由于我国建筑工程单位普遍更加重视现场施工作业环节，在文档管理工作方面意识相对较薄弱，相关制度和工作标准普遍滞后且并不十分明确，项目文档管理工作在项目实际运行中往往没有得到足够的重视，从而造成建筑工程项目文档、信息等资料无法及时建档、归档和与项目运行保持同步，不能有效确保工程项目档案的完整性、准确性和系统性。名易软件开发的这一使用与建筑工程项目实际管理工作的文档信息管理平台，能根据工程项目施工建设的实际情况和进度随时调整相关施工方案和进度计划，以此保证工程项目在总工期内顺利完工和通过验收。

　　名易流程设计

　　(一)归档文件管理流程设计

　　对建筑工程项目通常需要归档的多种文件类型、名称等基本信息进行添加、修改、查询等操作是归档文件管理的主要功能。

　　其中，添加归档文件的步骤为：用户点击档案管理界面中的添加文件名称按钮后，系统会检查当前登录用户的角色是否为系统档案管理员，如果当前登录用户的角色不是系统档案管理员则系统会给出无权进行操作的提示信息。

　　接着，用户在选择欲归档文件类型并填写正确的文件名称后，系统会先在前台通过JS对必填文件信息进行校验，若校验未通过，程序界面将以高亮显示未填写或格式填写错误的表单，要求用户进行补充填写或进行修改，若通过前台校验，则系统会连接到后台数据库对重复记录进行筛查，若数据库中已存在重复的文件，则提示该归档文件已经被添加过，否则保存该文件的相关信息到数据库。

　　(二)项目归档计划流程设计

　　系统针对某一具体建筑工程项目选择须归档的文件、落实责任单位并确定完成归档的日期是项目归档计划的主要功能。

　　当用户点击档案管理界面中的归档责任单位按钮后，系统首先会对当前登录用户的权限及角色进行审查，判断该用户是不是系统档案管理员。

　　如果当前登录用户不是系统档案管理员，则系统会提示无权进行操作，如果系统判断该用户的角色确为系统档案管理员，则该用户可继续对项目名称、责任单位、文件类型和文件名称的选择操作。

　　用户选择完毕后，点击提交按钮，此时系统会连接到后台数据库对重复记录进行筛查，若数据库中存在相同文件归属于不同单位的情况，则提示用户该重新选择以上信息，否则保存新增信息到数据库。

　　(三)档案日常事务流程设计

　　(1)档案上传流程设计

　　档案上传的操作必须与具体项目进行关联。当用户点击档案日常事务界面中的档案上传按钮后，必须先进行项目的选择操作，接着系统将查询并显示出当前该登录用户所在单位的所有应归档的文件基本信息，如文件名与文件类型等，如果以前上传成功过的，上传状态会显示为已上传，否则将显示一。

　　若要对以前已经成功上传的文件进行操作，可单击其文件名对已上传文件的具体内容进行浏览，点击上传后将提示是否覆盖系统中已存在的原文件，接着点击提交后将保存新上传的文件。

　　(2)档案审核流程设计

　　用户点击档案审核按钮后，系统首先对当前登录用户进行权限审查操作，如果当前用户没有进行档案审核的相关权限，则系统会给出无权进行操作的提示信息。否则，在用户成功选择项目名称后，系统会查询并显示出该用户当前所在单位应归档所有文件的相关信息，如文件名与文件类型等。

　　对于已经上传成功的文件，系统会显示上传人与上传日期信息，此时用户点击文件名称即可浏览该文件的具体内容;对于已上传而尚未被相关人员审核的文件，当拥有审核权限的用户点击同意按钮后，审核状态将变为通过;对于已审核过的文件，当用户再次点击待审核后，审核状态将重新变为待审核;对于尚未上传的文件则当前用户不能进行任何操作。

　　(3)档案归档流程设计

　　用户点击档案日常事务界面的档案归档按钮后，系统首先会对当前登录用户是否有进行档案归档操作的相关权限进行检测，如果该用户没有相应权限则给出无权操作的提示信息，否则，用户先正确进行项目名称的选择后，系统即显示用户所在单位所有应该归档的文件名称与文件类型及目前文件的上传及审核情况的全部信息。

　　如果文件已经成功上传并由相关人员审核完毕，系统将显示出上传人及审核人的信息;如果文件已上传但尚未被具有相关审核权限的人员进行审核，则此时仅显示上传人的姓名。

　　对于系统中显示已成功通过审核的文件，当前用户就可点击归档按钮，系统确认归档成功后，页面归档状态将显示为Y;对于已成功归档的文件，可再次点击待归档，归档状态此时回滚到待归档。