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集团物流公司管理手册


 

第一章                   部门职能及组织机构

第一条          物流部职能

1、保持物流系统高效率动作,及时为一线销售提供所无原则的货物及商品。

2、科学合理地进行商品物资的调配、储存、运输,不断降低运营成本,减少货损。

3、组织好商品的售后组装和售后维修工作,兑现售后服务承诺,树立良好的品牌和企业形象。  

               岗位职责与聘用条件

第二条          物流部经理

1、各大区售后储运主管进行业务上的指导与帮助。

2、全公司物流管理工作计划与资金预算的制定、审批与实施。

3、全国物流系统的设计、调整、管理,包括货物储存、运输、调拨等工作。

4、负责售后服务工作的指导及工作的改进与提高。

5、对各大区物流及售后储运工作的指导与检查。

 

第三条          货物主管

1、货物库存量的管控。

2、货物动态信息管理。

3、货物在大区间调拨的管控。

4、货物盘点管理与防损管理。

5、仓库租用的控制与实施

第四条          业务主管

1、各区货物运输管理与运费控制。

2、长途运输公司的选择。

3、各区售后服务工作的监控。

4、用户信息管理与疑难投诉处理。

 

第五条          各大区售后储运主管

1、本区售后储运人员的管理。

2、本区售后储运工作计划与资金预算的制定、报批与实施。

3、本区货物仓储与防损工作的监督管理。

4、售后服务任务的组织完成与余款收缴的监控。

 

第六条          库管员

1、货物出入库与帐目管理。

2、货物保管与防损,仓库的防火、防海洋污染、防盗、防与防虫管理。

3、货物调拨、组装以及用户服务任务与货物动态信息传递。

4、接待用户电话投诉,消耗材料台帐管理,组装工具帐管理。

 

第七条          组装工

送货、组装、维修、包装、搬运,带领辅助工完成售后服务任务并收缴余博士学位,完成售后储运主管与业务主管交办的其它任务。

第九条   助工

搬运、装卸、包装、辅助组装工完成送货、组装、维修等任务,完成售后储运主管或组装工交办的其它任务。

 

第三章            工作计划与资金预算

第九条         工作计划

每月底,各区售后储运主管,制定下个月的工作计划及资金预算,写出本月的工作总结与资金决算,经大区经理审核同意后,报物流部经理。

 

第十条         资金预算

售后储运经理汇总各区主管上报的计划,预算及其执行情况,经综合平衡制定下个月的工作计划与资金预算,写出本月工作总结与资金结算,报营销副总审批同意后,将工作计划与资金预算下达实施。

 

第四章            运输管理

第十一条       运输分段负责制

1、         货物由货源至各区仓库的运输,由物流部业务主管负责。

2、         货物在各区仓库之间的调运,由货物主管提出,经物流部经理同意,报销售总监批准后下达执行。

3、         各区仓库间货物运输,由货物调出区售后储运主管负责。

4、         货物由仓库至经销或代理商的运输,由经销或代理商负责货物运输及运输途是货物损失。特殊情况,由经销商管理部经理提出,报销监总监批准后,货物运输由物流部业务主管负责。

5、         货物在大区内部的运输,由该区售后储运主管负责。

 

第十三条  长途运输公司的选择

1、         有合法的经营资格取货、运输和送货服务质量良好。

2、         门到门运输服骢所需费用比较合理和低廉。

3、         能及时提供运输车辆以及关于货物在途运输情况等的查询。

4、         货物在运输中丢失或损坏,能及时处理有关索赔事项。

5、         正确填制提单与货票等运输凭证。

 

第十四条  运输方式的选择,在保证货物按时到达的前提下,按照海运、铁路、公路、空运的顺序,优先选用排在前面的运输方式。

 

第十五条         长途运输合同的签订

1、         长途运输合同必须将货到付款、逾期罚款与货物损失赔偿三项写清楚。

2、         各区长途运输合同由该区售后储运主管签订,由大区经理审批。

3、         物流部业务主管直接负责的运输任务所涉及的运输合同,由业务主管签订,物流部经理审批。

4、         合同执行完毕后,由签订人填写《长途运输台帐》。

 

第十六条         市内运输管理

1、         市内运输车辆租用,运费商定由各区售后储运主管统一负责,在保证送货及时,安全的前提下,将运费控制在最低值。

2、         每次用车必须填写《市内运费凭证》,各区售后储运主管必须将《市内运费凭证》保存两年以上,以便核对。

3、         由于送货人员失误,如漏装货物或漏带工具,造成的重复运输费,不得《市内运费凭证》,由责任人员个人支付。

4、         租车人不得接受,车主的任何礼品、宴请或免费服务。

5、         每月30日前,各区售后储运主管将到上月《市内运费凭证》按编号顺序装订成册,并填写《市内运输台帐》,报大区经理审查。

 

