1. 办公管理需求分析 

            企业在日常管理中经常会遇到以下问题: 

            1)企业分支机构分散:各地拥有多个分支机构，迫切需要摆脱时间和地域限制，实现协同办公、分布式办公和移动办公。 

            2)领导常被琐事干扰:高层领导常被各种审批签字、材料上报等各种日常事务干扰，领导迫切需要一个协同的办公平台、知识的共享平台，以实现文件/费用/报告等材料的电子化签批，主动获取企业的各种决策信息。 

            3) 信息的管理效率低:企业的规章制度、业务资料、工作报告、培训资料等，都分散存储，没有进行集中管理，资料经常丢失，经验得不到传承，新员工进入角色慢，极大地影了信息的管理、查找、利用效率。 

            4)工作进度监管不力:企业缺少高明透明的办公机制，对工作进展、文件处理情况等缺乏监管机制，企业需要建立规范的办事流程、建立部门之间高效协同的工作机制，有效地监管工作办理情况，提高执行力。 

            5) 组织文化建设困扰:组织文化是现代企业非常重视的一个管理课题，但企业缺少一个多元化的沟通平台，难以开展话题讨论、意见征集、经验分享、技术交流等文化建设工作，组织凝聚力迫切需要得以增强。 

            6)各种应用系统孤立:企业已有的财务、人力资源、销售管理等内部业务系统，系统间不能有效集成，形成了一个个孤立的信息岛。 

            协同办公平台可以帮助客户解决以上问题，实现“规范审批流程、加强文件管理、促进信息流通、提高办公效率、实现分布办公”的总体目标，并从整体上对企业管理进行全面的业务优化，包括决策过程科学化(决策优化) 、工作流程顺畅化(流程优化) 、员工行为规范化(习惯优化)、业务数据集成化(数据优化)。 

            2. 协同办公平台解决思路 

            协同办公平台建立以人为本、以流程为导航、以事找人的工作方式，从提高跨部门、跨地域、动态团队工作效率的角度，解决组织机构在办文、办事、沟通、协作、共享的管理需求。 建立协同审批的平台。实现企业内部公文、请示、汇报、各种审批事项等的流转自动化，解决协同工作及透明度的问题。实现网上督办的管理机制，对工作任务进行督办管理，提高办公效率、节约大量的办公资源。建立知识共享的平台。在保障信息的安全与使用权限基础上，构建一个信息资源的共享平台，使企业规章制度、收发文件、新闻报道、电子刊物、部门业务资源、技术交流、工作总结等能够在员工之间得到广泛的传播。建立互动沟通的平台。将电子邮件、系统消息、手机短信、在线论坛、在线会议等相结合，保障组织单位内部信息传递与沟通交流的及时性、准确性，改变了以往人机不在一起的时拖后处理工作的现象。 实现辅助办公管理。包括会议通知、活动安排、行政公告等。实现电子档案管理。建立机构统一的、与各业务系统、办公系统一体化的综合档案管理系统，实现档案信息共享，提高企业内部档案利用的寿命和周期，为领导和各部门提供网上档案文献的查询和利用。建立资源管理平台。实现对企业的公共资源的预约及管理，包括办公用品、车辆、图书、会议资源管理等。实现业务数据共享分级管理的机制，做到决策层及相关领导可查询所有经营数据和信息，各分支机构的领导分别对授权范围内的业务等信息进行分级查询利用，确保业务信息的及时、准确和安全。 实现分布式办公。系统支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。 

            3. 客户价值体现 

            借助协同办公平台协同平台，提升组织的信息效率、协作效率、办公效率和管理效率。 

            3.1 形成、传播、发展企业习惯的好工具 

            加强战略及策略执行的过程控制，形成了高效、规范、程序化的管理机制，这是一种企业习惯，支持组织完整执行战略步骤，实现战略目标。帮助客户快速地建立起一个弹性、灵活、高效的电子化协同办公与知识管理环境。 

            3.2 让管理工作变得轻轻松松 

            信息流通快，以前两三天处理一个报告的事，在平台上可以压缩在一个小时以内;文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待半工作清晰明了。三、信息发布平台使无效会议减少。 

            3.3 协作性、灵活性显著提高 

            部门和部门、环节和环节之间协作效率高低，就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。协同办公平台不仅帮助你建设无边界组织，消除信息死角，同时提高了部门间的协作能力。 

            3.4 管理效率提高 

            通过协同平台，可以了解到每项业务、每个人的进度和状态，分析具体环节的办事时间和结果，并借此提高组织的工作效率和管理效率。 

            3.5 规范性增强 

            在协同平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度行使。同时，相应的责任权利对应相应的权利，杜绝越权操作，增加了监督性。        

