前言,协同软件与OA有着千丝万缕的联系,但协同软件与OA又有着本质的不同。正确理解协同软件与OA的关系,释清对协同软件疑虑,防止肆意张贴“协同”的标签,有利于协同软件全行业的健康发展。 

            进入2005年,协同软件在我国已经走过了5个年头。在点击、协达等一批专业协同软件厂商的倡导下,我国协同软件的市场和产品已经渐渐趋于成熟,用户需求呈爆发性增长态势,被媒体称之为协同软件的“井喷”现象。 

            中国协同软件之所以炙手可热主要是源于客户的需求,随着互联网的普及以及企业网络的不断升级完善,基于互联网的应用需求逐渐爆发出来,尤其是外包、全球化办公等业务模式的出现,使得多人、多组织通过协同完成一个工作的需求非常大。这之中的很多需求是现有的软件产品无法实现的,这正是协同软件的市场空间所在。进入协同软件市场的每一个厂商都有不同的理念,协同软件产品的功能定位也各不一样。就目前我国的协同软件应用来看,有50%以上应用在行政办公管理方面,剩余不到50%应用主要分布在政府职能业务、人事、客户、供应商等方面,应用于产品协同制造CPC还比较少见。  

            由于协同软件在行政办公领域的广泛应用,许多人将协同软件与OA(Office Automation,办公自动化)软件等同起来。事实上,虽然协同软件与OA与着千丝万缕的联系,但协同软件与OA在软件功能、应用理念等方面都有差别,不能简单等同。 

            1、从名词看区别 

            协同软件(Collaboration Software)是指那些以团队协作为目标的协作软件工具,主要包括群组协作管理,如,工作流管理、项目管理等等,各种通信软件,如E-Mail、即时通信、VoIP等。网络、通信技术的发展和用户全球化等新需求的提出,协同软件概念也赋予了新的含义,例如结合了Internet、工作流、即时通讯和SOA等多种技术和手段。或者可以认为,协同办公、协同政务、协同商务等协同应用,以及工作流管理、项目管理、知识管理、信息门户等协同平台,电子邮件、即时通讯、远程视频、流程编辑器等协同工具,组成了我们现在意义上的协同软件。 

            OA是将现代化办公和计算机技术相结合的一种新型的办公方式,支持这一方式的软硬件系统称之为OA软件或者OA硬件。  

            OA无论从概念还是应用上看,在我国都有比较长的发展历程。狭义的OA指辅助行政办公所需要的应用软件,主要包括,公文管理、通知、公告、工作日程、工作计划总结、办公资源共享管理等等。广义的OA除了上述内容外,还将与办公管理相关的软硬件产品全部纳入,包括了办公室用的打字、复印等硬件,以及字表编辑软件等等。上世纪90年代中期以前,财务、人事等软件,因其解决的是财务、人事相关的办公自动化方面的管理需求,因而也被划入OA软件的范畴。 

            从以上关于协同软件和OA的概念可以看出,虽然协同软件与OA在应用上有许多类似之处,甚至功能上有许多重叠,但他们之间有着根本的区别。协同软件更关注的群组之间的协作,侧重于工作流、沟通交流等方面,OA软件是以计算机技术为基础,对办公资料、工作事项进行记录和反映。 

            2、从历程看渊源 

            OA相关的概念与软件产品,在我国由来已久。从上世纪70年代末开始,我国陆续开始实施了包括会计电算化在内的办公自动化试点工作。到90年代中期,国家和企业开始对OA进行了大量的人力和物力投入。 

            当时,OA的应用还仅仅是停留在提高个人的办公效率上,例如将手工打印转移到电脑打印,或是利用简单的数据库软件编写程序来建立员工档案数据,查找内部信息。然而OA的本质是提高机关或是企业办公的整体效果。能够将整体办公性能进行提高的,就只有在符合CSCW(Computer Supported Cooperative Work,电脑化协同工作)意义下开发的办公软件系统才能够做到。因此从2000以后,国内许多软件厂商,开始在传统的OA应用软件里,引入了协同管理相关的理念和功能。 

            此后,国内陆续出现了许多专业的协同软件研究推广机构,复旦协达是最早进入协同软件领域的几家专家机构之一,主要面向协同工作流领域,研制成功了动态工作流编辑器,以及协同应用平台(CAP,Collaboration Application Platform)。另一家对协同软件市场推广贡献最大的点击科技,主要面向即时通讯领域,成功推出了解决远程通讯、即时交流要求的协同工具软件和平台软件。 