                     第五章  仓储管理

第十七条         仓库的租用

1、         仓库的筛选条件

(1)             仓库租金比较合理和低廉;

(2)             仓库仅次于离城郊区界线十公里以内。

(3)             四十英尺集装可运到仓库门口卸货,有铁路专用线者优先。

(4)             只租用地面壹层库区。

(5)             库房防水、防火、防盗条件较好。

(6)             能在仓库附近提供一办公位和电话。

2、         仓库的租用程序:

各区售后储运主管筛选提名两个以上,报物流货物主管。货物主管考查比较后,拟定仓库租用合同,经物流部经理同意后、报销售后审批。

第十八条               库内设施的设置

 

货架、防潮托板、包装品架:由货物主管根据库房具体条件设计订购。库内照明、防火器材,由出租方负责。

 

第十九条         货物的出入库业务

1、         货物的出入库由各区售后储运主管组织组装工、辅助工、临时工、库管员与交库人共同完成。

2、         入库时所有货物必须开包装检验,发现破损,由库管员与交为人核实后,注在入库单上,并于当天上报主管。出库时由提货人负责检验,验后在出库单上注明检验结果。

3、         检验后要按原样包装,包装质量由组装工负责。

4、         《出库单》、《入库单》所填货物品种、数量、完好情况,必须与实际货物情况相符。

5、         库管员在见到《送货单》、《提货单》等有效凭证后,才能按照凭证所到货物品种、数量及完好情况,办理出库业务。公司外部人员提货、必须经本区售后储运主管签字批准后,才能办理。

 

第二十条         货物的调拨

1、         货物在大区内仓库与展厅之间调拨:由展厅主管填报《调拨任务单》,经大区经理批准后,交该区售后储运主管实施。

2、         货物在大区之间的调拨。

(1)由物流部货物主管填报《调拨任务单》,经物流部经理同意,报物大区总监批准后,交调出区售后储运主管实施。

(2)《调拨单》由调出区库管员填写,驾驶员在装车前与货物进行检查验收并在《调拨单》上签字。货到后,拨入区库管员与驾驶员一起对货物进行检查、验收。

(3)拨入区库管员在调出与拨入联上签名后,留存拨入联。调出联由驾驶带回转交调出区库管员。

(4)调出区售后储运主管,根据返回的调出联确认运输损失情况与到货日期,办理扣除赔偿后的运输支付手续。如果驾驶员没有将调出联交回,就不得支付运费,并在两日内与拨入区库管员联系,掌握货物情况。

 

第二十一条  货物在库内的码放

1、         分区、按品种码种,留出必要的通道。

2、         按包装箭头方向向上原则码放。

3、         搬放时要轻拿轻放、避免磕碰。

 

第二十二条  货物保管帐与动态信息管理

1、         各区《货物保管帐》由本区库管员负责,《货物动态统计表》由物流部货物主管负责。

2、         各区货物保管帐都采用通用的商品出入库明细帐页,货物名称要以可销售的最小单位记,要记清货物的包装件数、码放库区号或货架号及展示展厅名称。

3、         物流部货物主管根据各区《货物动态月报》填报《货物动态统计表》。每月10日前,货物主管将经理审核后的上月份《货物动态统计表》报给销售总监。

 

第二十三条  货物盘点管理是

各区售后储运主管每月组织库管员、店面主管对库房及展厅的货物进行盘点,由库管员填写《货物盘点表》,经本区售后储运主管审核后,在5日前报本区经理。

 

第二十四条         仓库防火制度

1、         保持防火通道畅通无阻,如果通道上有一件物品。

2、         保证防火器材完好有效。

3、         严禁烟火,任何人不得在库内吸烟和使用打火机、火柴等。

4、         严禁存放易燃、易爆物品。

5、         任何机动车辆不得进入库房。

 

第二十五条   仓库防水制度

1、         每逢雨雪,库管员要认真检查库房有无漏水之处地面反潮对货物的影响。发现问题,及时向主管汇报。

2、         库房清扫洒水,不得帐湿或浸湿货物及包装。

3、         饮品不得放置在货物上面。

 

第二十六条  仓库防鼠 、防虫制度

1、         严禁在库房内存放食品。

2、         经检查库内有无老鼠、蚂蚁、蛀虫,并投放药品。

 

第二十七条         仓库防盗制度

1、         严禁闲杂人员进入库房。库管员在离开库房时,要关好窗、锁好门。

2、         库房钥匙由库管员负责保管,库管员不得委托其他任何人代管钥匙。

3、         库管员必须检查库房门窗是否牢固可靠,发现问题及时向主管汇报,共同采取措施。

 