            3.6 实现知识管理 

            文档管理的自动化，一方面可以使优秀员工的思想和技能不断积累和创新，同时即时管理、更新每个部门的各种资料，例如客户资料，使得组织可以减低当人员离职时所带来的人力资源成本等。 

            4. 协同办公平台特点 

            4.1 灵活的个性设置 

            每个员工可以根据个人喜好，设定常用快捷菜单、常用审批流程、常用批示意见、个性签名、消息提醒方式、界面配色方案等。 

            4.2 统一的沟通平台 

            提供即时消息、电子邮件、员工论坛、手机短信、RTX、在线公告栏等多种沟通工具，使员工可以随时、随地、随意交流。 

            4.3 在线表单设计器 

            可以在线基于浏览器设计出符合不同单位组织规范的审批表单样式，简单易用。 4.4 在线流程设计器 

            基于图形化的Java流程图在线设计器，支持会签、子流程(分支)、路径选择、异或、批阅、归档、流程转接、协办等多种流转机制。 

            4.5 支持在线模板引用 

            可以在线设置发文、合同等编辑模板，员工在拟文时可以直接在线引用，实现组织内部统一行文规范。 

            4.6 修订、清稿及用印 

            对不同领导的修订记录、批示意见提供笔迹留痕，提供在线一键清稿、套红头及电子签章功能，实现文件从拟稿到用印过程可以完全基于浏览器进行。 4.7 先进的技术架构 

            产品采用B/S模式，基于J2EE体系架构，保证了产品技术的先进性、开放性及与平台的无关性等，支持多种企业应用服务器(如Tomcat、Weblogic)，支持集团型分布式应用，易于维护。  

            5. 产品应用框架 

            协同办公平台以工作流及信息共享为核心，解决组织单位内外管理、沟通、协作、共享的应用需求。同时基于J2EE架构的应用系统，可以更好地满足组织单位在不同发展阶段、不同管理层次、不同应用区域的需求特点。  

            6. 办公桌面 

            协同平台办公桌就像是传统的行政办公桌台面，是员工个人工作处理的平台。登录办公系统后，重要待办事宜、日程安排、最新通知公告、最新发布的文件或规章制度、员工内部讨论话题等信息，将会“以事找人”的方式，主动推送到办公桌面中。 办公桌面风格简洁友好，功能方便易用，对个人的工作进行了合理归纳，可以极大方便日常的工作处理。 

            办公桌面的特点: 

            1)“以事找人”的方式将待办事宜进行推送; 

            2)每个员工都可以灵活自定义个人的常用流程、知识订阅信息; 

            3)功能菜单及待查阅信息，根据不同岗位及部门的人员进行自动控制; 

            4)可以灵活配置个性化桌面色彩显示方案。  

            7. 个性化设置 

            每个员工都可以对个人资料、密码、个人签名、常用批示意见、页面配色风格、不同待办事宜的消息提醒模式以及常用快捷菜单进行设置。 

            7.1 配色风格设置 

            系统提供多种配色方案，可以满足不同需求、不同审美观念的用户群体使用，提供页面样式风格自由选的功能。  

            7.2 消息提醒设置 

            不同岗位的员或领导，对待办事宜的关注焦点均有不同，可以自由设定不同事宜的提醒方式，如以声音提醒、页面提醒、手机提醒等。  

            7.3 快捷菜单设置 

            对于常用的功能操作，可以直接建立快捷菜单，使其始终显示在页面头区域，可以简单快速地开始具体的应用。  

            8. 工作流管理 

            协同办公平台可视化工作流配置管理技术是以工作流程为管理主线、以任务阶段为管理节点、以业务事件为管理对象、以业务部门为管理单元、以业务权限为管理范围，采用可视化的技术表现形式，将每一个具体工作流程所涉及的相关岗位角色、相关资源进行多维度的集成整合，实现对业务管理能力和管理规范的全面提升。 

            (一)表单配置 

            流转表单字段自定义

            表单格式在线设计

            汇总报表方案设计 

            (二)流程配置 

            可视化的工作流程自定义

            步骤批阅模式设定(修订、只读) 

            步骤处理属性的设定(或、与、异或)

            控制流程特定的使用部门和人员、或不指定 

            办理期限设定(同时支持管理员设定和人工灵活指定) 

            外出事务委托设定(同时支持查询委托期间代理人的办理事项) 

            支持按拟稿人、直接上级、分支机构、决策组、部门、特定人员

            对表单每一个字段可以控制不可见、查看、编辑、只读的显示模式 

            对具体操作进行设定(挂起、协办、传阅、清稿、用印、打印、转流程) 

