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企业OA办公系统软件

一、应用理念

企业信息化发展到今天,Internet的普及应用使IT战略框架已经有了全新改变,除ERP成为信息化的主要应用之一以外,SCM、CRM也成为常见的应用部分,同时信息门户、工作流、协同商务技术成为信息化的重要技术,项目管理、知识管理、商务业智能成为与ERP、SCM、CRM互相融合的重要应用。在这些技术和应用中,传统的物流、资金流、信息流三流合一,已经变为包括了工作流在内的四流合一。

企业协同软件,依托上述IT战略框架,以工作流为核心技术,将项目管理、知识管理、商务智能,以及由传统ERP、SCM、CRM等衍生而来的产品协同商务的应用与技术,全部融会贯通,建立一个工作流、信息流、物流、资金流四流合一的协同化的管理信息系统。

适用的行业主要包括:

能源业:各类电力、供水、矿产、石油、采掘、冶炼等企业组织

制造业:各类化工、机械、服装、医药、电子、五金等生产企业组织

商贸业:各类批发、零售、贸易等商业企业组织

服务业:金融、证券、电信、交通、各类事务所、酒店、咨询等企业组织

高科技业:网络、计算机、电子商务、生命科学等企业组织

行政事业:党政机关、医疗、教育、科研院所等社团组织

解决问题

"理顺工作流程,以提高管理执行力,通过简化管理、加强沟通来提升工作效率。"这是企业协同软件面对协同管理的主要问题所提出的解决方案。

二、应用效益

企业协同软件,给用户带来的四个核心价值:

企业协同软件,给用户带来的主要效益如下:

规范行政和业务的行为,使组织管理更为有效; 增强事务的计划性及跟踪、控制能力,避免事务繁多造成的顾此失彼情况,

实现目标管理的分解与提醒;

记录工作行为,便于行为追诉;

增强知识及文档资料的共享与利用效率;

减少通讯费用、纸张费、差旅费等办公费用;

整合信息化资源,优化IT投资;

提高个人和团体办公效率,提高团队凝聚力和执行力; 与PDM、CAD等企业常用软件接口,抽取这些系统的数据参与工作协同;

弥补传统ERP、SCM、CRM、HR等系统在协同应用上的不足; 提高企业的产品协同商务CPC能力,优化产业生态链。 三、业务结构简述

1、信息处理

(1)待办事宜

显示系统中各功能模块的最新更新或当前状态,为用户提供一个真正轻松

而又有序的工作平台。

(2)工作安排

提供了全功能的私人和团队日程安排。可设置约会、提醒信息、过期是否自动删除,可以按日、按周查看单位内所有员工的工作安排。信息提醒和日程安排公开范围功能使本系统更高效、更易于管理。

(3)工作日志

提供自身工作日志纪录功能,可进行日常办公的工作摘要纪录,并提供强大的检索功能。

(4)档案借阅

提供对收文、发文、会议、传阅、签报、人事及实物案卷和档案完整的检索及借阅管理方案。

(5)资产预约

使你可以更加有效地共享单位的公共资产(如车辆、办公设备、图书等),你可以查询可预约的资产状况,并可跟踪预约的整个审批过程,每一种资产均可设置不同的访问团队,使资产共享局限于特定的团队。

(6)报表填报

根据用户定制的报表与工作流相结合,可以发起流转或提交审批,提供处理状态跟踪查看功能。

(7)知识管理

提供了对在线文档的智能化管理,文档可以分类存放到预定的文件夹中,并可以为每一个文件夹设定可访问团队,确保文档资料的高度安全。

(8)模版文档

提供建立、管理、调用各类工作中常用的模版文档,与直接集成Microsoft、Lotus等文档、表格制作软件编辑功能,可直接调用编辑XML。

(9)个人设定

提供对个人帐号的维护及个性化操作应用界面设置。

2、协同合作

(1)公文处理

提供对日常工作中收文、发文、传阅件、签报从起草或登记直至最终的自动归档这一过程的相应动作处理、流向跟踪、公文催办及管理,并与工作流完美结合,提供极为灵活的控制方式。

