协调处理任何由XX项目组成员提出的对项目计划、进度或程序的更改。 与名易软件公司项目经理一起采取必要的行动去纠正项目计划或工作范围的可能偏差。 根据变更程序协助处理变更申请。 进行授权范围内的决策。 与名易软件项目经理及相关人员一起决定项目实施策略和方案。

实施成员职责 由名易软件公司项目实施顾问辅助，进行系统安装、调试。 负责系统组织机构初始化及变更调整。 负责系统人员信息及权限初始化及变更调整。 配合名易软件公司实施顾问对内部用户做系统操作辅导。 负责系统备份。 负责初始文档导入。 负责实施日志文档签署。 负责协调组织各类相关会议。

第四条名易方团队组织、角色及职责

实施部顾问实施顾问 实施部顾问实施顾问

项目经理职责 项目经理作为项目第一现场责任人，确保项目实施工作顺利完成。负责协调实施工作，把握实施项目进度，安排实施顾问任务，向项目领导委员会汇报实施进度与状态。 指导需求调研工作，整理分析需求，确立解决方案，做好详细设计，保证系统正常上线。 负责安排实施成员各项工作，有培养实施成员义务。指导实施成员进行需求调研，安排实施成员工作，解决实施成员遇到的问题，提供技术支持。 负责定期组织实施成员召开会议，讨论实施工作遇到问题。 负责定期向项目总监汇报工作。每周一次向项目总监汇报项目实施进度，以及提交遇到的问题。 负责安排专人进行文件、数据更新、备份工作。要求对接收到的更新文件有记录，并及时发送给其他实施成员进行更新，保证小组内版本一致。必需经过测试确保没有问题的情况下才能更新项目系统，更新系统要求有更新记录。 负责保存项目相关文档。要求在实施工作中，保证各项工作都有记录，需要形成的文档有：实施方案、实施任务书、实施主计划、项目启动会PPT、系统交付环境确认单、系统安装确认单、需求调研计划、需求调研报告、需求变更确认单、用户培训计划、培训大纲、系统管理员维护手册、用户使用手册、系统试运行报告、验收总结、会议纪要、实施日志、实施周计划、实施周总结，项目结束后提交上述文档给项目总监。

实施成员职责 协助项目经理共同制定项目实施方案、项目实施目标、项目实施总体计划和实施的详细计划。 负责指导和辅助XX方项目组成员完成协同办公系统的安装与调试。 负责按项目实施总体计划确定的时间进度开展实施工作。 做好与XX方项目经理协调与沟通，保证项目实施工作的正常开展。 负责实施过程中各种实施文档的提供、整理与确认。 负责提供经双方确认的协同各模块初始化及日常操作流程指导性文档及操作注意事项说明书。 按照培训计划组织完成用户培训。 项目经理安排的其它工作。

第三章会议管理 第五条XX方、名易方双方项目组实行例会和专题会制度。原则上要求每两周召开一次例会，根据项目的紧迫程度，有重要事项可以不定期组织专题会。 第六条例会原则上在每月的第二周和第四周，具体时间可约定为周二下午14：00召开，特殊情况例会时间双方临时商定。参会人员包括XX方、名易方双方成员，必要时还需要双方领导参加。 第七条例会主要内容包括上期例会确定事项的完成情况、上期例会到本期例会期间出现的问题陈述及解决措施、遗留问题的研究、后期项目计划的推进预测和部署等。 第八条除例会外，双根据情况不定期组织专题会。专题会若需对方参加，应提前一天通知对方，包括对方参加人员，主要议题等。 第九条无论例会还是专题会，会议成果均以会议纪要的形式形成文档。会议纪要模板见『附件会议纪要』

第四章项目汇报管理 第十条项目汇报项目汇报采用周汇报和月汇报制度。 (1)周汇报每周五由名易方分区实施小组整理《项目周报》并提交XX方实施单位确认签字。报送方式为电子邮件，报送文件为电子表格，周报内容包括本周项目进度情况、下周项目工作计划、需要协调确认的问题、项目风险提示等信息。 （3）月汇报时每月月初的前三个工作日内上报。月状态报告格式根据周状态报告汇总得出。 （4）待项目进入上线推广期后，双方可根据实施阶段的需要，商定停用周汇报的时间，并下发停用通知。