            (三)复杂流程 

            分支:分支流程及合并 

            分流:同时支持8种分流路径选择  

            条件:根据金额、拟稿人职务或其它内容进行条件的自动判断  

            会流:支持多个经办人同时会签 

             (四)流转机制  

            待办:个性设定多种提醒方式(声音、手机短信、即时消息)  

            协办:在当前步骤灵活增加协办人，共同对一份文件进行批示处理  

            催办:为经办人及监控员提供催办  

            挂起:当审批事项遇特殊原因需要延缓办理时，将文件挂起暂停办理  

            收藏:对跟进或关注的重点审批事项进行收藏  

            取回:收回文件重新办理，再次呈批发送  

            传阅:正在处理的文件可以发送给指定人员在线传阅签收  

            监控:对办理过程进行图形化动态监控、重定位和催办  

            存档:与知识管理应用集成，办结的文件可以自动进行归档  

            8.1 图形化的工作流设计器 

            工作流程自定义——采用了基于网络、先进的JAVA技术实现了基于浏览器的流程定义，图形化界面，鼠标轻松拖曳可完成流程自定义功能。 

            8.2基于B/S的表单设计器

             表单格式自定义——公文流转的表单格式可以根据需求而自由改动，可以改动成和传统的日常公文格式相符，以符合日常办公习惯，同时具有表单打印功能。 表单输入项自定义——流转表单所需填写的字段，可以与拟稿部门、数据字典项、文本输入、日期格式等灵活定义，同时可以设置查询字段。对于签署意见或签名的字段，可以设置排序规则，如按时间先后/时间后先，领导排序先后进行排列，满足不同组织单位审批习惯的需求。 

            8.3 基于B/S的报表设计器 

            提供在线报表设计向导——通过报表设计向导，对统计字段、查询字段、分组统计等设置可以快速完成。 支持工作流报表的格式自定义——通过工作流报表功能，自定义查询及统计字段，对不同的文件或事务执行情况进行统计，统计出个人或部门的办事记录，以反映各部门工作效率、办事状态。 

            8.4 动态跟踪文件办理情况 

            流程跟踪与监控机制——当文件在办理时，提供了记录其踪迹(经过的步骤及处理情况或意见等)的功能。提交者可以察看自己提交文件的流转情况，流程监控员可以察看正在该流程中流转的文件的流转情况。办理意见及时间跟踪 动态流程图跟踪, 公文的督办与催办 ——可发送短消息提醒相关人员阅览文件，也可以提醒当前步骤的处理人尽快处理文件，发出催办督办通知，保证公文的顺利落实。 

            流程跳转(重定位)功能——在特殊情况下，可以由流程监控人员将正在流转的

            文件，进行步骤跳转。 

            8.5 事务委托与移交 

            事务委托和移交功能——提供了委托人机制，当用户出差、休假等不能处理工作事务时，可以指定代理人，在委托时间里，所有待处理事务文件将发送到代理人的事务待办箱，从而保证了流程文件的顺利流转。 撤消委托及查看代理人经办事项——当出差回来后，委托人可以撤消其委托，同时可对委托时间代理人所经办的文件情况进行查询。从而可以更有效地对代理人在委托期间的职权和经办事项进行监控。  

            8.6 正文模板引用、套红头 

            模板设置:由管理部门根据组织单位的行文及相关管理规范，将常用的正文模板、红头模板进行设置。 模板引用:在拟稿人进行发文、合同、工作汇报等拟文时能直接调用，可以有效地避免文稿格式不统一的现象。 套红头:当红头模板与正文模板分开管理时，在校对清稿后，经办人可以在正文模板基础上，进行套红头操作，保持文件的完整性。  

            8.7 在线正文签批、笔迹留痕、电子签章 

            修改痕迹保留——对WORD文档可保留所有修改痕迹，包括修改人、修改时间、修改内容，不同修改人的痕迹将以不同颜色另以区分。支持手写签名、电子签章——支持手写签名、电子签章的批示。支持手写签名在内的所有信息原稿打印。  流程正文版本控制——工作流文件在流转时，可以拖带多个附件一起流转。对正文的修改过程提供版本控制功能。  

            8.8 多种流转应用机制——取回、协办、挂起、收藏 取回——即收回文件重新办理，再次呈批发送。 协办——即在流程的当前步骤灵活增加协办人，共同对一份文件进行批示处理。 挂起——即暂停办理，当审批事项遇特殊原因需要延缓办理时，可以将文件挂起。 , 收藏——即跟进或关注的重点审批事项，可以进行收藏。 