(2)会议管理

提供会议起草、会议审批、会议安排、会议通知、会议纪要、纪要审批、会议传达、拟归档、会议通知回复等各项处理,处理过程智能化。

(3)表单系统

提供灵活、强大的报表定制及处理功能,用户根据自己单位的特殊需求,进行一些报表定制工作,并可结合工作流进行定制报表的流转,而这些工作无需软件开发商进行。

(4)工作流

任何组织的运营都包含了许多的业务流程,建设各类信息系统的重要工作之一就是梳理用户的工作流程,进行分析建模,并把它体现到信息系统的设计中。然而,

传统的系统设计方式将业务流程以编码的方式固化在应用系统中,在业务流程和组织流程发生改变的情况下,需要将系统进行重新设计,造成重复投资。

企业协同OA中的工作流设计思想使得上述情况发生了改变。应用系统的开发人员通过可视化的方式分析和设计流程,智能地定义公文流程、会议流程,以及项目管理、人事管理、客户管理流程。企业中的工作流系统可以将管理事项抽象成类似于EXCEL的表单,再通过可视化的动态流程驱动这些表单,以实现各项管理工作,建立各种充分体现流程管理思想的应用方案。

企业工作流可以建立的应用方案,除了上述内容外,还包括供应商协同管理PCM、产品协同商务CPC等等。

3、内部管理

(1)档案管理

提供对单位档案的全套管理方案,所有的工作协同事项,全部可以设定为自动归档。

(2)资产管理

提供对单位的资产进行分类管理,资产管理员可以维护权限范围内的所有资产信息,同时也可以审批其他人的资产预约申请,对于资产管理员自己提出的预约申请,则需要资产备份管理员进行审批

4、安全认证

(1)签名认证

系统对公文、会议及报表中需要审批处理的动作引入电子签名认证机制,以保证平台应用的高度安全性,整个签名认证过程由电子签名申请时下载到本地计算机上的认证磁盘文件和用户输入的认证码两部分组成,加密数据增加了时间戳,保证密纹不被非法用户破解。

(2)控制面板

系统管理员使用控制面板进行系统设置,管理用户、团队、权限、网络及用户邮箱空间,查看系统访问日志及用户使用情况统计报表。

5、信息交流

(1)邮件及即时通讯

电子邮件模块允许您从世界的任何一个角落访问您的电子邮件。地址簿包含个人地址簿和单位内员工通讯录,支持收发内外部邮件。即提醒各种待办任务及工作交流。

(2)信息系统

提供信息化建设中信息共享方面的一整套应用解决方案。

(3)电子论坛

为团队成员远程交流思想提供了一个便捷的平台,用户可以在一个共同的空间

里阅读、发布、回答工作中产生的疑问与论点,加强交流。

四、方案的特点

1、信息共享,彻底沟通信息孤岛

基于国内唯一一套SOA协同软件,遵照面向服务的软件功能架构设计,独特的EAI功能,实时动态地获取散布在广域网和各个部门以及其它应用系统中的信息资源,改变了传统的被动式获取信息变为主动式获取,第一时间内获取重要的信息。

对信息源按照单个文件、个人、部门和单位进行权限控制,使信息资源共享更具有针对性和有效性,信息记录可以按关键字、主题等自动检索。

支持集团应用,各个不同应用主体单位间的数据可以流转与共享,唯一提供产业链级协同管理应用方案。

2、自定义业务流程,提升管理效率

同企业业务流程无缝集成,因地制宜、因事制宜,完全适应企业发展和变化的需求。

图形化定义、图形化监控、支持多个业务流和部门间的协同作业,这些业务流即可以是行政办公的事务流程,也可以是项目、人事、客户、协同制造等业务流程。


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