我们的目标: 改善档案管理工作。利用档案数字化管理，冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为企业提供高效、优质的服务。 

            实施步骤: 

            传统档案数字之路由三个相互联系的阶段组成:

            一、档案数字化 

            档案的数字化包含着以下三层含义，其一是随着计算机技术的引入，建立档案部门的自动化系统，实现档案自动化管理，完成档案管理的数字化;其二是所藏信息数字化，数字化的馆藏档案信息能直接被计算机识别和处理，建成完备的信息数据库;其三是构建平滑高效的档案信息数字化传输平台，实现档案的统一管理和资源共享。

            二、数字化档案 

            在档案馆数字化基础上，形成以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆，是采用现代高新技术的数字信息资源系统。

            三、数字档案

            运用网络互联技术，将个体数字化档案联合起来，进行扩张、伸展，组成完全意义的数字档案，遵循共同协议，实现数字化信息共享，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。用户可以通过网络计算机终端提出需求，由数字档案系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。如果说运用虚拟技术，建立虚拟档案馆的话，那么，档案管理发展到第三个阶段，才真正可以称得上是虚拟化档案。 

            我们的解决方案:  

            本档案管理系统主要是针对企业基建工程的档案管理工作开发的专业管理软件，是根据系统对基建工程档案管理的要求，结合了一般档案管理工作的特点，定向开发的档案管理系统，具有专业性强、使用方便、实用等特点。本和系统以科技档案的管理为主，兼顾了文书档案、会计档案和图书的管理。主要包括系统设置、数据录入、收集整编、数据转换、权限设置、鉴定销毁、借阅管理、检索、统计报表、光盘制作、档案管理网站和WEB检索、数据维护等十二个子系统。满足了企业档案整理及利用的需要。 

            本系统分为两大应用子系统:

            一、为档案管理子系统

            二为档案网络查询子系统

            其中档案管理子系统为C/S架构采用先进的数据库开发平台delphi开发，数据库采用了微软公司的Sql-Server;网络查询为B/S架构采用跨平台的JAVA语言开发。人机界面良好，使用方便，具有较好的兼容性和可拓展性。本系统既可在网络环境下使用，也可单机使用;既可以是局域网应用，也满足广域网查询利用;既考虑了档案网络管理的安全性，又考虑了网络查询应用最大的广泛性;既可由一个单位整理数据，也可多个单位整理，完成后对数据进行合并。较好的满足了档案整理过程中数据量大，参与单位多的要求。 

            一、系统设置子系统 

            该系统为用户提供了一个自我设计平台，用户可以根据本单位档案管理的规范和需求进行自由的定义。 

            二、数据录入子系统 

            通过数据录入子系统，在自定义的界面下录入、编辑修改各种档案数据已完成档案文书与各种电子档案元件的挂接。在此处可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作。 

            三、收集整理子系统 

            实现了未归档的文件、资料、图纸的管理、存储和预归档，并为用户提供上述未归档文件的检索、查询和利用。 

            四、数据转换子系统 

            利用该系统将用户以前使用其他管理软件所录入的档案数据，转换到本软件中。 

            五、权限设置子系统 

            档案管理人员可通过该模块对网上的每一个用户及其权限、以及本单位各部门或专业对档案权限等一系列灵活的设置。 六、鉴定销毁子系统销毁管理子系统允许用户对经过鉴定的旧档案进行销毁处理，即从档案库中删除，同时在系统日志中记录销毁信息(如申请人、批准人、销毁原因、销毁日期等)，以便于对从前销毁的操作进行检索。 

            七、借阅管理子系统 

            借阅管理子系统主要是面向纸介质档案的利用。功能包括:借阅、归还和催还，并打印借阅和催还单。还可以对用户的借阅情况，以及网上用户对档案查询和利用情况进行方便地统计和打印。 

            八、检索子系统 

            检索子系统主要用于对本系统所管理的各类档案进行多种方式的检索、浏览和下载。用户可按:分类、工程项目、案卷、文件、进行各种条件的组合检索，也可采用对用户来讲更为形象直观的卡片检索，另外，对用户库和日志库也可进行组合检索，并随时可以打印检索结果。在用户权限允许的条件下，直接浏览所需信息的原文，甚至于下载到本地机供用户利用。 

            九、统计报表子系统 

            用户通过该子系统，不仅能够完成档案工作所需的任意报表的设计和打印工作，而且可以通过系统提供的强大的报表设计功能来打印和统计各种档案数据。此系统可以灵活的定义统计和检索条件等。 

            十、光盘制作子系统 

            全面支持该光盘标准，可以对标准格式的光盘进行数据读入、数据输出及检索，并可将档案数据按照上述标准的格式直接存储在光盘中。形成的光盘档案可以用于数据交换和电子档案的脱机保管。 

            十一、档案管理网站和WEB检索 

            此子系统可以作为本单位档案信息的发布、查询和下载利用的平台，既可独立使用，可以嵌入用户单位主页，为用户的检索查询提供极大方便。 

            十二、数据维护子系统 

            用户可以在自己的客户机上进行档案数据的备份和恢复工作，而不用去操作服务器上的数据库系统，对档案数据的安全性提供了良好保障。  

            按照功能模块详细的划分，可分为以下若干子系统系统: 

            1、系统设置子系统 

            该子系统为用户提供了一个自我设计平台，用户可以根据本单位档案管理的规范和需求进行自由的定义。 

            2、数据录入子系统 

            通过数据录入子系统，在自定义的界面下录入、编辑修改各种档案数据已完成档案文本与各种电子档案元件的挂接。在此处可完成项目录入、案卷录入、文件录入，电子文件挂接等工作。 