            8.9 流程的关联应用——传阅、转流程、移交归档 

            发送传阅——可以直接在工作流的处理过程中，将正文批量发送给指定的人员在线传阅签收。转流程——将正在处理的文件，选择其它流程继续流转。 移交归档——与知识中心无缝结合，工作流事务文件可以进行归档，内容包括文件信息、处理信息、流经步骤、流程信息及附件信息。 

            8.10 流程发起及监控权限控制 

            起草文件的权限:可以设定流程的文件起草(发起)，只能由指定的部门范围或人员范围来操作。 观察文件的权限:对于某个审批事项的主管领导，可授权给予实时查看主管范围内的正在处理或已经处理的所有文件信息的权限。 监控文件的权限:对每个审批流程，都可以指定管理人员，由其对正在处理的文件进行跟踪、催办、跳转等操作。  

            8.11 批阅模式、操作按钮、消息提醒控制 

            操作按钮操作:可对工作流每一个流转节点的操作进行控制，如限制套红头、清稿等功能只能在“用印”环节的经办人操作。 意见查看权限:工作流文件在流转过程中，可以限制由某个文件处理人或文件发起人才能查看领导的批阅意见，或设定只能查看同级职务或下级职务人的处理意见。 批阅文件的权限:控制文件处理人的工作流附件的修改权限，只有当该步骤处于编辑模式下，经办人才能对正文或附件进行批阅(修改)。如果没有权限，则无法修改工作流文件及其附件，只能填写批示意见。 表单字段的权限:对工作流程的每一个节点，都可以进行字段控制，即设定该步骤的经办人，是否可以查看、只读、修改审批表单的哪些字段信息。如 “部门责任人签名” 一栏，只授权给部门负责人步骤才能填写，其它步骤的经办人没有权限填写或修改。 

            8.12 工作流的典型应用范例 

            通过工作流引擎、表单设计器的灵活自定义配置，以行政发文管理及收文管理为基础，可涵盖资源申请、设备申购、人力资源、财务报销、日常报送等工作领域，组织单位内部涉及到协同审批流转的事务都可以通过工作流来完成。 

            (一)行政管理类应用 

            发文流程审批

            收文办理审批 

            行政签报审批 

            合同会审管理

            法律事务申办 

            规章制度修改审批

            计算机与网络故障处理登记

            接待计划审批

            出车使用申请 

            车辆维修申请

            (二)设备管理类应用

            用品申购流程 

            用品领用流程 

            资产调拨管理

            资产采购管理

             (三)财务管理类应用 

            银行借款和担保审批程序 

            借款单审批程序 

            费用报销程序  

            支付业务款项计划程序  

            分包工程款支付程序

             (四)人力资源类应用  

            员工请假审批程序  

            员工出差审批程序  

            员工培训审批程序  

            员工离职与解聘审批程序 

            员工内部调动审批程序 

            提示:协同办公平台系统在初始化安装时，已经总结整理了组织单位常用、典型的流程及表单，客户可以结合自身管理规范，灵活进行修订。 

            发文管理 

            发文是企业行政办公的主体，需完成从文件草拟到文件下发的过程处理，如发文拟稿、会签、领导签发、发文编号、用印签名及下发传阅等过程。满足集团发文管理及下属分支机构的发文管理。  

            功能及特点: 

            按照组织单位的管理规范，完善发文管理过程; 

            从发文起草、核稿、签发、会签、文件编号、用印、分发传阅、归档等全过程管理; , 简单易用的正文在线编辑，保证文稿按照国家或企业的行文规范; 

            提供文件自动编号功能，可自由组合文号生成规则，避免手工编号所引起的重号现象; , 提供在线批注、笔迹留痕、电子签章(用印)、签名; 

            提供发文转收文流程、在线传阅、文件归档等应用集成，满足不同发件的处理需要。  

            收文管理 

            收文是由组织单位办公室对外单位来文进行登记及办理的过程，包括收文登记、编号、拟办、领导批示、承办、归档、传阅等过程。满足组织单位及其下属分支机构的收文管理。 

            功能及特点: 

            从收文登记、核稿、签发、会签、文件编号、用印、分发传阅、归档等全过程管理; 

            对来文进行数字化扫描，加载文件的内容，可以缩短领导批示或相关部门承办的周期; 

            提供收文自动编号功能，可自由组合文号生成规则，避免手工编号所引起的重号现象; 

            提供收文转发文流程、在线传阅、文件归档等应用集成，满足不同文件的处理需要。  

            合同会审 

            组织单位对外、对内的涉及合同的事务繁多，包括采购合同、劳动合同、付款合同、销售合同等等，传统的合同签批模式，容易产生合同签订履行监控制度不完善，合同签订行为不规范、约定不明确，没有建立合同台帐，合同内容没有进行统      