第六章    售后服务

第二十八条         售后服务规范

1、         按规定着装。服装整洁、面部清洁。

2、         头发要梳理整齐,不留长发、怪发,女员工不得浓妆艳抹。

3、         语言文明,不说脏话,举止得体。

4、         信守诺言,按约定时间准点到达。

5、         尊重用户,按用户要求摆放家具,不动用户任何物品。

6、         认真组装或维修,保证质量。

7、         不收礼品,不吸顾客一支烟,不饮一瓶饮料。

8、         耐心解答,并将顾客意见及时向公司反馈。

 

第二十九条         送货任务的下达与执行

1、             由店面导购或销售业务员填写《送货单》,报主管或领班审核签名后,《送货单》生效。

2、             各区售后储运主管或组装工接到《送货单》后,与接货人约定具体送货时间,与库管员输出库手续。

3、             应收余款金额在贰万元以上的送货任务,各区售后储运主管必须亲自带队完成。

4、             组装工负责指挥货物装车,辅助工与库管员在搬抬与装车时,必须轻拿轻放,避免货物破损。

5、             组装工负责质量。

6、             将执行完毕的《送货单》交各区售后储运主管统一掌管。

第三十条  个人用户余款收缴

1、         各区售后储运主管或组装工,在用户在《送货单》上签名验收后,填写《收据》,收取余款。

2、         收款人必须在收到余款后的二十四小时内将款缴付大区出纳,并将余款收缴情况登记在《余款收缴台帐》上。

3、         因货物损坏,用户拒付款,在《送货单》备注栏注明破损状况后,请用户验收。

4、         用户提出质量异议,拒付部分余款,各区售后储运主管必须赶到现场处理。

 

第三十一条  售后服务任务的下达与执行

1、《用户服务任务单》由各区售后主管统一签发。

2、一般按照谁组装的原则,安排维修任务,维修费用由签发人与用户协商确定。

3、用户服务费由服务负责人在完成服务任务后,填写《收据》,如数收取。

4、服务负责人收到服务费后,在四十八小时内,将费款缴付公司出纳。

 

第三十二条   组装管理办法

1、         售后储运主管提出购置申请,经本区经理批准后购买。

2、         《组装工具帐》由库管员掌管,常用由个人保管,库存工具由库管员保管。

3、         如果丢失,责任人按照工具入库价赔偿。

 

第三十三条              消耗材料管理办法

1、         消耗材料由各区售后储运主管提出申请,经本区经理批准后,按申请项目采购。

2、         《消耗材料台帐》由库管员掌管,领用人必须在《消耗材料台帐》上签名。

3、         库管员每月将《消耗材料台帐》报售后储运主管审查一次。

 

            第七章   货物防损管理办法

第三十四条              分段负责制

1、         货物在长作运输中的损失,由托运人负责向运输公司索赔。

2、         货物在库房内的损失,由库管员负责。

3、         货物搬抬、装卸、市内运输过程中的损失,由搬运工负责。

4、         货工在展厅的损失由展厅主管负责。

5、         货物在段间交接时,必须开包检验,以货物段间接交接单上的破损记录为依据。

6、         各段如果发现货物损失,必须 二十四小时内,向本区售后储运主管或本区经理报损。

 

第三十五条  货物直接损失费的确定

1、         损失费在500元以下,由各区售后储运主管确定。

2、         损失费在500元至1500元之间,由大区经理确定。

3、         损失费在1500元至5000元之间,由物流部经理确定。

4、         损失费在5000元以上,由销售总监确定。

 

第三十六条  破损货物的处理

1、         不再展示或用户退回的货物,交库管员保管,并记在《货物保管帐》内,如将破损货丢弃,则按丢失货物处理。

2、         值得修补的货物,由各区售后储运主管安排修补。

3、         只能报废的货物,待物流部货物主管到库检查时,由库管员填写《货物报废单》,经物流部经理报请销售总监后,确定为报废货物。货物主管将所有报废货物销毁或处理,将结果填写《报损单》,报废货物必须调拨回厂。

 

第八章            巡查制度

第三十七条         巡查周期

物流部经理每半年至少巡查一个大区,货物与业务主管每半年至少巡查二个大区。

 

