一、企业文档管理中安全的重要性与可能造成的后果

        企业在不断的发展壮大的过程中，日积月累会产生大量有价值的文档，这些文档甚至会把握着企业命脉，但是很多企业却疏忽了对文档合理性管理，经常出现严重安全隐患，阻碍企业发展。

        成千上万的资料散乱存储在几百甚至上千台电脑中，电脑中毒、硬盘损坏、缺乏操作记录的情况经常发生，严重影响到公司内部团结，还经常给公司带来直接巨大的经济损失。

        企业的重要机密文件经常会暴露在公司员工面前，85%的员工可以轻松地获取这些具有竞争力的资料和信息；机密资料泄露还会引发版权争议，新闻中经常报道侵占版权的官司和纷争不断的口水战---到底谁才是真正的版权持有者？

        这些问题持续累积不加以解决将会给企业造成怎样的影响？所有的这些问题都值得我们深思。

        二、现有常见的安全管理手段与其弊端

        在公司日常运行过程中，通常会产生很多包含技术、财务、销售、客户等机密敏感信息的文档，普通的电脑锁定及共享很难让文档得到行之有效的保护。目前很多企业在文档管理方面存在着诸多弊端:

        1）、大量的文件资料分散存储在几百台甚至上千台电脑中，经常会出现因计算机病毒感染或硬盘损坏造成的重要资料的丢失，给企业带来极大的麻烦和损失，根本无法做到所有文档统一集中管理，实现全部文档的备份几乎不可能完成。

        2）、现有的文档管理缺乏基于角色的用户权限管理措施，企业内部因部门不同、员工级别不同，针对文件使用范围也不同。然而企业内部管理人员无法根据实际需求设置不同权限部门、员工使用不同的文件。重量级文件往往存在被某些员工轻易获得后泄露的风险，无法全面保障公司资料的安全性。

        3）、缺乏对文件的使用权限控制措施，企业内部文件甚至核心机密文件不能合理地设置不同的使用权限，造成机密文件在企业内部的滥用，从而给企业核心机密带来了重大的安全隐患。

        4）、企业文档管理缺乏安全的加密机制，若企业内重要文件被网络黑客或竞争对手非法拷贝走，将会给企业带来极大的损失。

        5）、企业工作离不开文档，成百上千个员工每时每刻都在对文档进行操作，每个员工对哪些文档做过哪些操作根本无法记录，公司的机密文件遭到恶意篡改后无从查起，员工之间互相猜忌推卸责任，影响公司内部团结；有时重要内容被误删除，无法恢复至之前版本，造成重要信息的丢失，重新起草还要浪费人力与时间成本，给公司带来巨大的经济损失。

        6）、缺乏对文件有效的离线控制，企业内部常常面临信息外携使用、交互使用的需求，文件一旦外携出去将处于不可控状态，离线文件可以被随意编辑、复制、刻录、打印。

        三、现代化安全管理手段有哪些

        针对于上述的各种企业文档管理中的安全问题，迎来了现代化信息管理手段新时代，名易文件管理系统协同文档管理专家给予了以下解决方案：

        1）、统一存储、安全备份

        可以建立统一的存储平台，企业内部所有文件全部集中存储在统一的服务器中，采用B/S架构，通过WEB形式登陆至服务器进行操作，集中管理企业文档，并且可以对企业文档定时备份，必要时可以进行数据恢复，杜绝了因病毒感染或硬盘损坏造成的机密文件丢失的现象，可极大的保障企业内部资料的安全。

        2）、通过对人员设置权限来控制文档的安全性

        在企业设立的统一管理平台中，可以为不同人员设定相应的权限，如浏览、编辑、下载、拷贝、删除…等等操作都是通过权限来完成的，适当降低机密文件在公司内部的可视性，避免员工随意拷贝重要资料，实现企业文档的安全管理。

        3）、通过对文件设置权限来控制文档的安全性

        除了针对人员设置权限，也可针对于文件设置相应的权限，如文档锁定，同时有效控制在流程中文件的安全性与保密性。

        4）、建立存储加密机制

        存储在同一服务器中的文件可以实现加密混淆，如果是通过非正常渠道获得的文件资料根本无法打开浏览，使者不再担心存在文档被盗用的风险，对文档安全真正推心置腹。

        5）、文档审计

        可以记录集中存储的每个文档的整个生命周期操作历史，每个人员在不同时刻对文档进行的哪些操作都可以完整的记录下来，跟随文档生命周期保存，直至文档废除。可以避免出现问题后员工责任的互相推诿。对每篇文档信息历史追踪是非常必要的安全管理手段。

        四、常见软件具备功能

        现在的软件市场中比较常见的知名文档管理软件有名易文件管理系统协同文档管理系统，可以建立统一存储平台，对于上述企业管理中的安全问题，名易文件管理系统协同文档管理系统都能快速解决，系统采用B/S架构，通过浏览器就可登陆；并且系统建立了完善的备份机制，支持自动数据库备份和手动完整备份两种方式，完成所有数据备份不再成为不可实现的难题；系统为企业量身定制了权限机制，可以在系统中针对人员和文件设定相应的权限，保护文档不被随意操作；同时，系统还会给存储在服务器中的文件混淆加密，防止非法盗用；全面的文档审计功能完全符合企业对文件的审计标准，能够清晰完整的记录系统中每个文档整个生命周期的所有操作。

        企业的良性发展离不开好的文档管理系统，新型文档管理模式风暴无疑会将企业文档管理推向一个新的高度，用现代化文档管理手段可以解决困扰企业良久的文档管理的安全问题，带领企业文档管理走向新的纪元。