            管理等问题。  

            功能及特点: 

            可按组织单位的合同管理制度，贯彻合同审批程序及合同拟文规范; 

            从合同草拟、主管核稿、法律审核、领导签字、合同编号、合同用印等全过程管理; 

            提供合同自动编号功能，可自由定义合同号生成的规则，避免手工编号所引起的重号现象; 

            可按合同额、合同类型、合同申请单位等信息，自动判断审批步骤、审批人和权限; 

            提供合同模板在线调用功能，统一组织单位合同拟文规范; 

            提供在线批注、笔迹留痕、电子签章(用印)、签名; 

            提供在线合同传阅、合同审批单打印、合同归档等应用集成，满足各种合同的处理需要。 

            请销假管理  

            功能及特点: 

            规范组织单位请销假流程。 

            可按请假人职务、请假天数、假期类别等，自动判断审批步骤、审批人和权限。 

            可根据请假部门、请假时间、请假人等进行分类查询，输出相关统计表。 

            9.1 知识中心 

            协同办公平台提供了完善的知识管理功能，知识不但可以灵活定义分类结构、设定信息访问权限，同时还提供收藏、评论、评分、置顶、栏目焦点、个性设定等功能，形成一个管理系统优化的知识链，实现知识的积累与运用，创建一个领导和全体员工都认同的知识共享平台，对积极参与知识共享的员工予以奖励的激励机，促进员工学习交流、构建学习型的组织。 

            知识的收采取各种手段和措施对企业的显性知识、隐性知识、内部知识和外部知识加以收集，整 按一定方法将收集到的知识进行分类，使信息和知识从混乱状态变得有序化。 知识的存将收集整理的知识存入知识库，并提供方便的检索和更新手段，以便员工充分利用。 储知识的利通过员工之间的相互交流和学习，对知识库中的知识加以利用，将知识融入企业的产用 品和服务，能够创造和发现新的知识，实现知识的价值。 知识的评通过对已有的知识进行价值评价，可以调整知识收集整理的方式;可以更新知识库;价 可以提高员工利用知识的积极性，并帮助改善员工利用知识的方法。

            多样化信息利用手段 

            发布与审核。提供了基于浏览器的word编辑器，可以在线发表文章，如工作总结、企业新闻、刊物等，并可调整文章内容的字体大小、颜色。同时，可以在文章内容中插入图片，达到图文并茂的排版效果。对需要审核才能发布的信息，新信息将自动推送到审核人桌面，审核通过后才能正式发布。 借阅与授权。员工查询到信息标题后，如果没有权限访问，可以提出借阅申请，经管理员授权许可后，才能查看文档的详细内容。对保密、敏感的信息，可以定不公开分类，一般员工不能访问、借阅。 推荐与收藏。员工可以将自己关注或常用的信息进行收藏，通过推荐功能，将某些重要的信息推荐给其它同事阅读。 信息订阅。每个员工可以按知识分类进行订阅，由系统自动推送到办公桌面中。 , 转发邮件。与电子邮件应用集成，可以直接将内容发送邮件进行传递。 , 发起流程。与工作流应用集成，可引用知识内容直接发起一个新的工作流申请。 , 移交归档。与档案管理系统应用集成，各种有长期保管价值或归档要求的文件、业务资料，可以将定期、批量地移交到档案管理系统。

            信息安全控制机制 

            可按组织架构对不同分公司、业务部门的信息进行隔离。如“下属公司经营月报”，授权各分公司上报及管理本公司的数据，无权查阅其它分公司的经营数据，而集团上级领导则可以查阅所有下属公司上报的经营数据。既实现对分公司(或区域)进行信息隔离，又达到主管单位全面掌控重要信息的管理目标。 可按领导角色、管理职能对信息进行交替授权。如“工作总结”，可以授权分管财务部和人力资源部的领导，只能查阅其管辖范围内的信息。其它部门的数据无权查阅。 可按不同功能操作进行权限控制。如对于组织机构核心的资料，可以设定基础员工只能查阅标题，内容或附件只能通过借阅并得到授权后才能查阅;而下载附件、移归档、转发邮件、发起工作流程等操作，只能由相关管理部门的责任人进行。 

            知识分类灵活管理 

            提供多级别的目录设置，可按组织架构或业务内容进行分类管理，并分配栏目管理权限、信息发布部门或人员范围;