            3、数据规范化转换子系统 

            利用该系统将用户以前使用其他管理软件所录入的档案数据，转换到本软件中。 

            4、权限设置子系统 

            档案管理人员可通过该模块对网上的每一个用户及其权限、以及本单位各部门或专业对档案权限等一系列灵活的设置。 

            5、鉴定销毁子系统 

            销毁管理子系统允许用户对经过鉴定的旧档案进行销毁处理，即从档案库中删除，同时在系统日志中记录销毁信息(如申请人、批准人、销毁原因、销毁日期等)，以便于对从前销毁的操作进行检索。 

            6、借阅管理子系统 

            借阅管理子系统主要是面向纸介质档案的利用。功能包括:借阅、归还和催还，并打印借阅和催还单。还可以对用户的借阅情况，以及网上用户对档案查询和利用情况进行方便地统计和打印。 

            7、检索子系统 

            检索子系统主要用于对本系统所管理的各类档案进行多种方式的检索、浏览和下载。用户可按:分类、工程项目、案卷、文件、进行各种条件的组合检索，也可采用对用户来讲更为形象直观的卡片检索，另外，对用户库和日志库也可进行组合检索，并随时可以打印检索结果。在用户权限允许的条件下，直接浏览到所需信息的原文，甚至于下载到本地机供用户利用。 

            8、统计报表子系统 

            用户通过该子系统，不仅能够完成档案工作所需的任意报表的设和打印工作，而且可以通过系统提供的强大的报表设计功能来打印和统计各种档案数据。此系统可以灵活的定义统计和检索条件等。 

            9、光盘制作子系统 

            全面支持该光盘标准，可以对标准格式的光盘进行数据读入、数据输出及检索，并可将档案数据按照上述标准的格式直接存储在光盘中。形成的光盘档案可以用于数据交换和电子档案的脱机保管。 

            10、档案管理网站 

            此子系统可以作为本单位档案信息的发布、查询和下载利用的平台，相关档案管理标准的公示，既可独立使用，也可嵌入用户单位主页。 

            11、网络负载均衡 

            提供网络访问负载均衡服务。 

            12、多用户网络查询子系统 

            J2EE架构，主要提供B/S方式用于对本系统所管理的各类档案进行多种方式的检索、浏览和下载，支持多种格式的电子文件。 

            13、网络用户密钥认证系统 

            提供网络用户的加密钥锁的加密认证服务。 

            14、数据维护子系统 

            用户可以在自己的客户机上进行档案数据的备份和恢复工作，而不用去操作服务器上的数据库系统，对档案数据的安全性提供了良好保障。 

            15、数据文件服务器 

            提供FTP服务，提供对电子文件的加密保存、访问、修改等服务，用户可以通过FTP协议访问已经归档的电子档案、扫描件。 

            16、OA系统接口系统 

            通过该系统，用户可以自动的将OA系统中的日常未归档文件自动转移到档案管理系统中，并且将电子文件传到数据服务器。 

            17、文档一体化管理系统 

            实现了未归档的文件、资料、图纸的管理、存储和预归档，并为用户提供上述未归档文件的检索、查询和利用 

            18、流媒体技术点播服务器 

            实现了对声像档案的流媒体实时播放服务。  

            核心技术 : 

            1、电子文件的真实性保存。

            对于电子档案，由于其易变性和载体分离性等特点，使电子档案与传统档案相比在真实性上显得没有保障。本系统中使用了公钥基础设施，使电子文件和电子档案在其整个生命周期内，能证明其来源的不可否认性。 

            2、全文索引技术。

            为了给使用者提供高质量的档案利用手段，清华紫光数字档案馆提供了真正实现,,,文件全文检索、多字段多条件查询检索、档案资料的复用、多语言查询检、智能型自然语言断词和“词索引”机制、高效数据同步等功能。 

            3、多格式安全浏览。

            在企业信息化过程中，产生的电子文件格式类型各异，并且为了能在网上安全进行浏览，在本系统中采用了多格式文件安全浏览技术。 

            4、流媒体技术点播。

            为了能在网上直接利用声像档案，数字档案馆系统中采用了流媒体点播技术。 

            突出体现“应用为本”的思想，系统大量采用向导式界面，提高操作者工作效率，降低了操作的难度。使系统应用更加方便。 ?系统采用了全文检索功能，具有准确率高，速度快。海量数据使用全文检索速度保持在秒级。 档案的原文图像采用国际最新的JBIG压缩技术，大小为1M左右的图像经过压缩后可以达到10K左右。系统的模块化设计给不同阶层不同用户提供相应的解决方案，根据不同的 用户设计不同的软件，使系统更具有专业性。系统具有非常方便的借阅管理功能，可以自动督促借阅人归还案。 系统件通过不同用户的登陆权限，来限制系统操作人员的不同功能。使档案的管理非常完善。系统为了防止黑客透过网络协议和操作系统的漏洞入侵到数据库中直接获取数据，系统对存入磁盘中的数据及其它文件都采取了严密的多级安全加密措施，采用了最先进的MD5加密算法，同时在数据传输过程中，用密钥管理技术，对数据包进行数据的安全置换，确保数据内容传输的安全。系统设计中为了能够方便用户的数据管理，为用户的数据进行的多种接口管理功能，可以与不同的数据结构相结合。 在数据的安全备份中，系统设计了独有的数据自动备份、刻录光盘功能。确保了数据的健全。 特有的库房管理功能，可以实现库房的温湿度自动测试、控制，将采集的数据得出相关的统计报表。 系统最新版本增加了数据的回收站管理功能，可以对用户误删除的数据能够及时地恢复。