第五章项目变更管理 第十一条在项目实施过程中，所有项目实施双方提出的实施范围、系统需求等涉及到整体项目进度，费用成本调整较大的变动行为均列入项目实施变更管理范围。无论XX方还是名易方均应按照项目变更流程进行变更处理。 第十二条项目变更的审核由双方最高管理层授权，可对项目变更进行确认的指定人员组成变更控制委员会，负责项目变更事项的最终审核确认或拒绝。当项目规模较小时，可由双方最高管理层授权指定人员共同协商讨论变更事项而不设立变更控制委员会。 第十三条任何对项目实施前提、项目范畴、进程安排、阶段性完成标志、交付件或付款条件等合同条款的更改，或由于人员的指派和时间的安排等原因而造成的进度的延迟，都通过项目变更管理及项目争议管理进行评估和操作。 第十四条 第十五条项目变更的流程 1）提出变更 在项目实施进行时，双方皆可以口头或书面形式提出项目实施变更要求。除紧急情况外，任何变动请求都在形成书面申请（REQUESTFORCHANGE，以下简称RFC）后才能受理。 2）审核确认 在收到变更申请表的10天内，乙方名易方将发给用户一张收到函，同时给甲方用来分析变更申请表和准备变更方案建议书报告所需要的时间及工作强度估计。基于变更的范围及复杂度，乙方名易方可能会对分析变更申请表及准备变更方案建议书所作的工作收取费用。如需收取费用，乙方名易方将书面通知甲方XX方费用估算情况，甲方XX方在收到费用估计后十个工作日内予以乙方名易方正式答复，否则可视为甲方XX方对此默认同意。在此期间，用户也可收回变更申请表。否则，在接到用户对所需费用的认可及付款协议后，乙方名易方将在30天以内，或在费用估计中写明的天数内，进行分析及准备变更方案建议书。 变更方案建议书将就变更申请表中所提出的变更对整个项目的影响做出以下几方面说明： 基本变更－－文件的增改和删除 软件设计－－程序编码的增加、变更和删除 测试项目－－测试计划、测试和重新测试的变更 系统性能－－确认变更项目对系统性能的影响以及增加或改装其它机器是否必要 培训－－培训计划、课程准备及教材 其他材料－－列出所有其它材料 人员需求－－确认增加其他人员的必要性 进度－－项目进展情况、交付项目的进展速度和协议的终止日期 费用－－根据变更项目所需的费用调整 项目变更可能会造成整体实施进度、成本等各方面较大程度的改变，因此，双方的项目经理有共同责任仔细审核任何更改请求。如经分析后，可确认影响范围，并经过双方项目经理审查通过者，则可进行变更的工作。否则，应报请变更控制委员会或相关被授权人员开会讨论批准。 3）实施变更 经双方对变更项目协商一致后，可开始进行变更作业。调整项目计划，并及时将变更信息、方案等向项目组成员公布。 4）约纸束条件 在整个项目实施工作过程中，双方须严格遵守该变更控制程序并且必须坚持执行。由于项目实施时间紧迫，建议审核时间应在提交后的三个工作日之内。如果五个工作日没有回应即作为确认处理。批准后的变更方案建议书将以书面的形式列入本协议。 表格样式见附件『附件项目实施变更申请表』 第六章项目争议管理 第十六条在项目实施过程中，如果项目双方就项目实施可能出现的一切问题解决方案产生争议，应遵循以下原则进行处理。 1）当双方之间产生异议时，项目团队成员应首先努力内部解决该问题。 如果项目团队无法在3个工作日内解决争议时，则XX方项目经理、名易方项目经理应通过会议的方式讨论解决。 如果上述方法后2个工作日内该争议仍未解决，XX方主管负责人、名易方项目主管负责人应通过会议的方式讨论解决。 2）如争议已得到解决时，则该争议将按照『附件变更控制程序』处理。 3）如果通过上述方法该争议仍未解决，则任何一方都可以终止本实施方案。如异议以终止形式解决时怎么办？ 4）任何异议解决期间，名易方同意提供与不在争议项目范围内、并完全不受争议影响的服务。