            9.2 文件传阅 

            在日常办公过程中，专题小组或员工经常需要将一些文档，征集相关同事的意见，相互讨论后再进行发布。以往大多采用发送邮件的方式来征询意见，这样无法做到自动汇集相关人员的反馈意见。通过信息互递的文件传阅板，可以很好地解决该问题。 文件传阅实现了一定范围内的信息共享，并提供意见征集机制，指定阅读范围以外的人员无法看到信息。 发布传阅信息 查看阅读情况 , 回复传阅意见 , 了解反馈意见 

            9.3 通知公告 

            是发布重要通知、公告、活动预告、会议通知、值班安排等公共信息的发布平台。所发布的信息可以面向所有员工，也可以局限于某些特定的部门。授权人员可在相应栏目发布、管理公告信息, 所发布的公告可以面向整个机构或指定团队, 可指定公告失效日期，到期后信息自动隐藏 

            9.4 新闻中心 

            建立新闻发布中心。, 管理新闻分类 发表新闻 , 审核新闻  

            10. 档案管理 

            10.1 传统档案管理模式存在的主要问题 

            传统手工维护的档案管理模式，档案资料长期仅仅以纸张、照片等形式保存档案，会带来许多不必要的风险和麻烦，归纳起来主要表现在以下几方面: 纸张经常翻阅会产生破损，保管不当会出现字迹衰减、变质、腐烂等问题。通常情况下纸张寿命的保管年限在10至15年，大多情况下不能达到档案的保管要求。 信息利用渠道不畅通，有时在需要某一档案材料时，因不便或是因不知档案索引条件而无法取到已有的重要信息，影响了信息利用的积极性，造成资源相对费。档案利用时常发生突出，档案资源不能共享，而因信息的唯一性、不便共享性而妨碍了工作的顺利进行。 纸质档案自产生后需经常进行手工归集、整理、分类、装订、建档等十分繁琐的工作，并且原始档案的管理、存放需要大量的人力、物力和空间。 10.2 电子化档案管理的需求分析, 历史档案逐步进行数字化，可以按照国家档案管理规范进行电子化管理。 组织单位本部及下属机构的员工能通过网络查阅利用有关的档案资料数据，包括以往历史档案资料和科技期刊。能快速安全地保存海量的案数据，可迅速查阅档案，有完善的查询权限管理机和其他安全保障机制，为领导和各部门提供网上文件档案资料的查询和利用。 在协同办公平台系统或其它系统中业务过程产生的电子文档数据自动归档，形成数字资源中心，实现所有机构部门档案的自动归档，高效统一管理。

             10.3 电子档案管理的特点及应用价值 

            多组织全宗管理，满足集团化管理需求 

            集团企业由于办公场地分散，往往存在由各地分公司自主管理档案资料的需求，但集团档案管理部门又需要实时了解下属机构的档案业务情况。通过多全宗的维护、分级别分部门的权限分配，可以实现总部集中掌控、分部各自管理的集团档案管理需求。全宗档案管理员接收 全宗档案管理员需要对各部门的不同门类、不同载体的档案进行科学有效地管理，实现档案的综合利用。包括定义符合档案工作标准的案卷目录、卷内文件目录、案卷封面以及备考表，各种类别档案的档号格式，对组卷后需要重新整理的案卷，进行案卷的分拆、合并、剔除、排序等调整，对已组卷档案的案卷号、卷内页号、件号等序号进行修改等。 部门(下属单位)档案管理员 门档案管理员负责整个部门档案的管理工作，包括录入、整理、调整和原文管理。但只能对本部门或允许范围内的数据进行档案管理，不能对其他部门档案进行管理，除非经过档案系统管理更新 员授权，如会计部门档案管理员只能对所有会计部门的档案进行管理，而不能对其他部门的档案进行管理。  

            11. 互动沟通 

            11.1 通 讯 录  

            通讯录为整个公司提供了一个便捷的联系人共享方案。用户可以方便的管理客户、供应商、合作伙伴、上级管理机构、公司员工、好友等联系人信息，并对联系人进行分类。, 查询单位员通讯录  管理个人或外单位联系人信息 建立个人通讯录, 建立个性化人员分组 与消息中心应用集成，可以根据组织单位通讯录导航，进行即时消息的群发。  

            12. 工作安排 

            12.1 日程安排 

            日程安排可以直观地在日历上进行工作安排、设置提醒、设置重复周期、给下属或他人布置工作。功能包括:可按月/周/日来查看日程安排  为他人安排日程 , 设置日程的重复周期，增加按日、按周、按月重复的日程 , 浏览未阅读的日程和提醒 , 用户自定义日程安排是否公开 