第三十八条         巡查内容

1、         盘点货物,查对《货物保管帐》、《入库单》、《出库单》《调拨单》、《报损单》、《货物报废单》、《货物盘点表》、《货物动态月报》。

2、         走访运输公司,查对《长途运输台帐》、《市内运费凭证》、《市内运输台帐》、《调拨任务单》、《送货单》、《用户服务任务单》、《余款收缴台帐》。

3、         走访用户,了解货物使用情况与货物的组装与维修质量,探问用户对售后服务人员与工作的评价。查对《消耗材料台帐》。

4、         检查《物流部工作手册》执行情况、查对《违规违制罚款单》、查处违规违制人员。

 

第三十九条         巡查报告

巡查人员返回后,必须 在三天之内,将《巡查报告》报给上级领导。

 

                 第九章    附则

第四十条                   物流部负责本手册的制订与修改。

第四十一条         本手册由物流部经理负责解释。

第四十二条         本手册自颁发之日起实施。


 

附表一

              调拨任务单

调拨时限


调拨事由


货物名称

规格型号

数量

调出地点

调入地点

备注

































































































申请人


申请日期


审批意见


审批人


审批日期


完成情况记录:

 

 

 










 

附表二

                      

 

损失发生时间:

损失发生地点:

该段负责人:

在场人员

造成损失的过程:

责任人





确定人:

 

确定日期:

 

什么责任





责任大小





货物损失状况:

 

 

 

 

 

 

直接损失费(大写)

定人:

确定日期

赔偿人





收款人:

赔偿金额





赔偿日期





破损货物的处理情况:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 









审核人:                 报表人:              日期:


 

附表三:

                  货物报废单

                                       编号:

序号

货物名称

规格型号

  

  

报废原因

有关凭证






































































































































填报人


审批人


批准日期


销毁情况:

 

 

                                           销毁人:











 

附表四:

                 用户服务任务单

服务时限:             日至              

服务地点


购销合同号


用户接待人


联系电话


BP


任务内容

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

应收费用金额(大写)


实收费用金额(大写)


服务负责人签名


完成任务时间       

用户对服务的评价

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                           用户签名:











任务签发人:                             签发日期:


 

附表五

                    余款收缴台帐

购销合同号

应付余款金额

实收余款金额

付款人

收缴人

收款人

收款日期

备注


















































































































































































































 

附表六:

                        送货单

 

送货时限:              日至         

送货地点:

购销合同号:

接货人:

联系电话:

BP机:

序号

货物名称

规格型号

数量

提货地点

货物状况

金额

备注









































































货款总额(大写)

已收货款额(大写)

应收余款额(大写)

实收余款额(大写)

验收说明:

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                验收人签名:

送货负责人

完成任务时间:         













审核人:                     填单人:         日期:


 

附表七:

                     长途运输台帐

序号

发货

地点

发货人

主要

货物

运输合同号

接货地点

接货日期

接货人

承运单位

驾驶员

实付运费

备注













































































































































































































































































































 


 

附表八:

           市内运输凭证

                                            编号:

运费金额(大写)

运输时间:                        

事由:

 

 

驾驶员

姓名

电话:

BP

车辆

型号

牌号

归属单位:

运输货物名称

规格型号

数量

装货地点

卸货地点

收货人









































































对外

结算栏

收款人签名:

收款日期:

付款人签名:

付款日期;

内部

结算栏

收款人签名:

收款日期:

付款人签名:

付款日期:

审批栏

 

备注:

 

租车人签名:

证明人签名:

 










附表九:

                    市内运输台帐

运输

日期

凭证

编号

用车事由

驾驶员

租车人

证明人

结算

日期

运费金额

















































































































































































































 

附表十

货物动态统计表

  动态截止于                       

序号

货物名称

规格型号

动态日期

动态项目

北京存量

上海存量

大连存量

代销存量

出库数量

结存数量

货物状况

















































































































































































































































审核人:                        填表人:                  日期:

 

 

 

 

 

 

附表十一

货物动态月报

  大区名称:                    动态截止于                       

序号

货物名称

规格型号

动态日期

动态项目

A展厅存量

B展厅存量

代销存量

从本区调出两

出库数量

结存数量

货物状况

































































































































































































































































































 

附表十二

组装工具帐

序号

工具名称

规格型号

入库总数

金额

领用日期

领用数量

领用人签名

归还日期

工具状况

验收人签名

结存数量













































































































































































































































































































 

附表十三

消耗材料台帐

 

序号

材料名称

规格牌号

入库总数

金额

领用日期

领用数量

领用人签名

结存数量

领用日期

领用数量

领用人签名

结存数量



















































































































































































































































































































































 

附表十四

货物盘点表

大区名称:                      盘点截止于                   

序号

货物名称

规格型号

应存数量

库房内盘存量

A展厅盘存量

B展厅盘存量

代销点盘存量

实存数量

盈亏数量

货物状况




















































































































































































































































































 

 


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