第七章项目过程管理

第十七条项目过程包括：现场调研、调研分析、方案设计、方案测试、安装调试、初始化指导、上线支持以及客户化开发、软件升级等。 （1）现场调研由XX方根据名易方提供的详细调研计划提前通知各单位，依据调研内容作好准备工作。调研准备工作包括：系统设计思路、系统功能项目组培训，确定项目实施主计划、确定项目实施范围、确定双方人员分工、人员协调、调研方案的展开和调研结果的整理、。 （2）调研分析由名易项目组整理汇总实际调研业务需求，并进行流程梳理，结合部门设置对业务开展提出意见和建议，并提出详实的需求调研分析报告。名易方实施人员对调研结果进行分析，在分析过程中若还需要进一步核实或者了解信息，XX方实施单位应提供配合。 （3）方案设计主要指名易方根据调研结果进行分析并对XX方软件实施给出实施方案建议。方案设计不是名易方实施人员单方面的工作，在设计方案过程中，XX方相关人员应该积极参与，提出意见及建议，同名易方实施人员一起完成方案的设计。方案设计完成后应该由双方实施单位或机构共同确认。 （4）方案测试是指根据方案设计要求，在测试服务器上进行需求搭建，并依流程对系统进行严格的测试，名易方测试完成后由XX方项目组组织业务人员进行测试。测试无误后整理出测试结果。 （5）安装调试是指系统软件安装调试工作，为了保证无纸化办公系统服务器性能达到最优化，名易方不但需要对无纸化系统软件提供足够的安装指导，并且需要对服务器设置、性能调优、ORACLE数据库设置、性能调优提供全面的技术支持与保证。为保证系统安装等技术工作能实现有效的知识传递，原则上系统安装工作由XX方实施单位的技术管理员动手操作，名易方实施顾问现场指导。 （6）初始化指导指系统安装完毕后的系统初始化工作。在此阶段，实施单位主要是在集团公司统一制订的规则基础上由双方项目组成员进行的系统基础数据的录入。名易方实施顾问根据实施单位的实际情况提供必要的初始化和期初数据准备建议，同时指导实施单位进行期初数据准备、参数设置等操作。 （7）上线支持主要指实施单位完成系统初始化后，开始业务处理阶段的支持工作。此阶段支持工作主要以电话指导、邮件指导、现场指导三种方式完成。在上线指导过程中若发现产品问题，先由各单位的关键业务人员给与指导与解答，如果该关键业务人员解答不了，那么可以提交至项目组进行解决，（需要确定各单位和各部门的关键业务人员）。如果项目组审核觉得问题该关键人员有能力解决，那么对该关键人员进行考核。如果他不能解决，那么实施顾问尽可能给出解决办法，若无法给出解决办法则由实施顾问和客户方项目组成员共同填写附件六『附件问题记录单』，该问题记录单要及时报名易方项目组，名易方项目组及时提供解决方案。若出现需求变更问题，请按照项目变更管理要求执行。 （8）项目实施人员按照双方制定的计划开展工作，XX项目组成员负责协助名易项目组成员开展工作，以推动项目为目的并能够在实施过程中提出相应的见解，每天下午6点前形成当天的及第二天工作计划并与XX项目组进行签字确认。签字确认后，执行第二天工作计划，如有其它问题，可以延迟签字，但需说明理由。工作周计划和周总结要求每周六下午六点前发到项目组成员邮箱中。若条件不允许则交予项目经理，再由双方项目经理统一沟通和确认。 第十八条项目实施进度按照项目实施总体计划执行。 第十九条项目培训管理 （1）培训分为集中培训和现场培训。集中培训分为集团集中培训和分片集中培训。集团集中培训原则上由XX方项目组组织，分片集中培训在实施单位现场进行。培训前要求各单位各部门（包括集团）指定关键业务人员（集团每个部门1-2个人），大区或分公司3个人。 （2）针对不同培训对象名易方需灵活调整课程内容和授课方式，以取得最佳培训效果。 （3）培训结束时要根据培训内容对学员进行考核，只有通过考核以后才可以继续参加工作。培训结束后由大区的关键业务人员完成各大区内部培训与考核，并将培训名单及考核结果上报集团。考核结果将记录所有人年终考核，对于大区的培训及考核由项目组负责监督及指导。