            12.2 会议安排 

            对会议的全过程实现智能化管理，适用于办公室对于会议进行统一组织、管理的所有会议，并可灵活地通过公告栏、即时消息、手机短信等方式进行通知，使会议计划以最快捷的方式传播给与会人员。 

            会议管理的功能包括会议室资源预约，会议计划、会议通知、与会应答、会议纪要 , 会议资源:与会议室管理有机结合起来，可实时查看会议室容纳人数、设备配置等信息，便于确定与会时间和会议室预订; 会议计划:新建一个会议计划，登记会议主题、与会时间、主持人、参与人、会议议程等信息。 , 会议通知:与即时消息、手机短信等多种方式结合，将会议计划发送给与会人员。 , 会议纪要:对正在召开或已经结束的会议，会议组织部门可以形成会议纪要、会议决议等内容，会议组织者及与会人员可以查看会议纪要的内容。 会议查询:一般与会人员可以查询本人参加的会议信息;会议组织者或管理者，可以查询到权限范围内的会议信息。 

            13. 资源管理 

            13.1 办公用品 

            主要对办公易耗品进行管理，包括对库存、类别、入库、领用、借用及归还、库存盘点等进行管理。入库登记, 库存盘点, 借出及归还管理, 库房管理、办公用品分类管理, 用品领用管理，可随时查看用品使用情况，可以按不同部门、个人、类别进行统计分析，让管理部门了解用品的使用情况，以便加强成本控制。 

            13.2 车辆管理 

            对车辆登记、车辆申请、车辆审批、车辆管理等功能。可对所有车辆的基本信, 息进行查阅与管理，如查看车辆状态、申请用车、用车审批及发车管理等车辆分类管理 , 出车及归车登记 , 车辆报废管理 , 车辆调拨管理, 费用登记及查询 

            13.3 图书管理 

            是图书馆管理人员的好帮手，可以为员工提供图书借阅、归还、图书登记以及查询功能。 图书分类管理, 图书入库登记 , 新书推荐 , 图书借阅管理、归还登记 , 已到期图书催还   

            14. 系统管理 

            协同办公平台办公平台整合了多层次的安全控制方案，确保用户从登录到数据传输的高度安全。 

            14.1 组织架构管理 

            支持多级用户组管理，能够根据企业组织架构进行分级管理，也能够按照企业的岗位设置进行分组管理。

            14.2 用户信息管理 

            对于组织单位内部的员工，可以对其所属部门、直属上级、职务、角色类别、帐号使用状态、界面配色风格等进行配置。

            提示:当组织单位的协同办公系统进行分散式部署，或需要与外单位的公文系统进行信息交换时，通过“公文交换用户”选项，指定该用户负责与外单位的公文交换工作。 

            14.3 权限控制机制 

            协同办公平台用户权限控制支持基于业务模块功能的权限控制，以及基于数据访问权限的控制两大类: 基于业务模块权限:是控制用户能否访问该模块，能够进行哪些操作，由角色权限分配就可以完成。(权限模式为角色授权) 角色授权 示例 将具有相同操作权限、相同职位、相同职责的用户抽象成一个角色，避免逐一授权。 

            1) 一个角色分配给多个用户:比如将管理员角色同时分配给所有部门的管理员。 

            2) 一个用户分配多个角色:比如将某一用户同时赋予流程管理、系统管理等角色。 基于数据访问权限:是控制用户能够查阅或管理哪些数据内容，由具体的工作流程、知识分类、或具体的业务信息管理员所决定。(权限模式为数据授权) 

            14.4 附 加 码认证 

            附加码是应对在线破解密码口令的一种安全技术，它是由服务器随即生成的一个字符和数字序列，该字符串通常需要用户进行识别输入，作为用户注册登录进行认证身份的附加信息，常用的附加码是图形化的附加码。 

            附加码的特点 

            (1)附加码是随机生成的。 

            (2)附加码只是为防止程序猜测等目的而生成的

            无意义字符串，不需要用户记忆。 

            (3)附加码只对当前服务有效，并具备时效性，

            只在一定时间内有效。如一般网页规定附加码的有效

            时间为5分钟。 

            (4)附加码通常采用图形化的附加码，首先是由服务器随机产生文本序列，然后与背景图片进行信息融合生成最终的附加码。附加码作为一种安全技术，其根本就在于其具备一定的信息隐藏性，使得一般程序化手段难以进行提取，因此，提高了系统用户认证的安全性。  

            15. 系统体系结构 

            协同办公平台协同办公系统采用了Java技术，以J2EE方式构建开发的先进的自主群件平台。Java技术由于其跨平台特性、面向对象特性、安全特性等，使之成为构建各类应用系统的标准。J2EE 把数据库访问，Java 组件和WEB技术等有机地集成在一起，使之特别适合于构建复杂的大中型应用，保证系统具有很好的可扩展性。