            协同应用理念和技术,在OA中得到最为广泛的应用,并促使传统OA产生质的飞跃。融合了协同理念的OA,可以称之为“协同化的OA”或者“协同OA”,其功能核心已经由工作资料的记录、工作事项的反映,转变为对群组间协作完成诸多工作事项的关注。在协同OA出现以前,我国已经出现过几代OA软件产品。截止目前为止,OA软件在我国经历了以下四个阶段, 

            第一代OA,以单项事务为中心

            基于单机,面向个别事务的处理 

            特点,解决了电子文本的输入、打印、归档等基本要求 

            缺点,只解决了单项事务,事务之间的关联性差 

            第二代OA,以关系型数据管理为中心 

            基于单机,面向个人或团队的事务处理 

            特点,解决了数据或文件的管理需求,体现了数据间的一定关联性 

            缺点,协同工作能力差,企业级信息集成能力差 

            第三代OA,以多事项的记录、反映为中心 

            基于局域网,面向多事项的记录 

            特点,部分解决办公中多种事项的关联与记录,提高了工作效率           

            缺点,无法实现复杂流程,缺乏与其他管理之间的有效协同 

            第四代OA,以工作流为中心 

            基于INTERNET网络,支持移动办公 

            抽象管理基础要素,并关联各管理要素 

            以工作流为中心,组合各管理要素和经营资源 

            与知识管理、项目管理等高度集成 

            通过信息门户(员工门户和企业门户等)系统展现 

            3、从产品看发展 

            协同软件与OA有着深厚的渊源和密切的关系,这使人们容易混淆协同软件与OA。我们可以通过分析两组概念不同的软件及其发展,来进一步理解协同软件与OA的区别。 

            参照ERP与财务软件的区别,看协同软件与OA的应用范围不同。1998年ERP(企业资源计划,Enterprise Resource Planning)

            开始在我国广受重视,我国许多从事财务软件和MRP/MRP业务的软件厂商,纷纷转向ERP。其中,以财务软件厂商的转型最为成功,用友、金蝶是其中的杰出代表。由于历史原因,以及部分厂商的有意误导,使得一些用户曾经难以分辩财务软件与ERP的区别。到底财务软件是不是ERP软件,理论界应该是非常清楚,但在用户层面,往往很难分辨。其实,ERP中有一部分是面向财务管理的,那些基于ERP的财务软件,可以看作ERP的有机组成部分。财务软件不能等同于ERP,特别是那些传统的以财务为中心的软件,更不能贴上ERP的标签。参照ERP与财务软件的区别可以看出,协同软件与OA涵盖的应用范围不同。例如,协达CTOP协同软件,采用了世界先进的SOA(面向服务架构,Services-Oriented Architecture)技术,“所见即所得”和“随取即需”的功能特点,使该软件灵活、开放的功能,不仅可以实现OA的应用,还可以应用于人事、客户、供应等领域,甚至支持政府业务处理、企业CPC(产品协同商务,Collaborative Product Commerce)应用。 

            参照ERP与MIS的区别,看协同软件与OA的核心理念不同。MIS(管理信息系统,Management Information System)曾经是广为普及的一个计算机应用理念,这一理念几乎与我国的计算机应用同步产生,并经历了长达几十年的发展。ERP出现后,MIS越来越少被提及。和ERP与财务软件的区别不同,ERP与MIS的区别不在于所涵盖的功能,而在于各自的核心理念。和MIS一样,ERP也涵盖了人、财、物、产、供、销等管理的方方面面,但ERP是以“资源计划”理念为核心,来构建管理的不同层面,而MIS系统仅仅是信息的收集、记录、反馈。参照ERP与MIS的区别可以看出,即便广义的OA软件可以包含与办公有关的方方面面,但协同软件与OA的理论基础不一样,OA强调的是以计算机为手段“自动化”地完成各项工作资料的记录与反映,而复旦协达、点击科技等协同软件关注的是群组、团队的协作与沟通。 

            严格来说,我们很难以上述两组软件的区别,来完全说明协同软件与OA的不同。但可以通过对上述两组软件的分析方法,来澄清目前业界部分存在的协同软件与OA的概念混淆,并且可以看出协同软件未来总体发展方向。 

            与财务软件引入ERP理念、企业MIS系统被ERP所取代一样,传统的OA、电子政务、电子商务等软件会充分吸纳协同管理理念,成为协同OA、协同政务、协同商务。目前,协同软件的概念和应用,还处在推广普及期,对协同软件予以正确引导有利于这个行业的健康稳定发展。我们即要释清对协同软件的诸多疑虑,以更为积极的态度迎接和推动协同软件时代的到来,也要防止肆意张贴“协同”的标签,以免“ERP泛化”的情况在协同软件领域出现。