第八章项目文档管理 第二十条文档及项目记录签署 本项目中产生的正式文档及记录应该经过双方项目经理签字。其他责任人的签署应遵循各单位的内部管理程序。 第二十一条实施项目过程中需保存项目相关文档，包括：实施方案、实施任务书、实施主计划、项目启动会PPT、系统交付环境确认单、系统安装确认单、需求调研计划、需求调研报告、需求变更确认单、用户培训计划、培训大纲、系统管理员维护手册、用户使用手册、系统试运行报告、验收总结、会议纪要、实施日志、实施周计划、实施周总结等。需项目组成员中的文档管理员进行统一管理，每周六双方文档管理员检查文档的统一性，或名易方将文档提交给客户。并由客户统一更新文档。每阶段的项目文档需要双方项目经理确认后才能进行下一步工作。

第九章项目纪律管理

第二十二条项目实施工作执行每周六天工作制，名易项目组按照XXXX的作息时间进行工作，在必要的时候会加班工作。项目期间遇到法定节假日，则实施人员可申请按照国家规定假期休假，假期不记录在实施周期中。项目组成员如果有特殊事情提前1天向双方项目组经理提出申请，经批准后才能休息。有特殊情况的可以通过电话与双方项目经理进行沟通，同意后才能休息，并在事后补发邮件作为记录。 第二十三条实施人员应严格遵守上下班制度，无故不按时上班者一次扣20元，无故旷工者一次扣50元并扣除当日工资及当日实施补贴。如有特殊情况者，需向项目经理汇报，并由项目经理报项目总监。 第二十四条实施工作期间，公司或者客户单位与项目实施小组联系不上而耽误工作，发生一次，项目经理和值班人员各扣50元。 第二十五条实施成员应以公司形象、利益为原则，工作时间不得玩游戏、看网页小说、看电影以及浏览与工作无关的网页，一经发现扣罚50元。 第二十六条实施成员无任何原因，不按时按要求提交工作日志，取消当日实施补贴。

第十章项目保密管理 第二十七条在项目调研、实施过程中，双方了解的对方各类业务数据，产生的各类文档文件等所有相关内容，项目双方应严格保密，并依据双方公司安全保密的有关规定执行。

第十一章附则 第二十八条其他说明 （1）编号说明 各附件中表单编号规则为项目－年度－附件－序号，分四节标识。例如：XXOA-2010-01-xxx 第一节XXOA表示XX无纸化办公项目； 第二节2010表示项目阶段为2010年，按自然年度填写； 第三节01表示附件一表单； 第四节XXX表示该类表单流水号，按照三位流水序号填写。 （2）签字说明 每类附件表单应该按照表单上表示的项目角色（即实施团队中的项目职务）进行签字。标识有签字的表单，双方签字有效。 第二十九条本办法由XX方、名易方双方项目组共同制定并负责解释，自公布之日起共同执行。

XX集团公司项目实施日志格式

填报人填报日期 客户名称XX集团公司 系统名称名易OA协同办公软件名易集团版并发数1000 计划开始日期计划结束日期 预计工期已用工作日 当日完成工作内容

下一个工作日内容 项目风险及协助说明

XX项目组确认名易项目组确认 签字：签字： 日期：日期：

项目实施变更申请表 编号： 项目名称申请日期 申请方项目经理确认日期 变更类型：　　　　　　　　 Ａ．人员变更　√　　　Ｂ．进度变更　　　　　Ｃ．范围内容变更　　　　　　 变更内容 变更内容变更前说明变更后说明 变更原因

变更产生的影响评估 1、对进度的影响

2、对成本的影响

3、对资源的影响

4、其它影响 客户确认意见 XX集团签字：名易软件公司签字：

日期：日期：

问题记录单 编号： 提交日期提交人

出现问题单位问题类型 □程序BUG□需求□系统环境 □其他________________________ 问题描述：

问题解决方案 XX集团：名易软件公司：

日期：日期：

享受协同快乐工作 　 项目实施周计划表 项目名称：XXXX集团股份有限公司　　时间： 日期工作任务名易执行角色名易工作任务XX执行角色XX工作任务交付成果 本周工作总结 下周计划安排 需要协调的问题 问题描述解决方案需要的响应支持提交日期完成时间 存在问题 问题描述解决方案需要的响应支持提交日期完成时间 　　　　 名易项目经理　XX项目经理　 签字：签字： 日期：日期：

会议纪要

会议名称会议编号 主持人会议时间 会议地点 参会人员 会议纪要整理审核 会议内容

会议结论

备注