             15.1 基于J2EE软件架构开发的优越性, 不依赖于任何特定平台SUN推出的J2EE平台具备非常优秀的稳定性及扩展能力，各大公司的产品也正在逐步向J2EE平台迁移。协同办公平台完全基于J2EE技术平台开发，不依赖于任何特定平台，为今后企业应用系统的升级提供了良好的平台基础。支持多种企业应用服务器协同办公平台可根据企业的规模及实际应用水平的不同，选择并部署到各类企业应用服务器上，如免费的Tomcat、高端的WebLogic。平台无关性 Unix及Linux因其稳定性和安全性极高，正逐渐成为公认的服务器操作系统。协同办公平台得于JAVA的平台无关性，可轻松的部署于Unix及Linux操作系统中。 完整的开发工具包 分布式共享数据对象CACHE服务 , 能够开发部署在异构环境中的可移植程序, J2EE具有非常好的可伸缩性 , 完全B/S结构:方便使用、易于维护 , 系统更稳定由于数据库服务得到了很好的保护，所以系统可以无故障运行的时间长，数据库也更加安全。原来因为数据库崩溃引起的系统故障将不再出现。 

            16. 系统运行环境 

            (一) 服务器选型建议 

            由于JAVA的开放性，运行协同办公平台可选择的硬件平台很多，如IBMRS/6000(OS:AIX)、IBM OpenPower(OS:Linux)、HP 9000(OS:HP-UX)、PC erver(OS:Windows)等。 

            1) 针对大、超大规模集团企业应用，推荐使用: IBM pSeries ( RS/6000)，RS/6000扩展性极强，可选型号较多，在Unix高端服务器市场站主导地位。惠普动能服务器高端型号，其芯片是工业标准的64位的安腾处理器，扩展性非常好 

            2) 针对大数据量企业级应用，可以有两种主流的应用方案: 

            IBM eServer OpenPower 服务器，使用IBM Power5芯片，针对 Linux? 环境进行了调优，它以较具竞争力的性能价格比，为企业级客户的使用提供了一个长期而且稳定的硬件平台。 HP Integrity动能服务器中低端型号。 

            3) 针对对单体公司应用，可以使用PC服务器，推荐使用: IBM x系列的服务器，在协同办公平台产品的安装、部署和使用过程中表现出了较强的系统稳定性和较优秀的性能。 

            (二) 数据库选型建议 

            目前主流的数据库有Oracle、DB2、SQL SERVER、SYBASE、INFORMIX等， DB2、SQL SERVER 、Oracle已通过测试，推荐使用SQL Server 、Oracle数据库。 在IBM OpenPower和P系列服务器上，推荐使用IBM的DB2数据库，数据库和服务器硬件为同一厂家，用户将会获得更多的服务保障和可靠的性能。 在HP Integrity服务器上，推荐使用Oracle数据库。 在PC Server服务器上，推荐使用MS SQL Server数据库 

            (三) 应用服务选型建议 

            目前协同办公平台系统的主流应用服务器产品有:Tomcat(仅150用户以内应用) , BEA WebLogic 

            (四) 最低配置要求 

            用 途 配置建议 数量, 提供24小时工作的安全、稳定性能; 各1台 , 具有兼容性能好，可扩展能力强，可满足未来2年内的数据计算、存储和备份等能力; 主应用服务器 , 双CPU，CPU至强3.0、4G以上内存; 及双通道磁盘陈列卡，支持RAID5; 数据库服务器 千兆网卡，10/100Base-Tx Net-card;, 2块热插拔硬盘，至少支持200 GB的硬盘存储空间。 推荐设备: 服务器类型:塔式 入选原因: CPU:英特尔至强3.2GHz IBM x226-8648 I05是一款塔式服务器，采用性能卓越的英特尔标配CPU个数/最大支持个数:1/2 至强3.0GHz处理器;扩展性较内存(RAM)标准/最大:1GB/16GB 强，内存能最大支持到16GB，硬IBM xSeries 226 硬盘类型/个数:73GB SCSI 硬盘 盘最大能支持到880GB，方便了网络:Br协同办公平台dcom 5721千兆以太日后升级的需求，同时综合性价网控制器 比较高。软驱/光驱:1.44MB/DVD-ROM 服务:3年有限保修 

            (五) 客户端配置要求 

            操作系统:Microsoft Windows 98/NT/2000/XP/2003 , 256MB以上内存, 浏 览 器:Microsoft IE 6.0以上 , 分 辨 率:800×600以上分辨率，建议1024×768